文檔云在煙草行業(yè)的應(yīng)用探討

莊婷婷 沈羿

福建省煙草公司泉州市公司 福建 泉州 362000

引言

目前各行業(yè)信息數(shù)據(jù)中，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大約占所有數(shù)據(jù)的六分之一，而文本、圖片、音視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大約占六分之五，并以驚人的速度增長(zhǎng)。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)作為行業(yè)重要信息的載體存在。各種信息管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的管理多體現(xiàn)在結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)方面。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)碎片化存儲(chǔ)于個(gè)人電腦、FTP、U盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，缺少有效管理。

數(shù)據(jù)的爆炸性增長(zhǎng)與相對(duì)滯后的管理模式形成矛盾。因此，急需一種技術(shù)手段對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、分享、傳輸實(shí)施統(tǒng)一的安全管控，提高企業(yè)內(nèi)部文檔的協(xié)作效率、安全性及可控性。

1 建立文檔云的必要性

1.1 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

企業(yè)文檔分散存儲(chǔ)在個(gè)人電腦、U盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中，這種個(gè)人獨(dú)占、碎片化存儲(chǔ)不利于文檔的長(zhǎng)期保存和共享。文檔云讓所有部門文件實(shí)現(xiàn)共享，將全部文檔集中匯聚與中心區(qū)域，統(tǒng)一管理，員工可隨時(shí)獲取這些文檔，進(jìn)行相應(yīng)的操作，大大提高了工作效率[1]。

1.2 加強(qiáng)文檔協(xié)作

傳統(tǒng)文檔協(xié)作模式為成員逐個(gè)輪流對(duì)文檔操作，非常耗時(shí)且易導(dǎo)致版本混亂、數(shù)據(jù)相互覆蓋。文檔云通過設(shè)置不同權(quán)限，并提供按部門、職位快速分享的機(jī)制，為跨部門的文檔分發(fā)和訪問提供便捷通道。文檔云支持全文檢索，并還集成了文件工作流、多人編輯、版本管理、異動(dòng)關(guān)注等強(qiáng)協(xié)作功能，為跨部門、跨地區(qū)的數(shù)據(jù)采集、流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)提供協(xié)作平臺(tái)，大幅提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。

1.3 節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本

成本控制是所有行業(yè)工作的重中之重，文檔云提供高效的文檔服務(wù)，使企業(yè)在減少信息設(shè)施投入、節(jié)省人力的同時(shí)滿足企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)的需求。

1.4 提高數(shù)據(jù)安全性

信息安全關(guān)乎企業(yè)安全。文檔云采用分布式架構(gòu)，能接入多個(gè)存儲(chǔ)與計(jì)算節(jié)點(diǎn)，確保文檔云不因某個(gè)節(jié)點(diǎn)故障而癱瘓。此外，文檔云可設(shè)置文檔訪問和操作權(quán)限，并具備日志審計(jì)等手段對(duì)文檔進(jìn)行全程跟蹤，實(shí)現(xiàn)“事前可定義，事中可控制，事后可追溯”的管理模式[2]。另外，文檔云可實(shí)現(xiàn)文檔加密存儲(chǔ)與傳輸，提升數(shù)據(jù)安全性。

2 建立文檔云必須遵循的原則

建設(shè)文檔云，必須遵循以下原則：

2.1 前期規(guī)劃

根據(jù)本行業(yè)自身的特點(diǎn)，對(duì)日常業(yè)務(wù)進(jìn)行管理模式的規(guī)劃，例如：期望目標(biāo)、方案選擇、軟硬件資源的配置等。按照規(guī)劃開展工作，確保文檔云在煙草行業(yè)中充分發(fā)揮作用。

2.2 保密性原則

文檔中包含有重要的信息，包括機(jī)密甚至是絕密級(jí)的信息，因此要做好保密工作。要將云技術(shù)融入管理中，查找系統(tǒng)存在的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)，針對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)和漏洞進(jìn)行評(píng)估，對(duì)系統(tǒng)持續(xù)加以改進(jìn)和完善，確保文檔云持續(xù)安全運(yùn)行。

2.3 兼容性原則

接入文檔云的設(shè)備多種多樣，設(shè)備在型號(hào)、配置和操作系統(tǒng)等多方面存在差異，文檔云要滿足兼容性原則，滿足各種設(shè)備接入要求。

2.4 合理分配資源

要在煙草行業(yè)高效應(yīng)用文檔云，必須對(duì)各單位各部門的信息資源進(jìn)行統(tǒng)籌優(yōu)化，按照部門員工數(shù)量和崗位工作內(nèi)容合理劃分信息資源，確保項(xiàng)目有條不紊推進(jìn)。

3 文檔云解決方案構(gòu)想

要建設(shè)文檔云，首先要建設(shè)文檔云的數(shù)據(jù)中心。依托該數(shù)據(jù)中心，開發(fā)一個(gè)彈性可擴(kuò)充的文檔云，為業(yè)內(nèi)所有用戶提供安全高效的存儲(chǔ)、共享、傳輸服務(wù)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公效率的最大化。以下根據(jù)業(yè)務(wù)需求對(duì)文檔云進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)。

3.1 文檔云功能分析

3.1.1 文檔數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。文檔要具備共享性和可實(shí)時(shí)操作性，系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須標(biāo)準(zhǔn)化，兼具數(shù)據(jù)訪問方式的多樣化，以滿足不同用戶的需求。標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)主要包括瀏覽界面的數(shù)據(jù)上傳、文檔云客戶端數(shù)據(jù)的上傳、文件的實(shí)時(shí)編輯等，該功能應(yīng)兼容各種瀏覽器和各種操作系統(tǒng)。

3.1.2 系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置。為了確保用戶在使用文檔云時(shí)的安全性，必須對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，應(yīng)包括了授權(quán)人員的類別、權(quán)限范圍、使用期限、操作層次等。

3.1.3 文檔云的過程管理。文檔云的過程管理主要包括文檔建立、送審以及歸檔整個(gè)過程。文檔在整個(gè)過程中都必須保留操作痕跡，以便于今后系統(tǒng)維護(hù)及溯源之用。即使今后系統(tǒng)升級(jí)為新的版本，操作痕跡仍應(yīng)可見。

3.1.4 文檔云知識(shí)體系管理。文檔的訪問及存儲(chǔ)操作只是其中的一種管理方式，對(duì)于已經(jīng)編輯好的或未操作的文檔屬于靜態(tài)文檔，如果想充分使用靜態(tài)文檔的內(nèi)在功能，則必須在文檔知識(shí)體系管理模塊功能中體現(xiàn)出來。該系統(tǒng)能快速查找文檔和其他信息，使該行業(yè)的所有知識(shí)體系作用得到最大的發(fā)揮，并且該功能還可自動(dòng)生成一些報(bào)表，為該行業(yè)的下一步發(fā)展提供決策參考。

3.1.5 文檔云的安全保障體系。信息安全對(duì)每一個(gè)行業(yè)都至關(guān)重要，文檔云的安全體系主要有用戶權(quán)限設(shè)置、文檔訪問鏈接、文檔使用方式及相關(guān)工具、文檔操作日志、文檔信息備份、文檔加密、文檔格式轉(zhuǎn)換模塊等。

3.2 文檔云設(shè)計(jì)構(gòu)想

根據(jù)文檔云功能及需求分析，文檔云系統(tǒng)架構(gòu)總共分為四層，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)層、后臺(tái)服務(wù)層、外部接入層、交互層。

系統(tǒng)軟件分為服務(wù)器、客戶端兩大部分，采用C+B/S結(jié)構(gòu)。硬件由主應(yīng)用服務(wù)器、副應(yīng)用服務(wù)器、高速交換機(jī)組成，具備高性能、負(fù)載均衡、雙副本，避免單點(diǎn)故障等特性。數(shù)據(jù)庫(kù)層可采用雙節(jié)點(diǎn)、雙副本集中部署的架構(gòu)部署于公司內(nèi)網(wǎng)。

后臺(tái)服務(wù)層主要包括四大模塊，即基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、客戶服務(wù)、文檔操作以及權(quán)限設(shè)置服務(wù)模塊。

外部接入層主要由RPC接口和RESTful接口組成。如果是系統(tǒng)本身內(nèi)部使用的接口，采用RPC接口，這樣可提高整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行效率；如果是對(duì)外使用的接口，則采用Restful接口，這樣可方便C+B/S結(jié)構(gòu)下的開發(fā)。

交互層主要是面對(duì)用戶而設(shè)立的，客戶端與后臺(tái)之間主要通過Web Service及Socket方式交互[3]。用戶可以通過電腦的瀏覽器、移動(dòng)客戶端進(jìn)行訪問，訪問方式具有多樣性。

另外，為了能更有效地管理整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行，還實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置和管理員的管理模塊。該功能通過管理端口接入后進(jìn)行后臺(tái)維護(hù)與操作。

3.3 文檔云功能實(shí)現(xiàn)

根據(jù)文檔云的架構(gòu)及需求分析，把整個(gè)系統(tǒng)的功能分為如下幾個(gè)模塊：日常業(yè)務(wù)、信息共享、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、同步管理和系統(tǒng)維護(hù)[4]。日常業(yè)務(wù)主要包括了煙草行業(yè)每天的正常業(yè)務(wù)，包括文檔的上傳與下載、在線瀏覽和編輯、文檔查找等；信息共享主要指文檔云數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)共享；團(tuán)隊(duì)協(xié)作主要是各種任務(wù)分配與合作機(jī)制等；同步管理主要指文檔的實(shí)時(shí)更新和斷點(diǎn)的后續(xù)傳送與連接等；系統(tǒng)維護(hù)主要包括權(quán)限分配、存儲(chǔ)空間分配、后臺(tái)數(shù)據(jù)管理、操作日志管理等，系統(tǒng)維護(hù)模塊一般是為管理員設(shè)定的，主要是保障整個(gè)系統(tǒng)的有效運(yùn)行。

4 實(shí)際場(chǎng)景應(yīng)用

在煙草行業(yè)中，文檔云一個(gè)重要使用場(chǎng)景即應(yīng)用于會(huì)計(jì)稽核方面，公司首先把原始憑證進(jìn)行數(shù)字化，主要通過掃描或代碼轉(zhuǎn)換方式進(jìn)行，然后根據(jù)上述文檔云的理論模型對(duì)煙草行業(yè)的文檔云進(jìn)行新一輪的設(shè)計(jì)。

4.1 系統(tǒng)需求和功能設(shè)計(jì)

根據(jù)煙草行業(yè)日常的憑證稽核業(yè)務(wù)，主要把系統(tǒng)分為三大功能板塊，即憑證數(shù)據(jù)化功能、稽核管理功能、電子倉(cāng)庫(kù)功能。

4.1.1 憑證數(shù)據(jù)化功能設(shè)計(jì)分析。憑證數(shù)據(jù)化主要應(yīng)用掃描設(shè)備把票據(jù)進(jìn)行圖像化處理，即把票據(jù)轉(zhuǎn)化為圖像，然后對(duì)票據(jù)圖像識(shí)別（OCR）和數(shù)據(jù)提取，包括文字、圖像、色彩、背景等，對(duì)票據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理，轉(zhuǎn)化二值化圖，對(duì)二值化圖進(jìn)行除噪、較正、分析、切割、識(shí)別、恢復(fù)和校對(duì)等一系列過程，把票據(jù)以二維數(shù)據(jù)表的形式存儲(chǔ)到后臺(tái)的電子倉(cāng)庫(kù)中。

4.1.2 稽核管理功能設(shè)計(jì)分析。煙草行業(yè)票據(jù)稽核業(yè)務(wù)主要是對(duì)原始憑證進(jìn)行核查，是否符合相應(yīng)的規(guī)范，如果在稽核過程中發(fā)現(xiàn)票據(jù)存在問題，則會(huì)啟用整改工作流，整個(gè)整改流程主要包括工作流的發(fā)起、督辦和歸檔等。

4.1.3 電子倉(cāng)庫(kù)功能設(shè)計(jì)分析。煙草行業(yè)文檔云的數(shù)據(jù)主要存放在電子倉(cāng)庫(kù)中，即后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中，數(shù)據(jù)是以云存儲(chǔ)的方式進(jìn)行分類保存，存儲(chǔ)過程中系統(tǒng)能進(jìn)行冗余檢測(cè)，自動(dòng)把重復(fù)的數(shù)據(jù)刪除，而且傳送效率高，支持縮略圖標(biāo)、在線預(yù)覽、視頻點(diǎn)播和文件收藏等。電子倉(cāng)庫(kù)中的數(shù)據(jù)具有共享功能，操作者可以同時(shí)訪問電子倉(cāng)庫(kù)中的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)在線同步編輯和快速查詢功能，對(duì)于修改后的文件都會(huì)生成一個(gè)備檔，以便于后期的查詢和修改，提高了系統(tǒng)使用的靈活性。整個(gè)電子倉(cāng)庫(kù)中的數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)前都進(jìn)行加密處理，數(shù)據(jù)訪問后會(huì)對(duì)操作日志進(jìn)行自動(dòng)保存，對(duì)用戶的操作痕跡進(jìn)行自動(dòng)銷毀，此外，對(duì)每個(gè)操作者都設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，對(duì)于普通用戶的數(shù)據(jù)預(yù)覽，還增加了防復(fù)制及水印功能，這樣可以提高數(shù)據(jù)的安全性。

4.2 煙草行業(yè)文檔云架構(gòu)

根據(jù)煙草行業(yè)的需求及功能分析，系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)主要由顯示層、邏輯層、持久層、存儲(chǔ)層組成。自下而上，由低層為高層提供服務(wù)。

用戶通過客戶端使用系統(tǒng)提供的功能；顯示層主要為用戶提供數(shù)據(jù)預(yù)覽及查詢服務(wù)，用戶可以通過各種終端設(shè)備接入系統(tǒng)中，為不同平臺(tái)客戶端呈現(xiàn)系統(tǒng)UI，完成系統(tǒng)功能交互；邏輯層負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)所有的業(yè)務(wù)邏輯，主要是指本行業(yè)的日常業(yè)務(wù)，包括了各類用戶的業(yè)務(wù)范圍及操作權(quán)限；持久層主要是確保事務(wù)的完整性，文檔云自動(dòng)將每個(gè)業(yè)務(wù)進(jìn)行數(shù)字化處理，把整個(gè)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行處理后存入后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中；存儲(chǔ)層包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及電子文檔的存儲(chǔ)，即電子倉(cāng)庫(kù)，就是把票據(jù)稽核工作中數(shù)據(jù)和過程分門別類地進(jìn)行存儲(chǔ)。

4.3 系統(tǒng)測(cè)試與試運(yùn)行

在系統(tǒng)開發(fā)完成后，根據(jù)煙草行業(yè)的日常業(yè)務(wù)進(jìn)行功能測(cè)試與試運(yùn)行，主要包括：進(jìn)行文檔操作，檢驗(yàn)系統(tǒng)功能是否滿足業(yè)務(wù)需求；對(duì)于各種終端設(shè)備的接入是否兼容；對(duì)于操作權(quán)限分配是否正常；消息的發(fā)送和接收是否正常；文件加密處理是否正常等；確保全部功能都運(yùn)行正常。

4.4 系統(tǒng)實(shí)施

在系統(tǒng)通過測(cè)試后，對(duì)文檔云進(jìn)行部署并開始試運(yùn)行。接著對(duì)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象包括普通用戶、領(lǐng)導(dǎo)層、系統(tǒng)管理員，對(duì)系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)應(yīng)該包括權(quán)限分配、問題跟蹤、后臺(tái)服務(wù)等，每個(gè)級(jí)別的操作都要落實(shí)到位。

5 結(jié)束語(yǔ)

文檔云技術(shù)是目前無(wú)紙化辦公的一項(xiàng)重要技術(shù)，它具有安全、高效、靈活等特點(diǎn)，該技術(shù)運(yùn)用在文檔管理中，創(chuàng)新了文檔辦公的模式，是今后各行業(yè)無(wú)紙化智能辦公的一個(gè)必然發(fā)展趨勢(shì)。煙草行業(yè)應(yīng)該根據(jù)本行業(yè)的特點(diǎn)，自主開發(fā)一個(gè)適合自身發(fā)展的文檔云平臺(tái)，把文檔管理工作與本行業(yè)特點(diǎn)有機(jī)結(jié)合起來，為企業(yè)今后的發(fā)展發(fā)揮最大的效能和作用，使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地。