大型綜合地圖集項(xiàng)目的全生命周期管理研究

汪敏

(上海市測繪院，上海 200063)

1 引 言

大型綜合地圖集(以下簡稱“圖集”)的編纂工作是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，涉及總體設(shè)計(jì)、資料收集、分析處理、設(shè)計(jì)表達(dá)、審核協(xié)調(diào)、編制出版等環(huán)節(jié)，周期較長，人員組織、數(shù)據(jù)架構(gòu)、知識體系均廣而復(fù)雜。行業(yè)領(lǐng)域針對圖集的研究更側(cè)重于技術(shù)方面，對于這類大型項(xiàng)目的組織管理方面有所不足[1，2]。因此，筆者結(jié)合上海市地圖集的編纂實(shí)踐，探索適用于圖集特點(diǎn)的生命周期管理模式和措施方法，以保障圖集這類項(xiàng)目各個環(huán)節(jié)的工作順利推進(jìn)和有效實(shí)施。

2 全生命周期模型

從項(xiàng)目管理學(xué)角度，項(xiàng)目生命周期大體都有五個部分：啟動、計(jì)劃、實(shí)施、控制、收尾[3]。通過梳理上海市地圖集的編制歷程，縱觀一本圖集從立項(xiàng)啟動到出版發(fā)行的整個生命周期，大體按照如下的五個階段來發(fā)展，如圖1所示：

圖1 圖集項(xiàng)目全生命周期模型

啟動階段主要是提出項(xiàng)目意向，決定相關(guān)工作是否啟動和繼續(xù)推進(jìn)。包括：圖集選題、行業(yè)調(diào)研與可行性分析、確定總體初步方案、提交立項(xiàng)申請書、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)申請、申請成立編委會、項(xiàng)目組人員的配置，擬定初步計(jì)劃等。

計(jì)劃階段需要制定完成項(xiàng)目所要進(jìn)行的必需步驟，以及擬定出完備的方案?？傮w設(shè)計(jì)包括：產(chǎn)品體系設(shè)計(jì)、內(nèi)容架構(gòu)設(shè)計(jì)、風(fēng)格基調(diào)設(shè)計(jì)、色彩體系設(shè)計(jì)、內(nèi)頁版式設(shè)計(jì)、字體符號圖表設(shè)計(jì)、裝幀設(shè)計(jì)、技術(shù)路線以及編制圖幅樣稿。在組織實(shí)施層面，也需要制定詳細(xì)的方案。編寫項(xiàng)目設(shè)計(jì)書，并組織總體方案評審。

實(shí)施階段是具體執(zhí)行的過程，即整合所有的資源，按照既定的方案進(jìn)行工作。包括：編委會正式成立、資料收集與分析、數(shù)據(jù)編輯處理和入庫、圖組圖幅專業(yè)設(shè)計(jì)、地理底圖編制、專題地圖編制、普通地圖編制、圖文編排、圖幅統(tǒng)稿、樣書制作、線上版的制作發(fā)布等。

質(zhì)量檢查階段是根據(jù)一定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)測項(xiàng)目的實(shí)際實(shí)施情況，注意出現(xiàn)的差錯，進(jìn)行糾正處理。包括：過程檢查、最終檢查、驗(yàn)收檢驗(yàn)、專題內(nèi)容審查、地圖審圖、出版審查、印前檢查等。

收尾及出版發(fā)行階段是完善和接收項(xiàng)目成果的過程，并且做好項(xiàng)目完成的后續(xù)工作。包括：專家評審、匯報領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)、圖集印刷、定價與出版發(fā)行、宣傳計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)、材料移交歸檔、項(xiàng)目成果報獎、出版發(fā)行后的分析、用戶反饋與再版準(zhǔn)備等。

在圖集編纂工作開展的過程中，為了清楚地描繪出各階段工作任務(wù)輸入輸出的關(guān)系，采用魚骨圖的方式將所有過程重點(diǎn)工作項(xiàng)及需要產(chǎn)生的成果進(jìn)行邏輯性梳理[4]。如圖2所示，魚骨圖中軸線表示項(xiàng)目的五大階段，每根魚骨上的工作是成對應(yīng)關(guān)系的兩個工作項(xiàng)組成，左側(cè)的工作項(xiàng)是右側(cè)的輸入條件，右側(cè)是左側(cè)工作項(xiàng)的輸出結(jié)果。該圖在過程文件管理和流程過程控制中起到了良好的作用，讓所有成員可以明確了個人工作內(nèi)容和輸入輸出關(guān)系，便于各階段工作中查漏補(bǔ)缺，及時將工作進(jìn)行落實(shí)。

圖2 工作任務(wù)魚骨圖

3 管理組織架構(gòu)

3.1 管理層面

為保障圖集編纂工作的順利實(shí)施，依據(jù)行業(yè)內(nèi)圖集編制的成功經(jīng)驗(yàn)，一般會成立由地方政府領(lǐng)導(dǎo)、參編單位組成的圖集編纂委員會的領(lǐng)導(dǎo)組織架構(gòu)，如圖3所示。編纂委員會為圖集的編制提供了各單位主管領(lǐng)域的權(quán)威信息，并對圖集相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)容進(jìn)行全面把控，在圖集的編纂工作中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，確保圖集能夠更加準(zhǔn)確、全面、科學(xué)地反映地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會各領(lǐng)域的發(fā)展。

圖3 管理架構(gòu)

編纂委員會一般下設(shè)編纂委員會辦公室，一般設(shè)立在各地的規(guī)劃和自然資源局，是圖集編纂的主要責(zé)任部門，管理圖集編纂的日常工作。編纂委員會辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、調(diào)協(xié)和組織推進(jìn)工作，建立與各參編單位聯(lián)絡(luò)溝通機(jī)制，各參編單位明確專門人員對接各節(jié)點(diǎn)工作。項(xiàng)目進(jìn)行期間，編纂委員會辦公室多次組織召開項(xiàng)目啟動、資料收集、內(nèi)容審核等相關(guān)重要工作會議，確保圖集的編制符合科學(xué)性、知識性、實(shí)用性、時代性的要求。

圖集學(xué)術(shù)指導(dǎo)委員會由行業(yè)知名學(xué)者、專家組成，主要負(fù)責(zé)對圖集編制方向、技術(shù)應(yīng)用的指導(dǎo)、圖集評審評價等工作，從專業(yè)層面為圖集把關(guān)，為圖集編制過程中的重大方向性問題提供決策支持。

編纂委員會辦公室下設(shè)編輯部，是圖集編纂的主要執(zhí)行部門，主要負(fù)責(zé)圖集的具體編纂和溝通落實(shí)等具體工作，包括圖集的方案設(shè)計(jì)、地理數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、圖集編制、圖文排版、地圖審校等。編輯部定期將階段性進(jìn)展向編委會辦公室匯報。圖集編制完成后，由編制單位報出版方進(jìn)行審查，審查通過后，編纂委員會組織驗(yàn)收。驗(yàn)收通過后，由編制單位送相應(yīng)測繪行政主管部門進(jìn)行地圖審核。審核通過后，進(jìn)入出版程序。

3.2 組織層面

測繪部門的組織模式通常是職能化、部門化的管理，員工聽從上級管理者的指令執(zhí)行工作，如圖4所示。對于圖集編纂這類大型的、周期長、技術(shù)復(fù)雜、要求利用多個職能部門資源的復(fù)雜型項(xiàng)目，行政組織結(jié)構(gòu)模式的缺陷是部門與部門之間的聯(lián)系不夠緊密，信息的傳達(dá)和決策效率較慢[5]。

為確保圖集項(xiàng)目的順利進(jìn)行，應(yīng)最大限度地發(fā)揮好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的作用，根據(jù)工作實(shí)踐，圖集項(xiàng)目理想的組織模式，是將垂直的金字塔式組織結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)榫仃囀浇M織結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化以目標(biāo)為導(dǎo)向的項(xiàng)目化的組織管理，項(xiàng)目實(shí)施的責(zé)任人、實(shí)施主體、協(xié)調(diào)主體明確，管理層級少，且同時遵循保持行政層級關(guān)系，管理效率可以得到提高。結(jié)合圖集項(xiàng)目的具體要求，項(xiàng)目實(shí)施的負(fù)責(zé)人建立和組織項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)，吸納綜合能力較強(qiáng)的工作人員作為固定的編輯，負(fù)責(zé)該地圖專題資料內(nèi)容選擇、圖幅設(shè)計(jì)與編制，以及與參編單位的溝通。其他成員，如數(shù)據(jù)處理人員、制圖作業(yè)人員、審校人員等，都可以根據(jù)實(shí)際工作需要從職能部門抽調(diào)。工作的結(jié)合采用過程集成模式，任務(wù)的實(shí)施建立在主體人員之間的高度互動上，通過工作過程的緊密結(jié)合消除工作之間的分歧，確保項(xiàng)目的整體運(yùn)作。

4 項(xiàng)目實(shí)施與過程控制

4.1 人員職責(zé)分配

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建完成后，為更好地進(jìn)行任務(wù)分工，消除工作之間的分歧，提高實(shí)施效率與質(zhì)量，團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)各司其職，通過制作出責(zé)任分配矩陣圖，用WBS(工作分解結(jié)構(gòu))的方式把具體工作分解落實(shí)到每個人，以此明確其各自在組織工作中的任務(wù)和職責(zé)。

4.2 進(jìn)度控制

(1)進(jìn)度計(jì)劃

進(jìn)度計(jì)劃是進(jìn)度控制的依據(jù)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的環(huán)節(jié)及工期要求，編制好項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃。圖集項(xiàng)目全生命周期分為五個階段，每個階段任務(wù)之間都有一定的銜接關(guān)系。根據(jù)項(xiàng)目的任務(wù)流程，按照計(jì)劃編制甘特圖，進(jìn)一步推進(jìn)工作有序開展。計(jì)劃時注意預(yù)留時間應(yīng)對不可控的因素，提前設(shè)想意外突發(fā)情況，尤其是涉及外部協(xié)作的相關(guān)流程環(huán)節(jié)。

圖5 責(zé)任分配矩陣圖

(2)進(jìn)度跟進(jìn)

項(xiàng)目實(shí)施過程中，認(rèn)真做好各階段的進(jìn)度控制工作，保證各項(xiàng)工作的進(jìn)度符合進(jìn)度計(jì)劃的要求。實(shí)際工作情況一般很難與進(jìn)度計(jì)劃嚴(yán)格保持一致，因此，在項(xiàng)目實(shí)施開展過程中應(yīng)讓團(tuán)隊(duì)成員參與跟蹤、觀察、溝通等環(huán)節(jié)，建立良好的互動。同時由于管理的多層次性，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需及時跟進(jìn)，在實(shí)施過程中不定時檢驗(yàn)，對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)程和工作計(jì)劃進(jìn)行比較，在實(shí)際工作進(jìn)度大大落后計(jì)劃進(jìn)度時采取相關(guān)的必要措施。

(3)改進(jìn)措施

當(dāng)發(fā)現(xiàn)進(jìn)度明顯滯后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員分析原因，如果存在的偏差可能會對未來的工作產(chǎn)生負(fù)面影響，需要通過及時的意見反饋和計(jì)劃修正，通過會議討論對意見進(jìn)行歸納，根據(jù)具體情況對相關(guān)人員和工作內(nèi)容提出具體的方法指導(dǎo)，或者調(diào)整分配具體的工作安排和人員調(diào)度，使新的進(jìn)度計(jì)劃能盡量滿足要求，做好各方協(xié)調(diào)管理工作。

4.3 質(zhì)量控制

質(zhì)量控制貫穿于圖集制作的全過程[6]，包括資料來源質(zhì)量控制、生產(chǎn)過程質(zhì)量控制、專題內(nèi)容審查、圖集出版審查、地圖審圖、印前檢查等。

(1)資料來源質(zhì)量控制

確保使用各級政府部門發(fā)布的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以及各行業(yè)權(quán)威專業(yè)部門提供的現(xiàn)勢性較好、規(guī)范程度較高、科學(xué)準(zhǔn)確的專題資料，作為地圖專題的基本資料[7]。

(2)生產(chǎn)過程質(zhì)量控制

過程質(zhì)量控制應(yīng)根據(jù)圖集項(xiàng)目成果的特點(diǎn)和生產(chǎn)計(jì)劃安排，劃分好過程質(zhì)量控制的關(guān)鍵結(jié)點(diǎn)，制定好各工序質(zhì)量控制的內(nèi)容、方法和要求，并在檢查實(shí)施過程中留下相關(guān)記錄。

對于圖集這類大型項(xiàng)目，質(zhì)量檢查在于前期的設(shè)計(jì)試生產(chǎn)環(huán)節(jié)就應(yīng)提前介入，對各個流程階段出現(xiàn)問題進(jìn)行分析和把關(guān)，這樣不僅能起到一定的技術(shù)指導(dǎo)作用，同時也能盡早發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)質(zhì)量方面的缺陷，及時彌補(bǔ)。

嚴(yán)格執(zhí)行“兩級檢查，一級驗(yàn)收”制度。圖集圖幅體量較大，為保障給檢查預(yù)留足夠的時間，可制定計(jì)劃分批提交檢查。應(yīng)按照原始資料詳查，不可按照中間處理過程數(shù)據(jù)檢查。涉及調(diào)整過內(nèi)容的圖幅，調(diào)整部分需重新按照最新資料詳查。

(3)專題內(nèi)容審查

由各參編單位主管部門負(fù)責(zé)專題內(nèi)容的保密審查，保證其正確性與可公開性。

(4)圖集出版審查

由出版社進(jìn)行圖集的出版審查，確保圖集能夠滿足和符合公開出版的要求。

(5)地圖審圖

地圖圖件應(yīng)提交地圖管理部門進(jìn)行地圖審圖，涉及外省市的地圖，需要送國家自然資源部審核。

(6)印前檢查

對圖集的印刷生產(chǎn)流程進(jìn)行監(jiān)控，確保數(shù)字文件能夠正確地轉(zhuǎn)換為圖文輸出[8]。印刷前應(yīng)預(yù)先進(jìn)行圖集打樣，確認(rèn)無誤再交付。

4.4 創(chuàng)新激勵與評價

圖集的編纂具有時代性，要求有一定的創(chuàng)新設(shè)計(jì)[9]。應(yīng)通過建立有效的創(chuàng)新激勵機(jī)制，充分激發(fā)人員的創(chuàng)新發(fā)展能力，促進(jìn)圖集產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破，例如：創(chuàng)造創(chuàng)新激勵環(huán)境、薪酬激勵、成就發(fā)展激勵、尊重和榮譽(yù)等多種方式。

圖集編纂屬于探索性創(chuàng)新性工作，應(yīng)適時組織專家咨詢幫助工作，對階段性的工作進(jìn)行評價，拓展思路，統(tǒng)一思想，明確工作方向。一方面建議邀請地圖學(xué)界專家，為前沿性制圖技術(shù)手段與地圖設(shè)計(jì)表達(dá)提供建設(shè)性意見，一方面建議邀請委辦局等相關(guān)參編單位的專家進(jìn)行指導(dǎo)，為框架內(nèi)容的選擇出謀劃策。另外，可以適時征詢非專業(yè)人士意見，了解一般讀者的看法和訴求。根據(jù)政府、學(xué)界、公眾等多圈層用戶的差異化評價，切實(shí)提升圖集的數(shù)據(jù)解讀和知識發(fā)現(xiàn)能級，有效把控“資料性”“研究性”“專業(yè)性”與“科普性”“宣傳性”“服務(wù)性”的復(fù)合定位問題。

5 結(jié) 語

地圖集之于城市，猶如年輪之于樹木，記錄著城市發(fā)展的印記，可為政府部門提供翔實(shí)的決策依據(jù)，同時它的編纂也是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程[10]。本文從實(shí)際應(yīng)用出發(fā)，基于圖集項(xiàng)目特點(diǎn)和要求，分析一本大型綜合地圖集從項(xiàng)目啟動到最終完成的全生命周期過程，構(gòu)建工作管理組織架構(gòu)模式，提出有效管理手段，應(yīng)對實(shí)施階段各項(xiàng)問題的發(fā)現(xiàn)與解決，是對圖集項(xiàng)目管理的有益探索，確保理想階段計(jì)劃能夠有效落實(shí)到位，促進(jìn)圖集成果的落地，對項(xiàng)目實(shí)施的降本增效具有指導(dǎo)性意義。