從干部人事檔案專項審核看高校檔案管理工作*

廣州美術(shù)學(xué)院 于澤東

干部人事檔案專項審核是一種組織行為，通過對干部人事檔案進行系統(tǒng)專業(yè)的審核，發(fā)現(xiàn)和解決干部人事檔案中存在的造假和材料缺失等問題。2014年，全國啟動了首次專項審核，在高校領(lǐng)域，主要涉及中層及以上干部及組織、人事等部門工作人員，至此，干部人事檔案審核逐步走向規(guī)劃化、專業(yè)化。2020年，廣東省啟動高校全體干部人事檔案專項審核工作，覆蓋面更加廣泛，查核點更加全面，核查要求更加嚴格，為推動高等教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了堅強保證。

一、從干部人事檔案專項審核看高校檔案管理工作的意義

1.干部人事檔案專項審核是加強全面從嚴治黨的重要舉措。全面從嚴治黨是中國共產(chǎn)黨第十八次全國代表大會以來黨中央做出的重要戰(zhàn)略部署，高等院校干部人事檔案專項審核制度化、常態(tài)化作為干部管理的重要手段，能有效發(fā)現(xiàn)干部人事檔案中存在的檔案失實、信息失真等問題，一方面甄別出一些不老實的造假者，進而對造假者做出嚴肅處理；另一方面發(fā)現(xiàn)檔案中不規(guī)范的信息，及時予以糾正，這都為更好地推進全面從嚴治黨戰(zhàn)略部署，清理高校黨員干部中少數(shù)靠造假鉆營、投機取巧獲利者提供了有力支撐，也為高等教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了扎實保障。

2.干部人事檔案專項審核是強化干部管理工作的重要抓手。在頂層設(shè)計確定后，干部隊伍就變成黨和人民事業(yè)成功的關(guān)鍵。干部人事檔案是黨政有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理以及人才服務(wù)中形成的，作為客觀記載干部成長的軌跡和綜合表現(xiàn)情況的歷史記錄材料，是考察識別干部人才的重要基礎(chǔ)。高校干部人事檔案專項審核具有顯著的以審促改的特點，可以有力推動干部管理工作提升。對檔案中出現(xiàn)的不完整、不真實問題具體甄別后分類管理，對有關(guān)責(zé)任主體出嚴肅處理，可以為高等教育事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展筑牢基礎(chǔ)。

3.干部人事檔案專項審核是增強組織公信力的有效方法。干部人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)，出生時間不準確等問題較為常見，既有歷史的、習(xí)俗的原因?qū)е拢灿幸恍└刹渴菫榱俗非螳@利故意為之的情況，如部分人員為了實現(xiàn)聘用、晉升等目的，惡意篡改檔案內(nèi)出生時間，導(dǎo)致檔案信息與公安部門、人社部門信息不一致的情況。出生時間作為日常社會生活和管理的關(guān)鍵信息之一，如果出現(xiàn)多方數(shù)據(jù)不一致，將提高社會管理成本，造成公共資源的極大浪費。干部人事檔案專項審核工作重點對檔案中“三齡兩歷一身份”重要信息進行審核認定，減少干部人事管理中反復(fù)核實基礎(chǔ)信息造成的資源浪費，為提升檔案管理工作效能提供極大助力，為扎實做好新時期高校檔案管理工作提供了重要借鑒。

二、從干部人事檔案專項審核看高校檔案管理中存在的問題

通過干部人事檔案專項審核，可以發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在以下問題:

1.重視程度不夠。干部檔案管理工作保密性和規(guī)范性要求高，需要遵循嚴格的制度規(guī)范，對檔案管理工作人員的政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和紀律意識都有很高的要求，為了長期高效地做好干部人事檔案管理專項審核和常規(guī)工作，需要注重對檔案管理平臺軟硬件的升級，一般高校中對干部人事檔案管理工作重視不足，把檔案管理工作列入輔助類工作范疇，很多年輕干部認為檔案管理工作缺少發(fā)展機會，對從事檔案管理工作積極性不高。

2.前端審核不嚴。沒有按照規(guī)定做好歸檔材料收集整理工作，歸檔材料漏填信息、漏蓋公章的情況較為常見。進一步完善檔案管理日常管理機制，將檔案的接收、整理、入庫、轉(zhuǎn)移等工作程序化、規(guī)范化，設(shè)立檔案整理的自查對照標準，強化日常檔案管理工作。強化檔案專項審核工作，完善檔案專項審核的方案和規(guī)程，確保逢轉(zhuǎn)必核、逢進必核、逢提必核。強化抽查、月查等管理制度，定期復(fù)盤檔案管理工作。

3.隊伍建設(shè)不強。部分高校對從業(yè)人員把關(guān)不嚴，傾向使用兼職人員、編制外人員、臨近退休人員或者返聘人員管理干部人事檔案。監(jiān)督檢查不到位，甚至出現(xiàn)個別人員監(jiān)守自盜的違規(guī)違紀行為。法治意識、程序意識、規(guī)范意識不強。檔案管理工作只是停留在應(yīng)付日常的查借閱、調(diào)入轉(zhuǎn)出等，對學(xué)習(xí)最新檔案法律法規(guī)，依紀依規(guī)完善檔案管理規(guī)范程序不夠重視。

4.制度建設(shè)滯后。人事檔案保密性強，必須采取閉環(huán)管理方式，由于管理人員比較少，容易出現(xiàn)風(fēng)險漏洞，因此必須用嚴密的制度和規(guī)范的管理來確保安全。在實踐中，高校人事檔案管理在常態(tài)化檔案審核機制、糾錯機制和追責(zé)機制方面往往不夠健全，易發(fā)生工作錯漏，同時追責(zé)問責(zé)制度粗化，落地難的問題較為明顯。

三、從干部人事檔案專項審核看高校檔案管理的主要做法

1.加強全體教職工對檔案管理工作的重視，增強檔案管理和利用的意識。檔案管理工作一般被認為是輔助類工作，從干部人事檔案專項審核中看到高校對檔案管理工作重視不夠，干部人事檔案專項審核工作中存在明顯的下熱上冷的情況。教職工層面，非常重視對個人審核認定的結(jié)果；學(xué)校層面，更加重視工作的開展的進度，能否按時完成，對專項審核推動檔案管理工作整體提升的重視不夠。在推進專項審核中，要更加注重抓住專項審核工作契機，爭取學(xué)校層面的重視和支持，以推動檔案管理工作的整體提升。

2.嚴格把握干部信息認定的標準和規(guī)范，提高檔案管理工作的延續(xù)性和穩(wěn)定性。在干部人事檔案專項審核認定時會出現(xiàn)認定標準偏離的情況，主要有三方面因素：一是根據(jù)實際情況，有關(guān)的政策文件對標準和程序進行了調(diào)整細化。二是個別工作人員業(yè)務(wù)不熟悉，對專項審核的政策和要求把握不夠全面準確，而是簡單依據(jù)部分規(guī)定做出認定結(jié)論，沒有做到客觀、公正、一致的標準要求。三是在檔案審核前期材料缺失，個人部分信息或經(jīng)歷未被采信，后期將材料補充完整后，學(xué)校未及時重新認定，出現(xiàn)認定結(jié)果與檔案內(nèi)容不一致的情況。在干部人事檔案管理實踐中，要細化檔案管理工作制度和規(guī)范，從而長期有效地做好檔案管理工作。

3.加強對檔案存在問題干部的關(guān)心和引導(dǎo)，共同營造檔案管理工作的最大合力。在干部人事檔案專項審核中存在個別干部對審定檔案信息重視不夠、配合不積極的現(xiàn)象，特別是在需要提供佐證材料時甚至出現(xiàn)對抗心理。有的干部對組織認定的結(jié)果不認可，認為部分缺少材料不是本人所能提供的，對組織依據(jù)現(xiàn)有檔案材料認定的重要信息不接受。在實踐中，需要高校加強領(lǐng)導(dǎo)，充分發(fā)揮基層部門積極作用，注重做好解釋引導(dǎo)，說清楚檔案專項審核的原則和程序，爭取理解和支持。

4.審慎研究干部人事檔案中的造假現(xiàn)象，切實增強檔案管理工作的專業(yè)性和權(quán)威性。干部人事檔案中主要存在檔案信息不完整和不準確兩方面問題。檔案信息不完整，可以通過規(guī)范化補充材料來解決；檔案材料不準確，一般通過補充佐證材料或調(diào)查核實后進行組織認定來解決。在檔案專項審核過程中，最大的難題是甄別造假材料，并對造假情況進行處理。干部人事檔案造假是以謀取不正當(dāng)利益為目的，采取篡改、偽造等手段，造成干部信息失真失實的行為。通過造假獲得某種資格或者達到某個條件，主要用于個人的入職、調(diào)動、晉升等。造假是一種相關(guān)人員或單位的主觀惡意行為，影響組織威信，產(chǎn)生破壞效果很大。在檔案審核工作中針對造假現(xiàn)象，要重點抓住三個方面：發(fā)現(xiàn)、甄別要還原事實，按照檔案管理法規(guī)做出客觀準確的認定，依紀依規(guī)對相關(guān)人員做出處理，保障干部人事檔案管理的嚴肅性。

四、從干部人事檔案專項審核看檔案造假問題的特點及分析

一是造假信息類型集中。從檔案專項審核實踐看，檔案造假信息集中的特點明顯，主要在出生時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等方面。

1.出生時間。在入團、入學(xué)、參軍、招工、入黨等事項中，往往都會有年齡限制，受此驅(qū)動，少數(shù)年齡不符合條件的人便對出生時間進行造假。一般年齡造假在所有造假中所占比例較重。造假的方式主要是篡改或偽造出生時間材料，甚至對部分時段檔案材料成套造假。填大年齡，主要是在入團、入學(xué)、參軍、招工以及入黨等有最低年齡限制的情況下發(fā)生。填小年齡，主要集中在個人參加工作、調(diào)動或者晉升時，這主要是干部隊伍年輕化的要求，致使個別干部認為通過改小年齡可以進入晉升提拔的快車道，有機會撈取更多的資源和利益。

2.學(xué)歷學(xué)位。相比于全日制學(xué)歷的材料，非全日制學(xué)歷的檔案材料種類繁多，甄別工作量大、難度大，在檔案核查時，除了把握重要材料之外，還要對部分真的“假材料”做出甄別。比如，部分全職上班教職工出現(xiàn)全日制碩士研究生的整套材料明顯不符合邏輯。個別干部業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的檔案中大專畢業(yè)比中專畢業(yè)時間還要早的情形，也符合有關(guān)制度的管理規(guī)定。學(xué)歷獲取的形式種類比較繁多，包括業(yè)余、電大、函授等，授予學(xué)歷的機構(gòu)也比較多，有高校、黨校、軍校等。因培養(yǎng)方式的不同，獲取學(xué)歷的程序也有差別，在甄別學(xué)歷真?zhèn)螘r，由于不掌握當(dāng)時的具體政策和程序，容易出現(xiàn)僅憑畢業(yè)證書就認定學(xué)歷的情況，對學(xué)歷的真?zhèn)螞]有從材料的完整性上做出判斷分析。學(xué)歷造假的原由主要是個別干部通過考取某個層次的學(xué)歷學(xué)位，以達到崗位聘用或職務(wù)晉升的目的，這也是明顯違規(guī)的。

3.工作經(jīng)歷。隨著在干部聘用和職務(wù)晉升中更加關(guān)注專業(yè)技術(shù)人才的教學(xué)科研工作經(jīng)歷和干部的基層工作經(jīng)歷，工作經(jīng)歷造假的情況比較常見，比如，部分干部把實習(xí)、兼職經(jīng)歷當(dāng)作工作經(jīng)歷填報，把一般辦事員職務(wù)填寫為負責(zé)人。個別中專畢業(yè)參加工作不具備干部身份人員，后期通過偽造學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷材料達到獲得干部身份的目的。個別人員畢業(yè)后實際上是待業(yè)狀態(tài)，通過委托人事代理機構(gòu)空掛企業(yè)轉(zhuǎn)正定級來獲取工齡，這些都是偽造工作經(jīng)歷的情形。工作經(jīng)歷的造假原因是因為個人想用材料造假的方式增加工作資歷，以便獲得職務(wù)聘任、晉升、評優(yōu)評先資格等。

二是造假時間節(jié)點集中，干部人事檔案造假材料往往出現(xiàn)在干部聘用、調(diào)動、晉升時，主要表現(xiàn)在“入口關(guān)”“轉(zhuǎn)移關(guān)”“審核關(guān)”造假三個方面。首先“入口關(guān)”造假。在干部聘用考察干部時，一般通過談話的方式了解干部的平時表現(xiàn)和綜合素質(zhì)，由干部原所在單位出具現(xiàn)實表現(xiàn)材料等，并查閱干部人事檔案材料，上述考察工作一般都在同一天完成。對檔案考察的時間比較有限，短時間內(nèi)按照檔案專項審核的標準把握整本干部人事檔案的真實性和完整性存在難度，個別擬聘用人員憑借形式完備的假材料得以蒙混過關(guān)。其次“轉(zhuǎn)移”造假。在人員調(diào)出時，工作人員對檔案中缺乏重要材料的情況沒有按規(guī)定提供，僅做簡單說明，做出無檔認定，出現(xiàn)缺檔調(diào)動的情況。個別造假人員利用檔案轉(zhuǎn)移的節(jié)點通過補充簡單說明性材料將造假材料洗白，比如，部分調(diào)出人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷中只有其新補充的簡單情況說明，缺失當(dāng)時培養(yǎng)單位、工作單位及第三方機構(gòu)出具的原始材料佐證，一般檔案轉(zhuǎn)移銜接都會比較緊密，原工作單位在審核認定時可能會存在“好人心態(tài)”，沒有做到嚴格把關(guān)。最后“審核關(guān)”造假。個別被查處的造假人員曾坦言“年齡越改越小，政治面貌往黨員靠，偽造學(xué)歷變正規(guī)，基層工作經(jīng)歷靠編造，干部身份準備好”，通過偽造“三齡兩歷一身份”重要信息蒙混過關(guān)達成職務(wù)晉升目的，個別工作人員沒有按照規(guī)定履行職責(zé)認真把關(guān)，被造假人員乘隙鉆營弄假成真。

五、從干部人事檔案專項審核看做好高校檔案管理工作的路徑

1.修訂完善檔案法律法規(guī)，強化檔案管理制度設(shè)計。進一步完善檔案管理的規(guī)定和細則，細化檔案管理的規(guī)范和程序，比如查借閱管理制度、綜合利用管理制度、檔案材料收集管理機制、數(shù)字化檔案管理平臺、技術(shù)標準等，確立干部人事檔案專項審核常態(tài)化機制，明晰檔案管理的考評路徑和策略，完善對檔案管理違紀違法問題的追究細則，為做好高校檔案管理工作提供重要依據(jù)。

2.配齊配強檔案管理隊伍，加強對工作人員的教育、管理、監(jiān)督。選擇政治素質(zhì)過硬，業(yè)務(wù)能力夠強的干部承擔(dān)檔案管理職責(zé)，明確專職工作人員職數(shù)。培育兼職人才隊伍協(xié)助開展宣傳和政策解讀，通過講座等多種形式加強對專兼職檔案工作人員的培育。靈活運用目標考核制等機制，將專項工作綜合表現(xiàn)、校內(nèi)專項檢查結(jié)果列入檔案管理考評標準，激勵監(jiān)督并舉有效激發(fā)檔案工作人員的積極性。

3.加強對教職工的宣傳教育，營造依法依規(guī)使用檔案的良好氛圍。要創(chuàng)新溝通方式方法，宣傳檔案管理的細則和規(guī)范，比如，南開大學(xué)結(jié)合“國際檔案日”，啟動“人事檔案宣傳活動月”活動[1]，產(chǎn)生了很好的宣傳效果，同時運用正反面的典型案例開展警示教育，加強檔案管理的前端控制。要加大對廣大教職工人事檔案政策法規(guī)和制度的宣傳教育，促使干部都能嚴肅認真對待檔案，意識到人事檔案的重要[2]。

4.加快信息化建設(shè)進程，打造集群化統(tǒng)一管理平臺。目前的干部人事檔案管理系統(tǒng)沒有實現(xiàn)信息鏈接共享，可以利用大數(shù)據(jù)手段加強引導(dǎo)，培育信息化建設(shè)樣板單位和典型模式，提供數(shù)字化檔案建設(shè)策略在技術(shù)路線和內(nèi)容管理上出臺更多富有參考意義的范式，加強檔案利用的覆蓋面和共享面，平衡好檔案信息安全和有效利用，提高檔案信息化水平，打造全國互通的檔案管理平臺，將檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)融入國家現(xiàn)代化建設(shè)中去。

5.加強與多種機構(gòu)的交流，充分利用社會資源形成檔案管理合力。強化與其他高校、檔案館等單位地交流可以更好地優(yōu)勢互補，加強與專業(yè)性檔案管理機構(gòu)的合作可以更好地實現(xiàn)管理系統(tǒng)的軟硬件升級。如按要求每千卷檔案須20-25平方米庫房面積，庫房內(nèi)設(shè)置祛濕、滅火等設(shè)施[3]，有的高校通過創(chuàng)新管理模式設(shè)立綜合檔案館實現(xiàn)了檔案管理工作的硬件升級。

綜上，干部人事檔案專項審核是做好新時期檔案管理工作的重要步驟，伴隨檔案審核工作程序化、常態(tài)化，檔案管理工作也逐步走向規(guī)范化、信息化。作為重要的基礎(chǔ)性工作，只有將檔案管理工作做實做細，才能開創(chuàng)高等教育事業(yè)發(fā)展的新局面。