■林智蓉
(廣州市天壹實(shí)業(yè)有限公司)
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和全球化,傳統(tǒng)的單一的財(cái)務(wù)管理模式已不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要,以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)的業(yè)財(cái)一體化的財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理是一種創(chuàng)新的、全面的財(cái)務(wù)管理模式,對(duì)節(jié)約企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本,提高企業(yè)管理效率有著重要意義。
隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,全球經(jīng)濟(jì)一體化給企業(yè)帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)會(huì),很多企業(yè)建立跨國(guó)公司,或通過(guò)重組、并購(gòu)使得規(guī)模越來(lái)越大,實(shí)行集團(tuán)化管理的企業(yè)越來(lái)越多,企業(yè)集團(tuán)在蓬勃發(fā)展的同時(shí),由于具有規(guī)模大、地緣分散、涉及行業(yè)多、組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜、管理層級(jí)多的特點(diǎn),給企業(yè)財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了很多問(wèn)題和挑戰(zhàn)。主要表現(xiàn)為:
企業(yè)集團(tuán)分子公司分布在各地,其由于管理需要都設(shè)置了整套機(jī)構(gòu),各分子公司每月進(jìn)行會(huì)計(jì)核算然后形成報(bào)表,最后經(jīng)過(guò)企業(yè)的層層匯總再上報(bào)到總公司,這個(gè)過(guò)程需要大量的時(shí)間,使得會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性大大降低,影響了信息的使用價(jià)值。
在不同地區(qū)、國(guó)家設(shè)置的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)需遵從各地不同的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和稅收規(guī)定,且會(huì)計(jì)人員本身素質(zhì)參差不齊,即使是相同的會(huì)計(jì)事項(xiàng)在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的處理方法都會(huì)有所不同,這些因素會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息可靠性降低。此外,由于各分子公司進(jìn)行獨(dú)立核算,難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)流程,因此存在違規(guī)操作的風(fēng)險(xiǎn)。
傳統(tǒng)的企業(yè)總公司、分子公司都會(huì)層層設(shè)置會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu),結(jié)構(gòu)臃腫,人力成本高企。且各分公司業(yè)務(wù)發(fā)展不均衡,部分分子公司存在財(cái)務(wù)人員工作量不飽和的問(wèn)題,導(dǎo)致人力成本的浪費(fèi)。
由于跨地區(qū)文化存在差異,且企業(yè)層級(jí)多,信息傳遞不及時(shí),導(dǎo)致集團(tuán)信息質(zhì)量難以保證,使得集團(tuán)管控力降低,從而導(dǎo)致執(zhí)行力不夠,效率不高,戰(zhàn)略實(shí)施方案難落地,影響了企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展。
以上這些問(wèn)題不但嚴(yán)重制約了企業(yè)集團(tuán)的高質(zhì)量發(fā)展,而且還給企業(yè)帶來(lái)了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),為解決這些問(wèn)題,應(yīng)對(duì)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理的需求,企業(yè)應(yīng)不斷發(fā)展和完善企業(yè)財(cái)務(wù)共享實(shí)踐。2013年財(cái)政部印發(fā)了《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》,2014年財(cái)政部頒布了相關(guān)的指導(dǎo)意見(jiàn),鼓勵(lì)大型企業(yè)和企業(yè)集團(tuán)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,加快會(huì)計(jì)職能從以核算為主到管理決策的拓展轉(zhuǎn)型。這些辦法的發(fā)布為我國(guó)大型企業(yè)集團(tuán)建立和實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)提供了重要的政策依據(jù)。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)是企業(yè)在集團(tuán)層面成立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,將集團(tuán)內(nèi)分子公司原來(lái)業(yè)務(wù)量大、分散化、重復(fù)性高和標(biāo)準(zhǔn)化程度高的財(cái)務(wù)處理職能抽離出來(lái),集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的財(cái)務(wù)共享服務(wù)處理,以促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)降低成本、提高效率、保證質(zhì)量、加強(qiáng)管控。財(cái)務(wù)共享服務(wù)服務(wù)是企業(yè)集團(tuán)在組織中進(jìn)行的一項(xiàng)財(cái)務(wù)管理變革,具有重要意義。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)把原來(lái)分散的、低附加值的基礎(chǔ)核算工作集中到共享中心處理,并制定了有效統(tǒng)一的服務(wù)流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),有利于內(nèi)部專(zhuān)業(yè)化分工,提升專(zhuān)業(yè)化水平。企業(yè)集團(tuán)各分子公司將財(cái)務(wù)歸集到共享中心后,無(wú)需再進(jìn)行瑣碎繁雜的財(cái)務(wù)核算工作,集團(tuán)總部財(cái)務(wù)通過(guò)制定相關(guān)制度,能夠在政策上對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo),使其為決策提供支持,提高了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。
企業(yè)建設(shè)共享服務(wù)中心,調(diào)整了組織結(jié)構(gòu),統(tǒng)一了業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn),通過(guò)專(zhuān)業(yè)化分工和信息系統(tǒng)的支持,使工作效率大大提升;共享中心選址在人工成本較低的地區(qū),降低了人工成本;分子公司能更加專(zhuān)注于有核心競(jìng)爭(zhēng)力的業(yè)務(wù),促使企業(yè)能夠提高經(jīng)營(yíng)收入、降低成本、提升企業(yè)價(jià)值。
企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立,將全集團(tuán)的基礎(chǔ)核算工作集中到財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行統(tǒng)一處理,通過(guò)采用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度、財(cái)務(wù)管理制度和管控標(biāo)準(zhǔn),保證了信息集中共享和信息質(zhì)量,有效規(guī)避了操作風(fēng)險(xiǎn),能夠?qū)崿F(xiàn)集團(tuán)資源集中調(diào)度下的風(fēng)險(xiǎn)集中管控,可以提升對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的整體控制能力。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心承擔(dān)了集團(tuán)內(nèi)的基礎(chǔ)會(huì)計(jì)核算等職能,將集團(tuán)總部的財(cái)務(wù)部門(mén)職能重心轉(zhuǎn)到集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)管理、政策制度制訂、稅務(wù)籌劃、資金安排、內(nèi)部稽查審核、輔助決策等高附加值的職能上,有利于實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合與公司戰(zhàn)略一體化。
集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程,應(yīng)以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向,重新優(yōu)化資源配置,進(jìn)行組織變革、重新定義相關(guān)部門(mén)職能、配備所需人員、進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造、建設(shè)匹配的信息系統(tǒng)、貫徹一定的管理理念。
企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是一項(xiàng)管理模式的重大變革,對(duì)企業(yè)的發(fā)展影響重大,要從戰(zhàn)略的高度對(duì)其建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行定位。企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)建設(shè)目標(biāo)主要包括:加強(qiáng)管控、提高業(yè)務(wù)處理效率、降低成本、加強(qiáng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型等。其目標(biāo)應(yīng)考慮企業(yè)自身的人力、物力等資源和企業(yè)文化,并應(yīng)與企業(yè)當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略相匹配。
當(dāng)前國(guó)內(nèi)外財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式按服務(wù)對(duì)象和是否收費(fèi)主要有四種模式,分別是:基本模式、市場(chǎng)模式、高級(jí)市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)模式和獨(dú)立經(jīng)營(yíng)模式。基本模式是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為企業(yè)內(nèi)部成本中心,只為內(nèi)部集團(tuán)服務(wù),不收費(fèi);市場(chǎng)模式是在基本模式的基礎(chǔ)上對(duì)內(nèi)收費(fèi),此時(shí),財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是利潤(rùn)中心;高級(jí)市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)模式在市場(chǎng)模式基礎(chǔ)上,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心還對(duì)外部企業(yè)服務(wù)并按市場(chǎng)價(jià)格收取費(fèi)用;獨(dú)立經(jīng)營(yíng)模式是將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心作為一個(gè)獨(dú)立經(jīng)營(yíng)的公司進(jìn)行運(yùn)作。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況采用不同的運(yùn)營(yíng)模式,如果在構(gòu)建初期,處于分散向集權(quán)轉(zhuǎn)化的過(guò)程中,可先采用基本服務(wù)模式,待融合后逐步向市場(chǎng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變,同時(shí)制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行管控。
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下,企業(yè)的財(cái)務(wù)核算職能集中到集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,組織架構(gòu)、流程、系統(tǒng)、思想觀念、人員配置都發(fā)生了變化,實(shí)質(zhì)上是一次流程再造,是一次企業(yè)管理的變革。企業(yè)要根據(jù)建設(shè)目標(biāo),考慮信息系統(tǒng)執(zhí)行的可行性,重新梳理設(shè)計(jì)合理的環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程,使其與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)相匹配。
在人員配備上,各分子公司應(yīng)取消財(cái)務(wù)核算職能和相關(guān)的人員配置,僅保留單據(jù)掃描、財(cái)務(wù)分析、業(yè)務(wù)支持、報(bào)稅等職能;將原分散管理的財(cái)務(wù)核算職能歸并集中到集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心,財(cái)務(wù)共享中心人員根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)別進(jìn)行分組和專(zhuān)業(yè)化分工,以提升專(zhuān)業(yè)化水平,提高效率;集團(tuán)總部財(cái)務(wù)管理部門(mén)的職能主要是從集團(tuán)層面制定政策制度,進(jìn)行稅務(wù)籌劃、投資融資等。
在工作流程上,日常費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、采購(gòu)付款、銷(xiāo)售收款等活動(dòng)在對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行掃描和影像系統(tǒng)處理后,由網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行申請(qǐng)、審核和審批,經(jīng)資金管理系統(tǒng)資金結(jié)算后傳遞到會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)進(jìn)行處理,然后與合并報(bào)表系統(tǒng)、稅務(wù)管理系統(tǒng)相連,進(jìn)行相關(guān)的報(bào)表生成及報(bào)稅工作,最后由電子檔案系統(tǒng)形成電子檔案。各系統(tǒng)互連互通,各業(yè)務(wù)處理在系統(tǒng)內(nèi)全程留痕,規(guī)范管理。
信息系統(tǒng)通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段解決問(wèn)題,是實(shí)行財(cái)務(wù)信息共享的載體和支撐,原有的ERP系統(tǒng)支持多組織管理模塊集成,并能有效與企業(yè)內(nèi)外部信息進(jìn)行連接,財(cái)務(wù)共享服務(wù)可在原有信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行升級(jí)和改造,改造后的財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)通常包含:電子影像、網(wǎng)上報(bào)賬、會(huì)計(jì)核算、資金管理、銀企互聯(lián)、合并報(bào)表、稅務(wù)管理、電子檔案、預(yù)算控制等子系統(tǒng),各子系統(tǒng)能互相連接,共同發(fā)揮其職能和價(jià)值。信息系統(tǒng)的升級(jí)和改造可以使其與再造的業(yè)務(wù)流程相匹配,進(jìn)而保證運(yùn)行效果,提高動(dòng)作效率。
由于不同地區(qū)的人力資源成本、基礎(chǔ)設(shè)施、政策環(huán)境、城市競(jìng)爭(zhēng)力、發(fā)展能力不同,企業(yè)要結(jié)合自身?xiàng)l件和戰(zhàn)略發(fā)展要求,綜合考慮各方面因素,選擇建設(shè)與企業(yè)實(shí)際情況相匹配的全范圍、地域化、專(zhuān)業(yè)化的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。
由于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式在我國(guó)是比較新型的管理模式,因此很多企業(yè)管理者缺乏有關(guān)的轉(zhuǎn)型經(jīng)驗(yàn),導(dǎo)致設(shè)計(jì)的流程與企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、決策不匹配,降低了管理效率,未能達(dá)到轉(zhuǎn)型的要求。同時(shí),其財(cái)務(wù)數(shù)字化戰(zhàn)略高度不足,未能將數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略規(guī)劃完全部署到各執(zhí)行部門(mén)和分子公司,造成各執(zhí)行機(jī)構(gòu)發(fā)展不平衡,轉(zhuǎn)型步調(diào)不一致,降低了總部的管控力。
在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)過(guò)程中,部分企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)流程整合不夠規(guī)范,部門(mén)間獨(dú)立運(yùn)行,溝通效率低下,信息系統(tǒng)未完全實(shí)現(xiàn)信息共享,存在信息壁壘,致使財(cái)務(wù)部門(mén)難以取得準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)信息,業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行難以落實(shí)到位,業(yè)財(cái)一體化程度較低。
首先是總部服務(wù)意識(shí)不夠,由于企業(yè)的財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)都?xì)w集到總部的財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行處理,與各分公司人員直接接觸機(jī)會(huì)少,存在主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題;其次,在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作的財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)期做同一類(lèi)的業(yè)務(wù),由于工作內(nèi)容單調(diào),晉升空間有限,導(dǎo)致人員流失率高;最后,復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才缺乏,企業(yè)財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)核算和管理知識(shí)較豐富,但信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)方面的知識(shí)不足,企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關(guān)專(zhuān)業(yè)信息技術(shù)人才較為缺乏。
現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速,且社會(huì)商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)比較激烈,黑客或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手可能會(huì)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行商業(yè)信息竊取或惡意攻擊和破壞,導(dǎo)致企業(yè)存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患,給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。
要把財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)上升到戰(zhàn)略層面,建立使企業(yè)財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的完善的財(cái)務(wù)管理工作制度體系。組建專(zhuān)門(mén)數(shù)字化團(tuán)隊(duì)與監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)此進(jìn)行管控,控制轉(zhuǎn)型節(jié)奏,及時(shí)處理實(shí)施風(fēng)險(xiǎn),根據(jù)企業(yè)自身情況細(xì)化內(nèi)部執(zhí)行方案,將規(guī)劃落實(shí)到每一步。
制定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作規(guī)范制度,對(duì)業(yè)務(wù)審批標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)計(jì)處理、政策制度進(jìn)行統(tǒng)一,并在執(zhí)行過(guò)程找出不足及時(shí)完善更新;優(yōu)化系統(tǒng)的兼容性,使財(cái)務(wù)與運(yùn)營(yíng)、采購(gòu)、銷(xiāo)售、行政等其他部門(mén)共享信息,互聯(lián)互通,并對(duì)信息進(jìn)行集中化管理,使信息能更有效的為企業(yè)管理決策服務(wù)。
企業(yè)集團(tuán)應(yīng)把服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量納入財(cái)務(wù)共享中心員工的績(jī)效考核指標(biāo);采用輪崗制度,讓每位財(cái)務(wù)人員能夠接觸上下游崗位工作,并根據(jù)個(gè)人業(yè)務(wù)能力和管理能力對(duì)其進(jìn)行提拔晉升。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立需要企業(yè)戰(zhàn)略與員工職業(yè)規(guī)劃達(dá)成一致。集團(tuán)應(yīng)結(jié)合自身財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式和崗位員工技能需求特點(diǎn),注重人才培養(yǎng),有針對(duì)性地設(shè)計(jì)培訓(xùn)方式和內(nèi)容,提高員工的專(zhuān)業(yè)能力;注重引進(jìn)數(shù)字化復(fù)合型人才,加強(qiáng)人才多樣化建設(shè),對(duì)轉(zhuǎn)型進(jìn)行更好的統(tǒng)籌規(guī)劃。此外,財(cái)務(wù)人員要轉(zhuǎn)變觀念,重塑與轉(zhuǎn)制相適應(yīng)的企業(yè)文化,增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。
為防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn),保證企業(yè)財(cái)務(wù)信息的安全準(zhǔn)確,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)控制管理。首先,應(yīng)設(shè)置有效的風(fēng)險(xiǎn)防火墻,采用先進(jìn)的防護(hù)軟件對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行全面保護(hù);其次,進(jìn)行身份認(rèn)證,對(duì)操作人員根據(jù)其工作性質(zhì)及層次職責(zé)分工進(jìn)行權(quán)限設(shè)置,杜絕未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)查看和獲取相關(guān)信息的行為;再次,應(yīng)采用數(shù)據(jù)加密技術(shù),并定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資料進(jìn)行備份。企業(yè)應(yīng)建立和完善網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)控制及防范制度,以保證財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的有效運(yùn)作和數(shù)據(jù)安全。
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展,“大智移云”新技術(shù)的出現(xiàn)及SaaS云軟件的應(yīng)用使企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心又實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的升級(jí),財(cái)務(wù)處理向自動(dòng)化、智能化、無(wú)紙化發(fā)展。企業(yè)不再需要專(zhuān)門(mén)投入成本開(kāi)發(fā)構(gòu)建信息管理系統(tǒng),而是可以按需要彈性購(gòu)置“云財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)”;移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中從實(shí)體轉(zhuǎn)為虛擬,不再需要將財(cái)務(wù)人員集中到固定地點(diǎn)辦公,企業(yè)業(yè)務(wù)流程使5A模式成為可能;云軟件平臺(tái)在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)端信息的集成,外部與上下游企業(yè)及政府稅務(wù)系統(tǒng)的共享;通過(guò)與外部云平臺(tái)軟件對(duì)接,企業(yè)可以及時(shí)獲取核算依據(jù)和憑證,采集準(zhǔn)確電子數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)核對(duì)和自動(dòng)化財(cái)務(wù)處理。大數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)可視化的運(yùn)用,使財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將成為企業(yè)的數(shù)據(jù)中心,通過(guò)融合企業(yè)內(nèi)外相關(guān)聯(lián)海量數(shù)據(jù),其能夠自動(dòng)發(fā)現(xiàn)、分析、揭示客觀規(guī)律,挖掘有價(jià)值的信息,為管理者提供決策依據(jù),提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此,在信息化時(shí)代,企業(yè)集團(tuán)要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐,完善財(cái)務(wù)共享服務(wù),提高財(cái)務(wù)管理水平,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)及長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。