鄂履鶴

丹東農業(yè)科學院 遼寧 丹東 118109

引言

現如今，隨著計算機信息技術與網絡技術的不斷發(fā)展，整個社會都步入了信息時代?，F代化信息技術的高速發(fā)展，為整個社會經濟的發(fā)展都帶來了前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。社會各行各業(yè)的數字化建設，以及事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展都已經趨向數字化。在新的歷史時期發(fā)展下，怎么樣才能提升事業(yè)單位檔案數字化的管理水準，更好地開發(fā)、利用檔案信息資料，不斷地推動事業(yè)單位檔案管理工作的進一步發(fā)展，這也是事業(yè)單位檔案管理工作人員如今面臨的主要難題。

1 檔案管理數字化的主要含義以及具體優(yōu)勢、內容

1.1 主要含義

檔案管理數字化，實際上就是指將數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術，全面地應用起來，將以紙張為載體的傳統的資料檔案，直接轉變?yōu)槎M制的數字編碼形式的檔案，形成一種結構有序、合理的檔案信息資料庫，能夠使事業(yè)單位各個部門通過計算機網絡就可以選擇自己所需要的信息服務，也能夠最快速方便地將信息利用起來。

1.2 具體優(yōu)勢

首先，檔案管理數字化能夠進一步節(jié)省檔案的儲存空間，使得事業(yè)單位檔案信息儲存更加完善、整齊。利用計算機信息內部的儲存空間，可以將傳統的紙質檔案，以數字化的形式儲存在計算機的內部。這樣一來，就能夠從一定程度上避免大量煩瑣的紙質檔案資料的重復對接。由于紙質檔案通過長時間的儲存以及長時期的翻閱，整個檔案材料非常容易破損，或者是出現殘缺，如果能夠將其轉化為數字化的形式儲存在計算機內部，那么就不會因為長時間的儲存，以及長時間的翻閱導致資料的損壞[1]。其次，檔案管理數字化可以進一步縮短信息加工的時間周期，提升整個檔案信息資料的時效性。傳統的紙質手工檔案信息加工通過選題、選材、編劇、出版一整個流程來實現，從文件資料的形狀以及在二次檔案信息的出版整個時間過長，這樣一來也會造成信息過時，致使檔案內部的信息應用價值受到非常嚴重的影響。如果說檔案信息數字化，那么就可以直接利用計算機閱讀的形式，利用計算機的優(yōu)勢功能，來完成信息加工工作的各項程序，快速出版二次檔案的信息，這樣一來也能夠提升事業(yè)單位檔案信息的時效性。再次，檔案數字化能夠直接提升檔案信息的檢索時間。傳統意義上手工檔案信息的檢索，需要首先解鎖目錄，隨后在指定的檔案架上進行查閱，如果說對查找的信息不是很準確，那么就會從一定程度上直接增加查閱的難度，增加整個檔案資料的查找時間。檔案信息管理數字化之后，能夠迅速地通過相關的關鍵詞，查找所需要的檔案信息材料，這樣一來，便能夠大大地縮短檔案信息的查找時間。最后，檔案信息化、網絡化能夠從一定程度上提升事業(yè)單位檔案信息利用的效率。檔案信息的數字化、網絡化能夠使得檔案信息順利有序地與全新的科學技術接軌。充分利用、發(fā)揮目前計算機以及網絡的各項功能，將事業(yè)單位的檔案信息成果，通過計算機網絡的形式上報給各級單位的領導與部門，進一步擴大檔案信息的整體影響，拓展信息的服務范圍，不斷地提升事業(yè)單位檔案信息的利用效率。

1.3 主要內容

在檔案管理數字化的建設中，需要同時進行兩方面的工作。首先是將非數字的檔案轉化為數字化的檔案，其次是電子檔案的非數字化過程，實際上就是將已經生成的電子檔案第一時間輸出打印為傳統的紙質文件存檔。第二項工作，對于事業(yè)單位檔案管理室而言，是非常重要的，因為第二項工作直接涉及檔案是否長期保存下去的問題。這也是事業(yè)單位檔案管理部門在數字化建設過程中的責任與使命。數字化檔案管理的工作并不是輕松、容易的。在諸多的問題中檔案如何接收就是一個全新的問題。也就是說通過計算機網絡與事業(yè)單位檔案管理部門來分享電子檔案的管理使用，建立一種虛擬的數字檔案館。但是這個過程涉及各方面的問題，還需要進一步強化研究解決，這也是檔案數字化建設的主要內容。

2 事業(yè)單位檔案數字化工作的具體原則

從提升事業(yè)單位檔案利用的效率，進一步保證檔案資料原件的安全的角度出發(fā)，檔案管理數字化是每一個事業(yè)單位檔案室都需要做的基礎性的工作。在新時期的發(fā)展下，在展開事業(yè)單位數字化檔案管理工作的過程中，需要把握以下幾個方面的主要原則。

2.1 克隆原則

需要全方位保證整個檔案信息的完整性。事業(yè)單位內部每一個專題的檔案需要全部進行數字化，不能夠只是以檔案信息內容的重要程度、敏感程度等來刪減數字化的內容，一定要全方面實現數字化，以此來進一步避免由于人為因素所導致的檔案信息不完整的狀況出現，給檔案管理工作人員在工作中的各方面造成一定的障礙[2]。除此之外，需要注重維護事業(yè)單位檔案信息的原有樣貌，一定要盡可能減少對原件有可能造成的諸多傷害。需要對數字化、鑒定整理、仿真復制等的各項工作環(huán)節(jié)進行統一規(guī)劃，科學合理的安排，盡量不去拆卷掃描，禁止多次拆裝綜卷以及重復掃描。

2.2 排序原則

需要首先建立文件及目錄數據庫，為展開全方位的檔案信息管理數字化工作奠定堅實的基礎。還要注重基礎工作的效率與質量。檔案管理數字化是應用計算機科學技術的相關技術，對事業(yè)單位的檔案信息數據展開高效化的管理，檔案信息數據的詳略、對錯直接決定著數字化工作的成敗與否。所以從這個角度來說，事業(yè)單位需要對檔案安全進行精準無誤的分類、著錄、整理、編應，以此來建立健全高質量的案卷目錄，為事業(yè)單位數字化檔案管理工作奠定良好的基礎，從根源上避免計算機管理出現問題。

2.3 便捷原則

數字化建設主要的目的就是為了方便檔案信息的利用，與此同時，確保檔案信息的原件不被損壞。對已經形成數字化的檔案，事業(yè)單位檔案管理工作人員一定要及時進行鑒定，仔細劃分公開的范圍，以及控制使用的精準范圍，并且將無限制開放的檔案第一時間向社會工作開放，從一定程度上，保證能夠公開的數字化檔案，可以為社會大眾提供相應的利用與服務，使得檔案數字化建設能夠真正意義上成為事業(yè)單位檔案，信息資源開發(fā)、利用的主要途徑，而不僅僅只是作為一種檔案信息保存的形式。

3 強化事業(yè)單位檔案管理數字化水準的主要途徑

3.1 建立、開發(fā)功能比較完善的檔案管理數字化服務系統

因為事業(yè)單位電子檔案中傳統的紙質檔案，在技術方面有非常不同的特性，所以檔案管理數字化制度，無論是管理標準還是管理方法上的具體要求，都一定要利用數字化的軟件系統來實現。從這個角度來說，事業(yè)單位檔案管理工作的科學、合理，首先需要采取以軟件系統為核心的綜合化管理方法。為了進一步保障事業(yè)單位檔案管理數字化系統的性能以及應用質量，在系統設計的初始階段，一定要遵循相關的標準規(guī)范，在這個前提下，充分綜合文件檔案管理部門、業(yè)務部門、技術研發(fā)部門的綜合性意見，統一進行籌劃協調，將相關的管理措施全部納入其中，通過技術的方式來進一步實現。通過科學、合理的軟件系統來不斷滿足事業(yè)單位檔案管理數字化的實際功能需求，進一步確保電子檔案的真實性、有效性。

3.2 強化電子檔案硬件系統的管理

一定要選擇各個功能都比較穩(wěn)定、齊全的硬件設備，只有這樣才能夠優(yōu)化、完善整個設備的保管設施和環(huán)境，進一步保證設備存放的濕度、溫度條件，強化防治設施的完善及維護，有條件的話，還可以第一時間升級硬件系統的服務器主機、數據庫的硬件設施，通過各種技術來保證應用系統的正常、穩(wěn)定、順利進行[3]。除此之外，事業(yè)單位軟件系統研發(fā)部門還需要合理配置相關的儲存設備，利用各種方式的介質來保存信息數據的備份，定期地進行光盤備份、磁帶備份、異地備份等，不斷滿足事業(yè)單位電子檔案長期保管的實際需求。

3.3 保證整個系統運行的網絡環(huán)境的安全

建立健全制定相關的規(guī)章制度，強化系統的權限管理，一定要合理分配，進行行之有效的監(jiān)督管理，采用物理隔離、防火墻保護、入侵檢測，病毒防范等科學技術來保證整個電子檔案網絡運行的安全性，并且在第一時間急速修補漏洞，對于防火墻以及防病毒軟件實現24小時自動升級。并且可以采用安全認證、數據加密等信息技術，來更好地保證事業(yè)單位的電子檔案在傳輸過程中的安全可靠。

3.4 建立健全完善檔案管理數字化的法律法規(guī)體系制度

面對現如今電子檔案的發(fā)展狀況，事業(yè)單位檔案管理數字化建設工作需要理論與實踐上的雙重指導，推動事業(yè)單位檔案管理數字化建設工作，一定要避免在這個過程中沒有法律規(guī)章制度可以遵循的實際狀況。事業(yè)單位電子檔案的管理，相對來說是一項比較復雜煩瑣的技術工作，與傳統的紙質檔案的管理是完全不同的，所以電子檔案的管理工作急迫地需要檔案管理數字化的各項標準。健全完善的法律法規(guī)可避免在形成使用歸檔的過程中受到一定的損失。所以從這個角度來說，在特定的技術環(huán)境中，開展單位檔案管理數字化工作，無論是從理論方面還是實踐操作方面都一定要有相應的政策法律法規(guī)的支持。與此同時，在優(yōu)化完善國內事業(yè)單位電子檔案法律法規(guī)政策的同時，還需要兼顧到電子檔案工作的理論知識與實踐操作的具體需要。

3.5 提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質

作為從事事業(yè)單位檔案管理的工作人員，其業(yè)務能力還是來源于自身的努力學習以及實踐經驗，專業(yè)的學習能夠使得工作人員的知識更加系統化，也是檔案管理工作人員未來不斷學習實踐的前提與基礎[4]。事業(yè)單位的檔案管理工作人員可以通過各種各樣的途徑來不斷地豐富自己的業(yè)務知識，不斷地提高自己的綜合素質。除了要掌握系統的基礎的專業(yè)理論知識、文化素質、業(yè)務能力以外，還需要學會運用現代化的計算機技術以及綜合技能的素質等。所以從這個角度來說，在當下新時期的事業(yè)單位數字化檔案管理工作，需要具備復合型知識結構的優(yōu)秀人才，這些人才不僅需要具備最基礎的業(yè)務方面的專業(yè)知識，各學科知識以及計算機方面的知識，還需要熟練掌握網絡信息技術。從目前現實的狀況來看，國內這部分的優(yōu)秀人才還是比較缺乏的。所以從這個角度來說，培養(yǎng)符合時代所需要的高素質、高能力的復合型檔案管理人才，已經是事業(yè)單位檔案管理部門需要解決的重點問題。

4 結束語

總的來說，事業(yè)單位檔案管理數字化是先進的科學信息技術手段，以及科學的管理方法與傳統的檔案管理方式的統一結合，也是新的歷史環(huán)境下，事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的主要趨勢。在信息時代發(fā)展的今天，做好事業(yè)單位檔案管理數字化建設，不僅能夠從一定程度上提高檔案資源的開發(fā)與利用能力效率，還能夠從一定程度上降低管理工作人員的勞動力，降低各個渠道的費用支出，為事業(yè)單位檔案管理的持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。