李宗芳 孫明杰

（首鋼股份公司遷安鋼鐵公司，河北 遷安 064404）

近年來，受新冠肺炎疫情影響，建筑、汽車、鐵路工程等鋼鐵下游行業(yè)收緊，而鋼鐵原燃料、工程設備及獨家或進口件等付款條件卻更加苛刻。為穩(wěn)定部分貨源，鎖定價格，一些鋼鐵企業(yè)不得不采取預付款保產(chǎn)保供，在“上游卡脖子”“下游市場疲軟”的雙重夾擊下，鋼鐵企業(yè)必須打生存戰(zhàn)，向管理要效益。預付款作為企業(yè)資金管理的重中之重，不僅需要領導層高度關(guān)注，也須通過不斷完善相關(guān)流程制度、優(yōu)化采購信息系統(tǒng)、建立供應商動態(tài)評價體系及定期專項重點分析等一系列措施，樹立預付款全流程追蹤管理理念，有效降低預付資金占用成本、機會成本及資金使用風險。

一、預付款風險成因分析

當前，我國企業(yè)資信系統(tǒng)覆蓋范圍有限，部分供應商經(jīng)營狀態(tài)、信譽、運營資金周轉(zhuǎn)等相關(guān)信息披露較少。此外，預付款合同可能涉及質(zhì)量異議、代理采購及供應商意外破產(chǎn)清算或注銷吊銷等特殊業(yè)務場景，諸如此類問題不僅可能引發(fā)錢貨兩空的風險，還可能導致停產(chǎn)、誤工等重大損失。

1.供應商意外破產(chǎn)、注銷

貿(mào)易類供應商可能因資金鏈薄弱、經(jīng)營不善、生產(chǎn)事故等導致企業(yè)意外破產(chǎn)、注銷，無力償還債務，由此造成預付資金長期無法收回或損失的風險。

2.質(zhì)量異議糾紛

預付款合同標的驗收時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量異議，雙方協(xié)商一致意見周期較長，不僅增加預付資金占用成本，且一旦供應商經(jīng)營發(fā)生變動，容易形成呆賬壞賬。

3.風險管控相關(guān)制度不完善

部分企業(yè)風險管理及內(nèi)控相關(guān)制度不完善，預付款管理規(guī)則約束和激勵措施不足，資金占用成本及風險意識薄弱。

4.預付款管理缺乏專業(yè)培訓、全流程追蹤及監(jiān)督管理

預付款管理缺乏權(quán)威專業(yè)培訓、全流程追蹤及監(jiān)督管理，導致預付款核銷疑難雜癥項目因長期擱置而易造成資金損失風險。

二、預付款管理現(xiàn)狀

1.預付款風險管控意識薄弱

部分企業(yè)重生產(chǎn)成本而輕資金占用成本及資金損失風險，預付資金精細化管理不足，對資金運行成本、機會成本及損失風險關(guān)注度不夠。

2.預付款管理制度不健全，缺乏績效激勵機制

預付款流程長、節(jié)點多，缺乏全流程追蹤管理。一是預付款從計劃提報、合同簽訂、資金支付、貨物驗收直至發(fā)票入賬完成核銷，缺乏全流程追蹤管理。二是由于預付款流程長、跨部門、多專業(yè)、動態(tài)數(shù)據(jù)共享不足、相關(guān)專業(yè)溝通及團隊共贏積極性不高等弊端，導致預付資金周轉(zhuǎn)率不高。三是預付款合同大多涉及企業(yè)重難點項目，供貨周期參差不齊，無信息系統(tǒng)強力支撐，部分企業(yè)仍沿用手工記賬更新核銷動態(tài)，且缺乏績效激勵等，因此預付核銷效率不高。

3.業(yè)財數(shù)據(jù)共享受限，缺乏預付核銷動態(tài)預警監(jiān)督功能

預付款流程源于采購系統(tǒng)，貫穿于企業(yè)財務核算、稅務、資金等多個模塊。由于跨模塊系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享受限，取數(shù)邏輯及字段定義有差異，影響預付核銷時效性和精準度，因此，易形成預付、應付虛增，這不僅影響企業(yè)會計信息質(zhì)量，甚至可能造成資金支付損失風險。此外，系統(tǒng)缺乏預付款流程監(jiān)督、自動預約及核銷預警等功能。

4.供應商資信動態(tài)評估不完善

部分企業(yè)對供應商的綜合評價參考因素有限，更多地關(guān)注物料性價比優(yōu)勢、對供應商的依賴程度、貨源渠道（國產(chǎn)/進口）、業(yè)務量及售后保障等，不具備對供應商最新經(jīng)營狀態(tài)、關(guān)鍵財務指標及信用風險等資信進行調(diào)查評估的條件。因此，若預付款合同遭遇供應商宣告破產(chǎn)清算或注銷吊銷等情況，企業(yè)無法及時止損，可能造成不可挽回的損失。

5.預付款核銷因素錯綜復雜，缺乏全局平衡機制

預付款核銷的影響因素包括付款時間、交貨期、庫存及作業(yè)部成本等。預付款核銷時限基于交貨期，受限于庫存和作業(yè)部成本指標，因此，單純依據(jù)預付賬齡分析并制定核銷方案，不符合業(yè)務實際，導致核銷針對性不強，效率較低。

三、預付款管理及風險防控措施

預付資金成本高，風險也高。采購業(yè)務原則上嚴控預付結(jié)算方式，但針對不得不使用預付款采購的業(yè)務（例如原燃料、進口礦及進口設備等），需通過規(guī)范預付款管理流程制度、優(yōu)化系統(tǒng)監(jiān)督預警功能、實施預付高效管理策略等實現(xiàn)預付資金效益最大化、風險最小化的目標。

1.完善流程制度，強化支撐約束

（1）優(yōu)化預付款管理流程

預付款合同簽訂前依據(jù)額度分級審批，審核時突顯付款方式、比例、付款時限、交貨期及核銷期限等關(guān)鍵要素。此外，預付款資金支付時報送公司主管領導審批并會知相關(guān)部門審核把關(guān)，以此體現(xiàn)預付款管理的嚴肅性和謹慎原則。

（2）建立并完善預付款管理相關(guān)制度

一是建立《預付款管理制度》。制度明確預付款相關(guān)部門及專業(yè)的具體職責、審核要點及時限要求。例如，采購部門負責預付款提報直至核銷全流程追蹤，落實并定期反饋預付款核銷進度；財務部門審核辦理資金支付、定期對賬并梳理未核銷預付明細。制度不僅確保預付款管理科學合理、有據(jù)可依，更能有效規(guī)避資金使用風險。

二是建立《業(yè)財融合制度》。業(yè)財融合、數(shù)據(jù)共享管理效益體現(xiàn)在企業(yè)的方方面面。業(yè)財人員通過互相學習業(yè)務流程，績效捆綁，團隊共贏，共同辦理預付款核銷業(yè)務。例如，針對稅差和質(zhì)量異議等導致的長期未核銷疑難項目，財務提出專業(yè)解決方案，指導業(yè)務推進核銷進度，及時止損。業(yè)財深度融合不僅是業(yè)務操作層面，更需要數(shù)據(jù)廣泛協(xié)同共享。例如，財務專業(yè)需定期精準共享逾期未核銷項目明細，采購專業(yè)更能有的放矢，高效提升預付核銷效率。

三是完善《預付款追蹤管理辦法》。預付款追蹤流程，涉及企業(yè)采購、財務、法務及審計各部門協(xié)同作戰(zhàn)。當預付款因非法破產(chǎn)、商業(yè)欺詐、秘密消失等導致錢貨兩空的情況，企業(yè)應當啟動追蹤方案，落實責任人并緊密追蹤，一旦發(fā)現(xiàn)有欺詐或壞賬風險，需及時匯報財務和法務部門，并積極采取措施或通過法律途徑追索，力爭盡早減少損失。

四是完善預付款績效考核管理機制。預付款結(jié)算方式增加企業(yè)資金占用成本和機會成本是眾所周知的，風險也是顯而易見的。如果能將預付款管理效益與責任人績效掛鉤更能激發(fā)其談判及預付款核銷的積極性。例如，責任人擬簽合同時依據(jù)交貨期大致評估預付款資金占用成本與漲價成本。如果測算預付資金占用成本大于價格上調(diào)成本，那么無論從資金成本還是對于資金風險來說，顯然選擇后者對企業(yè)更有利。

2.優(yōu)化系統(tǒng)功能，加強監(jiān)督預警

（1）開發(fā)采購系統(tǒng)發(fā)票入賬時預付款自動核銷功能

采購業(yè)務電子化日趨完善，合同簽訂、預付申請及支付、發(fā)票入賬與預付核銷等均已系統(tǒng)操作。采購電子化為預付自動核銷創(chuàng)造了條件。通過開發(fā)發(fā)票入賬時自動關(guān)聯(lián)預付申請的功能，實現(xiàn)預付、應付自動對沖。該功能不僅能有效降低人工查找預付核銷業(yè)務量、提升預付核銷及時性和精準度，也能提升會計信息質(zhì)量，為決策者提供可靠支撐。

（2）預付款合同設置自動預約送貨功能

送貨入庫受庫存資金指標和成本耗用指標雙重限制，預付款合同如延期送貨入賬，不僅降低企業(yè)營運資金周轉(zhuǎn)率，也影響進項稅抵扣。因此，針對預付款合同，系統(tǒng)可先按照合同約定交貨期設置自動預約送貨功能，同時通過優(yōu)先耗用作業(yè)部成本，其次增加庫存費用并要求作業(yè)部限定期限內(nèi)領用措施，確保預付核銷精準高效。

（3）優(yōu)化預付款合同全流程跟蹤、預警功能

預付款合同相比應付款合同資金占用成本高、風險大，因此，有必要進行全流程追蹤管理。即從預付款合同簽訂、預付資金支付、發(fā)貨入庫到發(fā)票入賬核銷，預付款申請人全流程跟蹤預付動態(tài)管理。為提升預付核銷效率，可依據(jù)交貨期設置預付款核銷預警功能，自動提醒預付款申請人預付合同核銷期限。此外，通過FineBI智能軟件與經(jīng)營決策數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)預付款多維度實時可視化分析，使預付款動態(tài)管理更直觀、更精準、更高效。

3.評估客商動態(tài)，降低壞賬風險

建立并完善供應商信用等級動態(tài)評價體系。首先，針對新入圍供應商，除審核企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍外，應重點關(guān)注其資本構(gòu)成、股東、董事及經(jīng)營者基本情況、主要生產(chǎn)設備與主營業(yè)務匹配度等。此外，供應商歷年資產(chǎn)負債率，經(jīng)營規(guī)模及信貸或訴訟記錄等作為供應商評價的重要參考要素。其次，擬簽預付款合同前再次核實企業(yè)近期經(jīng)營資金收支、股東變動及經(jīng)營狀況等。尤其對于加工周期長且交易額較大的供應商，經(jīng)實地考察后簽訂預付合同更為穩(wěn)妥。最后，結(jié)合供應商的交貨時效性、現(xiàn)場服務質(zhì)量、產(chǎn)品使用效果及壽命等因素綜合評價信用等級。以上措施可以從預付資金源頭進行初步篩選，可有效降低預付款合同發(fā)生資金風險的概率。

4.定期專題分析，專攻疑難雜癥

預付款合同因交貨期不同預付核銷期限千差萬別。有預付款作為排產(chǎn)條件的；有采購加工周期長達一年之久的；也有預付款到發(fā)貨的。預付款合同交貨期的參差不齊，是預付核銷需要差異化管理的必然結(jié)果，因此，預付款定期分析賬齡及核銷進度時必須關(guān)聯(lián)交貨期。具體地說，預付款申請時依據(jù)交貨期擬定核銷期限，在賬齡定期分析時財務部門按照核銷期限導出未核銷明細，業(yè)務部門精準梳理已過交貨期項目，避免重復核實。同時，各部門共性和疑難問題及時匯報，避免“小病”不治成“大病”。此外，預付核銷專題分析倡導集思廣益、方案共享或賬務集中處理等多種方式，達到有的放矢，數(shù)據(jù)精準，重難點突出，高效核銷的目標。例如，稅差問題雙方財務協(xié)議調(diào)賬或退款集中處理；大型設備或改造項目設定獨立庫存指標或分批攤銷成本等方式解決。

四、結(jié)語

鋼鐵行業(yè)屬于資金密集型行業(yè)，企業(yè)預付資金占用成本和風險不容忽視。預付款不僅影響企業(yè)資金運營成本，也體現(xiàn)資金籌劃效益和內(nèi)部風險管控水平。預付款存在成因復雜、核銷流程長、涉及多部門等特點，因此，強化預付款管理十分必要，并且面臨一定的難點。預付款高效管理需要科學合理的流程制度、完善的信息系統(tǒng)支撐、動態(tài)的供應商資信評價及定期的專題攻堅克難等一系列措施保駕護航，從而實現(xiàn)預付前源頭控制、預付時過程監(jiān)督及預付后全流程追蹤的管控模式，最終達到預付資金占用成本低、資金風險小的目標。