科研項(xiàng)目外場(chǎng)試驗(yàn)安全保密管理體系的融合模式研究

張建民

（中國(guó)船舶集團(tuán)有限公司第八研究院，江蘇 揚(yáng)州 225101）

0 引言

外場(chǎng)試驗(yàn)是軍事技術(shù)裝備從科研走向?qū)崙?zhàn)的“第一戰(zhàn)場(chǎng)”。隨著國(guó)際和地區(qū)形勢(shì)的日趨緊張，國(guó)防事業(yè)的發(fā)展面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，也對(duì)新技術(shù)裝備的外場(chǎng)測(cè)試提出了更高更嚴(yán)的要求。不僅要實(shí)現(xiàn)從指標(biāo)測(cè)試導(dǎo)向到實(shí)際應(yīng)用導(dǎo)向的轉(zhuǎn)變，也要考慮復(fù)雜測(cè)試環(huán)境下的安全問(wèn)題[1]和保密問(wèn)題[2]。一般而言，外場(chǎng)試驗(yàn)的特殊屬性[3]決定其試驗(yàn)場(chǎng)所常遠(yuǎn)離科研單位，開展設(shè)備/人員安全管理和保密管理涉及大量不可控因素，存在安全隱患和泄密風(fēng)險(xiǎn)。因此，科研外場(chǎng)試驗(yàn)的開展離不開安全體系和保密體系的保駕護(hù)航[4]，一旦在安全管理和保密管理上出現(xiàn)懈怠，將會(huì)造成不可估量的嚴(yán)重后果。

1 管理現(xiàn)狀分析

當(dāng)前的外場(chǎng)試驗(yàn)保密管理和安全管理是采用雙線運(yùn)行模式，彼此在獨(dú)立體系下基于不同的負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行流程申請(qǐng)、審批、運(yùn)行、檢查等管理工作。因而當(dāng)科研單位外場(chǎng)試驗(yàn)任務(wù)數(shù)量多，時(shí)間跨度大，規(guī)模大小各異時(shí)，相關(guān)設(shè)備、人員、文檔等科研要素流動(dòng)非常頻繁，安全和保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)數(shù)量陡增，集中統(tǒng)一管理難度較大；職能管理部門無(wú)法全面抓緊抓牢試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)管理的各環(huán)節(jié)，存在監(jiān)督檢查實(shí)現(xiàn)難度大、要求落地難、成果不理想的情況。易出現(xiàn)的問(wèn)題包括5 個(gè)方面：

1.1 流程重復(fù)，加重人員負(fù)擔(dān)

外場(chǎng)試驗(yàn)涉及安全、保密兩大管理體系，彼此相互獨(dú)立，自成一體。各自體系對(duì)應(yīng)流程環(huán)節(jié)繁復(fù)，重復(fù)率高，如圖1 所示，均包含申請(qǐng)審批、人員培訓(xùn)、監(jiān)督檢查、總結(jié)歸納等環(huán)節(jié)，增添了大量人力成本，降低了工作效率。

圖1 原有外場(chǎng)試驗(yàn)安全管理與保密管理流程體系

1.2 多頭管理，管理臃腫

兩體系各有一套自有的垂直式管理結(jié)構(gòu)，從體系的職能管理部門到試驗(yàn)牽頭部門、試驗(yàn)組織部門，直至每個(gè)外場(chǎng)試驗(yàn)，均需要專人去對(duì)接兩體系，造成管理人員隊(duì)伍龐大臃腫，信息傳遞不及時(shí)，工作要求執(zhí)行效率不高。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)不同，操作難度大

兩體系各有環(huán)節(jié)和標(biāo)準(zhǔn)，比如試驗(yàn)名稱不一致，造成文檔的合稿難度大；培訓(xùn)時(shí)間不同，容易造成部分人員缺席；日常檢查要求不同，頻次不一，容易造成管理人員實(shí)際執(zhí)行難，檢查很難落到實(shí)處。

1.4 事多難管，管理效果欠佳

一方面，外場(chǎng)試驗(yàn)時(shí)間緊張，環(huán)節(jié)緊湊；另一方面，安全保密注意事項(xiàng)多、流程環(huán)節(jié)不統(tǒng)一，這就要求現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人既要精通業(yè)務(wù)，又要熟悉安全保密的各項(xiàng)規(guī)章要求，在實(shí)際操作過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)如果沒(méi)有機(jī)關(guān)職能部門或者分管領(lǐng)導(dǎo)特意關(guān)注，難免顧此失彼，分身乏術(shù)，出現(xiàn)紕漏。比如，如某外場(chǎng)試驗(yàn)體量大，時(shí)間跨度長(zhǎng)，人員更換頻繁，做好人員登記與安全保密培訓(xùn)就十分困難，再加上現(xiàn)場(chǎng)人員對(duì)安全保密認(rèn)知水平參差不齊，對(duì)兩體系運(yùn)行配合度也不同，導(dǎo)致管理難度加大。

1.5 人員多、地點(diǎn)多、項(xiàng)目多，監(jiān)督難

一方面，參試人員流動(dòng)性大，各試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)人員交叉頻繁；另一方面，單位外場(chǎng)試驗(yàn)分布在十幾個(gè)省市的幾十處試驗(yàn)場(chǎng)，在某些大型試驗(yàn)場(chǎng)會(huì)存在多個(gè)類型的試驗(yàn)或者同類型不同階段的試驗(yàn)或者同類型不同階段不同組織部門的試驗(yàn)等情況，這就造成管理部門無(wú)法一一進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，必須依靠項(xiàng)目管理部門檢查和試驗(yàn)牽頭部門自查相結(jié)合的方式，但是臺(tái)賬分割管理無(wú)法保障檢查和自查的效果。

綜上所述，亟待從體系融合[5]的角度出發(fā)，對(duì)外場(chǎng)試驗(yàn)的保密管理體系和安全管理體系進(jìn)行創(chuàng)新改良，簡(jiǎn)化管理流程手續(xù)，提高效率，給一線科研人員減負(fù)，同時(shí)降低安全和保密風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)降本增效，管理效能提升。

2 研究目標(biāo)與思路

管理創(chuàng)新本質(zhì)上就是要在矛盾和對(duì)立中尋求更好的平衡。一方面，要以業(yè)務(wù)有效實(shí)施、風(fēng)險(xiǎn)完全管控為前提，確保安全隱患全部杜絕，保密體系無(wú)縫可鉆，保證管理體系的完備性和有效性；另一方面，要注重人力資源的開發(fā)和利用，以人為本，激發(fā)人的主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)人力資源的高效利用，避免出現(xiàn)人力資源紊亂和失控現(xiàn)象，盡可能的節(jié)約管理人力成本。

針對(duì)外場(chǎng)試驗(yàn)的實(shí)際特點(diǎn)，對(duì)安全保密融合模式的管理研究，主要思路如下：

1）轉(zhuǎn)變管理理念：從體系推動(dòng)業(yè)務(wù)工作，體系控制業(yè)務(wù)的局面，轉(zhuǎn)變成以業(yè)務(wù)為中心，業(yè)務(wù)在體系內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)，體系服務(wù)業(yè)務(wù)的管理理念，樹立安全保密一體化融合的管理目標(biāo)。

2）優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)：突破傳統(tǒng)的管理層次，壓縮體系多頭干預(yù)，增加項(xiàng)目管理部門管理幅度，建立一種緊縮的橫向組織，以加強(qiáng)信息傳遞和反饋的速度。

3）統(tǒng)一頂層規(guī)范：針對(duì)兩體系標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，要求不一致、管理不同步的實(shí)際問(wèn)題，對(duì)外場(chǎng)試驗(yàn)管理體系進(jìn)行統(tǒng)一化頂層設(shè)計(jì)，聯(lián)合業(yè)務(wù)主管部門、保密部門和質(zhì)量安全部門，聯(lián)合制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)外場(chǎng)試驗(yàn)安全和保密管理的全生命周期進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，職責(zé)劃分，尺度界定。

4）融合流程路徑[6]：針對(duì)外場(chǎng)試驗(yàn)進(jìn)行流程路徑融合研究，從“流程、制度、職責(zé)”三位一體的角度出發(fā)，在確保職責(zé)明確，制度完善的基礎(chǔ)上簡(jiǎn)化雙線流程為單線流程，對(duì)重復(fù)申請(qǐng)審批，重復(fù)人力占用的流程予以合并。

5）整合體系要素：將以結(jié)果為導(dǎo)向的滯后性管理狀態(tài)，轉(zhuǎn)變到事前預(yù)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)操作和加強(qiáng)融合、統(tǒng)一管理上來(lái)，強(qiáng)化對(duì)過(guò)程管理的科學(xué)控制，并整合模型要素，開發(fā)適用于外場(chǎng)試驗(yàn)的信息化流程模板和管理體系指導(dǎo)書。

3 主要做法

基于以上研究思路，以外場(chǎng)試驗(yàn)的環(huán)境特性和客觀存在問(wèn)題為切入點(diǎn)，從頂層設(shè)計(jì)出發(fā)，深度融合科研項(xiàng)目的保密和安全要求，構(gòu)建安全保密“雙線歸一”的管理體系模型，整合各項(xiàng)管理要素，融合于流程路徑之中，打造貫穿“申請(qǐng)審批、策劃設(shè)計(jì)、實(shí)施監(jiān)督、驗(yàn)收總結(jié)”的全鏈條的閉環(huán)管理體系。外場(chǎng)試驗(yàn)安全保密融合管理模式框架如圖2 所示。具體采取5 方面做法。

圖2 外場(chǎng)試驗(yàn)安全保密融合管理模式框架

3.1 體系融合，提升管理理念

體系融合是外場(chǎng)試驗(yàn)管理的重點(diǎn)難點(diǎn)。從實(shí)際業(yè)務(wù)反饋發(fā)現(xiàn)，體系獨(dú)立、互不相通是造成外場(chǎng)試驗(yàn)管理困難的重要原因之一。為此項(xiàng)目部聯(lián)合安全和保密部門，依據(jù)各體系制度和裝備研制相關(guān)流程，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際制定了《外場(chǎng)試驗(yàn)管理辦法》、制定發(fā)布了《外場(chǎng)試驗(yàn)管理手冊(cè)》（簡(jiǎn)稱《辦法》和《手冊(cè)》）。通過(guò)一本《手冊(cè)》，將安全和保密與業(yè)務(wù)緊密融合，使管理結(jié)構(gòu)更加簡(jiǎn)潔，工作流程更加符合實(shí)際，一方面降低一線業(yè)務(wù)人員的操作難度和執(zhí)行抵觸情緒；另一方面，項(xiàng)目部詳細(xì)掌握各外場(chǎng)試驗(yàn)的情況，便于監(jiān)督檢查，并進(jìn)一步推動(dòng)外場(chǎng)試驗(yàn)管理優(yōu)化。

《辦法》和《手冊(cè)》詳細(xì)梳理安全、保密兩體系業(yè)務(wù)流程，將每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行拆分解耦，分析流程的必要性和特點(diǎn)，找出具有相同要求和必要性的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行融合，對(duì)獨(dú)立性的環(huán)節(jié)進(jìn)行可行性移植，兩體系優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，流程歸一，最終流程包括申請(qǐng)審批、方案設(shè)計(jì)、個(gè)人承諾、人員培訓(xùn)（含人員登記）、載體設(shè)備管理、監(jiān)督檢查、試驗(yàn)總結(jié)，具體如圖3 所示。

3.2 職責(zé)統(tǒng)一，簡(jiǎn)化組織結(jié)構(gòu)

原先安全和保密各有一套自有的垂直式管理結(jié)構(gòu)，體系各自運(yùn)行，以體系驅(qū)動(dòng)工作，組織結(jié)構(gòu)過(guò)于剛性，各部門安全、保密分管領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)管員為不同人員兼任，各自為政，效率不高?，F(xiàn)依據(jù)《辦法》《手冊(cè)》將體系牽頭的剛性管理模式調(diào)整為“業(yè)務(wù)牽引、體系監(jiān)督”的柔性管理模式，如圖4 所示。

圖 3 研究的外場(chǎng)試驗(yàn)安全保密融合管理新模式流程體系

圖4 外場(chǎng)試驗(yàn)工作推動(dòng)模式轉(zhuǎn)變示意圖

在“業(yè)務(wù)誰(shuí)主管，安全保密誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則指導(dǎo)下，重新明確各部門分管職責(zé)，將管理工作權(quán)責(zé)統(tǒng)一，擴(kuò)大職務(wù)橫向管轄范圍，涵蓋業(yè)務(wù)、質(zhì)量、安全、保密各項(xiàng)工作；原體系分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其指導(dǎo)、監(jiān)督；原管理專員職責(zé)融合，配合分管領(lǐng)導(dǎo)完成業(yè)務(wù)工作。建立 “三級(jí)”直線式管理模式，即“管理部門一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、牽頭部門一人負(fù)責(zé)、試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)一人落實(shí)”，簡(jiǎn)化管理規(guī)模，將安全、保密的“雙線并向”變成“單線單向”，保證外場(chǎng)環(huán)境復(fù)雜多變情況下，便于對(duì)外部環(huán)境變化做出靈活反饋調(diào)整。

3.3 集中管理，優(yōu)化資源配置

外場(chǎng)試驗(yàn)場(chǎng)次多，分散于全國(guó)若干試驗(yàn)區(qū)域，按原有管理模式，同一場(chǎng)區(qū)有若干設(shè)備分批次試驗(yàn)，每一批次都由各自團(tuán)隊(duì)自行管理，管理人員重疊，人力資源利用率低。因此提出一種基于業(yè)務(wù)優(yōu)化的區(qū)域球狀管理模式，改變?cè)械狞c(diǎn)狀管理模式，實(shí)現(xiàn)區(qū)域范圍內(nèi)一定程度的集中管理，提高了單人管理規(guī)模和管理一致性，如圖5 所示。

圖5 外場(chǎng)試驗(yàn)區(qū)域管理模式轉(zhuǎn)變示意圖

在每年年初制定外場(chǎng)試驗(yàn)項(xiàng)目一覽時(shí)，將若干試驗(yàn)區(qū)域劃分成幾個(gè)大區(qū)域，每個(gè)區(qū)域內(nèi)按照試驗(yàn)場(chǎng)地、類型、項(xiàng)目批次、所屬部門等分化成不同小組，發(fā)放專屬《手冊(cè)》登記管理。這種區(qū)域球狀管理模式，提升了外場(chǎng)試驗(yàn)管理水平，釋放了大量人力資源，加強(qiáng)了安全保密風(fēng)險(xiǎn)管控，確保外場(chǎng)試驗(yàn)順利進(jìn)行。

3.4 標(biāo)準(zhǔn)清晰，降低操作門檻

在外場(chǎng)試驗(yàn)中完全保障兩體系順利平穩(wěn)運(yùn)行，各項(xiàng)環(huán)節(jié)符合要求，就必須要求現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人熟悉各項(xiàng)規(guī)章制度和填寫規(guī)范，這是十分嚴(yán)苛的事。過(guò)于嚴(yán)苛的體系要求會(huì)在一定程度上增加管理人員抵觸情緒，影響業(yè)務(wù)工作，所以必須提高外場(chǎng)試驗(yàn)各流程的可操作性。

針對(duì)上述情況，本《手冊(cè)》在“填寫說(shuō)明”中明確了各個(gè)環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)，對(duì)表格的每個(gè)重點(diǎn)表項(xiàng)給出填寫標(biāo)注，確保管理人員在填寫時(shí)的規(guī)范性和可操作性。這種“用戶手冊(cè)”式的操作，降低了操作門檻，提高了外場(chǎng)試驗(yàn)管理的“用戶體驗(yàn)”。

3.5 以業(yè)務(wù)實(shí)際為核心，整合文檔，保持流程活力

原外場(chǎng)試驗(yàn)管理是按照安全、保密兩業(yè)務(wù)部門各自體系要素獨(dú)立管理，每個(gè)環(huán)節(jié)均需辦理審批手續(xù)，工作方案、過(guò)程記錄、總結(jié)等文檔各自填寫或打印，重復(fù)勞動(dòng)。體系檢查和日常管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)試驗(yàn)記錄臺(tái)賬交叉、材料混用、丟失等情況較為普遍，給管理帶來(lái)不便。因此，外場(chǎng)試驗(yàn)安全、保密臺(tái)賬統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、管理集中勢(shì)在必行。

外場(chǎng)試驗(yàn)兩體系管理程序，申請(qǐng)審批、工作方案、人員培訓(xùn)、過(guò)程記錄、監(jiān)督檢查、總結(jié)等表格，基于業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)行便捷性融合，將散式文本改進(jìn)為安全保密通用管理《手冊(cè)》臺(tái)賬，兩體系要求融入其中，注明規(guī)范要求，各自職能職責(zé)不變，所做工作一目了然，操作簡(jiǎn)單，貫穿始終，攜帶方便，簡(jiǎn)化了繁瑣的重疊手續(xù)，易于工作檢查和保存。

4 實(shí)施效果

將以上研究和提出的安全保密融合管理模式應(yīng)用于所在單位的實(shí)際外場(chǎng)試驗(yàn)中，取得了實(shí)效。

1）完成安全、保密兩大獨(dú)立體系融合，大幅減少試驗(yàn)管理流程?！妒謨?cè)》實(shí)施后，流程環(huán)節(jié)由原有的14 個(gè)，縮減至8 個(gè)，審批節(jié)點(diǎn)由22 個(gè)縮減至10 個(gè)，審批重復(fù)數(shù)由14 個(gè)減至2 個(gè)，審批重復(fù)率由63.6%降至20%。流程路徑融合對(duì)原本兩縱向獨(dú)立體系的空白區(qū)域進(jìn)行了有效填補(bǔ)覆蓋，如安全檢查實(shí)行日檢制，保密工作方案中提出保密風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，提高外場(chǎng)試驗(yàn)負(fù)責(zé)人對(duì)試驗(yàn)整體保密風(fēng)險(xiǎn)態(tài)勢(shì)的把控。

2）優(yōu)化整體管理組織架構(gòu)，將管理權(quán)限有序集中，精細(xì)職責(zé)劃分，明確管理邊界?！妒謨?cè)》實(shí)施后，各牽頭部門分管責(zé)任人和兼職管理員及外場(chǎng)試驗(yàn)負(fù)責(zé)人的數(shù)量也大幅縮減，釋放人力資源50%以上。最大程度上滿足了組織管理和溝通協(xié)調(diào)準(zhǔn)確、快捷、高效的要求。

3）建立并深化試驗(yàn)場(chǎng)地屬地負(fù)責(zé)制落實(shí)。根據(jù)實(shí)際情況對(duì)試驗(yàn)進(jìn)行分類、合并，挑選負(fù)責(zé)專員，加強(qiáng)了現(xiàn)場(chǎng)安全保密風(fēng)險(xiǎn)管控。如表1 所示，《手冊(cè)》實(shí)施前，2019 外場(chǎng)試驗(yàn)人均試驗(yàn)管轄數(shù)1.4 個(gè)；2020年開始組織制定《手冊(cè)》，當(dāng)年人均試驗(yàn)管轄數(shù)2.2 個(gè)，同比2019 年提高了57%；2021 年《手冊(cè)》正式實(shí)施后，2021 年外場(chǎng)試驗(yàn)人均試驗(yàn)管轄數(shù)2.9 個(gè)，同比2020年提高了31.8%，同比2019 年提高了107%，試驗(yàn)管理人力成本和管理成本節(jié)約了超過(guò)35%。

表1 2019—2021年外場(chǎng)試驗(yàn)管轄數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表

4）“用戶手冊(cè)”式的操作指導(dǎo)，降低試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)管理人員的管理難度，減少因標(biāo)準(zhǔn)不明確導(dǎo)致的返工、怠工等問(wèn)題。根據(jù)2020、2021 年度進(jìn)行的外場(chǎng)試驗(yàn)管理座談會(huì)及日常調(diào)研情況看，《手冊(cè)》實(shí)施后，外場(chǎng)試驗(yàn)管理難度降低，一線人員反饋表示，體系標(biāo)準(zhǔn)對(duì)科研生產(chǎn)的阻礙感消失，業(yè)務(wù)進(jìn)行順暢程度顯著提升。

5）成冊(cè)臺(tái)賬，簡(jiǎn)化體系間繁瑣重疊的手續(xù)，提高檔案材料復(fù)用率，同時(shí)更便于整理統(tǒng)計(jì)。《手冊(cè)》制發(fā)前，兩體系臺(tái)賬留存標(biāo)準(zhǔn)不一，且為分割式臺(tái)賬，導(dǎo)致臺(tái)賬難以集中歸檔，2019 年度外場(chǎng)試驗(yàn)管理臺(tái)賬整合率僅為61%，在不斷改進(jìn)過(guò)程中，2020 年度的整合率已提升至74.2%，在《手冊(cè)》正式實(shí)施后，2021年度外場(chǎng)試驗(yàn)管理臺(tái)賬整合率已達(dá)到100%，實(shí)現(xiàn)安全和保密體系臺(tái)賬的完全整合，操作人員真正實(shí)現(xiàn)“一本在手，管理不愁”，管理部門也真正實(shí)現(xiàn)“全盤掌控，隨時(shí)抽檢”。

圖6 2019—2021 年外場(chǎng)試驗(yàn)臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)

5 結(jié)束語(yǔ)

外場(chǎng)試驗(yàn)是裝備從科研走向?qū)嶋H應(yīng)用的第一道考驗(yàn)，是項(xiàng)目研制中非常重要的一環(huán)。因其環(huán)境特殊，系統(tǒng)復(fù)雜，和常規(guī)的安全管理、保密管理的獨(dú)立雙線管理模式存在不兼容性。通過(guò)研究安全保密管理體系的融合模式，化雙線獨(dú)立管理體系為單線融合體系，優(yōu)化組織管理結(jié)構(gòu)，簡(jiǎn)化流程路徑，整合管理體系要素，打造了一套覆蓋“申請(qǐng)審批、策劃設(shè)計(jì)、實(shí)施監(jiān)督、驗(yàn)收總結(jié)”全鏈條的安全保密閉環(huán)管理模式。通過(guò)實(shí)踐證明其具備良好的實(shí)施效果，有效簡(jiǎn)化流程，釋放人力資源，大幅提升了管理效率和員工工作積極性，降本增效成果顯著。下一步，將繼續(xù)探索該模式的細(xì)化研究，并借助信息化手段和數(shù)據(jù)分析技術(shù)打造更高效、更具風(fēng)險(xiǎn)防控能力、更高滿意度的外場(chǎng)試驗(yàn)管理體系。