田 瑤

(蘭州財(cái)經(jīng)大學(xué) 檔案館,甘肅 蘭州 730020)

電子檔案是在信息技術(shù)快速發(fā)展的大背景下應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物,是一種將數(shù)字符號(hào)信息作為形式加以表現(xiàn)的虛擬檔案,并不是現(xiàn)實(shí)的紙質(zhì)檔案而是一種具有保存價(jià)值的電子文件。相比于以前用紙質(zhì)的形式保存檔案,電子檔案的管理方式有著巨大的優(yōu)勢(shì)。

1 電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 提高檔案管理的效率

在物理形態(tài)方面,電子檔案和傳統(tǒng)的檔案管理有所不同。電子文件中的同一個(gè)內(nèi)容,能夠在多種形式的載體上進(jìn)行存放,并且可以保證正常地將文件輸出[1]。除此之外,借助互聯(lián)網(wǎng)與通信技術(shù),對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理,能夠?qū)崿F(xiàn)將處于各個(gè)區(qū)域的檔案加以聯(lián)系互通,改變了以前對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的傳統(tǒng)形式。這樣一來(lái),需要獲取某些檔案信息的相關(guān)人員就可以在一些平臺(tái)比如網(wǎng)絡(luò)信息中心非常迅速地查閱到自己所需要的信息,提高了檔案使用的效率。假如在對(duì)電子檔案的傳輸過(guò)程之中,因?yàn)橐恍┰蚴沟闷湮锢斫Y(jié)構(gòu)產(chǎn)生了一些改變,但是電子檔案的內(nèi)容并不會(huì)因此而發(fā)生改變。相反,紙質(zhì)檔案在的保存與使用過(guò)程中,受各種主客觀因素的影響非常容易產(chǎn)生破損,紙質(zhì)檔案的有效儲(chǔ)存面臨巨大的挑戰(zhàn),因?yàn)榧堎|(zhì)檔案形成的文本數(shù)量非常多,所以檔案管理人員查詢檔案的時(shí)候需要耗費(fèi)比較長(zhǎng)的時(shí)間,不利于檔案信息的查詢和利用。

1.2 加強(qiáng)檔案管理的保密能力

由于互聯(lián)網(wǎng)自身具備開(kāi)放性的特質(zhì),在將電子檔案?jìng)鬏斨粱ヂ?lián)網(wǎng)后,必須要對(duì)其信息加以保密,比如可以借助防火墻等安全防護(hù)手段規(guī)避對(duì)檔案信息的攻擊。當(dāng)某些信息轉(zhuǎn)化為電子檔案的同時(shí),及時(shí)通過(guò)相對(duì)應(yīng)的手段措施對(duì)電子文件的內(nèi)容結(jié)構(gòu)等原數(shù)據(jù)進(jìn)行采集與描述[2],對(duì)這些電子檔案的信息進(jìn)行備份,最大程度上保護(hù)電子檔案的原始性與完整性。除此之外,還可以將電子檔案的打開(kāi)方式設(shè)置成為只能查看的狀態(tài),查看電子檔案的人員不能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行任何形式的修改。這樣就會(huì)使得電子檔案管理的保密性大大提高。通過(guò)采取有效的保護(hù)措施,以防惡意人員對(duì)電子檔案進(jìn)行篡改與破壞。從而使電子檔案發(fā)揮出更大的優(yōu)勢(shì)。

1.3 實(shí)現(xiàn)檔案之間的資源共享

2019年修訂了《中華人民共和國(guó)檔案法》,促進(jìn)了電子檔案在實(shí)踐中的應(yīng)用。以法律的形式,完善了對(duì)于電子檔案的規(guī)定[3],補(bǔ)充了電子檔案的組成要素、管理方式、重要作用等一系列內(nèi)容。對(duì)檔案的電子化管理,降低了紙質(zhì)檔案的保管成本,有利于節(jié)約能源減少排放,使用一種更加環(huán)保的檔案保存方式,便于對(duì)信息數(shù)據(jù)的深層次開(kāi)發(fā)與利用。檔案信息上網(wǎng)以后,無(wú)論何時(shí)何地,都可以對(duì)所需要的信息進(jìn)行查詢,不受地域與時(shí)間的限制,各個(gè)地區(qū)的檔案資源實(shí)現(xiàn)共享,并且能夠及時(shí)更新,為相關(guān)人員獲取信息提供了極大的便利。資源共享使得檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠緊密聯(lián)系,有利于電子檔案管理的健康發(fā)展。

2 電子檔案管理中存在的法律問(wèn)題

2.1 電子檔案的法律效力認(rèn)定問(wèn)題

因?yàn)殡娮訖n案具有非常容易被改變和破壞掉的屬性,所以通常情況下社會(huì)大眾并沒(méi)有給予電子檔案文件很高的信任。在儲(chǔ)存或者傳輸?shù)冗\(yùn)用電子檔案的過(guò)程中,會(huì)存在信息被竊取、丟失等問(wèn)題,從而有可能讓電子檔案信息失去真實(shí)性,最終無(wú)法作為合法的證據(jù)在法庭上使用[4]。認(rèn)定電子檔案的原創(chuàng)性是具有一定難度的,因?yàn)閷⒓堎|(zhì)版的檔案掃描形成電子檔案存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng),此時(shí)檔案的形態(tài)就變?yōu)榱颂摂M,查詢電子檔案的人員獲取到的僅僅只是紙質(zhì)檔案的復(fù)印件,無(wú)法獲取到原件信息。這樣一來(lái)就無(wú)法保障得到的電子檔案是最原始的,因?yàn)樵趶?fù)制時(shí)極有可能被篡改或者偽造。檔案在由實(shí)體的狀態(tài)轉(zhuǎn)換成為虛擬的狀態(tài)時(shí),負(fù)責(zé)錄入的工作人員會(huì)有可能出現(xiàn)失誤的情形或者遭受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊破壞,電子檔案的真實(shí)性也是很容易受到破壞的,工作人員在保存以及使用檔案時(shí),電子檔案系統(tǒng)可能會(huì)發(fā)生故障,使得信息遭受干擾,導(dǎo)致電子檔案失去其真實(shí)性。

電子檔案的法律效力認(rèn)定,最重要的是要保證其信息是真實(shí)并且完整的,由于電子檔案能夠隨意改變載體形式,可以借助電子簽名對(duì)電子檔案加以限制,只要發(fā)生修改電子檔案的情形,就一定會(huì)在系統(tǒng)留下痕跡,對(duì)電子檔案進(jìn)行更好的管理。除此之外,還要有法律對(duì)電子檔案的法律效力作出規(guī)定,來(lái)保證電子檔案可以作為法律證據(jù)去使用。法律作出明確規(guī)定電子證據(jù)是能夠在訴訟過(guò)程中作為法定證據(jù)加以使用的,然而在現(xiàn)實(shí)司法實(shí)踐中,電子證據(jù)的法律效力仍然存在很多的問(wèn)題需要解決,根本原因就在于盡管電子檔案具備作為法律證據(jù)的一些條件,但是在認(rèn)定電子檔案的真實(shí)性以及原始性上面臨巨大的挑戰(zhàn),由于檔案經(jīng)過(guò)實(shí)體到電子狀態(tài)的轉(zhuǎn)變,無(wú)法保證能夠百分之百的還原電子材料的最原始狀態(tài),并且保障電子檔案原始性的措施也未能及時(shí)更新,僅僅停留在技術(shù)和法律的層面。

2.2 電子檔案的隱私權(quán)保護(hù)問(wèn)題

檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化的同時(shí),對(duì)于保護(hù)公民的隱私權(quán)也提出了巨大的挑戰(zhàn)。電子檔案使得信息的共享更加的便利與迅速,但是越來(lái)越難對(duì)用戶進(jìn)行控制,檔案的保密難度直線提升[5]。在收集信息的過(guò)程中,易出現(xiàn)對(duì)于個(gè)人信息的非法占有或者利用、篡改或者傳播用戶的個(gè)人隱私,還有可能在檔案電子化的過(guò)程中遭受病毒或者黑客的攻擊,在電子檔案的安全保護(hù)上,即使有許多比較成熟的技術(shù)能夠抵擋外面不法分子的攻擊,但是仍然無(wú)法避免存在一些技術(shù)上的漏洞,給予 一些不法分子借助技術(shù)手段竊取電子檔案信息的機(jī)會(huì),造成檔案信息的泄漏,更有甚者還會(huì)利用計(jì)算機(jī)所具有的特征與屬性,對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制傳播或者改動(dòng),使得公民的隱私權(quán)利遭到非法的侵犯。倘若電子檔案沒(méi)有能夠保護(hù)好公民的個(gè)人隱私,長(zhǎng)此以往就會(huì)爆發(fā)更大的矛盾,進(jìn)而產(chǎn)生很多法律問(wèn)題。

檔案信息化以及數(shù)字化發(fā)展的過(guò)程中,對(duì)相關(guān)信息的開(kāi)發(fā)利用不可避免地會(huì)涉及到公民的隱私,所以需要正確處理利用檔案信息和保護(hù)檔案隱私權(quán)之間的關(guān)系,雖然最大程度地使用電子檔案信息有利于實(shí)現(xiàn)其真正的價(jià)值,但是在利用的過(guò)程中不能夠拋棄原則與底線,必須在使用時(shí)注重檔案信息的保密工作,將二者進(jìn)行統(tǒng)一。檔案無(wú)論是處于何種狀態(tài)下,保密的性質(zhì)是始終存在的,只有在一個(gè)合適的范圍之內(nèi),具有不同保密登記的檔案才能夠進(jìn)行信息的傳輸與利用,倘若在利用的過(guò)程中電子檔案涉及到了公民個(gè)人的某些隱私信息,此時(shí)沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案相關(guān)人員的同意,是不能夠?qū)n案信息隨意進(jìn)行公開(kāi)的。提高電子檔案管理的技術(shù)防范能力,建立電子檔案的備份制度,對(duì)檔案進(jìn)行加密等措施都是非常有必要的。還需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的法律保護(hù),管理的過(guò)程中需要加以控制,從而建立一個(gè)全方位管理的運(yùn)行機(jī)制,在電子檔案使用前期就將侵犯公民隱私權(quán)的行為加以遏制。電子檔案中涉及到的隱私以及需要保密的內(nèi)容必須單獨(dú)進(jìn)行范圍的劃分,負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)需要以電子檔案的重要程度為依據(jù)對(duì)檔案作出一個(gè)等級(jí)的劃分,并采取不同的保護(hù)措施對(duì)電子檔案加以保護(hù)。除此之外,應(yīng)該專門(mén)制定規(guī)章制度來(lái)完善保護(hù)電子檔案的方式方法以及重要性,盡可能的減少電子檔案管理人員接觸到私密個(gè)人信息的可能性,對(duì)于何時(shí)、以何種方式使用涉及個(gè)人資料的檔案作出全面的規(guī)范。

2.3 電子檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸權(quán)問(wèn)題

檔案電子化的發(fā)展過(guò)程中,檔案的來(lái)源途徑主要有兩種,第一種方式就是將已有的電子文件直接加以歸檔處理,第二種方式就是把之前的紙質(zhì)形式的檔案經(jīng)過(guò)掃描傳輸轉(zhuǎn)換為電子檔案。在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候,有很大一部分檔案具有著作權(quán),因此在對(duì)這類檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)變時(shí),必須要取得對(duì)著作進(jìn)行數(shù)字化的權(quán)利許可。數(shù)字化的檔案在行為性質(zhì)上存在問(wèn)題,在對(duì)信息進(jìn)行數(shù)字化操作時(shí),對(duì)于作品著作權(quán)之中的使用權(quán)會(huì)受到一定的影響,對(duì)著作加以復(fù)制的態(tài)度上我國(guó)認(rèn)為是對(duì)著作進(jìn)行出版的一種方式,也就是說(shuō)出版是屬于作品發(fā)表的權(quán)利的。一般情況下作品的發(fā)表權(quán)是由著作權(quán)人享有的,負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變著作信息的時(shí)候,因?yàn)橛行┵Y料是未能夠進(jìn)行出版的,所以機(jī)構(gòu)是沒(méi)有發(fā)表這些作品的權(quán)利的,如果繼續(xù)進(jìn)行檔案信息的電子化轉(zhuǎn)變,某種程度上就是在侵犯著作權(quán)人的作品發(fā)表權(quán)。由于信息化的發(fā)展十分迅速,電子檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上呈現(xiàn)的越來(lái)越多,網(wǎng)絡(luò)用戶能夠?qū)﹄娮訖n案信息進(jìn)行隨意下載或者上傳,同時(shí)伴隨而來(lái)產(chǎn)生了許多網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)的問(wèn)題。因此在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^(guò)程中[6],對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行必要的保護(hù)是非常重要的。網(wǎng)絡(luò)上上傳的很多電子檔案通常是具有著作權(quán)保護(hù)的,其作品在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸?shù)臋?quán)利依舊是屬于著作權(quán)人的,也就是說(shuō)未經(jīng)過(guò)著作權(quán)人的同意,用戶是不能夠隨意傳輸電子檔案的。為了更好地保護(hù)著作權(quán)人的網(wǎng)絡(luò)傳輸權(quán)的行使,負(fù)責(zé)管理檔案的部門(mén)需要認(rèn)識(shí)到該權(quán)利并不屬于其部門(mén),對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案加以數(shù)字化處理并在網(wǎng)絡(luò)上傳輸,必須要考慮到網(wǎng)絡(luò)傳輸權(quán)的問(wèn)題,合理保護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益。負(fù)責(zé)管理檔案的部門(mén)獲得著作權(quán)人的許可后再將檔案上傳至網(wǎng)絡(luò)。由國(guó)家負(fù)責(zé)的檔案信息只有在取得國(guó)家的授權(quán)后才可以在網(wǎng)上傳輸,由個(gè)人負(fù)責(zé)的檔案信息則需要得到所有者的使用許可才能進(jìn)行相關(guān)操作。

2.4 電子檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題

毫無(wú)疑問(wèn),借助大數(shù)據(jù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)制的過(guò)程中一定會(huì)涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)的相關(guān)問(wèn)題,想要處理好檔案數(shù)字化權(quán)利存在的問(wèn)題,需要將電子檔案的來(lái)源進(jìn)行明確,如果該檔案受到著作權(quán)法的保護(hù),在對(duì)受到保護(hù)的檔案信息進(jìn)行利用時(shí),與著作權(quán)人協(xié)商并取得其許可是首先要做到的。如果該檔案沒(méi)有取得著作權(quán)法的保護(hù),主要有以下兩類檔案信息,第一類是國(guó)家機(jī)關(guān)所發(fā)布的具有立法司法行政性質(zhì)上的文件,這類文件在進(jìn)行數(shù)字化的過(guò)程中是不涉及數(shù)字化權(quán)利的問(wèn)題的,另一類不受保護(hù)的檔案是其著作權(quán)已經(jīng)到期,這種情況下也就無(wú)需再考慮數(shù)字化權(quán)利的問(wèn)題。為了方便檔案信息有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,不僅要關(guān)注到檔案的所有權(quán)還要注重檔案的著作權(quán),兩種權(quán)利的定義是不一致的,不能夠?qū)⒍哌M(jìn)行簡(jiǎn)單等同。當(dāng)屬于國(guó)家的檔案被收入在檔案管理機(jī)構(gòu)時(shí),由于該檔案的所有權(quán)以及著作權(quán)都是屬于國(guó)家的,那么這種情況下檔案管理機(jī)構(gòu)就可以代替國(guó)家行使一些權(quán)力,能夠?qū)n案自行的加以數(shù)字化利用。如果檔案是購(gòu)買(mǎi)的個(gè)人所有或者集體所有并且受到著作權(quán)的保護(hù),負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)如果未購(gòu)買(mǎi)著作權(quán),那么此時(shí)著作權(quán)是掌握在原作者的手中的,要想對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理,必須取得作品原所有權(quán)人的同意。如果檔案是通過(guò)接受捐贈(zèng)取得的,檔案的著作權(quán)仍然由捐贈(zèng)人享有,對(duì)以捐贈(zèng)的方式取得的檔案進(jìn)行處理仍然必須取得著作權(quán)人也就是捐贈(zèng)人的許可,并且還需要支付相應(yīng)的報(bào)酬才能夠進(jìn)行后續(xù)的一系列操作。但是在捐贈(zèng)的時(shí)候,如果捐贈(zèng)者明確表明將著作權(quán)以及所有權(quán)一并捐贈(zèng)的話,就無(wú)需取得捐贈(zèng)人的許可就可以對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化處理。

由于很多紙質(zhì)檔案原本就享有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù),所以檔案管理部門(mén)將紙質(zhì)的檔案電子化的過(guò)程之中,首先要做的就是取得知識(shí)產(chǎn)權(quán)人的許可,如果沒(méi)有獲得許可冒然行動(dòng),就會(huì)有極大的可能侵犯到知識(shí)產(chǎn)權(quán)人的應(yīng)有權(quán)利。伴隨著法制社會(huì)的不斷發(fā)展,人們的法律意識(shí)越來(lái)越強(qiáng),關(guān)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的糾紛也是層出不窮。電子檔案管理部門(mén)對(duì)作品享有合理的使用權(quán),這種權(quán)利的行使是有限制的,不能超出陳列或者保存的需要,如果嚴(yán)重超出了合理使用的范圍,并且還沒(méi)有獲取到知識(shí)產(chǎn)權(quán)人的授權(quán),那么這種情況下就極可能產(chǎn)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)問(wèn)題。所以在檔案信息電子化的過(guò)程中要做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)的形成與保護(hù)工作,提高保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的意識(shí)。

3 電子檔案管理現(xiàn)存法律問(wèn)題的原因

3.1 對(duì)電子檔案法律層面重要性認(rèn)識(shí)不足

《電子簽名法》規(guī)定數(shù)據(jù)電文能夠被視為一種法律所認(rèn)可的書(shū)面形式,訴訟法也做出了電子數(shù)據(jù)屬于證據(jù)種類的規(guī)定,《民法典》規(guī)定使用電子數(shù)據(jù)的形式簽訂的合同視為書(shū)面形式,以上種種規(guī)定都對(duì)電子文件所具有的法律效力進(jìn)行了說(shuō)明,雖然沒(méi)有對(duì)電子檔案進(jìn)行直接規(guī)定,但是都與其具有非常緊密的聯(lián)系。電子檔案的重要性得到了很大的提升,主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面,其法律地位已經(jīng)通過(guò)法律進(jìn)行了規(guī)定,并且新修訂的《檔案法》規(guī)定,電子檔案和紙質(zhì)檔案具有相同的法律效力。除此之外,因?yàn)殡娮訖n案與紙質(zhì)檔案具有著本質(zhì)的區(qū)別,決定了電子檔案要想作為證據(jù)進(jìn)行使用必須達(dá)到質(zhì)量要求,同時(shí)也使得對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的難度是很大的。伴隨著進(jìn)行電子化的檔案信息的增多,盡管新修訂的《檔案法》做出了電子檔案管理的一些規(guī)定[7],但是很多負(fù)責(zé)檔案管理的人員并沒(méi)有給予應(yīng)有的重視,相反管理電子檔案的方式和管理傳統(tǒng)檔案的方式一樣,缺乏設(shè)備或軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行管理,檔案管理人員也并沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)化的培訓(xùn),電子檔案管理的工作人員積極性比較低。有一些單位因?yàn)榇嬖诘碾娮訖n案不是很多,仍然在檔案的管理上采用紙質(zhì)化的形式,理所當(dāng)然的漠視檔案的數(shù)字化建設(shè),沒(méi)有購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的設(shè)備來(lái)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理,對(duì)電子檔案的重視程度不夠。

3.2 電子檔案管理人員素養(yǎng)較低

在電子檔案管理的實(shí)踐過(guò)程中,因?yàn)殡娮訖n案需要儲(chǔ)存在電子介質(zhì)之中,電子介質(zhì)具有數(shù)字化的特征,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的十分迅速,對(duì)檔案管理人員提出了新的要求,他們需要跟緊技術(shù)更新的速度,及時(shí)掌握電子檔案管理的技術(shù)。法律對(duì)于檔案管理人員的職責(zé)做出了規(guī)定,比如《檔案法》規(guī)定由于電子檔案涉及到個(gè)人信息和知識(shí)產(chǎn)權(quán),檔案管理人員需要全面掌握相關(guān)的法律知識(shí)?！睹穹ǖ洹芬矊?duì)保護(hù)自然人信息進(jìn)行了規(guī)定,如果電子檔案管理涉及到了自然人的信息,則必須做出適當(dāng)?shù)奶幚?。知識(shí)產(chǎn)權(quán)在科技的發(fā)展中起著重要的作用,關(guān)于電子檔案的管理要遵循法律,還要注重對(duì)電子檔案信息的保密,不能一味的追求使用電子檔案信息或者保護(hù)電子檔案信息,對(duì)其造成過(guò)度的保護(hù)或者泄露,需要合理權(quán)衡二者之間的限度,以免產(chǎn)生更多的知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛問(wèn)題,從而更有效的對(duì)電子檔案進(jìn)行管理。

3.3 缺乏詳細(xì)的電子檔案安全管理規(guī)范

截至目前并沒(méi)有關(guān)于電子檔案管理的全面系統(tǒng)的規(guī)定,而且作為電子檔案內(nèi)容的電子數(shù)據(jù),保存得并沒(méi)有很完整,很多都呈現(xiàn)出片段化的特征,這樣一來(lái)電子檔案的解讀就會(huì)很容易被誤解。對(duì)于電子數(shù)據(jù)的保護(hù)還出現(xiàn)了一些其他的問(wèn)題,比如必須嚴(yán)格保密的數(shù)據(jù)沒(méi)有保密被大量泄露,由于設(shè)備的老化等原因,經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存之后電子檔案無(wú)法打開(kāi)[8]。對(duì)于電子檔案的安全管理,《檔案法》僅僅做出了概括性的規(guī)定,各級(jí)政府的規(guī)范性文件中還沒(méi)有對(duì)其做出詳細(xì)規(guī)定,更沒(méi)有一套固定的安全管理標(biāo)準(zhǔn)。盡管關(guān)于電子檔案管理的體系脈絡(luò)做出了一些規(guī)定,但是其中涉及到電子檔案管理的安全規(guī)范卻沒(méi)有很多,這樣一來(lái),在電子檔案管理的實(shí)踐中,信息化工作的展開(kāi)會(huì)受到很大的阻礙,不利于電子檔案管理工作的高效進(jìn)行。

3.4 電子檔案的配套設(shè)施未及時(shí)更新

盡管新修訂的《檔案法》一定程度上完善了對(duì)電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定,但是由于電子檔案管理的要求較高,在現(xiàn)實(shí)生活中很多管理檔案的部門(mén)所擁有的管理電子檔案的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備都比較落后,沒(méi)有及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行更新,無(wú)法適應(yīng)新修訂的法律對(duì)電子檔案提出的要求和做出的指引。除此之外,在一些經(jīng)濟(jì)相對(duì)來(lái)說(shuō)沒(méi)有那么發(fā)達(dá)的地區(qū),受交通等客觀條件的限制,地區(qū)發(fā)展的經(jīng)費(fèi)非常有限,電子硬件設(shè)備非常老舊,甚至根本沒(méi)有計(jì)算機(jī)等設(shè)備,同時(shí)軟件版本也無(wú)法及時(shí)更新,無(wú)法滿足電子數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的要求,對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)的基礎(chǔ)性功能都無(wú)法實(shí)現(xiàn),更加難以實(shí)現(xiàn)電子檔案的查詢共享等用途,無(wú)法發(fā)揮出電子檔案本身具有的便利性等優(yōu)勢(shì)。同時(shí)還因?yàn)樵O(shè)備的落后,很容易造成已儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)的丟失與泄露,電子檔案管理存在的安全隱患非常多,不利于對(duì)電子檔案的管理。

4 電子檔案管理的完善路徑

4.1 提高對(duì)電子檔案保護(hù)的認(rèn)識(shí)程度

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與技術(shù)的不斷進(jìn)步,電子檔案的地位已經(jīng)越來(lái)越重要,檔案電子化的趨勢(shì)也已經(jīng)越來(lái)越明顯。政府發(fā)布的很多文件都清楚表明,電子檔案管理部門(mén)需要提高對(duì)電子檔案的保護(hù)程度,完善關(guān)于檔案信息數(shù)字化所需要配套的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理做好充足的準(zhǔn)備工作,從而進(jìn)一步加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化的目標(biāo)[9]。除此之外,各級(jí)檔案管理部門(mén)需要做好有關(guān)電子文件歸檔入庫(kù)以及電子檔案的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理,這是現(xiàn)在電子檔案管理工作的重中之重。同時(shí)各級(jí)檔案主管部門(mén)需要在有關(guān)文件精神的指引下,提高對(duì)電子檔案完整存儲(chǔ)的重視程度,妥善推進(jìn)電子檔案的安全管理工作,配套完善電子檔案管理任務(wù)所需要用到的一系列基礎(chǔ)設(shè)施,更高效地發(fā)揮出電子檔案部門(mén)的優(yōu)勢(shì)和高效,加快電子檔案信息化的速度。有效地發(fā)揮出負(fù)責(zé)檔案管理的主體的優(yōu)勢(shì),為電子檔案管理打下堅(jiān)固的基礎(chǔ),推動(dòng)檔案信息化的順利進(jìn)行。各級(jí)不同的檔案管理部門(mén)需要對(duì)電子文件的歸檔以及入庫(kù)做好準(zhǔn)備工作,實(shí)行對(duì)電子檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理,以上就是目前電子檔案管理工作的中心任務(wù)。

電子檔案是對(duì)各個(gè)單位以及社會(huì)大眾日常生活的記錄,與國(guó)家和個(gè)人的切身利益息息相關(guān)。在數(shù)字化大背景下,計(jì)算機(jī)軟件使得無(wú)紙化辦公成為大勢(shì)所趨,提高了日常工作的效率,各種電子數(shù)據(jù)信息歸檔后形成了電子檔案。由于公民法律意識(shí)的不斷增強(qiáng),當(dāng)發(fā)生糾紛時(shí)越來(lái)越多的人會(huì)選擇拿起法律的武器來(lái)維護(hù)自己的合法權(quán)益,證據(jù)在解決糾紛的過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用,伴隨著法律體系的不斷完善,證據(jù)的種類隨之增多,擴(kuò)大了電子數(shù)據(jù)能夠作為證據(jù)使用的范圍,為大量糾紛的解決提供了切實(shí)有效的依據(jù),所以必須要更加重視電子檔案中能夠作為電子證據(jù)使用的數(shù)據(jù),轉(zhuǎn)變以前的電子檔案管理模式,借助高科技手段的幫助,提高電子檔案管理的質(zhì)量。

4.2 提升電子檔案管理人員的專業(yè)能力

電子檔案管理所配套的設(shè)備都需要工作人員來(lái)完成相關(guān)操作,工作人員必須從思想上提高電子檔案安全保護(hù)的重視程度。電子檔案除了能夠進(jìn)行信息服務(wù)還可以作為訴訟證據(jù)在法庭上出示,關(guān)乎到檔案管理部門(mén)和個(gè)人的合法權(quán)益,所以電子檔案管理人員需要樹(shù)立檔案的價(jià)值意識(shí),及時(shí)更新檔案管理的理念。除此之外,工作人員檔案管理的專業(yè)能力也需要提升。因?yàn)殡娮訖n案所涉及到的保密信息比較多,所以電子檔案管理人員必須掌握豐厚的檔案管理技能,積極主動(dòng)參加檔案管理技能和保密培訓(xùn),從多方面提升電子檔案管理人員的專業(yè)技能以及檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)水平。電子檔案管理人員提高自己的法律意識(shí)以及責(zé)任意識(shí),檔案管理部門(mén)正確引導(dǎo)工作人員以規(guī)范的方式對(duì)待處理電子信息[10]。因?yàn)楹芏嚯娮訖n案都會(huì)涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)的相關(guān)問(wèn)題,所以電子檔案管理人員學(xué)習(xí)新修訂的《檔案法》的有關(guān)法律專業(yè)知識(shí)也是非常有必要的。

4.3 完善電子檔案管理的相關(guān)立法

推進(jìn)電子檔案管理的法制化建設(shè),保護(hù)電子檔案所具有的法律效力。新修訂的《檔案法》首次通過(guò)法律條文的形式確定了電子檔案的法律效力,承認(rèn)了電子檔案也可以作為法律憑證,為電子檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理提供了法律依據(jù)以及保障。同時(shí),還需要建立信息安全機(jī)制和科學(xué)的電子檔案管理體系,強(qiáng)化電子檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié),保證電子檔案作為法律證據(jù)的完整性,提高電子檔案的法律效力。加強(qiáng)電子檔案管理的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù),既要注意保護(hù)權(quán)利人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)也要維護(hù)電子檔案管理部門(mén)自身形成的知識(shí)產(chǎn)權(quán),借助電子檔案的來(lái)源對(duì)其是否具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)作為相應(yīng)的判斷。對(duì)于具備該權(quán)利的電子檔案的使用,應(yīng)該在與檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)人進(jìn)行協(xié)商的基礎(chǔ)上取得相應(yīng)的許可。如果需要對(duì)檔案信息進(jìn)行利用,必須要對(duì)電子檔案作品的一系列權(quán)利比如網(wǎng)絡(luò)傳輸權(quán)加以保護(hù)。完善有關(guān)的法律法規(guī),相關(guān)部門(mén)制定檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),在立法以及執(zhí)法兩方面來(lái)維護(hù)公民的隱私權(quán)。注重電子檔案的日常管理,嚴(yán)密把控電子檔案的共享和泄露,如果沒(méi)有獲取權(quán)利人的許可,不可以將檔案信息進(jìn)行公開(kāi)。提高法律保護(hù)意識(shí),減少在電子檔案管理的過(guò)程中產(chǎn)生的泄密問(wèn)題。

電子檔案信息化在國(guó)家的大力支持下不斷地快速發(fā)展,伴隨著技術(shù)的更新進(jìn)步,有關(guān)于電子檔案的相關(guān)立法也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)逐步完善,盡可能快地建立一個(gè)完整的電子檔案的法律體系,在該法律體系的支撐下,各級(jí)機(jī)關(guān)團(tuán)體以及其它的組織逐步建立完善電子檔案的系統(tǒng)。當(dāng)前電子檔案的法律體系并沒(méi)有非常成熟,這種情況下各級(jí)地方政府就可以靈活應(yīng)對(duì),根據(jù)各區(qū)域內(nèi)的具體情況,出臺(tái)電子檔案的配套細(xì)則或者發(fā)布一些指導(dǎo)性的政策規(guī)定,各級(jí)地方政府在出臺(tái)電子檔案的相關(guān)規(guī)定之前,需要保持溝通交流,以確保各地出臺(tái)的政策是相互協(xié)調(diào)的,不可以存在沖突,可以結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況適當(dāng)借鑒國(guó)外電子檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn),在制度的角度為保管電子檔案的安全提供保障,使得對(duì)電子檔案的管理更加規(guī)范,進(jìn)一步提高電子檔案的法律地位。對(duì)電子檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是非常重要的,電子檔案的載體以及管理主體與紙質(zhì)檔案相比發(fā)生了新的改變,對(duì)于不再適應(yīng)電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī),應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行廢除或者修改,建立一個(gè)全新的電子檔案管理法律法規(guī),將電子檔案管理的法律責(zé)任界限加以明確,發(fā)揮出電子檔案的真實(shí)作用。所以,保障電子檔案所具有的法律效力,最根本的還是要回歸到相關(guān)法律本身,需要借助法律對(duì)于電子檔案所具有的證據(jù)價(jià)值進(jìn)行評(píng)估,有關(guān)立法機(jī)關(guān)結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況完善電子檔案的相關(guān)專項(xiàng)立法,進(jìn)一步明確規(guī)定電子檔案的法律地位。

4.4 完善電子檔案管理的配套措施

由于互聯(lián)網(wǎng)具有開(kāi)放性的特點(diǎn),檔案信息電子化之后從傳輸、使用等方面對(duì)電子檔案采取保密措施,及時(shí)檢查計(jì)算機(jī)防火墻的嚴(yán)密性,對(duì)電子檔案的信息采取備份,以免出現(xiàn)電子檔案信息丟失篡改等問(wèn)題。假如出現(xiàn)這些問(wèn)題,可以迅速借助大數(shù)據(jù)的找回恢復(fù)技術(shù),將丟失的電子數(shù)據(jù)及時(shí)找回,最大程度地減少損失。對(duì)電子檔案進(jìn)行更加高效的利用,需要配套完備的硬件設(shè)施,比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等,同時(shí)還需要及時(shí)更新與完善計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟件。最大程度地在配備硬件設(shè)施中投入更多資金,檔案管理部門(mén)加大學(xué)習(xí)系統(tǒng)培訓(xùn)的資金,調(diào)動(dòng)電子檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性。電子檔案能夠作為證據(jù)使用推動(dòng)了訴訟活動(dòng)的開(kāi)展,法律已經(jīng)對(duì)電子證據(jù)做出來(lái)相對(duì)全面的規(guī)定,所以要更好地發(fā)揮電子檔案的證據(jù)作用。建立一個(gè)電子檔案的證據(jù)網(wǎng)上平臺(tái),更新電子檔案管理的技術(shù)手段,及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行認(rèn)定以及必要的整理維護(hù),盡可能的抵擋外部因素對(duì)電子檔案進(jìn)行的攻擊。在能夠確保電子檔案安全以及保密的前提之下,借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù),對(duì)電子檔案進(jìn)行有效調(diào)取,將調(diào)取到的檔案信息進(jìn)行整合,搭建電子檔案信息共享的平臺(tái)。

5 結(jié)束語(yǔ)

新修訂的《檔案法》為檔案管理提供了法律保障,為處理檔案管理過(guò)程中帶來(lái)的許多問(wèn)題提供了法律依據(jù)。電子檔案管理人員應(yīng)該遵循相關(guān)法律的規(guī)定,合理處理電子檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的侵犯知識(shí)產(chǎn)權(quán)隱私權(quán)等問(wèn)題,對(duì)產(chǎn)生問(wèn)題的原因進(jìn)行分析,以期找到相應(yīng)的解決對(duì)策,更好地推進(jìn)電子檔案的信息化建設(shè)。