電子檔案“單套制”管理認(rèn)知與實施現(xiàn)狀基本情況調(diào)查

司嘯宏 梁惠卿

摘 ?要：本文從認(rèn)知、判斷、實施、區(qū)域、職業(yè)、崗位、主體七個方面設(shè)問，通過微信平臺進(jìn)行問卷調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)粉眾閱多答者寡，走過路過理會少。知曉雖多理解異，區(qū)域分布不均勻。判斷樂觀有保留，表態(tài)騎中兩頭低。機關(guān)單位教師多，檔案人員是主體。高學(xué)歷的中年人，女性超半。為全面開展電子檔案“單套制”管理，提供了一些來自基層一線，有著一定特點的數(shù)據(jù)信息。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；“單套制”；歸檔管理；檔案管理；調(diào)查分析

Abstract： The questionnaire sets up questions from seven aspects： cognition， judgment， implementation， region， profession， position and subject， and it was conducted through WeChat platform. The survey found that the fans read more while answered less. Many people pass by but with little attention or with different understanding. Besides， the regional distribution is uneven， the judgement is optimistic but reserved， and the opinion is riding low at both ends. There are many teachers and government and institution staff， but archivists are the main body. More than half of middle-aged people with high education background are women. In order to comprehensively carry out the "single set system" management of electronic archives， this paper provides some data information with certain characteristics from the grass-roots front-line.

Keywords： Electronic documents; Electronic archives; "Single set system"; Archive management; Archives management; Investigation and analysis

電子檔案“單套制”管理認(rèn)知與實施現(xiàn)狀，是開展電子檔案“單套制”管理的基本條件。僅理論研究認(rèn)同和少數(shù)試點單位的成功案例還不夠。對檔案工作者，特別是基層實踐工作者進(jìn)行開展較大樣本調(diào)查十分重要。

掌握基層檔案工作者在電子檔案“單套制”歸檔認(rèn)知和實施方面的基本情況，探尋其中具有的規(guī)律性，本課題組從認(rèn)知、判斷、實施、區(qū)域、職業(yè)、崗位、主體七個方面設(shè)問，通過微信平臺進(jìn)行問卷調(diào)查。為基層因地制宜開展電子檔案“單套制”管理工作，提供了一些來自基層，具有一定特性的數(shù)據(jù)與信息。

1 調(diào)查基本情況

1.1 起止日期。2022年11月2日—2022年11月18日。有效數(shù)據(jù)時段2022年11月3日0時—2022年11月17日24時。實際數(shù)據(jù)采集時長15日。

1.2 結(jié)果統(tǒng)計。數(shù)據(jù)量：508個。瀏覽量：1，705人次。獨立IP：492個。使用同一IP16個，可能重復(fù)率3.15%。填寫率：29.79%。超過70%的瀏覽者沒有參與答卷。有效關(guān)注度約為30%。平均用時：00：04：29。來源：2個。

1.3 走勢統(tǒng)計。本次調(diào)查主要通過微信開展。為了保證不同渠道獲得數(shù)據(jù)的有效性，調(diào)查分別采用公眾號發(fā)布、微信群推送、個人邀請、靜置、定向補充收集5種方式。表1是不同方式獲得數(shù)據(jù)詳情。

從數(shù)據(jù)量及占全部數(shù)據(jù)的比值看，最大數(shù)據(jù)量118條/日，來自個人邀請方式。最小數(shù)據(jù)量1條/日，來自測試日，其次是2～4條/日，來自靜置方式。低于平均值的方式有公眾號發(fā)布和補充收集。高于平均值的均來自個人邀請和微信群推送。兩種方式用時均為2日，個人邀請合計獲得數(shù)據(jù)232條，接近全部數(shù)據(jù)的半數(shù)（45.67%），效率最高；微信群推送合計獲得數(shù)據(jù)159條，占比接近全部數(shù)據(jù)的三分之一（31.29%）。兩種方式用全部調(diào)查約四分之一的時長（4日），合計獲得占全部數(shù)據(jù)76.97%（超過四分之三）的數(shù)據(jù)。

表1 認(rèn)知與實施現(xiàn)狀調(diào)查不同方式獲得數(shù)據(jù)詳表

從填寫率看，個人邀請最高（50%），兩日的平均填寫率達(dá)44%。定向補充收集次之，兩日的平均填寫率達(dá)41.67%；微信群推送再次之，平均填寫率28.06%；靜置第四，三日的平均填寫率23.08%；微信群推送第五，五日的平均填寫率只有22%。單就公眾號發(fā)布看，檔案館研究公眾號效率最高，33.33%；檔案工作公眾號次之，30.61%；檔案與管理公眾號再次之，27.03%；檔案界論壇公眾號第四，25.64%；檔案管理雜志編輯部公眾號第五，23.68%。29.15%的平均填寫率，就1，705人次的瀏覽量來看，是可以的。但如果放到五個公眾號，平均一萬“粉絲”關(guān)注量，持續(xù)15日來看，停下來參與調(diào)查的占比不及百分之一。反映出大多數(shù)基層檔案工作人員，對這個問題的關(guān)心程度并不高，是沉默的大多數(shù)。在各類平臺上，能夠?qū)@個問題發(fā)表意見看法的人少之又少。這就是形成“粉眾閱多答者寡，走過路過理會少”調(diào)查境況的原因。

1.4 來源統(tǒng)計。表2是電子檔案“單套制”管理認(rèn)知與實施現(xiàn)狀調(diào)查數(shù)據(jù)來源分布情況。

表2 認(rèn)知與實施現(xiàn)狀調(diào)查數(shù)據(jù)來源分布

直接訪問為主，占比超過95%。mp.weixin.qq.com占比不足5%。微信成為調(diào)查的獲取數(shù)據(jù)的主渠道。

2 調(diào)查結(jié)果

20個問題分認(rèn)知、判斷、實施、區(qū)域、職業(yè)、崗位和學(xué)歷年齡性別七個類別。

2.1 認(rèn)知情況

2.1.1 您聽說過電子檔案“單套制”歸檔嗎？關(guān)于對電子檔案“單套制”歸檔知曉情況。

表3 電子檔案“單套制”歸檔知曉情況分布

由表3可見，知曉電子檔案“單套制”歸檔的占近九成。

2.1.2 您理解的電子檔案“單套制”歸檔是指什么？表4是對電子檔案“單套制”歸檔含義的知曉情況。

表4 電子檔案“單套制”歸檔含義知曉情況分布

按照中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案單套管理一般要求》DA/T92—2022，3.3電子檔案單套管理的表述是：僅以電子形式歸檔電子文件和管理電子檔案的方式。[1]調(diào)查表明，只有近四分之一的受訪者對“電子檔案單套管理”有著正確認(rèn)知。這種認(rèn)知上的問題部分是由于《電子檔案單套管理一般要求》將“僅以電子形式”進(jìn)行的“歸檔和管理”等同于“單套管理”，在邏輯上有不規(guī)范性[2]。

2.2 判斷情況

2.2.1 您認(rèn)為電子檔案與紙質(zhì)檔案相比安全性如何？在比較電子檔案與紙質(zhì)檔案安全性時，持樂觀看法的占比接近一半（47.04%），持中性態(tài)度的占比接近三分之一（31.69%），持相對悲觀態(tài)度的占比五分之一強（21.26%）。整體上表現(xiàn)出較為樂觀的情緒。

2.2.2 您認(rèn)為電子檔案的耐久性與紙質(zhì)檔案相比如何？整體上看，對電子檔案的耐久性持樂觀態(tài)度的占比超過六成（60.63%），持謹(jǐn)慎態(tài)度的占比超四分之一（26.77%），持悲觀態(tài)度的占五分之一強（21.26%），樂觀態(tài)度占主流。

2.2.3 對電子檔案“單套制”歸檔信心強度。整體看，對電子檔案“單套制”歸檔有信心的占比接近七成（67.12%），持謹(jǐn)慎態(tài)度的占比接近五分之一（17.52%），態(tài)度悲觀的占比不足五分之一（15.35%），略低于持謹(jǐn)慎態(tài)度的人數(shù)。

與對電子檔案安全性、耐久性判斷不同，最高判斷值沒有位于居中的“一般”選項上，而是位于正向判斷的“有信心”一項上，并由此向負(fù)向判斷依次遞減。

2.2.4 電子文件“單套制”和電子檔案“單套制”是不是一回事。在電子文件“單套制”和電子檔案“單套制”是不是一回事問題上，選擇正確的超過八成。12.60%的人選擇不知道。這比例與不知道電子檔案“單套制”歸檔占比數(shù)（11.61%）基本相同。

2.2.5 電子文件實行“單套制”，電子檔案是否也一定要實行“單套制”？持肯定意見的超過五分之一，持謹(jǐn)慎態(tài)度的超過六成，體量最大。持否定態(tài)度與未加思考的大致相當(dāng)，各占6%左右。在這個問題上，謹(jǐn)慎態(tài)度是主流。

2.2.6 條件允許情況下的電子檔案保存方式選擇。在“條件允許情況下的電子檔案保存方式選擇判斷”這一多選項，共有907次回復(fù)，回復(fù)率178.53%。就是說有78.53%的參加者選擇了兩項以上的存檔方式?？紤]到答案1與其他4個答案相斥，就有5.5%的參加者選擇了三個以上的答案。反映出多數(shù)參加者同意條件允許時選擇非“單套制”的保管方式。

2.3 實施情況

2.3.1 所在的單位是否已經(jīng)開展電子檔案“單套制”歸檔。

已經(jīng)開展電子檔案“單套制”歸檔的單位只占五分之一（21.65%），明確沒有開展電子檔案“單套制”歸檔的超過六成，略多于十分之一的人不知道所在單位是否開展了電子檔案“單套制”歸檔。與不知道電子檔案“單套制”歸檔占比數(shù)（11.61%）基本相當(dāng)。

2.3.2 所在的單位是不是電子檔案“單套制”歸檔試點單位。整體上與前一項“所在的單位是否已經(jīng)開展電子檔案“單套制”歸檔”結(jié)果相近。參加調(diào)查的人員中，有一成來自電子檔案“單套制”歸檔試點單位（10.43%），明確不是電子檔案“單套制”歸檔試點單位的超過七成（72.24%），不知道所在單位是不是電子檔案“單套制”歸檔試點的占17.32%。高出不知道電子檔案“單套制”歸檔占比數(shù)（11.61%）約5%。部分印證了“試點研究存在點狀自循環(huán)，橫不到邊、縱不到底”[3]的判斷。

2.3.3 所在的單位開展電子檔案“單套制”歸檔時機是否已經(jīng)成熟。對所在的單位開展電子檔案‘單套制歸檔時機是否已經(jīng)成熟情況判斷，持樂觀態(tài)度的占比約三成（29.92%），持謹(jǐn)慎態(tài)度的占比四分之一強（25.59%），持悲觀態(tài)度的占比接近半數(shù)（44.48%）。主流觀點偏向不樂觀。

2.3.4 所在的單位會在多久實行電子檔案“單套制”歸檔。在“所在的單位會在多久實行電子檔案‘單套制歸檔”一項上，整體上是由近及遠(yuǎn)的人數(shù)遞增走勢。2年內(nèi)開展這項工作的占比不足四分之一（23.43%），3～5年可能開展這項工作的超過四成（41.34%），時間更久以上的超過三分之一（35.24%）。就是說，“十四五”期間至少有三分之一以上的單位不具備開展這項工作的條件。

2.4 區(qū)域分布

2.4.1 參與者分省情況。從參與人員省份分布看，參與人數(shù)超過百位的1個，河南，200人，占比39.37%。

參與人數(shù)在十位的10個，安徽、廣東、北京、福建、山東、云南、海南、江蘇、廣西、上海，人數(shù)在35～11位之間。合計204人，占比40.15%。省均20人，4.02%。

參與人數(shù)在個位的19個，江西、山西、湖南、遼寧、浙江、四川、黑龍江、湖北、陜西、貴州、內(nèi)蒙古、天津、河北、吉林、甘肅、新疆、重慶、寧夏、西藏，人數(shù)在9～1位之間。合計104人，占比20.47%。省均6人，1.08%。

參與人數(shù)為0的有青海1個內(nèi)地省份和我國港澳臺地區(qū)。海外及其他沒有參與。

2.4.2 區(qū)域分布。參與者人數(shù)在百位數(shù)的有兩個，華中（220人，占43.31%）和華東（108人，占21.26%），合計328人，占比64.57%。參與者人數(shù)在十位數(shù)的有五個，華南（57人，占11.22%）、華北（55人，占10.83%）、西南（35人，占6.89%）、東北（19人，占3.74%）、西北（14人，占2.76%）。合計180人，占比35.43%。參與者人數(shù)為0的有兩個，我國港澳臺和海外地區(qū)。參與者主要來自華中、華東兩個區(qū)域。

2.4.3 城市類別。在“參與者城市類別分布”一項中，一二線城市參與人數(shù)占比相同，合計122人，占比24.02%。約為四分之一。三線城市參與164人，占比32.28%，大約三分之一。其他城市參與222人，占比43.70%，接近半數(shù)。整體上呈現(xiàn)出不斷遞增的階梯型。這一分布與全國檔案機構(gòu)數(shù)量分布基本相同，也與檔案機構(gòu)層次數(shù)量分布相對應(yīng)。

2.5 職業(yè)崗位

2.5.1 職業(yè)。從職業(yè)分布一項上看，黨政機關(guān)/社團(tuán)/事業(yè)單位工作人員最多，204人，占比40.16%，為第一方陣。教師次之，91人，占比17.91%，為第二方陣。其他專業(yè)技術(shù)人員、企業(yè)管理人員、企業(yè)一般職員、在校學(xué)生、公務(wù)員順居第3～第7位，48～18人，平均39人，合計193人，占比37.99%，為第三方陣。自由職業(yè)者、待業(yè)、個體戶、醫(yī)生、律師為第四方陣，順居第8～第12位，9～1人，平均4人，合計20人，占比3.94%。

2.5.2 崗位。從崗位分布一項上看，專職檔案管理人員數(shù)量占比最高，124人，占比24.41%，約占四分之一。兼職檔案管理員以52人，占比10.24%，居第五位。與專職檔案管理人員一起，以176人，占比34.65%，成為參與調(diào)查的第一大主體。檔案機構(gòu)（館）管理者以77人，占比15.16%，居第二位；檔案部門（室）管理者以59人，占比11.61%位于第四。兩類檔案管理者以136人，占比26.77%，成為參與調(diào)查的第二大主體。檔案專業(yè)教師以35人，占比6.89%，位于第六位。在讀檔案專業(yè)學(xué)生以29人，占比5.71%，位于第九位。兩者合計，以64人，占比12.6%，成為第四大主體。檔案服務(wù)企業(yè)從業(yè)者以33人，占比6.50%，成為第五大主體。檔案主管部門（檔案局）工作人員以32人，占比6.30%，成為最小的參與主體。上述崗位之外的其他崗位，以67人，排名第三，占比13.19%，成為第三大主體。調(diào)查主要涉及專兼職檔案人員和檔案機構(gòu)與部門工作人員。共312人，占比61.42%。

2.6 學(xué)歷年齡性別

2.6.1 學(xué)歷。從參與者的學(xué)歷一項看，大都具有本科以上學(xué)歷。其中本科263人，占比51.77%。碩士及以上181人，占比35.63%。合計444人，占比87.40%。接近參與調(diào)查人數(shù)的九成。大專51人，占比10.04%。高中/中專/技校13有，占比2.56%。初中及以下沒有，以高學(xué)歷為主。

2.6.2 年齡。從參與者年齡分布看，35～44歲最多，181人，占比35.63%。45～54歲次之，155人，占比30.51%。26～34歲再次之，97人，占比19.09%。第四位是18～25歲，44人，占比8.66%。第五位是55歲以上26人，占比5.12%。最后一位是退休人士，5位，占比0.98%。參與者主要集中在26～54歲這個區(qū)段，共433人，占比85.23%。中年人為主。

2.6.3 性別。從參與者性別這一項上看，女性居多，329人，占比64.76%。男性約是女性的一半，179人，占比35.24%。檔案工作者仍然以女性為主。

3 結(jié)論

從從調(diào)查問卷反饋的信息看，對電子檔案“單套制”歸檔知曉的約占九成。在對“電子檔案‘單套制歸檔”含義的理解上，大多數(shù)受訪者認(rèn)知有誤。因此，對電子檔案“單套制”歸檔的認(rèn)知還需加強。開展電子檔案“單套制”歸檔單位和試點單位的占比不高，遠(yuǎn)沒有到成熟的程度，需加大工作力度。在區(qū)域分布上，電子檔案“單套制”管理工作，與城市規(guī)模、經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度、技術(shù)實力存在正相關(guān)關(guān)系。試點工作要側(cè)重基層和偏遠(yuǎn)地區(qū)，以提高工作的整體效能。

從參與者的職業(yè)看，主要涉及黨政機關(guān)/社團(tuán)/事業(yè)單位工作人員和教師兩類。從參與者的崗位看，主要為專兼職檔案管理人員和檔案館室管理者兩類。參與者以高學(xué)歷、中年人和女性為主。為有針對性開展培訓(xùn)教育，提高檔案工作者應(yīng)對電子檔案“單套制”管理需求的專業(yè)技術(shù)能力，提供了來自基層的信息數(shù)據(jù)。

*注：本文為2022年度河南省檔案科技項目“基層電子檔案‘單套制歸檔實施環(huán)境與條件研究”（項目編號：2022-X-002）的階段成果。

參考文獻(xiàn)：

[1][2]金凡，楊之蔚.《電子檔案單套管理一般要求》的基本內(nèi)容及相關(guān)問題思考[J].北京檔案，2021（03）：19-23.

[3]吳雁平，劉東斌.電子文件“單套制”歸檔宜稱“單軌制”歸檔辨析——對電子文件“單套制”歸檔管理趨勢的探討[J].檔案，2019（08）：4-9.

（作者單位：1.開封市農(nóng)林科學(xué)研究院 司嘯宏，本科，副研究館員；2.開封市檔案館 梁惠卿，本科，副研究館員 來稿日期：2022-12-20）