檔案館員的管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化

中國船舶集團公司第七一三研究所 肖夢洋

現(xiàn)代社會處于高速發(fā)展之下，企業(yè)各項工作穩(wěn)步進行，檔案管理人員更加重視本職工作，將各種先進的技術(shù)應(yīng)用都檔案管理的實踐中，對于提高檔案管理水平、工作效率有非常大的幫助。就當(dāng)前的檔案管理實際情況分析，還有很多問題無法從根本上解決，必須采取科學(xué)合理的處理措施，消除一些的負面影響，各項工作順利實施，對于提高企業(yè)工作效率和質(zhì)量有幫助。

一、檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性

（一）有利于維護企業(yè)權(quán)益

檔案管理工作的順利進行，對于保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)、合法權(quán)益有崇高的意義，也會推動發(fā)展和進步。知識產(chǎn)權(quán)對于任何企業(yè)而言是非常重要的無形資產(chǎn)，屬于商業(yè)機密，包含專利權(quán)、著作權(quán)、生產(chǎn)資質(zhì)等，這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和根本，同時也是企業(yè)長期發(fā)展積累之后形成的。無形資產(chǎn)或者知識產(chǎn)權(quán)在管理中，都會產(chǎn)生相應(yīng)的記錄，這些是企業(yè)重要的財富，同時也是企業(yè)的法律依據(jù)，如果知識產(chǎn)權(quán)被他人非法使用，會給企業(yè)造成巨大的損失。而企業(yè)通過檔案記錄可以提供法律依據(jù)，通過訴訟的方式保護自己的合法權(quán)益。因此，檔案管理極為重要。

（二）有利于資料的保存與共享

檔案管理工作包含內(nèi)容非常多，涉及到企業(yè)從創(chuàng)立、發(fā)展的過程中存在的各種技術(shù)文件、影像資料等。企業(yè)決策者根據(jù)已經(jīng)掌握的各項資料，將全部信息提取和使用，才能做出準(zhǔn)確的決策，在市場競爭中獲取有利的地位。在企業(yè)的長期發(fā)展中，通過加強檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的深度開發(fā)和使用，塑造企業(yè)正面形象，對今后發(fā)展產(chǎn)生積極的影響。只有重視信息的收集和使用，重視資源共享和使用，創(chuàng)造先進管理模式，從而實現(xiàn)創(chuàng)新能力的提升，對于企業(yè)的全面發(fā)展具有積極意義。

（三）實現(xiàn)企業(yè)管理水平的提升

企業(yè)經(jīng)過較長時間的發(fā)展，各個不同發(fā)展階段的工作流程比較復(fù)雜，包含的工作步驟比較多，如果流程過于繁雜，必然會給流程的設(shè)置與運行造成不利影響，也會干擾未來的發(fā)展。只有全面落實檔案管理工作，才能讓每個人認真做好自己的本職工作，嚴(yán)格執(zhí)行工作的流程和標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)工作效果的提升。全面提升檔案管理水平，簡化作業(yè)流程，實現(xiàn)管理水平提升。

（四）給企業(yè)提供經(jīng)濟支持

在長期發(fā)展之下，企業(yè)經(jīng)營需要大量資金作為支撐，所以融資是必然的，且較多是通過銀行貸款的方式獲取資金。銀行在給企業(yè)發(fā)放貸款之前，會綜合分析企業(yè)具體情況，涵蓋企業(yè)實力、資質(zhì)、管理水平、信譽度等各方面。在發(fā)放貸款時，銀行會根據(jù)需要建立企業(yè)相關(guān)檔案，將全部客戶信息存儲到系統(tǒng)內(nèi)，以便于后續(xù)工作順利展開。在這種情況下，銀行對企業(yè)有基本的了解，通過建立完善的檔案管理體系，為企業(yè)經(jīng)營活動的開展提供基礎(chǔ)。

二、檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理認知問題

由于部分企業(yè)內(nèi)部管理模式不成熟以及各級工作人員對檔案管理工作的重視程度稍有欠缺，導(dǎo)致無法有效組織落實檔案管理工作，造成檔案管理效果無法發(fā)揮出來。在現(xiàn)代社會發(fā)展之下，企業(yè)工作重心發(fā)生了較大變化，尤其是在面對市場競爭壓力之下，對于經(jīng)濟效益的期望值被提升，導(dǎo)致企業(yè)易忽視難以產(chǎn)生經(jīng)濟效益的檔案管理工作。尤其是大量新技術(shù)、新工藝的使用，給企業(yè)發(fā)展帶來明顯影響，使得一些原本可以記錄的檔案無法保存使用，企業(yè)忽視該類檔案的管理，造成檔案管理工作無法發(fā)揮其應(yīng)有作用。

（二）無法緊跟時代發(fā)展步伐

全球一體化發(fā)展新形勢下，檔案管理工作應(yīng)高效落實和進行，此時檔案包含紙質(zhì)文件、數(shù)字影像、電子版文件等多種形式，而各個部門之間的溝通聯(lián)系變得更加緊密，通過使用數(shù)據(jù)、資料進行交流，實現(xiàn)工作效率全面提升。但就具體情況分析，人們并未重視檔案管理工作，一些用于溝通交流的文件沒有及時存儲，造成檔案管理失效。

（三）檔案管理無法協(xié)調(diào)

部分企業(yè)過度重視經(jīng)濟效益，開始逐步縮減檔案工作人員數(shù)量，辦公室人員甚至精簡為一人，導(dǎo)致檔案管理工作無法順利開展。檔案人員兼職情況也較為普遍，無法保證文件收集、檔案整理、資料保存、文件檔案使用方面的規(guī)范化，且檔案管理人員待遇水平較低，所以造成人員的工作積極性較弱，沒有嚴(yán)格執(zhí)行工作標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案管理效果普遍較差，對于企業(yè)的發(fā)展造成不利影響。

（四）缺乏完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

在具體工作中，對于檔案管理工作認識度不夠，而涉及到的檔案體量巨大，必須從收集、整理、分類、編目、規(guī)定等多個環(huán)節(jié)進行，其形式有文書檔案、實物檔案、照片、影像資料等。在該情況下，檔案內(nèi)部組成較為復(fù)雜，檔案管理工作內(nèi)容較多。保證檔案工作有序進行的前提，不僅要執(zhí)行企業(yè)管理制度，還要符合國家相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求，而一些檔案館員對于知識掌握不足，影響了工作順利開展。從實際情況出發(fā)，檔案館員知悉自己的工作責(zé)任，也意識到自己的工作重要性，但是并未制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以造成館員不能有序的組織工作，帶來很大的困擾和影響。對于多數(shù)企業(yè)而言，內(nèi)部沒有建立完善的管理制度，造成檔案管理制度存在缺陷，實際工作無法準(zhǔn)確落實，必然會造成檔案管理效果不佳。正是因為這種情況的存在，使得檔案管理條理性不強，給檔案管理工作以及企業(yè)發(fā)展和進步產(chǎn)生不利影響。

（五）專業(yè)性人才的缺乏

分析目前檔案管理實際情況，很多企業(yè)均存在部分共性問題，例如檔案管理專業(yè)技術(shù)人才不足問題十分典型。對于絕大多數(shù)企業(yè)來說，對于經(jīng)濟發(fā)展方面的重視度較高，卻沒有專業(yè)素質(zhì)的人才從事檔案管理工作，尤其是部分人員對于檔案管理意識缺乏，無法有效指導(dǎo)現(xiàn)場管理工作，極大影響檔案管理效果和質(zhì)量。即使有些單位組織開展檔案管理工作，也是從表面入手，例如檔案信息采集、匯總等，由于檔案館員專業(yè)人才占比較小，造成檔案信息無法開發(fā)和利用，并未給單位發(fā)展帶來幫助。此外，有些檔案館員有其他本職工作，檔案管理是兼職的工作，在工作中會認為自己工作任務(wù)增加，而薪酬卻沒有相應(yīng)提高，導(dǎo)致人員的工作積極性較差，存在負面情緒，給檔案管理造成不利影響。另外，部分企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，缺乏必要硬件設(shè)施，資金投入相對較低，降低了檔案管理工作水平和效率。

三、新時期如何做好檔案管理工作的對策分析

（一）改變傳統(tǒng)觀念，提高重視度

在社會發(fā)展新形勢下，如果要從根本上提高檔案管理水平，需摒棄傳統(tǒng)工作觀念，突破以往的限制和影響，讓企業(yè)內(nèi)部的每位員工對檔案管理工作產(chǎn)生足夠重視。就當(dāng)前實際情況分析，提升檔案管理的總體水平，轉(zhuǎn)變思想觀念是首要工作。通過采取必要的培訓(xùn)教育工作，加強人員管理，重視個性管理措施的有效落實，才能轉(zhuǎn)變員工的思想觀念，讓檔案管理工作高效落實，從而提高工作能力和水平，符合新形勢下發(fā)展的需要。對于企業(yè)的檔案從業(yè)人員進行必要的引導(dǎo)、教育，每個人都能從根本上認識到檔案管理的重要性，提升檔案管理水平和效率。如果企業(yè)依舊選擇傳統(tǒng)的檔案管理模式，將經(jīng)濟效益放在首位，未從長遠發(fā)展的角度出發(fā)進行分析，檔案管理工作也發(fā)揮不出其應(yīng)有的作用。目前很多企業(yè)的檔案信息基本上都是由技術(shù)部門進行保管，沒有組建專業(yè)的檔案資料管理部門，檔案不能有效的協(xié)調(diào)和使用?；诖?，在具體工作中，必須加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投資建設(shè)，構(gòu)建出完善的檔案管理工作體系，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮檔案管理的引導(dǎo)性作用，從而提升檔案管理效率。企業(yè)發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢，促進檔案利用率的提升，明確檔案管理工作方式，實現(xiàn)統(tǒng)一化運行和管理，會給決策者提供更多有價值的參考信息，也會給企業(yè)提供源源不斷的動力，促進戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。

（二）全面落實檔案管理信息化建設(shè)，符合社會發(fā)展實際情況

第一，積極有序組織開展檔案資源建設(shè)，構(gòu)建高水平檔案管理體系。如要保證檔案合理開發(fā)和利用，提高檔案管理水平和效率，必須要充分的利用先進信息化技術(shù)，讓豐富的檔案資源發(fā)揮出應(yīng)有的作用。企業(yè)檔案資料的收集質(zhì)量，對于檔案館員的水平和工作質(zhì)量有直接要求，同時也會對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生積極的作用。積極有序的組織落實企業(yè)檔案管理工作，建設(shè)高水平的檔案館，提高館員水平，管理者以及各基層人員共同努力，集中組織開展工作，更好地提高檔案管理效果和水平。

第二，檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化全面建設(shè)，促進工作水平的全面提高。進入二十一世紀(jì)，互聯(lián)網(wǎng)處于高速發(fā)展階段，我國很多企業(yè)都開始建設(shè)自己的官方網(wǎng)站，充分利用信息化技術(shù)，深入挖掘網(wǎng)絡(luò)資源，讓工作交流和分享更加順暢，為檔案管理工作開展提供基礎(chǔ)。通過數(shù)字化、信息化技術(shù)的應(yīng)用，建設(shè)電子版檔案。其與傳統(tǒng)檔案查詢方式差異較大，可以更高質(zhì)高效地進行檔案查詢。檔案管理信息化建設(shè)是一個長期工作，短期內(nèi)無法實現(xiàn)，需投入較多資金才能完成。只有建立完善的檔案信息化系統(tǒng)，才能真正提升檔案管理總體水平，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對檔案管理效率提高具有積極作用。在檔案管理工作開展階段如何提高檔案管理水平，推進企業(yè)的不斷發(fā)展，是非常值得關(guān)注的一項內(nèi)容，因此在檔案管理工作開展的階段中，必須要將傳統(tǒng)的觀念改變要做好檔案管理的重要性分析，要嚴(yán)格地將各種信息化技術(shù)落實到管理工作當(dāng)中，通過構(gòu)建信息化方式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的全面管理，如此才能夠提高檔案的利用效率。

第三，提高檔案管理安全管理意識。檔案館員應(yīng)重視檔案收集整理工作，及時做好歸檔和管理工作。過程中，檔案管理者需具備較高的安全意識，認識到檔案安全性關(guān)系到企業(yè)及國家的安全，必須確保檔案信息的安全性，不得存在泄密隱患，更好地保護企業(yè)的合法權(quán)益，為企業(yè)發(fā)展、社會穩(wěn)定做出必要的貢獻。

（三）做到科學(xué)分類，實行分級管理

社會上不同的企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營目標(biāo)都不同，比如私營企業(yè)為了獲取經(jīng)濟效益，事業(yè)單位為人民服務(wù)，無論哪種企業(yè)及單位，其檔案管理工作都有專業(yè)性、技術(shù)性的要求，尤其是一些科研院所，學(xué)術(shù)性非常強，對社會發(fā)展具有重要影響?；诖?，該類單位在工作中，必須重視檔案管理工作，擴大檔案收集的范圍，及時展開檔案信息的收集、整理、存儲工作，結(jié)合實際工作要求，展開檔案的合理開發(fā)和利用。單位根據(jù)自身需要，建設(shè)完善的檔案管理工作體系，明確檔案管理工作制度，配合單位各項工作順利開展。只有如此，才能更好地提高檔案館員水平，發(fā)揮檔案管理優(yōu)勢，使各個部門都能夠具備檔案管理的積極性，讓檔案管理工作順利實施，保護單位涉密文件，對于單位高質(zhì)量發(fā)展起到一定的推動作用。

（四）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案館員是工作的核心，要想保證工作效率提高，促進企業(yè)發(fā)展，還需重視檔案館員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，讓其具備較高的理論知識水平，能夠勝任檔案管理的各項工作，不影響工作的順利開展。對于任何企業(yè)而言，對于檔案管理工作崗位有著更高的要求，必須經(jīng)過專業(yè)知識培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，符合崗位要求才能進入到工作中，這是提高檔案管理效果的關(guān)鍵。同時，在檔案管理工作進行中，同樣要重視同行業(yè)之間的良好交流，讓檔案管理工作可以順利進行。同時在檔案工作人員綜合能力培養(yǎng)的階段中，還可以定期定時地做好考核培訓(xùn)，要求管理人員能夠按照企業(yè)制定的培訓(xùn)方法開展工作，并且對工作的成效進行考核，這樣才能夠提高檔案管理人員的綜合能力，使其在檔案管理工作開展階段中發(fā)揮出自己的作用價值，提高檔案管理的質(zhì)量。

（五）創(chuàng)新服務(wù)方式，提升企業(yè)檔案利用水平

現(xiàn)代社會發(fā)展速度加快，市場經(jīng)濟發(fā)展水平不斷提升，對于企業(yè)管理和經(jīng)營水平方面要求也在逐漸提高。所以任何企業(yè)都要以時代發(fā)展作為出發(fā)點，讓檔案管理工作順利落實，不斷提高管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案館員要具備服務(wù)意識，讓自身工作順利落實，且給企業(yè)內(nèi)部各個部門做好服務(wù)，讓檔案資料更充分的利用。首先，要想提升檔案應(yīng)用效率和質(zhì)量，應(yīng)對于已有的檢索工具進行全面分析，做好規(guī)范化管理，才能實現(xiàn)綜合利用。其次，檔案館員掌握一定的軟硬件知識，保證檔案資料可以高效準(zhǔn)確的進入到檔案系統(tǒng)中，并且利用互聯(lián)網(wǎng)平臺實現(xiàn)共享和使用，建設(shè)符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案交流平臺，從而提升檔案利用率和管理效果。最后，檔案館員對檔案資料分類管理，尤其是利用率高、使用頻繁的資料，適當(dāng)?shù)剡M行電子化，讓調(diào)閱、使用更加方便，同時還要建立數(shù)據(jù)庫，提供高質(zhì)量的信息檔案服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理水平全面提升。

綜上所述，在對檔案管理員的管理工作開展階段，需不斷更新管理理念及管理方法，將更多新技術(shù)技術(shù)應(yīng)用到實踐當(dāng)中，才能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量，滿足企業(yè)的發(fā)展需要。在本文研究中對檔案館員的管理工作現(xiàn)狀以及管理思路進行了探討，提出了相關(guān)的管理控制措施，目的在于提高檔案館員的綜合能力，使其能夠在檔案管理工作開展中發(fā)揮出自己的作用價值，提高檔案管理工作的水平。