電子發(fā)票報(bào)銷入賬與電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)

黎秀華 廈門麥豐密封件有限公司

引言

公司如何升級(jí)財(cái)務(wù)核算管理系統(tǒng)并進(jìn)行信息化建設(shè)，完善電子會(huì)計(jì)檔案的管理系統(tǒng)和管理制度，確保公司對(duì)電子發(fā)票的報(bào)銷、入賬、保管等符合相關(guān)的規(guī)定，能夠?qū)崿F(xiàn)電子發(fā)票的采集、查重、驗(yàn)真、報(bào)銷、入賬核算和附件上傳及儲(chǔ)存等一條龍服務(wù)功能。

一、電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)狀

（一）首先需要了解電子發(fā)票本身代表的意義

電子發(fā)票是新時(shí)代信息化推動(dòng)下的主要產(chǎn)物，是由傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票衍生的產(chǎn)物，也是商品買賣交易的一種憑證，表現(xiàn)和用途與紙質(zhì)發(fā)票相比本質(zhì)相同，但總體有所差異。電子發(fā)票由于采用電子化管理方式，不需要紙張，也無須印刷，公司財(cái)務(wù)人員也不用耗費(fèi)大量時(shí)間外出到稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理發(fā)票事宜，也減少領(lǐng)取紙質(zhì)發(fā)票因郵寄產(chǎn)生的運(yùn)輸費(fèi)用，所以電子發(fā)票的成本非常低。公司財(cái)務(wù)人員只需一臺(tái)電腦或者一部手機(jī)就可以隨時(shí)在線上領(lǐng)取、填開、查詢電子發(fā)票。電子會(huì)計(jì)檔案將從耗費(fèi)大量人力物力來對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行打印、裝訂和保管，轉(zhuǎn)變?yōu)榱慵垙埡挠谩⒘愎r(shí)耗費(fèi)、零空間占用的電子會(huì)計(jì)檔案存檔，讓打印、裝訂、翻查紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證成為歷史，提升會(huì)計(jì)檔案歸檔查檔工作效率，為公司帶來了全新的信息化、智能化、財(cái)務(wù)平臺(tái)共享化電子會(huì)計(jì)檔案管理體驗(yàn)。

（二）如何獲取電子發(fā)票

隨著科技的發(fā)展支付寶、微信、云閃付等支付工具給人們的生活帶來了顛覆式的變化。結(jié)合這些支付工具通過研究開發(fā)，購(gòu)買方在支付后可以快速獲取電子發(fā)票。銷售方提供一個(gè)提取發(fā)票的二維碼或提供一個(gè)開具發(fā)票的鏈接，購(gòu)買方只需一部手機(jī)填寫公司名稱、納稅人統(tǒng)一識(shí)別號(hào)、電子郵箱等即可隨時(shí)隨地獲得電子發(fā)票，或者銷售方通過電子郵件的形式將電子發(fā)票的鏈接推送到指定郵箱，由此可見，購(gòu)買方可以通過多種途徑非常方便地獲得電子發(fā)票，但是購(gòu)買方取得電子發(fā)票后如何報(bào)銷，公司財(cái)務(wù)人員如何采集、查重、驗(yàn)真電子發(fā)票以及如何報(bào)銷入賬，怎樣存儲(chǔ)保管電子會(huì)計(jì)檔案，目前在試用推廣階段就變成值得研究的課題。

（三）電子會(huì)計(jì)檔案有何意義

回顧技術(shù)革新對(duì)會(huì)計(jì)的影響不難發(fā)現(xiàn)，每一次的技術(shù)革新會(huì)計(jì)并沒有消失，而是促使會(huì)計(jì)從手工記賬到會(huì)計(jì)電算化，再到信息化、智能化升級(jí)轉(zhuǎn)變，會(huì)計(jì)在日常管理變得更加重要，經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，會(huì)計(jì)越重要。電子會(huì)計(jì)檔案提供了從電子發(fā)票采集、查重、驗(yàn)真、報(bào)銷、入賬、歸檔、調(diào)用、移交、借閱、銷毀等全部流程問題的解決方案，它的拓展能力也非常強(qiáng)，通過電子會(huì)計(jì)檔案，借助AI智能識(shí)別技術(shù)，從財(cái)務(wù)的最后一公里往前延伸，實(shí)現(xiàn)全生命周期的業(yè)務(wù)管理，為公司搭建數(shù)據(jù)化平臺(tái)提供支撐作用。從紙質(zhì)發(fā)票逐步過度使用電子發(fā)票后，將會(huì)從根本上減少紙張消耗，以及紙質(zhì)檔案占用空間，將為我國(guó)節(jié)能減排作出巨大貢獻(xiàn)，因此全面推廣普及電子發(fā)票意義重大。

二、電子發(fā)票報(bào)銷入賬與電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)存在的問題

（一）信息安全問題

信息安全問題即電子發(fā)票采集、查重、驗(yàn)真、報(bào)銷入賬和電子發(fā)票的歸檔存儲(chǔ)等系統(tǒng)建設(shè)中會(huì)出現(xiàn)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。公司電子發(fā)票采集報(bào)銷等小程序軟件通過互聯(lián)網(wǎng)，連接到稅務(wù)部門的電子發(fā)票信息平臺(tái)。電子發(fā)票信息包含了公司很多商業(yè)機(jī)密，電子發(fā)票在填開、收集、查重、驗(yàn)真、上傳報(bào)銷的過程中，需要提取、傳送大量的電子發(fā)票信息，該信息包括了公司的核心數(shù)據(jù)，電子發(fā)票管理系統(tǒng)一旦遭受互聯(lián)網(wǎng)等的惡意攻擊，就有可能泄露公司的商業(yè)機(jī)密，將對(duì)公司實(shí)際數(shù)據(jù)信息安全造成巨大的隱患。另外，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在進(jìn)入公司信息化管理系統(tǒng)后，部分網(wǎng)絡(luò)黑客可能會(huì)通過特殊技術(shù)軟件來竊取或篡改電子發(fā)票信息，在這種情況下，公司財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的安全問題，就變成一個(gè)非常重要的問題，無形中增加公司的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）電子發(fā)票處于轉(zhuǎn)行階段

目前全國(guó)各地的電子發(fā)票信息管理平臺(tái)沒有形成統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的平臺(tái)。有部分是各自開發(fā)、各自獨(dú)立使用的電子發(fā)票信息管理平臺(tái)，導(dǎo)致全國(guó)電子發(fā)票數(shù)據(jù)沒有實(shí)現(xiàn)集中的存儲(chǔ)及共享，無法統(tǒng)一進(jìn)行獲取、交換、統(tǒng)計(jì)和查驗(yàn)。由于新興科技發(fā)展時(shí)間較短，電子發(fā)票屬于新生事物，市面上所用的發(fā)票大部分還是紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票在市場(chǎng)中占比比較小，在短期內(nèi)大范圍取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票可能性較低，需要經(jīng)過一定的時(shí)間積累和沉淀才能在大范圍上覆蓋傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票，尤其是目前電子發(fā)票信息管理平臺(tái)本身不夠完善，電子發(fā)票版式文件收集困難，所以電子發(fā)票報(bào)銷入賬和電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)就目前的情況而言依然處于轉(zhuǎn)行階段，短期內(nèi)難有良好的改觀。

（三）公司缺乏完善的內(nèi)部控制，電子發(fā)票存在重復(fù)報(bào)銷的現(xiàn)象

電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票不同點(diǎn)在于電子發(fā)票可以多次打印和復(fù)印，因此存在多次重復(fù)報(bào)賬的可能。公司財(cái)務(wù)人員在處理電子發(fā)票報(bào)銷時(shí)，為了防止電子發(fā)票被篡改、重復(fù)打印報(bào)銷或異常紅沖，采用了人工EXCEL登記發(fā)票信息查重、登錄稅務(wù)局網(wǎng)站查驗(yàn)真?zhèn)?，效率低，耗費(fèi)大量人力物力，在實(shí)際工作中仍然不可避免電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷的問題。電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷不僅會(huì)增加公司的支出，而且還會(huì)造成公司成本虛增，導(dǎo)致出現(xiàn)稅收風(fēng)險(xiǎn)，給公司帶來負(fù)面影響。

（四）電子發(fā)票信息篡改比較容易，財(cái)務(wù)人員難辨真?zhèn)?/h3>

電子發(fā)票通過紙質(zhì)打印出來具有易篡改、難發(fā)現(xiàn)等特點(diǎn)，如果有個(gè)人或單位特意使用特殊軟件修改電子發(fā)票信息的內(nèi)容，再打印出來進(jìn)行報(bào)銷或偽造電子發(fā)票，財(cái)務(wù)人員在實(shí)際的工作中是很難發(fā)現(xiàn)的，這樣嚴(yán)重地干擾和影響公司正常的財(cái)務(wù)核算秩序，對(duì)順利開展電子發(fā)票報(bào)銷入賬的工作造成嚴(yán)重的影響。

（五）電子發(fā)票紙質(zhì)化，沒有建立完整的電子發(fā)票管理系統(tǒng)

電子發(fā)票的基本形式是數(shù)據(jù)，利用網(wǎng)絡(luò)的渠道管理信息，隨著電子發(fā)票試點(diǎn)工作的推廣，很多公司在使用電子發(fā)票過程中存在一些不符合規(guī)定的問題。對(duì)于如何實(shí)施電子發(fā)票采集、查重、驗(yàn)真、報(bào)銷入賬和歸檔等具體操作細(xì)節(jié)性的問題也一直缺乏規(guī)范性的具體規(guī)定。而目前的市場(chǎng)中大部分公司都沒有建立一套完整的電子發(fā)票采集、驗(yàn)真、查重、歸檔等軟件管理系統(tǒng)，而是將電子發(fā)票打印出來，仍然按照紙質(zhì)發(fā)票的傳統(tǒng)形式作為公司報(bào)銷、入賬、歸檔的憑證，導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)人員在審核發(fā)票信息時(shí)容易出現(xiàn)一種狀況，需要同時(shí)審核一個(gè)發(fā)票的紙質(zhì)版和電子版，財(cái)務(wù)人員稍微疏忽，有可能導(dǎo)致公司總體面臨的風(fēng)險(xiǎn)增大。

三、電子發(fā)票報(bào)銷入賬與電子會(huì)計(jì)檔案管理建議和對(duì)策

針對(duì)電子發(fā)票在采集、查重、驗(yàn)真、報(bào)銷入賬和歸檔中面臨的問題，結(jié)合《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》的要求，建議從以下幾個(gè)方面對(duì)電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。

（一）加強(qiáng)信息安全管理

信息安全關(guān)鍵核心在于實(shí)現(xiàn)“進(jìn)不來”“偷不走”“毀不掉”。相關(guān)部門應(yīng)在前期開發(fā)電子發(fā)票信息平臺(tái)時(shí)，促使系統(tǒng)開發(fā)商在軟件設(shè)計(jì)中采取防篡改、防竊密、防攻擊的安全措施，對(duì)電子發(fā)票全流程的保護(hù)。電子會(huì)計(jì)檔案在防范病毒入侵、系統(tǒng)故障、歸檔儲(chǔ)存等方面也要嚴(yán)格防止不良分子的攻擊和破解，保證電子會(huì)計(jì)檔案信息安全可靠。為了保證電子數(shù)據(jù)的信息絕對(duì)安全，公司在選擇發(fā)票采集報(bào)銷軟件時(shí)，盡量采用大型品牌的軟件開發(fā)商合作，同時(shí)公司盡量采取內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)物理隔離、軟件加密、多機(jī)備份等措施，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案建立監(jiān)控管理制度，設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、完整的、多層?jí)的權(quán)限密碼管控體系，加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)化培訓(xùn)，保障電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)信息安全。

（二）積極推行使用電子發(fā)票

電子發(fā)票是無紙化、信息化的必經(jīng)之路，是經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展到一定階段后的必然產(chǎn)物。為保障電子發(fā)票推行工作順利開展，2021年2月國(guó)家稅務(wù)總局正式宣布增值稅電子專用發(fā)票在2021年3月1日開始試點(diǎn)，隨后各地稅務(wù)局發(fā)布關(guān)于推廣使用電子發(fā)票的通告，進(jìn)一步明確推廣使用電子發(fā)票。國(guó)家采用統(tǒng)一格式，取消了原發(fā)票監(jiān)制章，采用了統(tǒng)一的電子發(fā)票監(jiān)制章，適應(yīng)了電子發(fā)票推廣運(yùn)用的需要。稅務(wù)機(jī)關(guān)積極向納稅人提供免費(fèi)的UKey，通過UKey在公共服務(wù)平臺(tái)開具和管理電子發(fā)票。電子商務(wù)實(shí)現(xiàn)了資金流和電子發(fā)票流同步進(jìn)行，將線上支付與電子發(fā)票開具相結(jié)合，積極開展電子發(fā)票進(jìn)萬家的專項(xiàng)推廣活動(dòng)，對(duì)電商、電信、住宿、物流、餐飲等有需求且開票量大的納稅人，開展電子發(fā)票宣講輔導(dǎo)，加強(qiáng)與醫(yī)療、網(wǎng)約車等重點(diǎn)行業(yè)溝通，共邀行業(yè)協(xié)會(huì)宣傳引導(dǎo)公司使用電子發(fā)票。積極引導(dǎo)航天信息、百旺金賦等第三方服務(wù)公司完善運(yùn)營(yíng)管理制度，共同加大電子發(fā)票宣傳輔導(dǎo)與培訓(xùn)力度，確保納稅人能熟練掌握電子發(fā)票開通申請(qǐng)、收款開具、發(fā)票作廢、報(bào)賬與財(cái)務(wù)記賬等全流程操作。隨著京東、天貓、淘寶、美團(tuán)、餓了么等電子商務(wù)平臺(tái)的普及以及無紙化、信息化、大數(shù)據(jù)化時(shí)代的到來，電子發(fā)票必將得到廣泛推廣，相信過不了幾年，電子發(fā)票的使用率將達(dá)到95%以上。

（三）建立電子發(fā)票的內(nèi)部控制制度，防止重復(fù)報(bào)銷

公司要建立完善電子發(fā)票的內(nèi)部控制制度，通過對(duì)電子發(fā)票報(bào)銷臺(tái)賬登記管理來降低電子發(fā)票的重復(fù)報(bào)銷。公司也可以用微信小程序或企業(yè)自己報(bào)銷端App等電子發(fā)票信息采集接口，自動(dòng)同步微信卡包、支付寶卡包、電子郵箱、手機(jī)鏈接、掃描電子發(fā)票的二維碼等渠道，獲取電子發(fā)票全部票面數(shù)據(jù)及電子發(fā)票原件PDF或OFD格式文件，形成個(gè)人報(bào)銷的發(fā)票夾即個(gè)人發(fā)票池同時(shí)同步到企業(yè)票池，個(gè)人通過選取個(gè)人票夾里面的發(fā)票，自動(dòng)生成相應(yīng)報(bào)銷單據(jù)。生成報(bào)銷單據(jù)的發(fā)票，個(gè)人票夾中此張發(fā)票報(bào)銷的狀態(tài)會(huì)變?yōu)橐褕?bào)銷狀態(tài)，同時(shí)同步到企業(yè)票池，若此后有第二張相同發(fā)票采集時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)比對(duì)企業(yè)票池發(fā)票數(shù)據(jù)，如發(fā)出預(yù)警不能進(jìn)行報(bào)銷，以此避免重復(fù)報(bào)銷的發(fā)生。

（四）電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)的過程中增加防篡改程序

為了防止部分經(jīng)辦人可能會(huì)通過特殊軟件系統(tǒng)對(duì)電子發(fā)票的票面信息進(jìn)行修改，財(cái)務(wù)人員審核電子發(fā)票可以通過國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅查驗(yàn)平臺(tái)手動(dòng)錄入電子發(fā)票信息進(jìn)行查詢驗(yàn)真，或者開發(fā)微信小程序或App軟件，將電子發(fā)票信息上傳至系統(tǒng)中，系統(tǒng)會(huì)將識(shí)別到的發(fā)票信息發(fā)送至國(guó)家稅務(wù)局發(fā)票查驗(yàn)底賬庫(kù)進(jìn)行比對(duì)，數(shù)據(jù)與存在底賬庫(kù)數(shù)據(jù)相符，則視為正常發(fā)票，同時(shí)也會(huì)返回查詢結(jié)果。

電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)有可能被對(duì)頭公司潛伏的核心人員篡改核心數(shù)據(jù)，給公司增大經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，因此公司需要謹(jǐn)慎提防此類情況發(fā)生。而提防此類事件發(fā)生的最好辦法，就是給電子發(fā)票和電子會(huì)計(jì)檔案的核心數(shù)據(jù)庫(kù)上鎖，首先，增加進(jìn)入程序，面部識(shí)別每一個(gè)意圖進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)的成員。其次，增加指紋鎖，驗(yàn)證意圖進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)成員的指紋，但僅僅這樣還不夠，公司需要充分利用ERP系統(tǒng)和OCR負(fù)荷，還有一些其他的保密程序組成數(shù)據(jù)防篡改程序，保證數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)的流動(dòng)處于合理范圍，不會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)偏差，更不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)刪減。一旦有非法人員篡改信息，即刻觸發(fā)AI智能的警報(bào)功能，使全公司上下預(yù)警，著重關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)的安全問題。最后，傳輸過程中通過簽名驗(yàn)簽服務(wù)器進(jìn)行加密傳輸，傳輸?shù)诫娮訒?huì)計(jì)檔案的存檔資料通過加蓋水印的方式以防止篡改。

（五）加強(qiáng)電子發(fā)票全流程管理，建立完整的電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)

公司應(yīng)當(dāng)積極探索利用新技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)信息化、智能化建設(shè)，逐步建立財(cái)務(wù)信息共享平臺(tái)，梳理財(cái)務(wù)報(bào)銷、財(cái)務(wù)入賬流程，以便推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案信息化的建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)無紙化核算。電子會(huì)計(jì)檔案管理并不是傳統(tǒng)IT技術(shù)中的“以數(shù)據(jù)方式存儲(chǔ)的檔案”，電子會(huì)計(jì)檔案管理具備更多的檔案管理的內(nèi)涵，可以按照系統(tǒng)常規(guī)設(shè)置搜索條件，也可以進(jìn)行卡片式常規(guī)查詢，還能夠?qū)邮盏碾娮訒?huì)計(jì)檔案進(jìn)行輸出歸檔電子文件。電子會(huì)計(jì)檔案管理由會(huì)計(jì)人員、檔案人員分工負(fù)責(zé)，涉及電子發(fā)票報(bào)銷系統(tǒng)、電子發(fā)票影像系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，管理過程包括電子會(huì)計(jì)資料的形成、收集、整理、移交歸檔和電子會(huì)計(jì)檔案的接收、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、處置等電子會(huì)計(jì)檔案管理流程。

結(jié)語

發(fā)票電子化是我國(guó)財(cái)稅信息化改革的基礎(chǔ)，電子發(fā)票的推廣運(yùn)用對(duì)提升財(cái)務(wù)信息化、大數(shù)據(jù)化發(fā)展水平起著不可替代的作用。從公司的角度來看，隨著發(fā)票電子化轉(zhuǎn)型的逐漸深入，數(shù)字化的逐步推廣，公司應(yīng)該積極地驅(qū)動(dòng)內(nèi)部變革，信息孤島數(shù)據(jù)壁壘的現(xiàn)象將進(jìn)一步打破，業(yè)務(wù)流程的信息將加速融合。財(cái)務(wù)可根據(jù)信息共享化平臺(tái)分析的數(shù)據(jù)為公司提供決策參考，優(yōu)化配置管理方案，成為一名真正的管理者和決策者。

目前，電子發(fā)票在試用推廣的過程中遇到了各種各樣的阻礙，但是發(fā)票電子化推廣運(yùn)用是我國(guó)稅收征管體制改革的必然結(jié)果，所以要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)電子發(fā)票的管控，完善電子發(fā)票報(bào)銷入賬歸檔的配套管理系統(tǒng)，打通電子發(fā)票全流程管理的最后一步，真正實(shí)現(xiàn)無紙化、信息化的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。