合同檔案管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)與管理措施研究

摘 要：隨著我國住房改革的不斷深入，直管公房的發(fā)展得到了社會各界的廣泛關(guān)注。直管公房的檔案管理工作需要不斷進(jìn)行完善和加強(qiáng)，通過有效的檔案管理，才能保證其在直管公房管理工作中的合理運(yùn)用。本文針對直管公房檔案管理存在的問題及對策進(jìn)行了詳細(xì)論述，希望能為直管公房的檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：直管公房；檔案管理；問題及對策

前言

新時代，我國形成了以企業(yè)為主體的市場化經(jīng)營模式，帶動了市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。在市場經(jīng)濟(jì)模式下，企業(yè)經(jīng)營過程中會產(chǎn)生較多合同檔案，可以保證企業(yè)業(yè)務(wù)的順利開展。但是，我國有些企業(yè)平時對于合同檔案管理的關(guān)注度不足，表現(xiàn)出了漠視的態(tài)度，使得合同檔案管理活動存在較多的風(fēng)險(xiǎn)，勢必會給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，不利于企業(yè)在復(fù)雜的市場環(huán)境中取得競爭優(yōu)勢?；谶@種情況，有必要結(jié)合企業(yè)合同檔案管理的實(shí)際情況，深入探討風(fēng)險(xiǎn)管控的有效方式。

一、合同檔案管理中的常見風(fēng)險(xiǎn)

合同檔案管理過程中存在多種風(fēng)險(xiǎn)，本文結(jié)合實(shí)際情況展開綜合闡述，明確風(fēng)險(xiǎn)的具體內(nèi)容。

第一，管理風(fēng)險(xiǎn)。管理風(fēng)險(xiǎn)是合同檔案管理的常見風(fēng)險(xiǎn)，具體體現(xiàn)在合同格式、管理方法、只簽不存、人治代替法制等。其中，合同格式是指部分企業(yè)沒有嚴(yán)格按照《合同法》等法律法規(guī)進(jìn)行合同擬定，導(dǎo)致合同存在格式錯誤、重要內(nèi)容漏填等問題，直接影響了合同檔案管理的最終效果；管理方法是指當(dāng)前很多企業(yè)開始推動合同檔案的信息化管理，但是，這種新型管理方法應(yīng)用過程中也引發(fā)了一些問題，如忽視合同原件保護(hù)等，不利于合同檔案管理的規(guī)范性；只簽不存是指企業(yè)在簽訂合同以后，并沒有將其遞交給檔案管理人員，導(dǎo)致合同檔案信息缺失，很容易在以后承擔(dān)不必要的法律困境風(fēng)險(xiǎn)；人治代替法制是指企業(yè)經(jīng)營者過于認(rèn)同口頭承諾和人情關(guān)系，導(dǎo)致合同檔案管理無法嚴(yán)格按照相關(guān)制度實(shí)施，提高了合同檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)水平。

第二，違約風(fēng)險(xiǎn)。合同檔案是企業(yè)經(jīng)營活動的憑證之一，具有一定的法律效力和約束力。但是，我國不少企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都缺乏足夠的法律意識，導(dǎo)致合同檔案管理面臨一定的違約風(fēng)險(xiǎn)。比如，企業(yè)在人員招聘時，需要簽訂標(biāo)準(zhǔn)化的勞動合同。在合同沒有到期并且員工沒有違反合同內(nèi)容的時候，企業(yè)不能隨意開除員工。目前，較多中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者并沒有充分認(rèn)識這一點(diǎn)，導(dǎo)致他們在員工招聘合同管理方面表現(xiàn)出了顯著的隨意性，導(dǎo)致在解聘員工的時候會面臨較多的糾紛，很容易帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

第三，保存風(fēng)險(xiǎn)。保存是合同檔案管理的重要工作，能夠充分保證合同檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和全面性。在紙質(zhì)檔案管理過程中，部分管理人員并沒有做好防火、防盜、防潮等工作，平時對于紙質(zhì)檔案儲存環(huán)境的管理存在缺位，導(dǎo)致合同檔案容易在保存過程中出現(xiàn)損壞。在電子檔案管理過程中，由于管理人員缺乏足夠的網(wǎng)絡(luò)安全意識和防護(hù)手段，使得電子合同檔案容易出現(xiàn)泄漏與篡改，給企業(yè)經(jīng)營發(fā)展帶來了較多風(fēng)險(xiǎn)。

第四，其他風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在合同檔案管理過程中還存在完整性風(fēng)險(xiǎn)等其他風(fēng)險(xiǎn)。這類風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致合同檔案數(shù)據(jù)無法發(fā)揮預(yù)期的作用。特別是當(dāng)前企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境變得更加復(fù)雜，合同檔案類型越來越多，管理要求也有所提升，很容易滋生各類風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)的健康經(jīng)營發(fā)展帶來威脅。

二、合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的成因分析

合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)會給企業(yè)的正常經(jīng)營發(fā)展帶來顯著阻礙，不利于企業(yè)在市場競爭過程中取得優(yōu)勢地位。造成這種情況的原因比較多，下面結(jié)合我國企業(yè)合同檔案管理的基本現(xiàn)狀，從多個角度探索合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的具體成因。

1.法治意識欠缺

企業(yè)合同檔案管理工作需要相關(guān)法律法規(guī)作為支撐，才能夠較好避免不合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，提高合同檔案的規(guī)范性以及檔案管理的系統(tǒng)性。但目前部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并沒有充分認(rèn)識到這一點(diǎn)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部法治意識欠缺，很多員工都沒有法治意識。在制定合同檔案管理內(nèi)容的時候，由于管理者缺乏法治意識，使得這些管理內(nèi)容的隨意性比較強(qiáng)。在具體開展管理工作時，未能嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)的要求，導(dǎo)致合同檔案管理面臨不必要的風(fēng)險(xiǎn)，容易給企業(yè)帶來損失。

2.管理制度不完善

完善的管理制度可以較好提高合同檔案管理的規(guī)范性，使每一個管理環(huán)節(jié)都符合相關(guān)要求，避免出現(xiàn)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。但是，當(dāng)前較多企業(yè)在管理制度方面還表現(xiàn)得非常粗糙，導(dǎo)致檔案管理人員在參與工作的時候無法得到較好的約束與參考，容易出現(xiàn)工作失誤。此外，多數(shù)企業(yè)在合同檔案管理方面沒有全面引入崗位責(zé)任制，在風(fēng)險(xiǎn)處理的時候容易相互推諉責(zé)任，不利于合同檔案管理質(zhì)量的提升。

3.信息化推進(jìn)速度較慢

我國已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時代，智慧信息技術(shù)直接改變了企業(yè)的管理格局。在合同檔案管理領(lǐng)域中，如果能夠靈活使用智慧信息技術(shù)，就能夠起到事半功倍的效果。目前，我國較多企業(yè)開始在合同檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了合同檔案數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的匯總與流通。但從整體上來看，大部分企業(yè)使用信息化技術(shù)的層次還比較低，僅僅將信息平臺作為儲存合同檔案數(shù)據(jù)的工具，并沒有在管理業(yè)務(wù)中延伸，導(dǎo)致合同檔案管理工作無法形成智慧管理新格局，需要在后續(xù)時間里進(jìn)行針對性地改善與調(diào)整。

4.風(fēng)險(xiǎn)處理滯后性顯著

企業(yè)合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)具有一定的客觀性，同時，在爆發(fā)以后很容易帶來難以挽回的損失。因此，企業(yè)應(yīng)該在平時做好合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)類型與特點(diǎn)的分析，同時還要提前制定多種風(fēng)險(xiǎn)處理舉措，設(shè)計(jì)相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案體系。但是，結(jié)合當(dāng)前我國企業(yè)的實(shí)際情況來看，較多企業(yè)都表現(xiàn)出了事后管理的顯著態(tài)勢。即只有在合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)全面爆發(fā)以后才介入處理，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)事件造成的影響都非常顯著。除此之外，較多企業(yè)處理合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的方法也比較單一，無法結(jié)合實(shí)際情況選擇針對性地處理方案，給企業(yè)帶來了較大的賠償壓力。

5.檔案管理人員素質(zhì)不高

企業(yè)合同檔案管理工作是比較復(fù)雜的，要求管理人員具有豐富的知識儲備和熟練的操作技能，才能夠提前甄別各類風(fēng)險(xiǎn)，并采取針對性較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)控制策略。但是，結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況來看，較多企業(yè)對于檔案管理高素質(zhì)人才的重視程度都不高，在平時也沒有結(jié)合合同檔案管理工作做好人才儲備，使得企業(yè)在職的檔案管理人員并沒有較高的風(fēng)險(xiǎn)管控意識，面對合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)無法采取有效的措施。此外，較多企業(yè)也沒有做好檔案管理人員的專項(xiàng)培訓(xùn)教育活動，很難保證員工自身素質(zhì)水平有效提升，最終也就很難保證合同檔案管理的質(zhì)量。

三、合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防范措施

合同檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要資料，一旦爆發(fā)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，將會給企業(yè)帶來不可挽回的損失。因此，我國企業(yè)應(yīng)該充分重視合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的管控工作，了解自身在這方面的風(fēng)險(xiǎn)水平，并提出針對性較強(qiáng)的防范方式，保證合同檔案管理工作的整體質(zhì)量。

1.提升合同檔案管理的法治化水平

合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制的關(guān)鍵就是提高法治化水平，只有嚴(yán)格遵循我國相關(guān)法律法規(guī)，合同檔案管理的規(guī)范性就能夠有所保證，確保合同檔案可以發(fā)揮預(yù)期作用。這也要求企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展過程中可以積極引入法治觀念，提高檔案管理的法治化水平。一是加強(qiáng)《合同法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該定期組織內(nèi)部員工學(xué)習(xí)《合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，同時，還要在部門內(nèi)開展關(guān)于法律法規(guī)知識的考核，并將考核結(jié)果納入績效評定中。通過這種方式，企業(yè)就能夠顯著提高檔案管理人員的法治意識，在企業(yè)內(nèi)部逐步營造良好的法治環(huán)境，給合同檔案管理的高質(zhì)量進(jìn)行提供相應(yīng)的基礎(chǔ)。二是結(jié)合法律法規(guī)制定合同檔案管理內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)該依托《合同法》等法律法規(guī)，以及行業(yè)內(nèi)關(guān)于合同檔案管理的其他標(biāo)準(zhǔn)范式內(nèi)容，形成完善的合同檔案法治化管理方案，保證每一項(xiàng)管理內(nèi)容都嚴(yán)格契合法律法規(guī)的相關(guān)要求，切實(shí)提升合同檔案管理的法治化水平。

2.構(gòu)建完善的合同檔案管理制度

合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)管控需要規(guī)范的管理制度，才能夠保證檔案管理活動井井有條，避免因?yàn)橹贫炔煌晟贫鴰淼闹T多風(fēng)險(xiǎn)。

第一，制定精細(xì)化檔案管理制度。企業(yè)需要結(jié)合合同檔案管理的具體工作內(nèi)容，設(shè)計(jì)各個管理環(huán)節(jié)的具體制度，使檔案管理人員可以依照制度開展本職工作，提高合同檔案管理工作的規(guī)范性。特別是在合同檔案數(shù)據(jù)歸檔的時候，一定要結(jié)合不同部門的工作性質(zhì)與具體內(nèi)容，設(shè)計(jì)針對性較強(qiáng)的歸檔制度，保證所有合同檔案都可以順利歸檔。

第二，制定檔案管理崗位責(zé)任制度。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合合同檔案管理工作崗位內(nèi)容，全面引入不同崗位的責(zé)任制度，以對員工產(chǎn)生約束，提高合同檔案管理的規(guī)范性，避免出現(xiàn)不必要的管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.推進(jìn)合同檔案智慧管理體系

信息化技術(shù)的應(yīng)用可以顯著提高合同檔案管理的整體效率，同時也能夠有效防范合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)該加快推進(jìn)合同檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，最終形成合同檔案智慧管理體系。這也要求企業(yè)可以整合信息化管理資源，建立功能齊全的檔案管理信息化平臺。在設(shè)計(jì)平臺功能的時候，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合合同檔案管理的具體工作內(nèi)容，使信息平臺可以在實(shí)踐工作中得到較好應(yīng)用，發(fā)揮預(yù)期的戰(zhàn)略作用?；陲L(fēng)險(xiǎn)管控的角度來看，合同檔案管理信息平臺可以引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、專家系統(tǒng)等多種模塊，實(shí)現(xiàn)合同檔案數(shù)據(jù)信息的智慧化分析，在發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的時候能夠提前預(yù)警和智能處理，顯著提高合同檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的整體水平。對于檔案管理人員來說，應(yīng)該盡快使用信息化管理模式，明確信息化檔案管理帶來的新風(fēng)險(xiǎn)，借助于智慧信息模塊增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理效率。

4.靈活使用多種風(fēng)險(xiǎn)處理舉措

在合同檔案風(fēng)險(xiǎn)管理過程中，企業(yè)應(yīng)該靈活采取多種風(fēng)險(xiǎn)處理措施，有效降低合同檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)水平。

（1）技術(shù)措施

這類風(fēng)險(xiǎn)處理措施在工程類項(xiàng)目的施工合同檔案風(fēng)險(xiǎn)管控中比較普遍，同時也能夠取得較好效果。比如，承包商在面臨設(shè)計(jì)變更較多且費(fèi)用難以估算準(zhǔn)確的項(xiàng)目時，可以充分利用自身技術(shù)資源，尋找合理化方案，使原本粗放化的施工項(xiàng)目能夠變得精細(xì)化，降低項(xiàng)目合同存在的風(fēng)險(xiǎn)，充分保證自身的經(jīng)濟(jì)效益。

（2）經(jīng)濟(jì)措施

在很多合同檔案管理中，都出現(xiàn)了資金困境帶來的風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)可以綜合評價(jià)合同檔案的具體情況，適當(dāng)加大資金投入，避免后期承擔(dān)違約風(fēng)險(xiǎn)。

（3）保險(xiǎn)措施

在合同檔案管理中，企業(yè)可以通過購買保險(xiǎn)來降低風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā)自身所承擔(dān)的損失，但在具體選擇保險(xiǎn)類型的時候，企業(yè)需要結(jié)合自身需求靈活購買，不能出現(xiàn)盲目選擇保險(xiǎn)而帶來不必要的資金浪費(fèi)。

5.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

在合同檔案管理過程中，管理人員的素質(zhì)能力是非常關(guān)鍵的，直接決定了風(fēng)險(xiǎn)管控的最終效果。因此，企業(yè)應(yīng)該切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)能力，增強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)意識和管控能力。

一是做好風(fēng)險(xiǎn)管控的相關(guān)培訓(xùn)。對于企業(yè)來說，應(yīng)該在平時做好檔案管理人員的專項(xiàng)培訓(xùn)教育工作，切實(shí)提高人員的風(fēng)險(xiǎn)控制意識。在具體培訓(xùn)的時候，培訓(xùn)講師應(yīng)該做好合同檔案風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的講解，提高檔案管理人員對于各類風(fēng)險(xiǎn)的敏感度，提前感知風(fēng)險(xiǎn)，并且在風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)后可以采取針對性較強(qiáng)的處理措施。比如，通過提高對于相關(guān)法律法規(guī)的掌握水平，以及合同條目語言的敏感度，可以較好甄別合同檔案的違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。通過這些專項(xiàng)培訓(xùn)教育活動，能夠顯著提高檔案管理人員的專業(yè)能力，提高風(fēng)險(xiǎn)管理的綜合效果。

二是做好檔案管理隊(duì)伍的成員更迭。在新時代背景下，企業(yè)合同檔案管理變得更加復(fù)雜，對于管理人員的專業(yè)能力有了更高要求。因此，企業(yè)也要結(jié)合合同檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的需求，進(jìn)行檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)能力的審查，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的靈活更迭，給合同檔案風(fēng)險(xiǎn)管理工作提供較好的人力支撐。

四、結(jié)束語

綜合來看，合同檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)管理工作是非常關(guān)鍵的，可以保證合同檔案管理規(guī)范進(jìn)行，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的作用。對于企業(yè)來說，需要提高合同檔案管理制度的規(guī)范性，組織檔案管理人員積極學(xué)習(xí)現(xiàn)行法律法規(guī)，同時還要提高內(nèi)部檔案管理制度的合理性。同時，在當(dāng)前信息化時代背景下，企業(yè)還要靈活使用現(xiàn)代智慧信息技術(shù)，主動防范各類合同檔案風(fēng)險(xiǎn)，提高合同檔案管理的前瞻性與系統(tǒng)性，使合同檔案管理風(fēng)險(xiǎn)能夠得到較好控制，促進(jìn)企業(yè)在復(fù)雜的市場環(huán)境中高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：延長油田股份有限公司子長采油廠）

作者簡介：馮春（1986—），女，漢族，陜西延安人，?？?，助理館員，研究方向：檔案管理。