李秀花
(廣東培正學(xué)院,廣東 廣州 510830)
在信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代下,大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等信息技術(shù)迅速發(fā)展,信息技術(shù)與傳統(tǒng)行業(yè)深度融合,對(duì)各個(gè)行業(yè)產(chǎn)生了巨大的影響。隨著大智移云物區(qū)的快速發(fā)展,各高校應(yīng)積極應(yīng)用數(shù)字信息化提高工作效率。隨著信息化建設(shè)的推進(jìn),高校財(cái)務(wù)逐漸形成業(yè)財(cái)融合一體化,將財(cái)務(wù)與資產(chǎn)、設(shè)備、科研、收費(fèi)、采購(gòu)、后勤、合同等經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)辦理工作流程打通,實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)深度融合,形成“一站式”業(yè)務(wù)辦理模式,打造信息流、業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流“三流合一”,提升高校業(yè)務(wù)支撐能力、工作效率和便利化程度[1]。高校信息化建設(shè)雖然極大地提高了效率,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的深度融合,但是從各高校的信息化建設(shè)過(guò)程來(lái)看,還是存在諸多問(wèn)題和難點(diǎn)。因此數(shù)字化時(shí)代下如何實(shí)現(xiàn)高校智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)是各高校非常重視和關(guān)切的問(wèn)題。本文結(jié)合工作實(shí)踐,以H高校作為案例,分析高校信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題,做好信息化建設(shè)規(guī)劃并提出解決方案。
目前各高校紛紛開(kāi)展財(cái)務(wù)信息化建設(shè),加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作與業(yè)務(wù)工作的深度融合,提高了財(cái)務(wù)工作效率。但是高校在信息化建設(shè)過(guò)程中還是存在諸如管理系統(tǒng)不兼容、復(fù)核工作量大、報(bào)賬審核程序復(fù)雜等各種問(wèn)題。以下以H高校為例,分析其在信息化建設(shè)中主要存在的問(wèn)題。
根據(jù)高校財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)目標(biāo),高校財(cái)務(wù)應(yīng)該和資產(chǎn)、設(shè)備、科研、收費(fèi)、采購(gòu)、后勤、合同等業(yè)務(wù)工作打通,將財(cái)務(wù)工作和業(yè)務(wù)工作深度融合,形成“一站式”業(yè)務(wù)辦理模式,實(shí)現(xiàn)信息流、業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流“三流合一”,從而不斷提升高校業(yè)務(wù)支撐能力,提高工作效率和便利化程度[2]。但是在信息化建設(shè)過(guò)程中,不少高校還是存在各個(gè)管理部門(mén)系統(tǒng)不兼容、信息不共享等問(wèn)題。
以H高校為例,財(cái)務(wù)處本部門(mén)擁有用友U8系統(tǒng)(總賬、薪資)、收費(fèi)系統(tǒng)、PC端網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、電子發(fā)票小軟件等數(shù)據(jù)庫(kù),但其數(shù)據(jù)相互獨(dú)立,信息不能實(shí)現(xiàn)共享;與其他部門(mén)管理系統(tǒng)更是存在信息獨(dú)立現(xiàn)象,相互不交集,各自管各自的,中間有大量重復(fù)數(shù)據(jù)的錄入。這些現(xiàn)象阻礙了高校信息化建設(shè)整體水平的提升。例如學(xué)校合同管理,學(xué)校采購(gòu)部門(mén)、基建部門(mén)有各自管理系統(tǒng),學(xué)校辦公室有OA合同審批流程,財(cái)務(wù)處收支管理難,無(wú)電子臺(tái)賬,無(wú)法做收付款籌劃及進(jìn)行收款預(yù)警,支付復(fù)核工作量大。由于合同數(shù)目隨著業(yè)務(wù)量的增大而增多,合同進(jìn)度的控制基本靠Excel管理,很難滿(mǎn)足發(fā)展需要,想全局或全程了解合同情況存在很大障礙;缺少對(duì)合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警,不能準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)近期可能的收支項(xiàng)目,從而影響資金運(yùn)作效能。難以及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地采集和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)搜集匯總工作需要耗費(fèi)大量時(shí)間,影響決策時(shí)間和效率。
根據(jù)高校財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)目標(biāo),高校財(cái)務(wù)工作應(yīng)提高智能化、信息化水平。部門(mén)高校是在原有財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ)上開(kāi)始信息化建設(shè)的,缺乏統(tǒng)一的、整體的規(guī)劃,往往是零星地采購(gòu)一些數(shù)據(jù)庫(kù)和軟件模塊,從而造成財(cái)務(wù)工作流程不流暢,有些財(cái)務(wù)工作還停留在人工審核階段,反而拖累了工作效率。
以H高校為例,財(cái)務(wù)部門(mén)是在用友U8系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,增加了收費(fèi)系統(tǒng)、PC端網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)、電子發(fā)票小軟件等數(shù)據(jù)庫(kù),但是這些數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)相互獨(dú)立,信息不能實(shí)現(xiàn)共享,從而并沒(méi)有形成“一站式”業(yè)務(wù)辦理模式。另外,在政府實(shí)行電子發(fā)票以來(lái),財(cái)務(wù)部門(mén)為避免發(fā)票重復(fù)報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題,先是錄入Excel登記進(jìn)行查重,工作量比較大。由于發(fā)票量大,不能一一對(duì)其真假進(jìn)行查驗(yàn),從2020年起可以通過(guò)《防范電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷(xiāo)軟件》歸集發(fā)票平臺(tái)查重,但驗(yàn)真假發(fā)票也需要手動(dòng)操作,需花費(fèi)人力、物力在發(fā)票查驗(yàn)上。
各個(gè)高校都在加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),以實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)目標(biāo)[3]。但在實(shí)際財(cái)務(wù)工作中,由于各個(gè)高校只是在原有工作模式的基礎(chǔ)上引入線(xiàn)上報(bào)銷(xiāo)模塊,但還是需要線(xiàn)下紙質(zhì)發(fā)票等報(bào)銷(xiāo)憑證,電子版發(fā)票也需要打印出來(lái),并且還需要在線(xiàn)下找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,從而使得財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作更加煩瑣,不僅沒(méi)有提高工作效率,反而招致很多老師怨聲載道。
以H高校為例,財(cái)務(wù)處在原來(lái)用友U8系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加了線(xiàn)上報(bào)銷(xiāo)模塊,但是目前費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)只支持PC端線(xiàn)上審批,老師們?cè)趫?bào)銷(xiāo)的時(shí)候還是需要準(zhǔn)備紙質(zhì)版報(bào)銷(xiāo)憑證,并在線(xiàn)下找各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批,無(wú)法進(jìn)行移動(dòng)審批。H高校的費(fèi)用無(wú)法多項(xiàng)目核算,預(yù)算編制比較復(fù)雜,線(xiàn)下審批流程比較繁雜。另外,銀行支付通過(guò)各銀行網(wǎng)銀支付或者是POS支付,手工輸入工作量大,易出錯(cuò),網(wǎng)銀資金難追塑。財(cái)務(wù)記賬煩瑣沉重,大量的重復(fù)工作,費(fèi)用統(tǒng)計(jì)缺乏多維度統(tǒng)計(jì),手工報(bào)表滯后不及時(shí)。
針對(duì)高校信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題,本文提出以下建設(shè)規(guī)劃。
各個(gè)高校在信息化建設(shè)之前,首先需要明確建設(shè)業(yè)財(cái)一體化的平臺(tái)目標(biāo)[4]。一般來(lái)講,高校建設(shè)業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)主要實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo):一是戰(zhàn)略支撐,增強(qiáng)高校分支機(jī)構(gòu)復(fù)制能力,有助于快速擴(kuò)張,更快建立新業(yè)務(wù);二是通過(guò)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的挖掘分析,支持戰(zhàn)略決策和優(yōu)化;三是成本控制,合理管控成本費(fèi)用,優(yōu)化企業(yè)資源配置,減少財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)成本,提高人均效能;四是風(fēng)險(xiǎn)管控,資金集中管理有利于加強(qiáng)對(duì)資金流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)的管控;五是業(yè)務(wù)合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)管控,增強(qiáng)制度及規(guī)范的有效執(zhí)行;六是提供統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、高效的財(cái)務(wù)交易處理,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可溯源,業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)及時(shí)反映。
各個(gè)高校在信息化建設(shè)過(guò)程中,都會(huì)通過(guò)建設(shè)智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)以達(dá)到價(jià)值提升的目的。一般來(lái)講,高校建設(shè)智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)以下價(jià)值提升:一是可以產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,釋放勞動(dòng)力、降低人工成本;二是實(shí)現(xiàn)管理效益,縱向穿透力更強(qiáng)、實(shí)現(xiàn)多層級(jí)組織業(yè)務(wù)透明化管理橫向協(xié)同能力加強(qiáng),通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨職能業(yè)務(wù)管控與協(xié)調(diào),提高業(yè)務(wù)效率;三是可以獲得決策支持,領(lǐng)導(dǎo)層決策、各項(xiàng)制度有系統(tǒng)支撐能得到更好的實(shí)施落地;四是業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)更加透明、數(shù)據(jù)有源可追、有數(shù)據(jù)可查,報(bào)表具備穿透力;五是進(jìn)行變革驅(qū)動(dòng),財(cái)務(wù)核算職能將被系統(tǒng)完全取代,部分管理職能也將由系統(tǒng)完成,更多的時(shí)間將投入經(jīng)營(yíng)分析、決策支持,戰(zhàn)略規(guī)劃與落地。
各個(gè)高校在信息化建設(shè)過(guò)程中,還需要高校多維度的業(yè)務(wù)支持和管控,主要包括以下幾個(gè)方面:一是以多核算體系、多賬簿、多準(zhǔn)則為基礎(chǔ)進(jìn)行多維度預(yù)算管控、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)管控和業(yè)務(wù)合規(guī)管控等,從而實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)制度流程化融合,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、報(bào)表、臺(tái)賬橫向拉通,進(jìn)而可以實(shí)時(shí)提取數(shù)據(jù)。二是在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中融合智能RPA技術(shù)和AI人工智能等,通過(guò)財(cái)務(wù)機(jī)器人掃描憑證、填制記賬憑證、自動(dòng)登記賬簿、編制財(cái)務(wù)報(bào)表,另外還可以利用智能RPA技術(shù)編寫(xiě)代碼完成一些程序化的財(cái)務(wù)工作。三是財(cái)務(wù)系統(tǒng)和基建、采購(gòu)、科研等其他業(yè)務(wù)部門(mén)系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接和信息共享。
本文以H高校為例,結(jié)合信息化建設(shè)規(guī)劃及H高校特點(diǎn)提出高校智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)的解決方案。
高校在信息化建設(shè)過(guò)程中,需要實(shí)現(xiàn)各部門(mén)數(shù)據(jù)對(duì)接和信息共享。首先,校內(nèi)各部門(mén)的管理系統(tǒng)打通對(duì)接,通過(guò)數(shù)據(jù)中心共享實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一,讓信息化數(shù)據(jù)互聯(lián)互通,無(wú)縫對(duì)接,充分體現(xiàn)數(shù)據(jù)便捷性和實(shí)用性,用友U8系統(tǒng)跟移動(dòng)化應(yīng)用平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)接,除了原有的總賬、報(bào)銷(xiāo)和薪資管理系統(tǒng),繼續(xù)優(yōu)化結(jié)構(gòu)把預(yù)算管理、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、合同管理、報(bào)表分析類(lèi)的歸到移動(dòng)化應(yīng)用平臺(tái),通過(guò)抓取不同年度的數(shù)據(jù)來(lái)做橫向的比較或者縱向的比較,打造出智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)。
其次,用友U8系統(tǒng)對(duì)接銀企聯(lián)/U8網(wǎng)上銀行,實(shí)現(xiàn)單據(jù)驅(qū)動(dòng)在線(xiàn)付款。這樣在每年9月份開(kāi)學(xué)時(shí),學(xué)生可以通過(guò)網(wǎng)上匯款或者轉(zhuǎn)賬繳納學(xué)費(fèi)。財(cái)務(wù)人員可以在線(xiàn)上審核,也可以導(dǎo)出數(shù)據(jù)匯總、核對(duì)學(xué)生繳費(fèi)數(shù)據(jù)。
最后,用友U8系統(tǒng)可以對(duì)接學(xué)校OA和學(xué)校微信公眾號(hào)。比如合同平臺(tái),通過(guò)對(duì)接OA,抓取合同審批的基礎(chǔ)信息及附件,創(chuàng)建合同檔案、合同臺(tái)賬,財(cái)務(wù)人員再去補(bǔ)充一些合同的標(biāo)的,合同的收付款計(jì)劃,完善整個(gè)合同臺(tái)賬信息,創(chuàng)建合同管理。另外,用友U8系統(tǒng)還可以對(duì)接百望服務(wù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)發(fā)票在線(xiàn)識(shí)別和審核,這大大提高了工作效率。
高校在信息化建設(shè)過(guò)程中,可以利用信息技術(shù)促進(jìn)業(yè)財(cái)稅一體化。首先,在高校報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)中,其可以在百望服務(wù)平臺(tái)上進(jìn)行電子發(fā)票識(shí)別和驗(yàn)證,即使是紙質(zhì)發(fā)票也可以拍照上傳進(jìn)行驗(yàn)票。另外,百望服務(wù)平臺(tái)跟稅務(wù)系統(tǒng)能夠進(jìn)行對(duì)接識(shí)別,支持手機(jī)拍照、微信支付寶電子票夾導(dǎo)入,發(fā)票能識(shí)別真?zhèn)?,出現(xiàn)假票、重復(fù)報(bào)銷(xiāo)將無(wú)法提交。這樣可以大大減少人工進(jìn)行驗(yàn)票的工作,提高報(bào)銷(xiāo)工作效率。
其次,高校還可以在原來(lái)用友U8系統(tǒng)的基礎(chǔ)上增加智能財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái),利用人工智能和大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)解決高校各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作,實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理、資金管理、會(huì)計(jì)核算、薪酬計(jì)算、合同管理等工作向數(shù)智化轉(zhuǎn)型,這大大提高了財(cái)務(wù)工作效率。
最后,用友U8系統(tǒng)還可以接入智慧校園,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享。高校財(cái)務(wù)處、人事處、教務(wù)處、科研處等部門(mén)可以各自開(kāi)放端口,進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集和整理,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一站式服務(wù),業(yè)務(wù)部門(mén)可以根據(jù)需要篩選相關(guān)信息,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)查看、實(shí)時(shí)共享和實(shí)時(shí)更新,確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。
高校財(cái)務(wù)處在原有用友U8的基礎(chǔ)上對(duì)接智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái),通過(guò)手機(jī)的移動(dòng)應(yīng)用及審批集成到企業(yè)微信,實(shí)現(xiàn)手機(jī)填報(bào)相應(yīng)的報(bào)銷(xiāo)單據(jù),審核相應(yīng)的單據(jù),從而優(yōu)化工作流程,實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)核算的數(shù)智化[5]。高校利用智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)合同資金的籌劃,電子合檔臺(tái)賬及檔案管理,實(shí)現(xiàn)收款、付款計(jì)劃預(yù)警,規(guī)范合同支付申請(qǐng)流程,還可以按部門(mén)項(xiàng)目等不同的維度進(jìn)行預(yù)算編制,通過(guò)移動(dòng)審批并記錄多次修正數(shù)據(jù),預(yù)算調(diào)整支持移動(dòng)審批。申請(qǐng)人在移動(dòng)端查詢(xún)單據(jù)狀態(tài),可進(jìn)行催辦等操作。審批人可以直接在智慧財(cái)務(wù)共享平臺(tái)查看預(yù)算占用情況,進(jìn)行超預(yù)算審批管理。智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)支持圖形報(bào)表直觀(guān)的報(bào)表展示,也支持?jǐn)?shù)據(jù)穿透,聯(lián)查到單據(jù)明細(xì),直接報(bào)銷(xiāo)單就生成相應(yīng)的憑證,大量地減少工作量,實(shí)現(xiàn)電子化核算整個(gè)業(yè)務(wù)閉環(huán)。同時(shí)智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)可以打破原來(lái)線(xiàn)下審核方式,實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上報(bào)賬和審核,大大簡(jiǎn)化報(bào)銷(xiāo)流程,讓財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)和審核更輕松。
在電子化的環(huán)境下,高校通過(guò)購(gòu)買(mǎi)數(shù)字化費(fèi)控管理軟件,可以讓發(fā)票、報(bào)銷(xiāo)、審批、支付、記賬、檔案全程數(shù)字化管控和一站式報(bào)銷(xiāo)費(fèi)控閉環(huán)。各部門(mén)的電子發(fā)票通過(guò)掃描可以形成報(bào)銷(xiāo)單,從而實(shí)現(xiàn)教職員工能夠隨時(shí)隨地報(bào)銷(xiāo);在審批環(huán)節(jié),通過(guò)智能審批助手進(jìn)行智能審核;審批成功后可以對(duì)接網(wǎng)銀實(shí)現(xiàn)一鍵付款。
另外,通過(guò)銀企聯(lián)實(shí)現(xiàn)通過(guò)一個(gè)key就對(duì)接到不同銀行驅(qū)動(dòng)在線(xiàn)付款,通過(guò)業(yè)務(wù)直接進(jìn)行支付。打通收費(fèi)系統(tǒng),主要是獲取學(xué)生銀行信息,在收取費(fèi)用的時(shí)候可以直接看出哪個(gè)學(xué)生對(duì)應(yīng)哪個(gè)賬號(hào),直接勾選就可以。報(bào)銷(xiāo)審批到出納后可一鍵支付,可進(jìn)行單據(jù)聯(lián)查,回單下載支付對(duì)賬。
在人工智能不斷發(fā)展的今天,高校財(cái)務(wù)管理的信息化和一體化必將成為高??茖W(xué)決策和管理的重要手段。高校業(yè)財(cái)一體化平臺(tái),將協(xié)助學(xué)校以財(cái)務(wù)管理為中心,以預(yù)算為主線(xiàn),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的信息化、事前化和自動(dòng)化,由原來(lái)的人控向信息化控制轉(zhuǎn)變,用業(yè)財(cái)融合的理念重構(gòu)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理流程,有效整合高校信息,多方位多角度減少財(cái)務(wù)人員工作量,建設(shè)涵蓋人、財(cái)、物的全方位管理與服務(wù)工作平臺(tái),不斷提高高校的管理水平和綜合競(jìng)爭(zhēng)力。智能化應(yīng)用讓工作變得更輕松,智能OCR替代部分人眼的功能,比人眼更準(zhǔn)確、更高效、更經(jīng)濟(jì),IPA&RPA替代部分人手的功能,模仿人類(lèi)自動(dòng)在信息系統(tǒng)中的操作流程,AI替代部分人腦的功能,判斷信息的內(nèi)涵,將經(jīng)驗(yàn)與專(zhuān)業(yè)技能軟件化。
本文主要研究高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè),并以H高校為例,首先分析高校在建設(shè)財(cái)務(wù)信息化過(guò)程中主要存在財(cái)務(wù)部門(mén)及其他管理部門(mén)的管理系統(tǒng)相互獨(dú)立;發(fā)票管理難,驗(yàn)票、查重、假發(fā)票復(fù)核工作量大;報(bào)銷(xiāo)審核費(fèi)精力,財(cái)務(wù)記賬煩瑣等問(wèn)題。其次針對(duì)高校信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題,提出明確建設(shè)業(yè)財(cái)一體化的平臺(tái)目標(biāo)、建設(shè)智慧財(cái)務(wù)系統(tǒng)的價(jià)值提升和多維度業(yè)務(wù)支持與管控等建設(shè)規(guī)劃。最后從全面集成化拉通內(nèi)部應(yīng)用系統(tǒng);智能化應(yīng)用促進(jìn)業(yè)財(cái)稅一體化;通過(guò)智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)嵌入規(guī)則和管理制度優(yōu)化工作流程;報(bào)銷(xiāo)審批后一鍵支付;費(fèi)用映射會(huì)計(jì)科目,一鍵生成記賬憑證,實(shí)時(shí)自定義報(bào)表取數(shù)等方面提出高校智慧財(cái)務(wù)服務(wù)平臺(tái)的解決方案。