OA系統(tǒng)應用背景下文書檔案如何在線歸檔

林燕英

摘要：OA系統(tǒng)技術(shù)日益成熟，如何建立OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)一體化的文書檔案管理模式、流程，是本文所要闡述的主要內(nèi)容。分析了OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)，對OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)一體化建設(shè)的現(xiàn)狀進行分析，再對OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)建立在線文書檔案管理的必要性的闡述，最后探討如何充分發(fā)掘OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)建立方便快捷的在線檔案歸檔模式，進而不斷提升文書檔案利用價值。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；在線歸檔；管理流程

辦公自動化英文為OfficeAutomation，簡稱OA，是現(xiàn)代化辦公流程通過計算機網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)線上操作，形成一種高效的辦公流程。OA系統(tǒng)作為一種全自動化的辦公系統(tǒng)，具備一定的高效性和便捷性。文書檔案管理系統(tǒng)是通過網(wǎng)絡(luò)平臺建立一個統(tǒng)一的、標準化的檔案管理軟件，規(guī)范文書檔案的管理，逐步將業(yè)務管理模式轉(zhuǎn)為服務化管理模式，以服務為基礎(chǔ)，管理為手段，將業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，綜合各類檔案存檔信息，保存在檔案管理系統(tǒng)平臺上，實現(xiàn)檔案收集過程的數(shù)字化、檔案保管手段的數(shù)字化、檔案利用方式的數(shù)字化。

如何改革傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文歸檔的方式，適應OA系統(tǒng)信息技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的直接無縫對接，使文書檔案的存檔形式多樣化，實現(xiàn)新形勢下電子公文的直接歸檔與紙質(zhì)檔案整理歸檔同時進行，提高文書檔案的存檔質(zhì)量，豐富館藏內(nèi)容的形式，提升文書檔案歸檔的效率與利用率，是當前文書檔案管理工作的重點之一。但是目前一些單位的檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)都是相對獨立運行的管理模塊。OA系統(tǒng)所形成的公文文件數(shù)據(jù)，只能通過后期檔案數(shù)據(jù)整理歸檔時，按照檔案管理系統(tǒng)的標準錄入數(shù)據(jù)信息來進行文書檔案的歸檔，給檔案管理人員造成了不必要的工作負擔。本文就對OA系統(tǒng)和文書檔案系統(tǒng)管理之間的對接完成文書檔案在線歸檔的問題展開深入的研究，對文書檔案管理的促進起到一定的參考作用。

1OA系統(tǒng)應用與文書檔案管理系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)

要提升文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)文書檔案在線歸檔，對文書檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)進行必要的、安全可靠的一體化建設(shè)，首先要厘清兩個數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)。

1.1OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換與轉(zhuǎn)存

OA系統(tǒng)通過一定的公文流轉(zhuǎn)程序，形成了各類文件的辦理過程和辦理結(jié)果的數(shù)據(jù)痕跡，這些流轉(zhuǎn)痕跡按照一定的數(shù)據(jù)計算方式，形成一定的數(shù)據(jù)格式。再利用某種傳輸形式，對數(shù)據(jù)進行及時有效的處理，通過兩個系統(tǒng)之間的某種對接實現(xiàn)對文書檔案管理的實時鏈接傳輸，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的最終歸檔。

1.2文書檔案系統(tǒng)對OA系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的充分利用

完成了OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的一體化建設(shè)后，可以對OA系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)做到充分的利用，減少人力和資源的浪費，提高檔案管理人員的工作效率，提升文書檔案管理的存檔質(zhì)量，省時省力，實現(xiàn)文書檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。

1.3OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)的對口配置

由于OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)之間還存在硬件配置、人員素質(zhì)、管理缺陷、安全性等方面的問題，致使兩者間還未能完全建立起無縫的對接。OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)項、電子文檔信息，很可能由于匹配規(guī)則的設(shè)置不當、某些接頭設(shè)置不匹配，以及電子文檔流轉(zhuǎn)節(jié)點的缺失，導致文書檔案歸檔出現(xiàn)文件丟失的情況發(fā)生。OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)未能完全形成合力真正發(fā)揮兩者之間應有的功能與效益。

1.4文書檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全性的建設(shè)

在實現(xiàn)OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)的整體對接中，一體化建設(shè)完成后，要特別重視文書檔案管理系統(tǒng)整體的穩(wěn)定性和安全性的保障問題，特別是一些大型的國有企業(yè)、政府機關(guān)單位都容易成為網(wǎng)絡(luò)攻擊的對象。只有確保文書檔案原有數(shù)據(jù)和整個數(shù)據(jù)傳輸過程、利用過程中數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性、有效性，從而實現(xiàn)文書檔案的真實性、有效性和安全性。

2利用OA系統(tǒng)應用開展文書檔案在線歸檔的必要性

2.1電子文件的歸檔能豐富文書檔案管理系統(tǒng)的存檔形式

由于現(xiàn)在大多數(shù)單位都是采用OA系統(tǒng)進行無紙化辦公流轉(zhuǎn)，因此當OA系統(tǒng)中的公文辦理完成之后需要及時進行文書檔案的整理歸檔，減少存檔過程中的不確定因素導致文書檔案信息的缺失或者遺漏。從而確保電子文件真實性和完整性的背景信息和元數(shù)據(jù)不丟失，確保電子文件的完整和安全。因為電子文件本身具有形式多樣性、易更改性、結(jié)構(gòu)復雜性和對系統(tǒng)的依賴性等特點，而文書檔案管理系統(tǒng)本身就是信息化開發(fā)建設(shè)的一種軟件應用系統(tǒng)。由此可見，沒有文書檔案管理系統(tǒng)，難以規(guī)范科學的保存電子文件。而電子文件的導入存檔也充實了文書檔案管理系統(tǒng)的檔案資料信息保存形式，使得文書檔案的館藏資料更加豐富、生動、形象。

2.2OA系統(tǒng)的普及推動了其與文書檔案管理系統(tǒng)的一體化建設(shè)

在OA系統(tǒng)普及的大環(huán)境下，文件的分類、存儲和查閱變得更加有序、便捷。同時，電子文件在辦理完結(jié)后可以立即歸檔，將歸檔整理的工作時間前移了，與文件辦理同步進行，文件的辦理與文書檔案管理工作融為了一體。OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)一體化建設(shè)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺、計算機信息化管理，達到文書檔案資料的信息資源共享，實現(xiàn)文書檔案信息的多途徑檢索和一次性輸入、輸出。

2.3OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)的一體化建設(shè)提高文

書檔案管理的工作效率

在OA系統(tǒng)中完成了文件的擬寫、簽發(fā)、編號、著錄、發(fā)布、辦理結(jié)果等各項工作后，點擊歸檔鏈接，通過OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)的接口，完成了從文件處理系統(tǒng)到文書檔案管理系統(tǒng)的歸檔工作。查找文書檔案信息時，只需要根據(jù)訪問權(quán)限及查詢內(nèi)容，就可查閱文書檔案的信息。通過OA系統(tǒng)使文書檔案整理工作更加便捷，文書檔案信息的查閱、利用更加快捷、高效。

3如何利用OA系統(tǒng)應用做好文書檔案在線歸檔管理流程

檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)實現(xiàn)無縫鏈接后，文書檔案電子文件歸檔大部分都是OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件，而文書檔案的管理除了電子文件歸檔之外，還有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的同步歸檔。因此，文書檔案在線歸檔模式要綜合考慮這兩部分文書檔案歸檔的實際情況，分為線上和線下（附文書檔案歸檔模式流程圖）。

從文書檔案歸檔模式流程可以看出，文書檔案線下歸檔還是延續(xù)傳統(tǒng)的文書檔案管理部分管理方式。雖然通過OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)的一體化建設(shè)，實現(xiàn)了電子文件辦理和歸檔工作同步進行，提高檔案的歸檔質(zhì)量和效率，減少了檔案管理員部分檔案整理歸檔工作。但是按照國家文書檔案管理規(guī)定，文書檔案仍需要保存電子文件相應的紙質(zhì)文件，以避免OA系統(tǒng)或者文書檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)

意外而導致文書檔案數(shù)據(jù)的丟失，從而影響文書檔案的管理工作。文書檔案系統(tǒng)管理員預先為部門檔案管理人員和檔案館業(yè)務指導人員分配不同檔案庫的操作權(quán)限，從而通過分庫分權(quán)協(xié)作完成在線歸檔全流程。

（1）OA系統(tǒng)各部門的文件收發(fā)管理員根據(jù)本部門的文件簽發(fā)，發(fā)布情況、外來文要求的辦理結(jié)果情況，進行梳理完善，對其電子文件進行相應的整理，然后通過一體化建設(shè)的接口將電子文件的相關(guān)信息導入文書檔案管理系統(tǒng)，如文件題名、文號、簽發(fā)時間、文件大小、整理人信息等，實現(xiàn)電子文件辦理和歸檔同步進行，實現(xiàn)線上實時歸檔。

（2）各部門檔案管理員通過OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)一體化平臺，將電子文件歸檔工作完成后，提交電子文件歸檔申請待文書檔案業(yè)務管理人員審核通過。同時，要將其對應的文件紙質(zhì)版完整打印出來，包括一些重要的處理結(jié)果、領(lǐng)導批示等信息，按照傳統(tǒng)的文書檔案管理要求，將紙質(zhì)文件整理、按導入順序一一裝盒，以滿足文書檔案的實際管理需求。這樣可以很大程度減少紙張的浪費，避免網(wǎng)絡(luò)平臺意外情況的發(fā)生影響檔案管理工作的開展，以備不時之需。

（3）文書檔案業(yè)務管理人員在線審核申請歸檔的文件數(shù)據(jù)，根據(jù)歸檔要求核查部門檔案管理人員電子文件的歸檔情況是否合理，即該歸檔的文件是否歸檔（若被誤刪除，則可以從OA信息緩存庫中恢復），不該歸檔的文件是否刪除；歸檔文件劃分的保管期限是否正確；文件信息的錄入是否準確；是否有因判斷錯誤刪除有保存價值的文件等等。對電子文件歸檔不合格的提出整改意見并退回給部門檔案管理人員進行整改，再重新提交審核申請。文書檔案業(yè)務管理人員對待歸檔文件審核通過后，即可同意部門的電子文件確認歸檔。

（4）文書檔案業(yè)務管理人員對于提交了審核申請在審核期間和已經(jīng)完成了申請審核的電子文件即完成了線上歸檔，部門的檔案管理人員是不可再任意修改該電子文件數(shù)據(jù)信息的。將本單位申請歸檔數(shù)據(jù)的查看權(quán)限授予文書檔案業(yè)務管理人員，以保證數(shù)據(jù)前后的一致性，避免出現(xiàn)誤刪誤改，導致審核前后數(shù)據(jù)信息的不一致。

（5）文書檔案業(yè)務管理人員線上審核鑒定的主要工作內(nèi)容是，完成三項判斷工作：一是某信息集合是否系真實有效的電子文件；二是該電子文件的內(nèi)容是否具有長時間的保存價值；三是電子文件的技術(shù)狀況能否保證其內(nèi)容價值的實現(xiàn)。通過文書檔案管理員在線審核鑒定的電子文件，才能進行數(shù)據(jù)上傳。對已在線歸檔的電子文檔進行在線審核鑒定，是文書檔案業(yè)務管理者的一項非常重要的工作，因為所有在線歸檔的電子文件都必須通過文書檔案業(yè)務管理人員在線審核，經(jīng)鑒定符合文書檔案管理相關(guān)要求和歸檔細則標準后，才能通過審核，同意歸檔。

（6）線上文書檔案歸檔審核通過之后，各部門檔案管理員可以將線下電子文件紙質(zhì)件一一對應線上電子文件的錄入順序整理完善，并按文書檔案的管理要求更換不銹鋼釘或打孔穿線裝訂文件。導出文書檔案管理系統(tǒng)的錄入目錄，打印并放入每盒文件最上面，同時整理好文件的移交清冊、備考表，即可移交文書檔案業(yè)務管理人員審核校對。移交清冊、備考表需要各部門的檔案管理員簽字，部門負責人審核檢查無誤后簽字，移交清冊需要加蓋部門的公章。

（7）文書檔案業(yè)務管理員對照部門的線上電子文件的電子目錄審核部門的紙質(zhì)文件，檢查線上線下的文件內(nèi)容是否一致，文件頁數(shù)、文件件號排序是否有誤，紙質(zhì)文件是否按歸檔細則規(guī)范整理，文件是否涉密是否需要加密等信息。校對無誤，確認歸檔信息無誤后，文書檔案業(yè)務管理人員在移交清冊上簽字確認，線上線下的文書檔案歸檔方全部歸檔完畢。

（8）文書檔案業(yè)務管理人員在完成部門檔案移交工作后，要對本單位當下年度的文書檔案按保存期限分別進行線上線下對應的盒號的編制、紙質(zhì)文件歸檔章的印制、文件件號編制等工作完成后方可歸檔入庫。

（9）文書檔案業(yè)務管理人員在進行文書檔案管理工作的時候，要時刻關(guān)注電子文件的安全性和穩(wěn)定性問題，加強電子檔案軟、硬件設(shè)施的管理。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理系統(tǒng)是否能夠安全穩(wěn)定的運行，決定了文書檔案工作的質(zhì)量高低。要認真做好文書檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)存儲服務器的網(wǎng)絡(luò)安全問題，及時修補管理和安全漏洞，防火墻和防病毒軟件要實時升級，做好文書檔案上傳、下載等安全等級和訪問權(quán)限設(shè)置。

在整個電子文件歸檔過程中，由于客觀條件的限制，系統(tǒng)管理程序是無法自動完成檔案歸檔業(yè)務的全過程。因此就需要文書檔案業(yè)務管理人員必須要全程跟蹤，全程管理，全程指導，對在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題要及時處理，讓相關(guān)部門檔案管理人員及時整改，查漏補缺，使電子文件的歸檔符合檔案管理的要求，確保電子文件行政的有效性和法律證據(jù)性，順利完成后期的文書檔案的移交工作。

4結(jié)語

隨著OA系統(tǒng)技術(shù)的不斷發(fā)展成熟，推進檔案管理系統(tǒng)與其結(jié)合，建立文書檔案在線歸檔管理模式、流程，極大地提高了文書檔案信息化、電子化建設(shè)，提升了文書檔案的利用價值和保存價值。文書檔案管理人員必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，專業(yè)知識結(jié)構(gòu)的更新也必須要與時俱進。只有適應信息技術(shù)和檔案管理的發(fā)展，才能更好地完成文書檔案管理工作，適應檔案事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展。同時也要時刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息化安全的問題，只有這樣才能保證文書檔案系統(tǒng)管理模式的正常運轉(zhuǎn)，從而提高工作效率和檔案利用率。

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