淺議檔案圖書一體化思維模式下的地方文獻(xiàn)管理工作

江麗麗

摘 要：新時代，“文化強(qiáng)國”戰(zhàn)略成為實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興重要組成部分。文化要進(jìn)步，離不開歷史上積累下來的文獻(xiàn)。其中，地方文獻(xiàn)因其自身的特殊性分散在檔案館、圖書館、博物館等不同的收藏管理機(jī)構(gòu)，因此，應(yīng)構(gòu)建檔案圖書一體化思維，充分發(fā)掘和利用好館藏資料，更好地為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)提供信息資料服務(wù)。地方文獻(xiàn)大部分為非正式出版物，存在著收集難、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、利用難等問題，長期以來不受重視，使得這部分珍貴的資源沒能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。本文闡述了地方文獻(xiàn)管理的全過程，旨在引起大家對地方文獻(xiàn)的重視，使其得到最大限度地開發(fā)和利用。

關(guān)鍵詞：檔案；圖書；地方文獻(xiàn)；管理

一、時代背景

《中共中央關(guān)于深化文化體制改革、推動社會主義文化大發(fā)展大繁榮若干重大問題的決定》中提出了建設(shè)“文化強(qiáng)國”長遠(yuǎn)戰(zhàn)略。黨的十九屆五中全會提出了到2035年建成文化強(qiáng)國的遠(yuǎn)景目標(biāo)。“文化強(qiáng)國”在幾次重要大會上都被反復(fù)提及和強(qiáng)調(diào)，是新時代賦予我們的歷史使命。圖書檔案作為公共文化資源，在文化強(qiáng)國建設(shè)中起著非同尋常的作用。地方文獻(xiàn)是浩如煙海人類知識寶庫中不可替代、有著極其特殊意義的部分，理應(yīng)受到足夠的重視。然而，在現(xiàn)實(shí)中卻往往受到忽略。

二、地方文獻(xiàn)的概念及其特征

1.地方文獻(xiàn)定義

地方文獻(xiàn)是指記錄某一地方知識的一切載體。筆者認(rèn)為這是最科學(xué)和簡明的定義。然而，有人把地方文獻(xiàn)與地方出版物混淆，使地方文獻(xiàn)的內(nèi)涵無限擴(kuò)大，搜集范圍也會隨之?dāng)U大。這種觀點(diǎn)是不可取的，也是不科學(xué)的。地方文獻(xiàn)包括一個地方的歷史、地理、政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、風(fēng)俗、特產(chǎn)、人物以及名勝古跡等，是了解與研究地方狀況的重要文獻(xiàn)依據(jù)。

2.做好地方文獻(xiàn)工作的意義

杜定友先生是最先高度關(guān)注以及具體進(jìn)行地方文獻(xiàn)工作與學(xué)術(shù)研究的學(xué)者，還全面論述以及界定了地方文獻(xiàn)的具體概念及組成，他提出地方文獻(xiàn)重點(diǎn)包含了三個關(guān)鍵的部分，分別是史料和人物以及出版。杜定友先生曾說：“各地方圖書館，對于保存地方文獻(xiàn)，尤為專有責(zé)之，至深曰巨也 ?！彼岢鍪∈形幕瘷C(jī)構(gòu)一定要積極做好地方文獻(xiàn)工作，通過對地方文獻(xiàn)的研究，能夠把祖先的寶貴經(jīng)驗(yàn)繼承下來，這是深入探究地方文獻(xiàn)重要工作的關(guān)鍵意義。

3.地方文獻(xiàn)的特征

（1）地域性。對于地方文獻(xiàn)而言，其屬于具有非常強(qiáng)的史料性的文獻(xiàn)信息，還屬于地域文化發(fā)展過程中極其關(guān)鍵的文化基礎(chǔ)以及文化依據(jù)。同時，地方文獻(xiàn)還屬于有效體現(xiàn)某地區(qū)政治和經(jīng)濟(jì)等相關(guān)狀況的文獻(xiàn)類型的總稱，反映地域性的文獻(xiàn)包括地區(qū)年鑒和統(tǒng)計(jì)資料、地方風(fēng)情等。

（2）歷史性。就實(shí)際情況來看，地方文獻(xiàn)資源存在極其重要的思想文化內(nèi)容以及非常豐富的鄉(xiāng)土文化知識、傳統(tǒng)和習(xí)俗，記載著當(dāng)?shù)亟艹龅膬?yōu)秀歷史人物、事跡以及重要的歷史事件。反映歷史性的文獻(xiàn)類型主要有史、志、譜。地方文獻(xiàn)屬于基于地方文化的重要前提之下所形成的，伴隨時代的發(fā)展也會出現(xiàn)相應(yīng)的改變，具有非常明顯的時代特征。地方文獻(xiàn)記錄了歷史，也記載著當(dāng)今所發(fā)生的事件，是后代了解歷史和傳承歷史的可靠依據(jù)。

（3）廣泛性。內(nèi)容上涵蓋面廣，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、社會和文化等諸多領(lǐng)域的文獻(xiàn)。載體形態(tài)的多樣性，如檔案、圖書、圖片、畫片、拓本和表格等。

（4）教育性。大量的地方文獻(xiàn)中所記載的歷史人物和歷史故事對后人的影響是積極和深遠(yuǎn)的。對人們建立正確的價(jià)值觀、人生觀，增強(qiáng)愛家、愛國的意識有極強(qiáng)的教育意義。

三、地方文獻(xiàn)的收集和整理

地方文獻(xiàn)的地域性和歷史性特征決定了其極具檔案屬性。所以，它的收集就具有多渠道和廣泛征集的特點(diǎn)。

1.強(qiáng)化崗位培訓(xùn)，建立高素質(zhì)隊(duì)伍

就目前的實(shí)際情況來看，國內(nèi)所存在的主要問題就是大部分在崗的檔案管理和圖書管理工作人員的綜合能力與崗位要求并不匹配，他們所掌握的知識內(nèi)容往往也會和當(dāng)前的時代發(fā)展出現(xiàn)明顯的脫節(jié)，沒有形成現(xiàn)代化的思維方式，對特色文獻(xiàn)的開發(fā)在地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面所具有的關(guān)鍵作用了解不夠，不能準(zhǔn)確判斷新時期提出的一些意見及建議。除此之外，地方文獻(xiàn)在研究、收集、加工以及開發(fā)等流程中離不開高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。為此，要安排具有一定研發(fā)能力、較強(qiáng)的綜合分析能力、能夠維系公共關(guān)系，且具有計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的人員專門負(fù)責(zé)地方文獻(xiàn)的收集工作。與此同時，領(lǐng)導(dǎo)還需要對其提供大量的工作學(xué)習(xí)機(jī)會，使其通過持續(xù)的學(xué)習(xí)以及實(shí)踐，逐漸掌握大量的地方文獻(xiàn)工作理論及方法，提升他們的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)其工作責(zé)任心和事業(yè)心，使其更加積極主動地開展地方文獻(xiàn)工作。

2.明確收集范圍

地方文獻(xiàn)的收集范圍要有一個總的綱目，地方文獻(xiàn)包羅萬象，形式多樣，內(nèi)容龐雜，收藏范圍較大，這對收集工作是個考驗(yàn)。既不能與圖書館的其他收藏重復(fù)，也不能有遺漏。作為工作者應(yīng)該形成非常完善的開發(fā)利用體系，需要制訂相應(yīng)的工作計(jì)劃以及明確要點(diǎn)，還應(yīng)該和該地的發(fā)展規(guī)劃非常緊密地關(guān)聯(lián)，真正完成和地方特色有效協(xié)同發(fā)展的館藏體制。按載體形式和內(nèi)容作出詳細(xì)說明，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，哪些文獻(xiàn)該收集，哪些文獻(xiàn)不必收集，公共圖書館應(yīng)在保證盡量收全的基礎(chǔ)上有自己征集的重點(diǎn)。

3.多管齊下，開展多渠道收集

（1）建立呈繳本制度。在地方文獻(xiàn)里面存在非常多的內(nèi)容是非正式出版物，具有明顯的分散性和復(fù)雜性等特征。所以，在實(shí)際征集地方文獻(xiàn)時往往遇到較多的困難，單純地利用圖書館、檔案館所具有的力量以及社會地位，廣泛且全面地征集是力不從心的，難以完成最終目標(biāo)。所以，要爭取地方政府的支持，形成地方出版物呈繳本制度，通過政府的行為有效收集眾多的地方文獻(xiàn)。

（2）民間走訪廣泛收集。地方文獻(xiàn)的搜集工作屬于一種非常大的工程，又有其特殊性，必須群策群力，依靠群眾，才能更好地完成搜集工作。地方文獻(xiàn)分布的特點(diǎn)是廣而散，其中存在很高價(jià)值的地方文獻(xiàn)廣泛分布在民間，必須拓寬與社會的接觸面，如廢舊回收點(diǎn)，還有一些專門從事廢舊圖書的收購點(diǎn)、地方舊書攤、書市等場所，同樣屬于收集地方文獻(xiàn)非常重要的渠道。

（3）加強(qiáng)橫向聯(lián)合。公共圖書館應(yīng)與當(dāng)?shù)氐臋n案館、博物館、情報(bào)所等收藏有價(jià)值地方文獻(xiàn)的單位協(xié)調(diào)合作，以平等互利為原則，可交換、轉(zhuǎn)讓、補(bǔ)缺和復(fù)印等互通有無，變一館文獻(xiàn)為多館資源。還可與當(dāng)?shù)匦侣劤霭婢纸㈤L期聯(lián)系，也是圖書館獲取新的地方文獻(xiàn)的好渠道。

（4）上門走訪征集。各級檔案館和圖書館的資料雖然通過長年積累，大多已經(jīng)非常豐富，但距離應(yīng)收盡收還差得很遠(yuǎn)。因?yàn)轶w制的原因，再加上長期的慣性思維，往往是坐等資料送上門來，很少主動去收集資料，導(dǎo)致一些珍貴的資料未能進(jìn)館。我們應(yīng)該廣開信息通道，沉下心，放下身架，走訪當(dāng)?shù)攸h政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個人，積極加強(qiáng)溝通和宣傳，讓他們知道地方文獻(xiàn)的重要作用，并建立良好的長期關(guān)系，取得他們的支持和信任，必要的情況下可以上門征集。

（5）零散文獻(xiàn)匯集。零散的地方文獻(xiàn)資料會大量分散在叢書、文集、報(bào)刊等文獻(xiàn)中。例如，地方名人傳記、自然地理、行政區(qū)劃沿革、自然災(zāi)害等文獻(xiàn)，會分散在記載的圖書、期刊、報(bào)紙中。這些零散的文獻(xiàn)具有時間上的廣泛性，上至古代文獻(xiàn)，下到現(xiàn)代文獻(xiàn)；內(nèi)容豐富，包羅萬象。另外，這些地方文獻(xiàn)信息還具有無序性和隱含性。這些文獻(xiàn)信息無序地分布在各種類型的文獻(xiàn)中，無規(guī)律可循，有的還無法通過標(biāo)題或摘要了解其中的具體內(nèi)容。因此，需要我們認(rèn)真研究，找出珍貴的、有利用價(jià)值的資料收集，可采用掃描、錄制、復(fù)印、剪輯以及摘抄等方式收集。

（6）向讀者群體征集。地方文獻(xiàn)的讀者群相對比較小，都是非用不可時才查找利用，查閱的目的性很強(qiáng)。他們大多是為撰寫或考證某地方、某部門、某家族等史實(shí)資料為目的，而有針對性地查找資料，他們往往是地方文獻(xiàn)的利用者，也是新的地方文獻(xiàn)的形成者。因此，做好讀者的宣傳動員工作，利用他們征集地方文獻(xiàn)也是一個重要的渠道。

（7）網(wǎng)上搜尋、音像轉(zhuǎn)錄等形式獲取網(wǎng)絡(luò)地方文獻(xiàn)。信息時代，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，各種網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫及自媒體層出不窮，網(wǎng)上信息紛繁龐雜，甄別有價(jià)值的資料，從網(wǎng)絡(luò)下載，將網(wǎng)絡(luò)上的虛擬館藏資源，分主題和有目的地整理成為本館實(shí)體的館藏資源。

4.對文獻(xiàn)進(jìn)行分類、編目，摸清家底

文獻(xiàn)進(jìn)館后，要進(jìn)行科學(xué)標(biāo)引，標(biāo)準(zhǔn)著錄，使其以一種有序狀態(tài)存放，以方便利用和查找。文獻(xiàn)標(biāo)引的質(zhì)量決定著今后地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的高低，還影響著地方文獻(xiàn)開發(fā)利用的程度。一般情況下，分類標(biāo)引按《中圖法》4版，必要時對有關(guān)類目細(xì)分和擴(kuò)充。主題標(biāo)引一般采用《漢語主題詞表》，從中選定恰當(dāng)?shù)闹黝}詞，分類組織數(shù)據(jù)。分類、編目都是文獻(xiàn)管理的前期工作，科學(xué)性、可行性和細(xì)致性是關(guān)鍵，為日后數(shù)字化管理打下良好的基礎(chǔ)，高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫必須做到科學(xué)、規(guī)范的文獻(xiàn)標(biāo)引。

5.建立地方文獻(xiàn)電子數(shù)據(jù)庫

過去為了保護(hù)數(shù)量稀缺的珍貴資源，很少向公眾開放，往往是束之高閣。隨著我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)在社會各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫可以有效解決利用和保護(hù)的預(yù)算矛盾問題。將珍稀的特色文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化資源，放置在大數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一存檔和管理，公共圖書館通過建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)在線的數(shù)據(jù)檢索，從而滿足讀者對文獻(xiàn)信息的需求。不僅有效保護(hù)了所利用的文獻(xiàn)，還變得更加便捷，獲取的資料更全面、更準(zhǔn)確，讓更多沉睡在館室里的特色文獻(xiàn)能夠?qū)崿F(xiàn)在線閱讀和共享，使地區(qū)文化被積極、廣泛地傳播。

四、地方文獻(xiàn)的開發(fā)和利用

1.推動地方文化建設(shè)與發(fā)展

地方文獻(xiàn)是地方文化歷史的長期沉積所形成的，其可以為地方文化建設(shè)提供非常豐富的文化內(nèi)涵以及極其關(guān)鍵的史料依據(jù)。在使用地方文獻(xiàn)的時候，地方文化所存在的缺陷以及不足就會獲得非常好的彌補(bǔ)，同時，相應(yīng)的糟粕也會被有效刪除，經(jīng)典部分則被流傳下來?；诖?，將會有利于地方文化的建設(shè)以及持續(xù)發(fā)展。人們在利用地方文獻(xiàn)促進(jìn)地方文化和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，反過來，在文化和經(jīng)濟(jì)得到進(jìn)一步發(fā)展的同時，又會產(chǎn)生大量新的地方文獻(xiàn)，二者相互作用，相輔相成，相互促進(jìn)。

2.為本地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)決策服務(wù)

地方文獻(xiàn)記述一個地區(qū)各項(xiàng)事業(yè)一定時期內(nèi)的信息，記述了各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展變化的歷史背景與脈絡(luò)，體現(xiàn)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展變化的繼承性與階段性，能幫助地方政府基于歷史、著眼于長遠(yuǎn)，避免全局決策的短期行為和部門決策上的孤立行為。

3.為打造本地特色品牌服務(wù)

充分利用地方文獻(xiàn)，發(fā)掘當(dāng)?shù)貍鹘y(tǒng)品牌特色內(nèi)涵，增強(qiáng)傳承意識，保護(hù)好傳統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)和品牌，增強(qiáng)品牌意識，打造出獨(dú)具地方特色的品牌。地方特色品牌是最具辨識度的地方名片，為當(dāng)?shù)靥厣?jīng)濟(jì)的發(fā)展起到很好的宣傳和廣告效應(yīng)。

4.為當(dāng)?shù)芈糜问聵I(yè)發(fā)展提供可靠的信息支撐

通過特有的史料記載，深入挖掘本地的傳統(tǒng)文化、風(fēng)土人情，大力宣傳本地名勝古跡、歷史名人及歷史故事，使當(dāng)?shù)芈糜钨Y源豐滿起來，從而帶動旅游事業(yè)發(fā)展。地方文獻(xiàn)可以幫助旅游業(yè)獲得極其深厚的文化內(nèi)涵。將當(dāng)?shù)匚幕Y源融入旅游活動當(dāng)中，旅游景點(diǎn)才有機(jī)會變成獨(dú)特的地區(qū)特色，從而具有更強(qiáng)的吸引力以及不斷發(fā)展的重要潛力。在地方文獻(xiàn)里所形成的大量的歷史文化資源是地方旅游發(fā)展過程中極其重要的原動力。

5.為精神文明建設(shè)服務(wù)

地方文獻(xiàn)詳細(xì)記載著本地區(qū)古往今來的社會綜合狀況，是先輩勞動和智慧的結(jié)晶，為后輩了解社會歷史的變遷，了解民族的優(yōu)秀文化提供了豐富的歷史資料，從而增強(qiáng)了該地區(qū)的人文素質(zhì)，對于培養(yǎng)民眾的愛國主義精神有重要作用。開發(fā)利用地方文獻(xiàn)的文化價(jià)值，是保護(hù)、繼承與弘揚(yáng)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的要求，有深遠(yuǎn)的時代意義。因此，必須要加強(qiáng)對地方文獻(xiàn)文化價(jià)值的開發(fā)利用。通過對地方文獻(xiàn)的二次和三次開發(fā)，促進(jìn)當(dāng)?shù)鼐裎拿鹘ㄔO(shè)水平得到提高。

五、結(jié)束語

進(jìn)入新時代，文化作為一個民族的精神記憶、靈魂和血脈，是民族自我確認(rèn)、自我闡釋、自我表達(dá)的符號系統(tǒng)，象征著這個民族共有的歸屬感、認(rèn)同感和凝聚力。地方文獻(xiàn)肩負(fù)著為地方政府提供決策的依據(jù)，為地方史志工作者提供基礎(chǔ)資料，為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供情報(bào)服務(wù)的使命，也起著為社會科學(xué)、歷史文化研究提供文獻(xiàn)服務(wù)，為發(fā)展地域文化提供史料信息的重要作用。因此，地方文獻(xiàn)的收集和開發(fā)利用是一項(xiàng)“服務(wù)于當(dāng)代，造福子孫后代”的工作。作為檔案館和圖書館形成各自特色館藏的重要組成部分，地方文獻(xiàn)應(yīng)受到各級領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，一定要正確處理好地方文獻(xiàn)的“藏”與“用”的關(guān)系，發(fā)揮文獻(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值，對其進(jìn)行有效開發(fā)和利用是圖書檔案工作者的擔(dān)當(dāng)和使命。

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（作者單位：山東省疾病預(yù)防控制中心）