企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設(shè)實踐難點及對策研究

孔旸

摘要：企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）區(qū)別于一般意義的企業(yè)數(shù)字檔案館（室），其將建設(shè)范圍進一步擴展至企業(yè)集團所屬大多數(shù)單位。該文通過梳理企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）的主要特征，分析了在建設(shè)實踐中存在的難點問題，從項目立項、新老系統(tǒng)銜接、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、各級歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成、全流程電子文件收集、建立組織保障機制等方面分別提出對策，以期為企業(yè)集團建設(shè)數(shù)字檔案館（室）提供參考。

關(guān)鍵詞：集團型數(shù)字檔案館（室） 電子文件 歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)

隨著信息化技術(shù)及無紙化辦公的廣泛應用，各企業(yè)原生電子文件數(shù)量急劇增長，以紙質(zhì)檔案為主要歸檔載體、以手動移交為主要移交方式的傳統(tǒng)檔案管理方式面臨著新的挑戰(zhàn)。如何將原生電子文件完整、準確、實時收集并歸檔，成為檔案部門面臨的普遍問題。在此背景下，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）應運而生。2004年，我國第一個企業(yè)數(shù)字檔案館——江蘇省電力公司數(shù)字檔案館通過驗收，國家電網(wǎng)以此為基礎(chǔ)開始建設(shè)覆蓋所有供電局和電力公司的數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)。此后，企業(yè)集團數(shù)字檔案館建設(shè)在航空工業(yè)等領(lǐng)域得到了迅速發(fā)展。2017年，國家檔案局制定《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（以下簡稱《指南》），對企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）的標準要求做出了明確規(guī)定。2021年12月，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于開展企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點工作的通知》，提出“企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）”概念，將建設(shè)范圍從獨立的某一層級的數(shù)字檔案館（室）擴展至覆蓋集團主要業(yè)務(wù)、貫通各級所屬單位的企業(yè)集團層面。由于建設(shè)范圍廣、層級多、情況復雜，建設(shè)難度有了質(zhì)的提高。本文以集團型數(shù)字檔案館（室）在建設(shè)實踐中遇到的普遍性問題為著眼點，有針對性地提出解決方案，以期為企業(yè)集團建設(shè)數(shù)字檔案館（室）提供參考和借鑒。

一、企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）主要特征分析

集團型數(shù)字檔案館（室）旨在利用信息化手段、借助數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)平臺，重塑全集團電子檔案工作流程和機制，實現(xiàn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型和高質(zhì)量發(fā)展。其特征主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.從建設(shè)目標看，集團型數(shù)字檔案館（室）著眼于以集團總部為龍頭，帶動所屬各單位實現(xiàn)檔案管理信息化、自動化、智能化，其定位是全局性的、戰(zhàn)略性的，而非局限于集團總部或某個單一的所屬單位層面。

2.從資源建設(shè)看，集團型數(shù)字檔案館（室）側(cè)重于全集團范圍內(nèi)數(shù)字檔案資源的建設(shè)及互聯(lián)互通，解決各級單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件在線歸檔問題，注重提高歸檔文件的完整性和歸檔效率。

3.從管理機制看，集團型數(shù)字檔案館（室）本質(zhì)上是對全集團檔案工作業(yè)務(wù)流程和管理機制的重塑與再造，強調(diào)電子文件全流程管理的自動化、信息化、智能化，并對各業(yè)務(wù)流程輔以配套的制度規(guī)范，確保數(shù)字檔案館（室）管理和運行的科學性與規(guī)范性。

4.從整體效益看，集團型數(shù)字檔案館（室）能夠為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益、管理效益和社會效益，是順應檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型所要經(jīng)歷的必然階段。

二、企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設(shè)實踐中的難點分析

（一）因資金需求大導致的立項難問題

一般對企業(yè)而言，追求經(jīng)濟效益是首要目標。由于檔案的利用價值很難用經(jīng)濟指標直接衡量，因此檔案工作一般不會被企業(yè)作為主營業(yè)務(wù)來抓，在進行資源分配時往往被放在次要位置。然而，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)無論是軟件開發(fā)、硬件購置，還是數(shù)字檔案資源建設(shè)，均需要投入大量的資金。據(jù)粗略統(tǒng)計，建設(shè)企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）所需資金少則幾百萬元，多則上千萬元，因此立項難就成為該項工作面臨的首要難題。

（二）歷史數(shù)據(jù)遷移問題

專門針對企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）的規(guī)范性文件應追溯于2017年國家檔案局發(fā)布的《指南》，但是大多數(shù)企業(yè)集團檔案信息化工作起步較早，此前已建立了具備基礎(chǔ)管理功能的檔案管理系統(tǒng)，因此會涉及將原系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)遷移至新系統(tǒng)的問題。具體來講，這主要表現(xiàn)為：企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）除了存在新老系統(tǒng)的合作廠商、版本不同的情況，還存在企業(yè)集團內(nèi)部不同所屬單位的系統(tǒng)版本或合作廠商不同的情況，由此導致新建系統(tǒng)與原系統(tǒng)是否兼容的問題出現(xiàn)，進而產(chǎn)生歷史數(shù)據(jù)能否完整、準確、安全遷移的問題。

（三）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化問題

國家檔案局《關(guān)于開展企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點工作的通知》規(guī)定：企業(yè)集團總部按照《指南》建成數(shù)字檔案館（室），其中館（室）藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達到90%，并于2025年6月底前通過國家檔案局組織的驗收，且覆蓋的所屬單位數(shù)量比例根據(jù)企業(yè)規(guī)模有所不同，但最低覆蓋率不能少于30%。此外，《指南》對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率做出了明確要求，規(guī)定“存量檔案數(shù)字化率宜達到70%以上”。綜合以上兩份文件，企業(yè)集團要想建成數(shù)字檔案館（室），總部和所屬單位傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率要分別達到90%、70%，且覆蓋的所屬單位數(shù)量不能少于30%。

由于企業(yè)集團規(guī)模較大，涉及所屬單位數(shù)量多，存量檔案數(shù)量龐大，數(shù)字化任務(wù)非常繁重。如果原先的工作基礎(chǔ)薄弱，要想按照試點工作要求如期完成數(shù)字檔案館（室）建設(shè)難度很大。

（四）與各級歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)（上游系統(tǒng)）的集成問題

《指南》規(guī)定，“數(shù)字檔案館（室）建設(shè)期間應完成辦公自動化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔并實現(xiàn)至少一個核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔”。在實踐中，此項工作的難點主要體現(xiàn)在以下兩個方面。

一是歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)情況多樣化問題。如果總部及所屬單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)在建設(shè)時未實現(xiàn)統(tǒng)一標準、統(tǒng)一廠商、統(tǒng)一架構(gòu)，需要對不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔模塊和接口進行重新設(shè)計開發(fā)，會給系統(tǒng)對接工作帶來很大的挑戰(zhàn)。

二是歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級變化帶來的問題。上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級改造一直是業(yè)務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理的難點。當上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級改造時，作為下游的數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)也要及時進行相應的升級改造，否則原先對接好的數(shù)據(jù)接口無法繼續(xù)適用，將影響電子文件在線接收、檢測和歸檔工作。

（五）歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)全流程電子文件收集問題

實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)全流程電子文件在線產(chǎn)生和辦理是數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的理想目標，但是在實踐中，很多業(yè)務(wù)電子文件并沒有實現(xiàn)全流程在線生成，比如合同管理系統(tǒng)最終環(huán)節(jié)產(chǎn)生的合同文本由雙方單位線下簽署。諸如此類的情況，如何結(jié)合業(yè)務(wù)文件產(chǎn)生的實際情況實現(xiàn)全流程在線歸檔是各單位面臨的普遍難題。

（六）保障體系不到位問題

根據(jù)《指南》要求，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)保障體系包括安全保密體系、經(jīng)費與人才保障體系。首先，在安全保密體系方面，企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）由于覆蓋面廣、層級多，在檔案信息資源利用范圍、數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、信息發(fā)布審核等方面，比單一層面的企業(yè)數(shù)字檔案館（室）更為復雜；其次，在經(jīng)費方面，集團型數(shù)字檔案館（室）建設(shè)經(jīng)費包括傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、軟硬件購置、接口開發(fā)、測試、運維等方面，各項費用能否得到保障是各單位面臨的普遍問題；最后，在人才保障方面，企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)和應用對于各級檔案人員的綜合能力提出了更高的要求。

除上述三方面外，工作機制的健全和完善也是保障體系的重要組成部分，如果沒有信息化部門、業(yè)務(wù)部門的配合，僅依靠檔案部門的力量無法完成此項工作。

三、企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的對策建議

（一）闡明立項必要性，爭取決策層的支持

近幾年受疫情等因素影響，各企業(yè)普遍面臨降本增效等問題。在這種形勢下，一家企業(yè)能夠拿出大量的資金建設(shè)數(shù)字檔案館（室）實屬不易。對此，檔案部門要有清醒的認知，對立項困難有心理預期，主動向決策層闡明數(shù)字檔案館（室）能夠為企業(yè)帶來的各方面效益。

一是經(jīng)濟效益，說明數(shù)字檔案館（室）是實現(xiàn)檔案工作提質(zhì)增效和高質(zhì)量發(fā)展的重要舉措。比如用數(shù)據(jù)說明數(shù)字檔案館（室）能夠節(jié)省的檔案數(shù)字化工作成本、紙張耗材，以及將來實現(xiàn)電子檔案單套制歸檔后，減少對實體庫房的存儲需求，從而為企業(yè)節(jié)省大量的管理成本。

二是管理效益，說明數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是適應無紙化辦公的必然要求，用電子工作流代替紙質(zhì)工作流，能夠提高企業(yè)的運營效率；數(shù)字檔案館（室）搭建的信息資源共享平臺，能夠提高歸檔效率和檔案利用效率，為企業(yè)發(fā)展提供快捷、精準的知識服務(wù)。

三是社會效益，說明數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是落實新修訂《檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》和習近平總書記關(guān)于檔案工作“三個走向”論述的集中展現(xiàn)，是企業(yè)積極履行社會責任的具體體現(xiàn)。

檔案部門如能將上述意義向公司決策層匯報清楚，對于推動項目立項是非常有利的。

（二）做好新老系統(tǒng)銜接，確保檔案數(shù)據(jù)完整、可用

針對歷史數(shù)據(jù)遷移問題，分兩種情況：一種情況是原系統(tǒng)的廠商配合數(shù)據(jù)遷移，則此項工作在技術(shù)上容易實現(xiàn)，只是工作量和時間的問題。另一種情況是原系統(tǒng)的廠商不配合，需要采取以下措施：一是項目實施前開展充分的市場調(diào)研，請有意愿建設(shè)數(shù)字檔案館（室）的廠商對老系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)遷移工作進行充分評估，以確定哪些廠商具備獨立開展遷移工作的能力；二是利用之前的備份介質(zhì)將歷史數(shù)據(jù)導入新系統(tǒng)，再通過和原系統(tǒng)進行比對來檢驗數(shù)據(jù)的完整性、可用性；三是將數(shù)據(jù)遷移配合工作所涉及的經(jīng)費一并考慮到項目中，保障遷移工作的順利開展。

（三）把握原則，有條不紊開展檔案數(shù)字化工作

針對檔案數(shù)字化基礎(chǔ)薄弱、任務(wù)量大的問題，可結(jié)合《指南》要求，按照檔案的價值性、實用性原則，分階段開展檔案數(shù)字化工作。首先，制訂檔案數(shù)字化工作計劃，將《指南》中規(guī)定必須開展數(shù)字化的各類檔案優(yōu)先開展數(shù)字化工作。其次，區(qū)分檔案利用率及珍貴程度，優(yōu)先開展利用率高及珍貴檔案的數(shù)字化工作。最后，按照《指南》規(guī)定的數(shù)字化比率倒推工期、分階段開展工作，確保達到指標要求。

（四）選取試點，建立聯(lián)動機制，逐步推進與不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成

針對歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)情況多樣化的問題，首先，對各級單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行摸排，選取與總部使用的系統(tǒng)版本一樣的所屬單位作為試點，以降低項目推進難度。其次，對于所選取的歸檔業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在做歸檔接口建設(shè)時，充分考慮不同時期信息系統(tǒng)的特點，采用不同的歸檔接口方案，制定不同業(yè)務(wù)的電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范。最后，對于同一類業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立檔案數(shù)據(jù)交換標準接口，確保系統(tǒng)具備可擴展性、可重用性、可維護性和可管理性。

針對業(yè)務(wù)系統(tǒng)升級改造帶來的不確定性問題，一是建立系統(tǒng)對接工作聯(lián)動機制，當數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時，能夠及時反饋給檔案工作人員，以便及時查明產(chǎn)生的問題原因；二是明確檔案工作人員作為信息化工作組成員，負責參與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)工作，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的變化做到預測預知及預先介入，為后端檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管控做好前端控制。

（五）做好前端設(shè)計，通過流程控制確保電子文件收集齊全

一是針對全流程個別節(jié)點的電子文件是線下產(chǎn)生的情況，可采取電子文件收集為主、手工上傳為輔的方式。例如對于合同管理系統(tǒng)在線產(chǎn)生的文件如合同審批單，可在線收集；對于線下產(chǎn)生的合同由承辦部門掃描成PDF文件上傳至合同管理系統(tǒng)，隨同合同審批單等過程文件一并流轉(zhuǎn)至數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)歸檔。

二是針對電子文件產(chǎn)生時間跨度大、形成單位多、管理過程復雜的情況，由項目管理部門與檔案部門聯(lián)合制定“項目電子文件歸檔范圍清單”并放入項目管理系統(tǒng)中，隨同系統(tǒng)中的流程表單自動流轉(zhuǎn)至數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)歸檔。當每個項目啟動時，由項目管理部門相關(guān)負責人在項目管理系統(tǒng)中發(fā)起歸檔范圍清單啟動流程。當項目進行到某個階段時，系統(tǒng)自動觸發(fā)歸檔提醒功能，提醒每個環(huán)節(jié)的辦理人員上傳相應的歸檔資料。系統(tǒng)同時將歸檔資料與歸檔范圍清單進行比對，形成歸檔情況表，按照歸檔時限自動向辦理人員發(fā)出催歸通知，確保全流程電子文件收集的完整性。

（六）統(tǒng)籌規(guī)劃，建立安全可靠的保密體系、結(jié)構(gòu)合理的人才隊伍、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的工作機制

企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設(shè)需要在前期規(guī)劃階段做好統(tǒng)籌工作，在安全保密體系、人才隊伍、工作機制等方面建立保障機制。

一是在前期規(guī)劃階段，由檔案部門組織信息化部門、業(yè)務(wù)部門對項目建議書、可行性研究報告、建設(shè)方案等進行論證評審、對標自評，找到本單位存在的差距，為項目實施做好規(guī)劃設(shè)計。

二是在安全保密體系建設(shè)方面，從管理層面，對于數(shù)字檔案館（室）涉及的各級單位進行角色分類及設(shè)置數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，確定文件接收、整理、歸檔、利用等工作流程，制定信息發(fā)布審核、電子檔案長期保存?zhèn)浞莶呗缘纫?guī)章制度；從技術(shù)層面，需符合安全保護等級測評的有關(guān)要求，配備滿足電子檔案長期保存要求的設(shè)備設(shè)施，采取技術(shù)手段確保檔案數(shù)據(jù)安全。

三是在人才隊伍建設(shè)方面，一方面要對檔案工作人員開展信息化專業(yè)培訓及數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)實操培訓；另一方面要通過與信息化部門、系統(tǒng)運維廠家聯(lián)合組建項目組的方式補充相關(guān)人員，豐富人才結(jié)構(gòu)。

四是在健全工作機制方面，成立由集團總部和各所屬單位檔案部門、信息化部門、歸檔業(yè)務(wù)部門等領(lǐng)導和業(yè)務(wù)骨干組成的項目組，將項目組劃分為不同的工作小組，從系統(tǒng)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)等方面分別開展工作，為數(shù)字檔案館（室）建設(shè)提供組織保障。

企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）是對傳統(tǒng)檔案管理方式的全面革新，其本質(zhì)是對集團內(nèi)部各級檔案工作業(yè)務(wù)流程與管理機制的重塑和再造，是促進檔案工作提質(zhì)增效、實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的重要舉措。檔案部門應把握歷史機遇，攻堅克難、勇于創(chuàng)新，積極主動探索和推動企業(yè)集團數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。

參考文獻：

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作者單位：北京市地鐵運營有限公司