縣級(jí)檔案館檔案征集工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

李維遠(yuǎn)

（馬關(guān)縣檔案館 云南馬關(guān) 663700）

一、縣級(jí)檔案館檔案征集工作情況

1.始終堅(jiān)持貫徹落實(shí)中央、省及州對(duì)檔案工作的重要指示批示精神

通過(guò)檔案館例會(huì)、黨內(nèi)學(xué)習(xí)會(huì)等會(huì)議，以學(xué)習(xí)中央、省及州對(duì)檔案工作的重要指示批示精神為主題，引導(dǎo)工作人員學(xué)深悟透。同時(shí)，強(qiáng)化學(xué)習(xí)成果轉(zhuǎn)化運(yùn)用，結(jié)合各工作人員崗位實(shí)際，有針對(duì)性地提出了收集檔案的可行性意見(jiàn)13條，為下一步工作的順利開(kāi)展做足前期鋪墊。

2.高質(zhì)量完成檔案接收工作

在檔案移交接收中嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，審查檔案內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確、質(zhì)量是否合格，檔案整理是否規(guī)范，采取現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)或者電話傳達(dá)的方式來(lái)完成接收工作。2021年，馬關(guān)縣完成檔案接收全宗文書(shū)773卷、34651件、1個(gè)全宗科技檔案22卷、1個(gè)全宗會(huì)計(jì)檔案705卷，印章檔案76枚。

3.開(kāi)展檔案展覽活動(dòng)

以慶祝中國(guó)共產(chǎn)黨成立100周年為契機(jī)，聯(lián)合宣傳部、縣級(jí)圖書(shū)館開(kāi)展檔案展覽活動(dòng)?；顒?dòng)主要展覽馬關(guān)縣在共產(chǎn)黨的帶領(lǐng)下，從中華人民共和國(guó)成立初期到現(xiàn)在發(fā)生的巨大變化。實(shí)物、圖片等展示了馬關(guān)人民緊緊跟著中國(guó)共產(chǎn)黨從站起來(lái)、富起來(lái)到強(qiáng)起來(lái)的光輝足跡。通過(guò)此次展覽，進(jìn)一步鼓勵(lì)引導(dǎo)廣大人民群眾認(rèn)識(shí)檔案征集的重要性和價(jià)值體現(xiàn)。

二、縣級(jí)檔案館檔案征集工作的成效和經(jīng)驗(yàn)

1.對(duì)實(shí)物檔案、照片檔案等下任務(wù)指標(biāo)

結(jié)合檔案征集性質(zhì)，對(duì)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位下達(dá)實(shí)物檔案、照片檔案等移交任務(wù)指標(biāo)。同時(shí)，要求檔案館工作人員對(duì)征集實(shí)物檔案、特色檔案等下達(dá)指標(biāo)任務(wù)，每人每年要完成不得低于2件以上特色檔案征集。2021年，馬關(guān)縣成功接收了照片檔案59冊(cè)3061張，音視頻檔案3054分鐘，實(shí)物檔案19件。

2.積極爭(zhēng)取工作經(jīng)費(fèi)

馬關(guān)縣檔案館的工作人員積極請(qǐng)示縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以后，縣政府為檔案館劃撥了五十萬(wàn)元專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。這筆經(jīng)費(fèi)主要用來(lái)對(duì)紙質(zhì)檔案裝具購(gòu)買(mǎi)、檔案管理設(shè)備更新以及工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)上面[1]。基礎(chǔ)設(shè)施主要包括密集架、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)、空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)等，提升了檔案館的軟件和硬件實(shí)力，給脫貧攻堅(jiān)中的照片檔案、音向檔案接收創(chuàng)造了有利條件。

3.加大民間檔案征集力度

通過(guò)發(fā)布征集民族民間特色檔案的公告和動(dòng)員工作人員實(shí)地調(diào)研走訪等方式，征集散存在機(jī)關(guān)事業(yè)單位、民間組織或個(gè)人手中的珍貴檔案。同時(shí)，鼓勵(lì)各界人士無(wú)償捐贈(zèng)，特殊檔案采取付費(fèi)征集。根據(jù)捐贈(zèng)檔案價(jià)值，對(duì)部分無(wú)償捐贈(zèng)檔案資料的單位或個(gè)人頒發(fā)證書(shū)，捐贈(zèng)檔案資料的個(gè)人，對(duì)其捐贈(zèng)檔案享有署名權(quán)和優(yōu)先利用權(quán)。目前，馬關(guān)縣檔案館已征集到阿峨版畫(huà)等特色檔案1000余件。

三、檔案征集工作的意義

1.檔案征集是保護(hù)國(guó)家資源的重要措施

檔案館是保管和利用檔案的專業(yè)部門(mén)，針對(duì)不同類(lèi)型的檔案，有專業(yè)的檔案保管室，可以減少自然和人為等原因?qū)n案的損害?？h級(jí)檔案館有修復(fù)檔案的技術(shù)設(shè)備，針對(duì)部分珍貴且已受損的檔案可進(jìn)行修復(fù)、裱補(bǔ)，數(shù)字化處理，充分減少對(duì)原件的利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容最大限度的保護(hù)。同時(shí)，檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，通過(guò)對(duì)國(guó)家規(guī)定應(yīng)該歸檔的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案進(jìn)行行之有效的檔案收集工作，才能形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一、分級(jí)分專業(yè)的科學(xué)管理。

2.開(kāi)展檔案征集對(duì)促進(jìn)學(xué)術(shù)研究具有作用

民間檔案是反映人民生活的重要載體，是研究地方歷史、社會(huì)文化、民族文化等的重要材料，大量散存的民間契約、家譜、器皿等對(duì)研究地方經(jīng)濟(jì)史具有重要的參考作用。通過(guò)檔案征集，并對(duì)檔案進(jìn)行編纂研究，挖掘檔案文獻(xiàn)價(jià)值等方式，能為廣大群眾提供利用服務(wù)，對(duì)傳承民族文化和促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有重要作用。

3.開(kāi)展檔案征集是提高檔案館知名度的重要舉措

檔案館通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布通告等方式向社會(huì)廣泛征集檔案，有效地宣傳了檔案知識(shí)，增強(qiáng)了民眾的檔案意識(shí)，而且在檔案宣傳過(guò)程中也提高了檔案館的知名度，可引起社會(huì)對(duì)檔案工作的關(guān)注和支持，形成征集檔案濃厚氛圍。同時(shí)，通過(guò)對(duì)館內(nèi)大多群眾感興趣的阿峨版畫(huà)等民間檔案及部分紅色檔案的開(kāi)發(fā)利用、展示，能吸引不同職業(yè)的群眾前來(lái)查閱利用、觀賞，檔案館的知名度和重要性也就會(huì)隨之提高。

4.開(kāi)展檔案征集是檔案館對(duì)外交流的重要手段

在開(kāi)展檔案征集工作過(guò)程中，檔案館不斷與各行政企事業(yè)單位、文物收藏者、民間檔案持有者等進(jìn)行工作對(duì)接和交流，是檔案館對(duì)外交流的重要方式。結(jié)合檔案館館藏檔案資源建設(shè)需要，部分圖書(shū)館、博物館等部門(mén)也收藏保管著一部分珍貴的檔案資料，通過(guò)各部門(mén)之間相互交換或復(fù)制件，以實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的充分利用。同時(shí)，在向文物收藏者、民間檔案所有者征集檔案的過(guò)程中，也促進(jìn)了檔案館與大眾之間的交流與聯(lián)系。

四、縣級(jí)檔案館檔案征集工作面臨的主要問(wèn)題

1.相關(guān)工作人員配備數(shù)量不足

以馬關(guān)縣綜合檔案館為例，目前，該檔案館一共配備了五名工作人員，但是實(shí)際上按照檔案館的規(guī)模達(dá)標(biāo)的人數(shù)應(yīng)該是十四人，實(shí)際人數(shù)只達(dá)到配備標(biāo)準(zhǔn)的百分之三十八。加之，檔案館的工作人員業(yè)務(wù)能力整體偏弱，又趕上新老交替，給檔案工作的開(kāi)展帶來(lái)了不小的麻煩。檔案征集工作的方法單一，沒(méi)有開(kāi)辟新的征集路徑，相關(guān)措施的執(zhí)行也不夠給力，使得檔案館的征集工作整體性的落后。

2.征集實(shí)物檔案、民間檔案、電子檔案經(jīng)費(fèi)不足

資金不足是制約民間檔案征集工作的首要問(wèn)題。目前，大多數(shù)檔案館無(wú)民間檔案征集專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，對(duì)于民間檔案，多數(shù)靠無(wú)償捐贈(zèng)或寄存。由于缺少專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，無(wú)法通過(guò)購(gòu)買(mǎi)的形式開(kāi)展征集活動(dòng)，尤其是対極具價(jià)值的檔案珍品，更是難以征集。對(duì)于檔案所有者，其在收集保管檔案的過(guò)程中，不僅傾注了大量的精力，也花費(fèi)了不少資金，如果把將這些檔案捐贈(zèng)出去，所有者往往難以取舍[2]。

3.深入實(shí)地調(diào)研民間檔案等特殊檔案程度不夠

以馬關(guān)縣為例，因縣級(jí)綜合檔案館人嚴(yán)重員不足，加之近年來(lái)檔案工作任務(wù)越來(lái)越繁重，大多數(shù)工作者沒(méi)有時(shí)間對(duì)散存在民間的檔案開(kāi)展實(shí)地走訪調(diào)研，對(duì)當(dāng)?shù)孛耖g檔案情況掌握不充分，導(dǎo)致縣級(jí)綜合檔案館的宗族家譜、服裝服飾、家具用品、陳設(shè)工藝品、民俗飾物、建筑飾件等實(shí)物檔案存有量少之又少。

4.部分個(gè)人對(duì)自己所有的檔案有深厚情感，不愿將檔案交由綜合檔案館收集

部分檔案是檔案所有者花大量時(shí)間、精力，甚至財(cái)力征集所得，對(duì)檔案有深厚情感，倘若無(wú)償捐贈(zèng)，對(duì)檔案所有者來(lái)說(shuō)是精神上、財(cái)物上的損失。

5.開(kāi)展檔案征集工作缺乏依據(jù)

我國(guó)縣級(jí)檔案在征集工作方面沒(méi)有明確的法律法規(guī)，在檔案征集工作開(kāi)展時(shí)，也沒(méi)有具體的相關(guān)條例進(jìn)行約束。開(kāi)展征集工作時(shí)，缺乏相應(yīng)的法律依據(jù)，對(duì)經(jīng)費(fèi)的來(lái)源方面也沒(méi)有規(guī)范的說(shuō)明[3]。這就導(dǎo)致開(kāi)展工作時(shí)，要進(jìn)行大量的溝通、說(shuō)明、說(shuō)服以及引導(dǎo)，增加了業(yè)務(wù)人員工作的負(fù)擔(dān)，難以將檔案征集工作順利推進(jìn)。

6.檔案館征集工作的宣傳力度不足

從過(guò)往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，我國(guó)縣級(jí)檔案征集的宣傳工作普遍力度不夠，宣傳方式相對(duì)單一，使得人民群眾對(duì)檔案征集工作認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為支持征集工作并沒(méi)有給自己帶來(lái)好處。所以，對(duì)檔案征集工作不持有支持態(tài)度。加之，宣傳工作的不到位，也間接使得檔案館征集工作資金短缺。

五、提高縣級(jí)檔案館檔案征集工作的主要對(duì)策

1.充分調(diào)動(dòng)人民群眾參與檔案征集工作的積極性

在調(diào)動(dòng)人民群眾參與檔案征集工作的積極性和主動(dòng)性方面，要強(qiáng)化群眾的意識(shí)，讓他們充分認(rèn)識(shí)到參與檔案征集工作的重要性，同時(shí)，對(duì)有價(jià)值的檔案要給群眾提供現(xiàn)金、物品等各種方式的獎(jiǎng)勵(lì)。只有這樣，群眾才會(huì)配合檔案征集工作的開(kāi)展。在對(duì)檔案館里的檔案進(jìn)行級(jí)別劃分的時(shí)候，在不涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私的情況下，要盡可能提高對(duì)人民群眾的開(kāi)放率，讓群眾可以利用檔案查找相關(guān)資料。

2.完善相關(guān)制度、出臺(tái)檔案征集工作業(yè)務(wù)規(guī)范

要建立征集工作考核體系和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，落實(shí)責(zé)任制，對(duì)各檔案工作者下年度征集任務(wù)、指標(biāo)，調(diào)動(dòng)他們的積極性和主動(dòng)性。檔案資料的征集工作要有重點(diǎn)，重要的歷史人物檔案可以和歷史事件相結(jié)合，并保障檔案的安全[4]。同時(shí)，組建以分管檔案局的領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的檔案征集工作領(lǐng)導(dǎo)小組，發(fā)揮組織力量作用，并聘請(qǐng)一些檔案愛(ài)好者及具有一定史學(xué)知識(shí)的志愿者開(kāi)展檔案征集工作。檔案館還可以借鑒國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國(guó)檔案征集工作實(shí)際情況，對(duì)工作的范圍、工作的標(biāo)準(zhǔn)、工作的力度以及工作的基本要求進(jìn)行說(shuō)明，制定征集工作業(yè)務(wù)規(guī)范。

3.優(yōu)化檔案征集工作模式，加大對(duì)檔案征集工作資金投入

缺少資金和設(shè)備陳舊是縣級(jí)檔案館征集工作開(kāi)展的不順利的主要原因之一。因此，建議縣級(jí)政府要求財(cái)政部門(mén)加大對(duì)檔案館征集工作的投資力度，保證征集工作經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，對(duì)檔案征集工作進(jìn)行優(yōu)化，用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工操作，提高征集工作的效率。在信息時(shí)代的背景下，我們要不斷地創(chuàng)新思維，改變工作思路，利用數(shù)字檔案多種手段，提高縣級(jí)檔案館的工作效率和工作質(zhì)量。

4.對(duì)有珍藏價(jià)值的民間檔案的地區(qū)加大實(shí)地調(diào)研走訪力度

以馬關(guān)縣為例，縣級(jí)綜合檔案館可對(duì)可能散存有民間檔案的馬關(guān)阿峨新寨、老董寨等地區(qū)加大實(shí)地調(diào)研走訪力度，通過(guò)實(shí)地入戶訪談等方式，全面深入了解有民族特色、有文化的實(shí)物檔案，并加大對(duì)檔案征集工作宣傳力度，動(dòng)員檔案所有者將其檔案交由縣級(jí)檔案館收集 。同時(shí)，千方百計(jì)找線索，對(duì)征集線索抽絲剝苗，探尋檔案資料的下落，對(duì)其進(jìn)行跟蹤造訪，對(duì)檔案所有者動(dòng)之以情，曉之以理。

5.與企業(yè)、個(gè)人等開(kāi)展多模式的民間檔案征集合作方式

一方面加強(qiáng)與宣傳部、圖書(shū)館、上級(jí)檔案館等相互合作，共同開(kāi)展征集活動(dòng)，同時(shí)，可由檔案館提供檔案征集線索，企業(yè)、個(gè)人出資的方式征集民間特色檔案。另一面，檔案館對(duì)捐贈(zèng)檔案價(jià)值較大的事例，舉行捐贈(zèng)儀式，邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)及媒體參加，加大宣傳報(bào)道，不僅是對(duì)捐贈(zèng)者的一種肯定和鼓勵(lì)，同時(shí)也能在社會(huì)上引起反響，鼓勵(lì)全社會(huì)的人都能參與到檔案事業(yè)中來(lái)。

6.定期召開(kāi)檔案征集座談會(huì)

組織離退休干部、檔案專家、檔案收藏家等定期召開(kāi)座談會(huì)，廣泛聽(tīng)取和收集民間的意見(jiàn)和建議，對(duì)檔案征集方向、征集方式、檔案征集長(zhǎng)期規(guī)劃等進(jìn)行深入分析研討，提出了許多建設(shè)性的意見(jiàn)和征集線索，動(dòng)員更多的社會(huì)人士將手中珍貴檔案資料通過(guò)移交、捐贈(zèng)、寄存、有償征集等方式保存到縣檔案館，讓檔案發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值。

7.利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加大檔案征集宣傳力度

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，有必要改變過(guò)去傳統(tǒng)單一的宣傳方法，在檔案征集工作進(jìn)行宣傳的時(shí)候創(chuàng)新思維，通過(guò)圖片、動(dòng)畫(huà)、電影等新型方式進(jìn)行宣傳。一方面，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檔案館網(wǎng)站開(kāi)設(shè)一個(gè)檔案征集專欄，專欄頁(yè)面的設(shè)計(jì)要醒目，要讓人們?cè)陉P(guān)注網(wǎng)站的同時(shí)，可以直接關(guān)注到檔案征集有關(guān)的內(nèi)容。另一方面，可以在網(wǎng)站上刊登已經(jīng)征集到的檔案案例，拉近和人民群眾的距離，調(diào)動(dòng)人民群眾參與檔案征集工作的主動(dòng)性，贏得廣大人民群眾支持。

8.開(kāi)展檔案征集活動(dòng)，豐富館藏資源

檔案征集工作人員要從多個(gè)方面獲得縣級(jí)政府和社會(huì)的支持，要通過(guò)本地名人、歷史、民族文化以及優(yōu)勢(shì)產(chǎn)業(yè)、城市變遷、民俗、書(shū)畫(huà)、老照片、錄音錄像等方面不斷地建立和完善特色的檔案征集項(xiàng)目庫(kù)。工作人員要積極協(xié)調(diào)，使用各種手段有序推進(jìn)檔案征集工作，最終將其征集到特色的檔案征集項(xiàng)目庫(kù)中，從而創(chuàng)設(shè)區(qū)域特色記憶，豐富檔案館的館藏資源。

結(jié)語(yǔ)

從上述內(nèi)容中我們可以知道，檔案征集工作是檔案館工作的重要環(huán)節(jié)，不僅為檔案館的工作開(kāi)展提供了資源保障，還直接決定了檔案館資源的豐富程度以及價(jià)值的高低。在保護(hù)民間散落檔案的同時(shí)，還可以對(duì)接下來(lái)的工作環(huán)節(jié)成效產(chǎn)生影響。本文以馬關(guān)縣為例，對(duì)縣級(jí)檔案館征集工作進(jìn)行深入的分析，從征集工作的開(kāi)展情況、工作取得的成效和經(jīng)驗(yàn)、面臨的問(wèn)題以及相關(guān)對(duì)策四個(gè)方面進(jìn)行闡述，希望對(duì)我國(guó)縣級(jí)檔案館的征集工作有所幫助。