新形勢(shì)下圖書出版機(jī)構(gòu)印務(wù)管理實(shí)踐與創(chuàng)新
——以科學(xué)出版社印務(wù)管理工作為例

趙 博

(科學(xué)出版社,北京 100026)

出版,是指編輯、復(fù)制作品并向公眾發(fā)行的活動(dòng)。[1]編輯是圖書出版的核心;發(fā)行是將優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品售之于眾,實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益;在復(fù)制作品的過(guò)程中,印務(wù)管理工作發(fā)揮著 “承上啟下” 的重要作用——對(duì)內(nèi)為編輯提供專業(yè)咨詢和建議,核算圖書成本;對(duì)外監(jiān)督圖書生產(chǎn)質(zhì)量和周期,協(xié)助和保障發(fā)行準(zhǔn)時(shí)發(fā)貨。

科學(xué)出版社成立于1954 年8 月。 近70 年來(lái),作為新中國(guó)科技出版的 “國(guó)家隊(duì)” ,科學(xué)出版社始終秉承 “高層次、高水平、高質(zhì)量” “嚴(yán)肅、嚴(yán)密、嚴(yán)格” 的優(yōu)良傳統(tǒng)與作風(fēng),堅(jiān)持為科技創(chuàng)新服務(wù)、為科學(xué)傳播服務(wù)、為廣大作者和讀者服務(wù)的宗旨,見(jiàn)證和記錄了新中國(guó)科技發(fā)展的歷程與成就,形成了以科學(xué)(S)、技術(shù)(T)、醫(yī)學(xué)(M)、教育(E)、人文社科(H)為主要出版領(lǐng)域的業(yè)務(wù)架構(gòu)。 目前公司年出版新書3000 多種,期刊500 多種,是國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的綜合性科技出版機(jī)構(gòu)。

一、當(dāng)前部分出版機(jī)構(gòu)印務(wù)管理工作現(xiàn)狀分析

新時(shí)期,印務(wù)管理工作面臨著極大考驗(yàn)。 在圖書出版設(shè)計(jì)階段,部分傳統(tǒng)出版流程已經(jīng)不能滿足圖書出版的新需求,相關(guān)從業(yè)人員服務(wù)意識(shí)淡薄,工作效率低下,對(duì)印裝工藝和裝幀設(shè)計(jì)未能做到精研熟透,導(dǎo)致后期生產(chǎn)成本居高不下。 因此,優(yōu)化出版流程,改進(jìn)工作方法,提高工作質(zhì)量勢(shì)在必行;數(shù)字印刷方興未艾,作為一種新的印刷技術(shù),如何更好地與傳統(tǒng)印刷協(xié)同管理,共贏發(fā)展,必將會(huì)成為創(chuàng)新印務(wù)管理工作的關(guān)注焦點(diǎn);疫情期間,樣書的質(zhì)量檢查容易松懈,圖書入庫(kù)和發(fā)貨環(huán)節(jié)困難重重,如何走出困境也是當(dāng)前出版機(jī)構(gòu)急需解決的難題。

二、新時(shí)代下,印務(wù)管理工作的 “三融” 創(chuàng)新發(fā)展

印務(wù)部門的工作性質(zhì)和內(nèi)容決定了其工作人員面臨著工作量大、組織協(xié)調(diào)能力要求高等多重壓力,沒(méi)有良好的奉獻(xiàn)精神、優(yōu)秀的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)的工作方法是很難干好這項(xiàng)工作的。[2]在打造高品質(zhì)圖書的過(guò)程中,一名優(yōu)秀的印務(wù)管理者一定是出版環(huán)節(jié)的諫言者、印裝成本的把控者和圖書質(zhì)量的管理者。

(一)出版流程優(yōu)化創(chuàng)新,使印務(wù)管理與出版各個(gè)環(huán)節(jié)相融合

1.服務(wù)理念創(chuàng)新

印務(wù)管理者要前置印務(wù)工作,摒棄傳統(tǒng)工作中 “被動(dòng)等待” 的思想,要強(qiáng)化 “積極主動(dòng)” 的服務(wù)意識(shí),提前參與圖書的選題策劃,為編輯提供專業(yè)的咨詢與服務(wù)。

首先,要結(jié)合圖書的不同特點(diǎn)和作者需求,主動(dòng)協(xié)助編輯確認(rèn)圖書基本數(shù)據(jù)信息,合理選擇紙張品種和印裝工藝;其次,優(yōu)先為美編提供最佳的封面印刷設(shè)計(jì)和裝幀方案,同時(shí),積極指導(dǎo)編排人員對(duì)正文版式合理設(shè)計(jì);最后,共同優(yōu)化方案,使圖書設(shè)計(jì)既美觀大方,又經(jīng)濟(jì)實(shí)用,性價(jià)比達(dá)到最佳的效果。

因此,前置印務(wù)管理工作服務(wù)到位,使之融入前期出版流程中的各個(gè)環(huán)節(jié),不僅有利于提高各部門間協(xié)同工作的效率,也為后期實(shí)現(xiàn)節(jié)約材料成本和把控生產(chǎn)周期打下良好基礎(chǔ)。

2.業(yè)務(wù)培訓(xùn)創(chuàng)新

首先,應(yīng)加強(qiáng)各個(gè)部門間信息的交流與共享,培訓(xùn)普及相關(guān)印務(wù)基礎(chǔ)知識(shí),重視和提高印務(wù)管理隊(duì)伍自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng);其次,安排編輯和美編到印務(wù)管理崗位實(shí)習(xí),熟悉印務(wù)管理工作相關(guān)流程;再次,組織編輯到印刷裝訂車間實(shí)地考察學(xué)習(xí),理論聯(lián)系實(shí)踐;最后,定期舉行業(yè)務(wù)創(chuàng)新探討和總結(jié)會(huì)議,邀請(qǐng)優(yōu)秀印刷企業(yè)管理者和編輯等出版機(jī)構(gòu)人員,共同增進(jìn)交流和分享工作經(jīng)驗(yàn)。

總之,通過(guò)以上創(chuàng)新途徑不僅可以有效破除傳統(tǒng)出版環(huán)節(jié)中編輯與印務(wù)、出版機(jī)構(gòu)與印刷企業(yè)的業(yè)務(wù)邊界壁壘,更為打造融洽的工作氛圍,增進(jìn)彼此間情感交流,促進(jìn)圖書出版的各環(huán)節(jié)共同融合發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

3.成本測(cè)算智能化創(chuàng)新

圖書成本測(cè)算是印務(wù)管理工作中的重點(diǎn),主要包括前期圖書成本預(yù)測(cè)和后期圖書成本結(jié)算。圖書測(cè)算要素信息包括:開(kāi)本、印張、印數(shù)、紙張品種及價(jià)格、印裝方式、印裝工價(jià)等,條件不同,測(cè)算的結(jié)果也各不相同。 在圖書選題策劃階段,印務(wù)管理者通過(guò)對(duì)圖書不同要素信息多次預(yù)測(cè),以期幫助編輯找到合適印數(shù)下的利潤(rùn)平衡點(diǎn),預(yù)測(cè)結(jié)果將作為衡量該選題能否通過(guò)的重要因素之一;在圖書成本結(jié)算時(shí),印務(wù)管理者需要對(duì)該圖書確定要素信息進(jìn)行精確結(jié)算,協(xié)助財(cái)務(wù)完成兌付印刷企業(yè)印裝費(fèi)用。 兩種性質(zhì)的測(cè)算工作都耗時(shí)、易錯(cuò),如何才能準(zhǔn)確、高效地測(cè)算出圖書成本呢? 科技創(chuàng)新是提升工作效率的內(nèi)在第一動(dòng)力。 這就要求印務(wù)管理者要思想創(chuàng)新,提出自己的獨(dú)特見(jiàn)解,要與時(shí)俱進(jìn),創(chuàng)新工作方法,不僅學(xué)有所專,更要學(xué)有所廣,將自己培養(yǎng)成一名合格的跨學(xué)科的復(fù)合型人才。

第四，自覺(jué)遵循發(fā)展規(guī)律，處理好敢闖敢試與制度規(guī)則關(guān)系，堅(jiān)持在法治軌道上推進(jìn)改革，不斷釋放先行先試的制度改革紅利。對(duì)在制度規(guī)范中尚存在空白的領(lǐng)域，敢于先行先試形成制度保障。比如，率先在全國(guó)建立工業(yè)企業(yè)資源集約利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)和工業(yè)企業(yè)綜合評(píng)價(jià)體系，對(duì)全市所有工業(yè)企業(yè)進(jìn)行資源集約利用綜合評(píng)價(jià)。在生態(tài)保護(hù)上以制度為保障，在全國(guó)首創(chuàng)出臺(tái)了《蘇州市生態(tài)補(bǔ)償條例》，將實(shí)踐證明行之有效的生態(tài)補(bǔ)償政策上升為地方性法規(guī)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的高效農(nóng)業(yè)發(fā)展和生態(tài)環(huán)境保護(hù)提供了新的范本。

目前科學(xué)出版社印務(wù)管理工作中,對(duì)圖書成本測(cè)算主要通過(guò)以下兩種方式實(shí)現(xiàn):

(1)印務(wù)管理者使用EVBA 語(yǔ)言,自行設(shè)計(jì)的單機(jī)版成本結(jié)算程序。 該程序結(jié)算精確,后期維護(hù)和修改簡(jiǎn)單,但操作時(shí)涉及較多印務(wù)專業(yè)知識(shí),無(wú)法在編輯部門普及使用。

(2)為了滿足編輯工作中的迫切需求,解決圖書成本預(yù)測(cè)耗時(shí)、易錯(cuò)的問(wèn)題,印務(wù)管理部協(xié)助數(shù)字研發(fā)部,共同研發(fā)并試運(yùn)行一款可手機(jī)操作的智能化成本預(yù)測(cè)軟件。 該軟件操作簡(jiǎn)單,客戶體驗(yàn)度好,由于借助移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),打破了時(shí)空壁壘,實(shí)現(xiàn)了可移動(dòng)化智能辦公。 編輯自行預(yù)測(cè)時(shí),只需按軟件語(yǔ)音提示說(shuō)出相關(guān)圖書的要素信息,便可得出預(yù)測(cè)結(jié)果,同時(shí)軟件借助后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)預(yù)測(cè)結(jié)果進(jìn)行優(yōu)化分析,并為編輯提供最佳印數(shù)和定價(jià)。

由此可見(jiàn),充分發(fā)揮科技創(chuàng)新的優(yōu)勢(shì),推廣并普及新的工作方式和流程,不僅大大提升了各部門間工作質(zhì)量和效率,為推動(dòng)整個(gè)出版行業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展注入了新的動(dòng)力,而且最大限度消除了工作中的障礙和鴻溝,更加有利于編輯和印務(wù)管理者將更多精力專注到提高圖書質(zhì)量和控制生產(chǎn)周期上來(lái)。

(二)經(jīng)營(yíng)理念創(chuàng)新,促進(jìn)數(shù)字印刷和傳統(tǒng)印刷融合發(fā)展

新時(shí)期,科學(xué)出版社圖書銷售呈現(xiàn)出了新的市場(chǎng)格局:品種多、印數(shù)少、銷售周期長(zhǎng);同時(shí),科學(xué)出版社作為中央級(jí)上市出版企業(yè),企業(yè)經(jīng)營(yíng)對(duì)編輯部門庫(kù)存指標(biāo)有明確的考核要求。 為了滿足市場(chǎng)和自身發(fā)展的新需求,適應(yīng)和圍繞自身圖書的業(yè)務(wù)特點(diǎn),科學(xué)出版社創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)理念,調(diào)整生產(chǎn)策略,嘗試推進(jìn) “以銷定產(chǎn)” 的經(jīng)營(yíng)管理模式,[3]及時(shí)對(duì)現(xiàn)有圖書生產(chǎn)供應(yīng)鏈進(jìn)行改革,引進(jìn)數(shù)字印刷技術(shù),積極持續(xù)開(kāi)展按需印刷業(yè)務(wù),探索并建立一套規(guī)范和高效的管理體系,以期在實(shí)踐中摸索出一條降低庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn),減少印裝成本,保證生產(chǎn)周期與企業(yè)特征要求相匹配的可持續(xù)發(fā)展道路。

首先,要注重和加強(qiáng)印務(wù)管理隊(duì)伍自身素質(zhì)建設(shè),努力提高業(yè)務(wù)水平和能力;其次,對(duì)印刷文件的制作、使用和存儲(chǔ)也要建立一套完整的流程和規(guī)范的體系,通過(guò)印刷文件標(biāo)準(zhǔn)化,爭(zhēng)取與傳統(tǒng)印刷實(shí)現(xiàn)文件信息共享使用;最后,不斷優(yōu)化工作流程和創(chuàng)新工作方法,高效對(duì)接數(shù)字印刷產(chǎn)業(yè)鏈上下游,不斷滿足和擴(kuò)大數(shù)字業(yè)務(wù)發(fā)展的需求和規(guī)模,為將來(lái)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)及配送智能化奠定基礎(chǔ)。

總之,要根據(jù)企業(yè)發(fā)展和市場(chǎng)需求,不斷在經(jīng)營(yíng)管理科學(xué)化、印刷文件標(biāo)準(zhǔn)化、產(chǎn)業(yè)鏈發(fā)展規(guī)?；榷喾矫孢M(jìn)行探索和創(chuàng)新,最終以促進(jìn)數(shù)字印刷和傳統(tǒng)印刷共同融合發(fā)展。

(三)圖書入庫(kù)和配送模式創(chuàng)新,促進(jìn)圖書產(chǎn)業(yè)鏈相融合

1. “三” 查 “多” 抽

產(chǎn)品質(zhì)量是產(chǎn)品的靈魂,是企業(yè)的立足之本。 不合格產(chǎn)品不僅會(huì)影響出版社的品牌形象,給讀者造成不良影響,嚴(yán)重的還會(huì)被行政主管部門處罰,輕則通報(bào),重則整頓。[4]科學(xué)出版社印務(wù)管理部始終秉承 “質(zhì)量?jī)?yōu)先” 的原則,在學(xué)習(xí)和借鑒其他出版社的基礎(chǔ)上,結(jié)合自身特點(diǎn),制定了相關(guān)的質(zhì)量檢查行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。 在不斷探索中,建立了一套適合本社圖書印裝質(zhì)量檢查和入庫(kù)流程的規(guī)范體系;同時(shí)也制定了獎(jiǎng)罰制度,將圖書的質(zhì)量檢查結(jié)果重點(diǎn)納入對(duì)印刷企業(yè)的考核中,并與業(yè)務(wù)量和費(fèi)用結(jié)算相掛鉤,督促印刷企業(yè)共同嚴(yán)把圖書質(zhì)量關(guān)。

科學(xué)出版社印務(wù)管理工作中,對(duì)圖書質(zhì)量的管控主要通過(guò)三次樣書檢查和多次入庫(kù)抽查來(lái)實(shí)現(xiàn):即印刷企業(yè)質(zhì)檢員檢查、出版社印務(wù)管理者檢查和相關(guān)編輯檢查;入庫(kù)前后還會(huì)通過(guò)庫(kù)房管理員隨機(jī)抽查和印務(wù)管理者不定期抽查相結(jié)合的方式對(duì)入庫(kù)圖書進(jìn)行多次復(fù)檢。 通過(guò)以上措施,加強(qiáng)了入庫(kù)前后圖書質(zhì)量檢查的管理工作,有效降低了入庫(kù)圖書質(zhì)量的不合格率。

2. “集” 與 “散” 相結(jié)合

在疫情期間,庫(kù)房所在區(qū)域多次受管控,導(dǎo)致印刷企業(yè)無(wú)法按時(shí)送貨入庫(kù),科學(xué)出版社印務(wù)管理部不斷探索與創(chuàng)新,通過(guò)積極拓展跨區(qū)域生產(chǎn)及加強(qiáng)相關(guān)服務(wù)能力建設(shè),共同優(yōu)化圖書配售流程,實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)業(yè)鏈各環(huán)節(jié)的緊密協(xié)同合作。

首先,根據(jù)圖書配售所在區(qū)域范圍,科學(xué)劃分圖書印刷供應(yīng)的 “集散” 地,提前調(diào)配北京周邊印刷企業(yè),合理布局外省印刷協(xié)作企業(yè);其次,優(yōu)化圖書配售模式,即京津冀周邊印刷企業(yè) “集印代發(fā)” 和其他各省印刷企業(yè)就近 “散印直發(fā)” 相結(jié)合的多區(qū)域圖書配售新模式;最后,充分發(fā)揮無(wú)疫情省市及區(qū)域的生產(chǎn)及物流鏈優(yōu)勢(shì),極大減弱了疫情對(duì)于傳統(tǒng)入庫(kù)配售模式帶來(lái)的不利影響,最大程度縮短圖書銷售的生命周期。

三、結(jié)語(yǔ)

印務(wù)管理工作在打造優(yōu)質(zhì)圖書的過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。 首先需要細(xì)心謹(jǐn)慎,要有很強(qiáng)的責(zé)任心;其次要不斷學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識(shí),緊跟新技術(shù)發(fā)展的時(shí)代潮流;同時(shí)更要提升服務(wù)意識(shí)和與人溝通的能力,做好編輯的諫言者、印裝成本的把控者和圖書質(zhì)量的管理者,為全力保障圖書的生產(chǎn)與發(fā)行保駕護(hù)航。