檔案數(shù)字化與信息化下的工程建設(shè)檔案安全與保密研究

武 巖,田 苗,孫姝琬

(遼寧省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限責(zé)任公司 沈陽市 110166)

隨著數(shù)字化和信息化的快速發(fā)展,工程建設(shè)領(lǐng)域的檔案管理也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案作為重要的歷史和信息載體,其安全性和保密性對(duì)于保護(hù)國家利益、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和促進(jìn)科技創(chuàng)新具有重要意義。通過深入研究工程建設(shè)檔案的安全與保密問題,可以為相關(guān)部門和從業(yè)人員提供指導(dǎo)和決策支持,有效保障工程建設(shè)檔案的安全性和保密性。

1 工程建設(shè)檔案數(shù)字化與信息化的優(yōu)勢

1.1 工程建設(shè)檔案概述

工程建設(shè)是指通過規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等一系列過程完成的各類基礎(chǔ)設(shè)施和房屋建筑的建造工作。為了保證工程建設(shè)的質(zhì)量和安全,以及后續(xù)運(yùn)維管理的需要,建設(shè)單位在工程項(xiàng)目完成后會(huì)形成一份完整的工程建設(shè)檔案。工程建設(shè)檔案是記錄工程建設(shè)全過程的重要文獻(xiàn)資料,包括工程的設(shè)計(jì)文件、合同協(xié)議、施工圖紙、技術(shù)規(guī)范、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖紙等多個(gè)方面。這些檔案對(duì)于工程的后續(xù)管理和維護(hù)具有重要的參考價(jià)值。

工程建設(shè)檔案可以分為實(shí)物檔案和電子檔案兩種形式。實(shí)物檔案主要包括紙質(zhì)文件、工程圖紙、照片等實(shí)際存在的物理載體,而電子檔案則指通過數(shù)字化手段將各類文件、圖紙、影像等轉(zhuǎn)換成電子格式保存的檔案。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,越來越多的工程建設(shè)檔案采用電子檔案的形式進(jìn)行保存和管理,提高了檔案的檢索和利用效率。工程建設(shè)檔案的建立和管理是一個(gè)系統(tǒng)性的工作,需要建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等多個(gè)參與方密切合作。建設(shè)單位需明確檔案的組織機(jī)構(gòu)和責(zé)任人,制定相關(guān)的管理規(guī)定和流程,并嚴(yán)格執(zhí)行。同時(shí),各參與方要積極配合,及時(shí)提供相關(guān)資料,并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

1.2 工程建設(shè)檔案數(shù)字化與信息化的優(yōu)勢

工程建設(shè)檔案數(shù)字化和信息化可以帶來許多優(yōu)勢。主要的優(yōu)點(diǎn)包括以下幾個(gè)方面。

1.2.1方便存儲(chǔ)和備份

將工程建設(shè)檔案數(shù)字化后,可以更方便地存儲(chǔ)和備份。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受損或丟失,而數(shù)字化檔案則可以通過電子設(shè)備進(jìn)行安全保存。數(shù)字檔案還可以通過云存儲(chǔ)服務(wù)進(jìn)行備份,確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。此外,數(shù)字檔案不會(huì)占用大量的物理空間,節(jié)省了存儲(chǔ)空間的需求[1]。

1.2.2信息共享和協(xié)作

數(shù)字化工程建設(shè)檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享和傳輸,促進(jìn)信息的共享和協(xié)作。通過建立一個(gè)集中的數(shù)字化檔案庫,所有相關(guān)人員都可以輕松訪問和共享檔案。這種共享和協(xié)作的方式可以極大地提高工作效率和減少溝通成本。多個(gè)團(tuán)隊(duì)可以同時(shí)查看和編輯同一份文件,減少了文件傳遞的時(shí)間和風(fēng)險(xiǎn),并且可以實(shí)時(shí)跟蹤和更新檔案的狀態(tài)。

1.2.3快速查找和定位

通過全文檢索等技術(shù)手段,數(shù)字化工程建設(shè)檔案可以快速定位和查找需要的信息。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力來查找特定的文件,而數(shù)字化檔案可以通過關(guān)鍵字搜索等方式快速找到需要的信息。這不僅提高了工作效率,還減少了錯(cuò)誤和遺漏的可能性。

1.2.4數(shù)據(jù)安全和保護(hù)

數(shù)字化工程建設(shè)檔案可以進(jìn)行加密和權(quán)限管理,確保數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護(hù)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易遭到未經(jīng)授權(quán)的訪問和竊取,而數(shù)字化檔案可以設(shè)置不同級(jí)別的權(quán)限,只允許授權(quán)人員查看和編輯檔案。此外,數(shù)字檔案可以進(jìn)行自動(dòng)備份和恢復(fù),防止數(shù)據(jù)丟失和損壞[2]。

1.2.5可持續(xù)發(fā)展

數(shù)字化工程建設(shè)檔案符合可持續(xù)發(fā)展的理念。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要大量的紙張和印刷材料,對(duì)環(huán)境造成嚴(yán)重的影響。而數(shù)字化檔案消除了對(duì)紙張的需求,減少了對(duì)森林資源的消耗,有利于環(huán)境保護(hù)和可持續(xù)發(fā)展。

2 工程建設(shè)檔案數(shù)字化與信息化下的安全與保密問題

2.1 安全需求分析

安全需求分析的主要目的是確保數(shù)字化工程建設(shè)檔案系統(tǒng)的安全性。通過該過程,可以識(shí)別和理解潛在的安全問題,以及檔案面臨的威脅和風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),安全需求分析還有助于明確安全目標(biāo),并為制定相應(yīng)的安全策略提供依據(jù)。安全需求分析對(duì)于保障檔案的安全性至關(guān)重要。通過該過程,組織可以全面了解數(shù)字化工程建設(shè)檔案系統(tǒng)所面臨的安全問題,并制定相應(yīng)的安全措施和策略。這不僅有助于防范潛在的安全威脅,減少安全風(fēng)險(xiǎn),還能提高檔案的可信度和完整性,確保其長期保存和可持續(xù)利用。此外,安全需求分析也為數(shù)字化工程建設(shè)檔案系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)營提供了指導(dǎo)和依據(jù)。通過明確安全目標(biāo)和制定安全策略,可以確保系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和實(shí)施過程中充分考慮到安全性要求,從而提高系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性。

安全需求分析還有助于合規(guī)性的實(shí)現(xiàn)。對(duì)于許多組織來說,遵守法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是必不可少的。通過進(jìn)行安全需求分析,可以確保數(shù)字化工程建設(shè)檔案系統(tǒng)符合相關(guān)的安全要求和合規(guī)性要求,避免可能的法律風(fēng)險(xiǎn)和罰款[3]。

2.2 工程建設(shè)檔案數(shù)字化與信息化的保密策略與技術(shù)手段

在工程建設(shè)領(lǐng)域,隨著數(shù)字化和信息化的發(fā)展,對(duì)于工程建設(shè)檔案的保密也變得愈發(fā)重要。為了確保工程建設(shè)檔案的安全性和保密性,可以采取以下策略和技術(shù)手段。

2.2.1訪問權(quán)限控制

在工程建設(shè)檔案的數(shù)字化和信息化過程中,確保只有具備合法權(quán)限的人員能夠訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)是非常重要的。為了達(dá)到這一目的,需要建立一個(gè)完善的訪問權(quán)限控制系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)應(yīng)該包括根據(jù)每個(gè)用戶的職責(zé)和需要進(jìn)行角色分配,并通過身份驗(yàn)證來確認(rèn)用戶的身份。另外,密碼保護(hù)也是常用的訪問權(quán)限控制手段之一,只有輸入正確的密碼才能夠登錄系統(tǒng)并訪問相應(yīng)的檔案信息。此外,賬戶管理也是必不可少的,包括對(duì)賬戶的創(chuàng)建、刪除、修改和禁用等操作,以便及時(shí)調(diào)整和管理用戶的訪問權(quán)限[4]。

2.2.2數(shù)據(jù)加密

對(duì)稱加密和非對(duì)稱加密是常見的加密算法,可以保證數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的機(jī)密性和完整性。對(duì)稱加密使用相同的密鑰進(jìn)行加密和解密,而非對(duì)稱加密使用公鑰和私鑰進(jìn)行加密和解密。通過使用這些加密算法,只有具備正確密鑰的人員才能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行解密操作,確保敏感信息的安全性。

2.2.3安全審計(jì)和監(jiān)控

工程建設(shè)檔案的數(shù)字化和信息化過程中存在著各種潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和威脅。為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)和威脅,需要建立一個(gè)安全審計(jì)和監(jiān)控系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)可以通過日志記錄、事件報(bào)警和行為分析等手段對(duì)系統(tǒng)的操作進(jìn)行監(jiān)測和記錄。通過分析這些記錄,可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常操作和潛在的安全威脅,并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。此外,還可以通過比較不同時(shí)間段的日志記錄和事件報(bào)警,發(fā)現(xiàn)潛在的安全漏洞和攻擊活動(dòng),并加以修復(fù)和防范。

2.2.4物理安全措施

除了數(shù)字化和信息化方面的保密策略與技術(shù)手段外,物理安全措施也是保護(hù)工程建設(shè)檔案安全的重要組成部分。在存儲(chǔ)設(shè)備和服務(wù)器房間設(shè)置門禁系統(tǒng),只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能夠進(jìn)入這些區(qū)域。通過使用身份驗(yàn)證、刷卡或指紋識(shí)別等技術(shù),確保只有合法人員才能夠接觸到存儲(chǔ)設(shè)備和服務(wù)器。此外,還可以在關(guān)鍵區(qū)域安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng),及時(shí)監(jiān)視和記錄進(jìn)出人員的活動(dòng),一旦發(fā)現(xiàn)異常行為,可以及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。另外,還可以采取防火墻、安全柜、密封包裝等物理手段,增加工程建設(shè)檔案在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。

3 工程建設(shè)檔案數(shù)字化與信息化的未來發(fā)展趨勢

3.1 數(shù)字化轉(zhuǎn)型

在未來,工程建設(shè)檔案將逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將被數(shù)字化存儲(chǔ),并通過云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)進(jìn)行管理和分析。這將極大地提高檔案的利用效率和管理水平。數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以使得檔案信息更加便捷地獲取和共享。以往需要翻閱大量紙質(zhì)檔案的過程將被簡化為在電子平臺(tái)上進(jìn)行搜索和瀏覽。此外,數(shù)字化檔案還可以通過數(shù)據(jù)分析和挖掘,為工程建設(shè)提供更加精準(zhǔn)的決策支持。

3.2 智能化應(yīng)用

未來,人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)將廣泛應(yīng)用于工程建設(shè)檔案信息化領(lǐng)域。通過智能化的應(yīng)用,可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的數(shù)據(jù)采集、處理和分析,提供更精準(zhǔn)的決策支持和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能。人工智能技術(shù)可以對(duì)工程建設(shè)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類、標(biāo)注和索引,實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理。同時(shí),智能化應(yīng)用還可以通過數(shù)據(jù)挖掘和機(jī)器學(xué)習(xí)算法,分析大量的檔案數(shù)據(jù),提供更加精準(zhǔn)的工程建設(shè)預(yù)測和評(píng)估。

3.3 移動(dòng)化管理

移動(dòng)設(shè)備的普及使得工程建設(shè)檔案信息化的管理方式發(fā)生了革命性變化。未來,檔案管理系統(tǒng)將更加注重移動(dòng)化應(yīng)用,可以隨時(shí)隨地查看和操作檔案信息,提高工作效率和便捷性。通過移動(dòng)設(shè)備,工程建設(shè)人員可以方便地查閱和編輯檔案信息,無需再局限于辦公室的環(huán)境。此外,利用移動(dòng)設(shè)備的拍照和錄像功能,可以方便地采集工程建設(shè)現(xiàn)場的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)檔案信息的即時(shí)更新。

3.4 數(shù)據(jù)共享與交流

隨著工程建設(shè)檔案信息化的深入推進(jìn),不同單位和部門之間將更加方便地共享和交流檔案數(shù)據(jù)。這將有助于提高合作效率、減少信息孤島,并為工程建設(shè)的協(xié)同管理提供更好的支持。通過建立統(tǒng)一的檔案信息平臺(tái),不同單位和部門可以方便地共享自己的檔案數(shù)據(jù),并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。這將極大地提高合作效率,避免重復(fù)采集和處理檔案信息,并促進(jìn)工程建設(shè)各方之間的協(xié)同工作。

3.5 安全保障

工程建設(shè)檔案信息化的未來發(fā)展離不開對(duì)信息安全的重視。在面對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)時(shí),需要采取有效的措施來保障檔案信息的安全性和完整性。為了確保檔案信息的安全,應(yīng)加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)措施,包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份和恢復(fù)等。同時(shí),還需要建立完善的權(quán)限管理機(jī)制,確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案信息。此外,還需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全保護(hù)。采用加密技術(shù)保護(hù)數(shù)據(jù)傳輸過程中的隱私,建立災(zāi)備系統(tǒng)和備份機(jī)制,以防止數(shù)據(jù)丟失和損壞[5]。

4 結(jié)語

工程建設(shè)檔案數(shù)字化與信息化為檔案管理帶來了許多優(yōu)勢,但同時(shí)也帶來了新的安全風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。文章重點(diǎn)討論了工程建設(shè)檔案數(shù)字化與信息化下的檔案安全與保密問題,并提出了相應(yīng)的解決方案和策略。通過采取適當(dāng)?shù)陌踩胧┖图夹g(shù)手段,可以確保工程建設(shè)檔案的安全性和保密性,促進(jìn)檔案數(shù)字化與信息化的可持續(xù)發(fā)展。