文/陜西漢中勉縣發(fā)展和改革局 張春花

隨著社會發(fā)展速度的不斷加快，黨政機關各項工作開展有了更高的標準和要求。檔案管理工作關系著黨政機關的業(yè)務開展情況和整體管理水平，在實際工作中，需要有效整理與保管檔案，并對檔案的實際使用情況加以記錄，優(yōu)化檔案的查詢和使用方式，提高檔案的實際利用效率。做好黨政機關的檔案管理工作，對各個部門乃至單位整體工作效率和水平都具有重要影響。因此，需要黨政機關領導加大重視力度，并采取合理的優(yōu)化路徑，完善具體的檔案管理工作，全面提升檔案管理水平，從而保證黨政機關各項工作的長期穩(wěn)定開展。

一、黨政機關檔案管理工作的重要性

在黨政機關各項工作的落實過程中，檔案管理和利用是十分重要的一項內容，一旦檔案的處理方式不夠正確，可能造成資料泄漏、文件損毀等相關問題，因此需要黨政機關對檔案管理工作加大重視。具體來說，黨政機關針對單位內部的相關文件資料，需要及時做好收存、編號以及備份等工作，從而確保能夠有序處理，節(jié)約工作時間，有效總結工作開展情況。結合當前機關工作現狀進行分析，可以發(fā)現其工作內容十分復雜，這也使得黨政機關內部的檔案內容相對較多，通過有效處理檔案，可以確保機關檔案工作滿足具體的社會發(fā)展需求，實現機關檔案的科學化、信息化以及現代化管理，從而全面提升黨政機關的工作質量和效率。

二、黨政機關檔案管理工作現狀和優(yōu)化對策

（一）軟硬件設施。黨政機關的檔案管理工作由于檔案管理方面的軟硬件設施缺乏，進而導致檔案管理有相應的弊端存在。工作設施與工作進度具有密切聯系，通過完善具體的工作設施，可以為各項工作的有效開展提供保障。在實際管理檔案時，由于檔案文件數量比較龐大，進而導致管理人員的工作進度相對緩慢，容易出現相關錯誤問題。在實際保存檔案時，多數檔案文件會在辦公室一角擺放，并未準備一個封閉空間來存放檔案文件，這也導致容易出現文件損毀和丟失等問題。目前，多數機關單位的檔案部門還未有效普及信息技術的應用，仍然采用傳統(tǒng)的書寫等級方法，從而導致檔案管理容易受到人為因素帶來的影響，增大了檔案管理的錯誤率，對檔案管理工作的高效和有序開展造成影響。

對此，在檔案管理工作開展過程中，需要對軟硬件工作設施加以配備，從而進一步保證檔案管理工作的有序開展。針對軟件分類、篩選等問題，在信息化技術水平不斷提升的背景下，在實際工作中采用信息化技術，可以使工作效率得到有效提高。對此，黨政機關單位應對信息化技術加以應用，配備具體的軟硬件設施。例如，可以在文件登記過程中運用電腦管理技術，從而為文件的檢索與查找提供方便。與此同時，機關單位還應對專門的檔案庫房進行配置，對文件集中管理與保存。

（二）檔案管理制度。結合黨政機關的檔案管理現狀進行分析，可以發(fā)現部分機關單位的檔案管理制度不夠完善，進而對檔案管理工作的有序開展造成阻礙。具體來說，在實際的檔案管理工作中，由于管理制度不夠完善，進而導致檔案管理工作出現相關錯誤問題。部分黨政機關單位未高度重視檔案管理工作。因此，沒有明確檔案管理的工作界限和工作的具體職責，缺乏專人對檔案類別的管理，導致在后續(xù)借調檔案時出現相關錯誤，例如沒有對往來記錄加以登記，這樣在有檔案管理問題出現時無法及時追究相關責任人，也不利于檔案管理工作的順利開展。對此，黨政機關單位在具體開展檔案管理工作時，需要制訂出完善的管理制度，從而確保此項工作的高效開展。在實際管理檔案時，相關機關單位應通過完善管理制度，使管理人員的工作職責和習慣得到優(yōu)化。結合檔案管理中的問題詳細制訂解決方案，明確具體的檔案管理工作流程，使管理人員在實際工作中出現的失誤情況得到減少，強化各部門之間的工作配合，全面提升檔案管理工作質量。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質。目前，黨政機關的檔案管理人員多數為退休人員或者一些勞動能力相對較差的人員，其在實際工作中往往采取死板和機械的工作方式，只是整理和保管檔案，或者對檔案資料的借調往來加以記錄，未明確分類檔案，管理手段缺乏，進而導致檔案容易出現損毀或者丟失等問題。除此之外，由于管理方式不夠科學和有效，因此在對檔案進行借調時，通常需要花費較長時間去尋找，過程比較麻煩。

想要使檔案管理工作質量和效率得到有效提高，還應對檔案管理人員的綜合素質加以提升。在實際管理檔案時，黨政機關單位應招聘專業(yè)對口的管理人員進行專門管理檔案。對于專業(yè)管理人員而言，其應在檔案管理方面具有豐富經驗，并能緊隨時代變化及時轉變自身的想法與思維，嚴格按照社會發(fā)展要求對檔案管理方式加以改善，從而有效推動檔案管理工作的順利開展。在具體提高相關檔案管理人員的工作能力時，需要對其加強培訓，具體需要落實一對一培訓活動，并要嚴格檢查管理人員的學習成果，組織開展具體的教育工作，從而使相關檔案管理人員的思想認識得到提升，綜合素質得到有效提高。

三、新形勢下提高黨政機關檔案管理工作的有效路徑

（一）精心編研。對于檔案編研工作而言，需要從更深層次去研究和開發(fā)檔案信息資源，以此來為企業(yè)的改革和發(fā)展提供高品質服務。通過開展具體的編研工作，可以有針對性地鑒別和篩選檔案資料信息，并在具體的整理和加工之后，將其編輯成相應的二次文獻，確保能夠集中、準確、全面以及系統(tǒng)地管理檔案資料信息。檔案編研作為一類研究性工作，需要確保相關工作人員的專心、用心、靜心以及精心。在實際開展編研工作時需要做到主動開發(fā)，需要在具體的工作當中有效落實精心編研的思想，當企業(yè)有需要時主動進行編研，而當企業(yè)急需時，則需要做到超前編研，確保實現各個門類的精心編研。企業(yè)檔案的編研成品具有多種類型，但無論哪一種都需要結合檔案原始材料來編研具體的事實材料以及數據。相關使用者在對編研成果加以享受時，可以對文化力量和歷史厚重產生深刻感受，并使其能夠充分尊重歷史和敬仰文化。

（二）創(chuàng)新技術管理。想要有效實現黨政機關檔案的現代化管理目標，需要全面加強電子文件和檔案管理工作，以促進檔案管理工作的現代化發(fā)展。電子文件主要是在數字環(huán)境和設備當中生成，采用數碼形式在光盤、磁盤以及磁帶等載體中有效存儲，可以通過計算機等相關數字設備，實現電子文件的處理和閱讀，還可以在通信網絡上對文件加以傳送。電子文件包括文檔、報表、信件、圖紙以及文書等，在具體歸檔之后，可以被稱之為電子檔案。針對電子檔案的特點進行分析，具體包括以下兩個方面：首先，信息具有非人工識讀性。電子檔案主要以數字代碼形式存在，因此需要通過計算機的特定程序進行解碼，這樣使用者方可以對檔案加以識讀。其次，對系統(tǒng)的依賴性。在實際使用電子檔案時，需要對計算機系統(tǒng)加以運用。在此過程中，檔案部門需要嚴格按照檔案統(tǒng)一管理的相關原則，對電子文件的管理和收集等責任加以承擔。所以，檔案部門需要全過程地監(jiān)控和管理電子文件的歸檔、鑒定、積累以及形成，使電子文件的歸檔質量得到保證。在具體歸檔時，需要對電子文件的歸檔范圍加以明確，其具體包括文件本身和硬件平臺說明，同時還需要電子文件操作和應用等系統(tǒng)軟件的有力支持，因此需要做好系統(tǒng)軟件的備份工作。

（三）服務創(chuàng)新。科學技術是黨政機關檔案管理工作發(fā)展的主要動力。檔案管理并非一項閉合工作，而是要有效體現出服務性。隨著科學技術的快速發(fā)展，在黨政機關檔案管理工作中對智能化和信息化技術進行了有效應用，這不僅可以使信息時效性和準確性得到保證，而且還可以使檔案管理工作質量和效率得到提高。因此，在實際創(chuàng)新黨政機關檔案管理時，需要有效提升服務質量，為其他部門的工作開展提供優(yōu)質服務，使檔案管理工作的重要價值得到有效體現。黨政機關部門需要對檔案管理工作在主觀意識上加大重視，加大科學技術、資金以及人力的投入，從而使檔案管理的智能化和信息化建設水平得到提升，有效創(chuàng)新服務模式。除此之外，還需要對工作人員加強培訓，增強其自身的操作技能。與此同時，檔案管理部門需要對檔案在線數據信息查詢庫進行建立，為使用者提供更為簡單和快捷的檔案查閱服務，從而提升檔案查詢效率。

（四）加快檔案信息化建設進程。在黨政機關檔案管理工作開展過程中，需要有效運用計算機技術，從而更好地存儲和檢索檔案信息，并實現檔案的網絡化管理。想要有效實現此目標，需要相關檔案管理人員提高自身的信息化意識，并對檔案管理的軟硬件設備加以完善，科學合理地構建檔案數據庫，從而實現檔案的信息化和網絡化管理。在我國信息化技術快速發(fā)展的背景下，通過應用先進的信息技術，可以使檔案管理水平得到有效提高，因此黨政機關需要全面加強檔案管理的信息化建設，從而更好地滿足新形式的發(fā)展需求。在此過程中，還需要相關黨政機關創(chuàng)新服務，有效開展檔案信息服務工作，具體可以從以下方面入手。首先，需要樹立起正確的信息服務理念，加強主動服務。相關檔案管理部門需要針對信息來源以及共享需求具備高度敏感性，對系統(tǒng)用戶的潛在需求進行調查和了解，從而保證不同層次服務工作的針對性，有計劃地開發(fā)和加工電子文件信息資源，并將其轉化成具體的信息產品。其次，需要對檔案服務渠道加以拓展，以檔案資料為資源，對相關文學書籍、歷史知識讀物以及人物傳記等進行編輯。

四、結語

隨著信息技術的快速發(fā)展，黨政機關在開展檔案管理工作時應有效采用先進的科學技術，使檔案管理工作效率得到提升。相關黨政機關需要及時創(chuàng)新自身的檔案管理工作理念，對信息化技術加以運用。同時，還需要分析當前階段工作中的不足，采取有效對策加以解決，使檔案管理能夠向著科學化、信息化和精細化的方向轉變，全面提升黨政機關的檔案管理水平，保證機關各項工作的高效有序開展，從而保障社會的穩(wěn)定發(fā)展。