都柏林大學檔案館對我國高校檔案館建設(shè)的啟示

摘 要：都柏林大學檔案館的館藏來源于大學內(nèi)部單位和私人團體捐贈，不僅支援教學、研究及行政需求，還匯集了現(xiàn)代愛爾蘭的基礎(chǔ)和發(fā)展檔案，為愛爾蘭多種非物質(zhì)文化保存做出了重要貢獻。其豐富的館藏、多樣化的應(yīng)用社會服務(wù)以及數(shù)字化管理系統(tǒng)對我國高校檔案館的建設(shè)與發(fā)展具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：都柏林大學；檔案館；檔案應(yīng)用服務(wù)

都柏林大學檔案館于1971年由羅伯特·達德利·愛德華茲（Robert Dudley Edwards）創(chuàng)立，最初是以典藏公眾人物私人文件為核心館藏。1997年正式成為大學檔案館，同年，該校與愛爾蘭方濟會（Order of Friars Minor）簽署UCD-OFM合作協(xié)議，該館典藏方濟會圖書館移轉(zhuǎn)的手稿文件。2005 年 9 月，該館改隸該校歷史及檔案學院。

其核心職能是大學檔案館的策展工作，其前身以及豐富的私人文件和機構(gòu)檔案，匯集了現(xiàn)代愛爾蘭的基礎(chǔ)和發(fā)展?；陴^藏的多元性，其成立宗旨不僅支援教學、研究及行政需求，也期望通過檔案呈現(xiàn)愛爾蘭歷史發(fā)展及走向現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

該館在歷史文化遺產(chǎn)保護和管理上一直走在前端，為愛爾蘭多種非物質(zhì)文化保存做出重要貢獻，該檔案館被譽為歐洲最大的口頭傳統(tǒng)和文化歷史檔案館之一，并于2017年被列入聯(lián)合國教科文組織世界記憶庫。

一、檔案資料

該館藏來源有大學內(nèi)部單位和私人團體捐贈，檔案征集標的主要是不具行政價值的非現(xiàn)行記錄，其類型主要有：

其一，大學內(nèi)部單位文件記錄：大學組織與營運、大學杰出師生個人文件、大學出版刊物、學生社團、校友組織及相關(guān)協(xié)會等記錄。

其二，方濟會檔案：根據(jù)該校與愛爾蘭方濟會簽署的合作協(xié)議，方濟會將中世紀及近現(xiàn)代的部分手稿移轉(zhuǎn)檔案館典藏使用，所有權(quán)仍屬方濟會，由檔案館管理。

其三，私人團體檔案：私人團體收藏有關(guān)愛爾蘭歷史及發(fā)展的檔案。目前，典藏許多愛爾蘭公眾人物的文件，包括總統(tǒng)、政府官員、司法人員及歐盟委員會成員等。此外，也征集許多重要組織的檔案，如政黨、工會、專業(yè)或文化協(xié)會與體育團體等，這類館藏成為研究 20 世紀愛爾蘭歷史、政治及文化的重要素材。

二、檔案管理

該館對于私人團體捐贈檔案的程序，必須先由館方鑒定審選，針對確定征集入館的檔案，請捐贈者依規(guī)定置于卷夾，并在卷面注記案卷名稱及產(chǎn)生日期后裝箱，并同移轉(zhuǎn)清單辦理移轉(zhuǎn)，相關(guān)費用由捐贈者自付。

入館檔案的編目，區(qū)分不同層級，多數(shù)以全宗層級編目，著錄項目包括全宗名、產(chǎn)生起訖日期、數(shù)量、關(guān)聯(lián)描述（人物及典藏歷史）、內(nèi)容描述及查詢使用條件（使用限制、使用方式和內(nèi)文語言）等，前開著錄項目可以通過在線目錄查詢?yōu)g覽。另外，部分目錄可在線聯(lián)結(jié)較為翔實的信息，包括列出該全宗下各系列主要內(nèi)容及所含案件數(shù)量，讓使用者可以依此判斷并決定進一步閱覽需求。

該館檔案庫房共計 7 間，依檔案類型及來源區(qū)分設(shè)置，包括特殊媒體類型檔案（錄像錄音資料）、地圖檔案、方濟會檔案、個人檔案及學校檔案等，各庫房均采用溫濕度控制，并配置消防安全設(shè)施及門禁管理。

該館檔案數(shù)字化范圍主要為方濟會檔案及個人全宗檔案，采用委托外方來完成有關(guān)檔案的修護工作。

三、檔案應(yīng)用服務(wù)

都柏林大學檔案館服務(wù)對象除該校教職員工及校友外，也包括校外人士，提供檔案檢索、參考咨詢及應(yīng)用服務(wù)，并辦理檔案展覽、出版等推廣活動，以增進外界對該校歷史、組織或功能的了解。此外，由于多數(shù)館藏來自私人捐贈的關(guān)于愛爾蘭歷史及現(xiàn)代發(fā)展的檔案，有助于各界教學與研究發(fā)展。因此，該館僅供外界以研究為目的應(yīng)用檔案。

1.閱覽空間

設(shè)有 11 個閱覽桌椅，另設(shè)置檢索小間，提供檢索用電腦 2 臺，使用者可在此檢索檔案，在線目錄區(qū)分一般檔案及大學檔案二類在線數(shù)據(jù)庫，館方編目室緊鄰閱覽室，用透明玻璃區(qū)分隔，工作人員可通過透明玻璃窗查看使用者使用檔案情形。

2.閱覽服務(wù)

該館閱覽室開放服務(wù)時間為周一至周五，1 年約有 1000 人至 1500 人次到訪，入館應(yīng)用檔案必須辦理讀者證，讀者證有效期 1 年，應(yīng)用檔案則采用預(yù)約登記制，必須遵守下述使用規(guī)范：

（1）進入閱覽室前，須先將個人物品放入置物柜，如外套、文件夾及皮包等。

（2）衣服不能置于閱讀桌，不得在閱覽室休息。

（3）不得攜帶食物或飲料進入閱覽室，以免對檔案造成損害。

（4）禁止使用自行攜帶的攝影或復(fù)印掃描設(shè)備，包括手機及平板電腦等。

（5）妥善使用檔案，且無損及檔案的行為，如在檔案上放置物品、將檔案拆卷或變動檔案原來順序等。

（6）使用鉛筆閱覽抄錄在其他文件上，不能在檔案上注（標）記或折疊檔案。

（7）可使用筆記型計算機或平板電腦。

（8）使用檔案應(yīng)以研究為目的，并遵守版權(quán)法相關(guān)規(guī)定。

3.應(yīng)用服務(wù)申請

使用者依據(jù)在線目錄所列使用條件，包括使用限制、使用方式和內(nèi)文語言等條件，判斷是否申請應(yīng)用檔案，該使用條件區(qū)分如下：

（1）提供應(yīng)用原件，并請先行預(yù)約，應(yīng)用時間限于上午 11 時至下午 2 時。

（2）提供應(yīng)用數(shù)字資料。

（3）提供應(yīng)用微縮資料（如僅提供應(yīng)用某個年代以前的檔案，則并予敘明）。

（4）須向移轉(zhuǎn)單位確認可提供應(yīng)用情形，詳細程序另予告知。

（5）僅供閱覽，不提供復(fù)制。

在檔案應(yīng)用申請方面，使用者需填寫檔案研究申請表提出申請，申請表所列項目為姓名、永久地址、電子郵件、研究目的及研究方向等。

4.檔案展覽推廣

都柏林大學檔案館利用入館大廳辦理小規(guī)模展覽，除設(shè)置 3 個展柜外， 并放置海報及相關(guān)文宣資料等。此外，該館制作檔案明信片、特殊館藏宣傳頁等文宣品，并每月定期于該館網(wǎng)站在線展示館藏檔案全文影像。

四、我國高校檔案館存在的問題

1.檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)落后

目前，我國各大高校檔案館在數(shù)字化管理過程中存在一些問題。檔案數(shù)字化管理需要購買專門的硬件、軟件及相關(guān)設(shè)備設(shè)施，有些高校因為經(jīng)驗不足，所以，想要獲得更為正規(guī)的管理方式，就必須聘請專業(yè)公司外包，但這類花銷數(shù)額巨大，導(dǎo)致部分高校出現(xiàn)財政困難。很多高校雖然已經(jīng)認識到檔案數(shù)字化管理的重要性，但由于資金不足，從而無法配備專業(yè)的管理系統(tǒng)。對資費較為充足的高校來說，雖然可以拿出大部分資金構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，但在后期經(jīng)營過程中，仍需要不斷投入資金，也會導(dǎo)致高校的經(jīng)費出現(xiàn)緊張的情況，所以，現(xiàn)階段的首要任務(wù)是采取各類措施，有效緩解在高校檔案管理過程中出現(xiàn)的資金過量問題。部分高校在完成檔案數(shù)字化的過程中采取愚公移山的方式，經(jīng)費較為充足時，建設(shè)檔案管理，當經(jīng)費較為緊張時便停止，這種方式會使高校的檔案數(shù)字化管理工作缺乏整體性和規(guī)劃性，無法起到實際作用。也有部分高校選擇購買已經(jīng)完成的系統(tǒng)，這類方式雖然可以減少前期投入，但在后期需要投入大量的資金維護，很多高校無法支撐后期投入，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)無法順利運行。并且，還有部分高校在制作電子檔案管理過程中，僅僅根據(jù)目錄實行簡單錄入，在有需要時，仍舊無法從龐大的檔案庫中調(diào)取所需要的內(nèi)容，這種做法會導(dǎo)致檔案庫的整體工作效率下降，無法符合實際需求。

2.高校檔案館的網(wǎng)站建設(shè)滯后

目前，雖然我國的各大高校已經(jīng)在互聯(lián)網(wǎng)上建立檔案管理網(wǎng)站，但所達到的效果和公眾預(yù)期仍有較大差距。很多人無法親自到學校查詢檔案，希望可以在互聯(lián)網(wǎng)上通過技術(shù)手段查詢所需要的檔案內(nèi)容，但目前，各大高校檔案館對所藏有的檔案內(nèi)容并沒有完全公布，導(dǎo)致用戶無法在互聯(lián)網(wǎng)上查詢檔案。并且，各大高校公布在互聯(lián)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)十分稀少，涉及隱秘信息或是個人信息問題，僅僅依靠互聯(lián)網(wǎng)手段是無法獲取的，甚至還有很多高校為了節(jié)約檔案管理室的空間，僅僅存儲30年以內(nèi)的檔案資料，對時間年限較為久遠的檔案已經(jīng)無處查詢。

3.高校檔案信息對外開放程度低

目前，我國已經(jīng)充分認識到高校檔案管理過程所存在的問題，所以，出臺一系列法律政策，如《普通高校檔案管理法》《中華人民共和國檔案管理法》等，這些法律條例針對我國各大高校的檔案保密工作劃分了嚴格的制度，但對于檔案的開放程度和借閱方式并沒有具體要求。并且，高校檔案管理的首要任務(wù)是可以更為便捷地為本校人員提供檔案查找方案，如果非本校人員想要查看校內(nèi)的檔案，需要有學校領(lǐng)導(dǎo)批準之后方可查閱。如果所要查看的涉及非公開內(nèi)容，還需要經(jīng)過層層審批才可能獲得查看資格，顯示出我國各大高校檔案管理的開放程度。

4.高校檔案館為社會提供的服務(wù)內(nèi)容單一

高校檔案館現(xiàn)階段能為社會提供的服務(wù)主要包含以下兩種：一是可以幫助社會確定學生的學籍信息，為學生提供相關(guān)學歷證明；二是為各大展覽提供檔案資料作為實證。人們之所以到高校檔案館查詢檔案是為了獲得各項證明，學校檔案館對學生的戶籍信息以及在學校期間的表現(xiàn)有較好的記載，但對于較為隱秘的內(nèi)容現(xiàn)階段仍舊無法向社會大眾公開。比如，在各大高校的檔案館中可以發(fā)現(xiàn)很多封存百年的名人真跡，這些往往不會被大眾所熟知?，F(xiàn)階段，我國對高校檔案館進行了創(chuàng)新改革，這就使得各大高校檔案館需要為社會提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

五、我國高校檔案館的發(fā)展策略

1.建設(shè)特色檔案館藏，保護非物質(zhì)文化遺產(chǎn)

國內(nèi)高校檔案館可適當參考都柏林大學檔案館的做法，將高校檔案館變成校內(nèi)檔案資料的保管中心以及非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護中心、社會各大專業(yè)領(lǐng)域的科學和文化信息交流中心。不僅可以有效保護高校檔案館的收藏內(nèi)容，同時，還能夠向社會開放，服務(wù)于社會。此外，還要加入開放式的服務(wù)理念，改變服務(wù)方向，由原來向校內(nèi)提供服務(wù)查詢逐漸轉(zhuǎn)為向校外提供服務(wù)，適時開展各類管理培訓(xùn)活動，提高工作人員的工作能力，實現(xiàn)個性化發(fā)展。還可以將高校檔案館中較有價值的藏書實行市場銷售，不僅可以促進各大高校檔案館的未來發(fā)展，還能夠打開社會市場，增長社會大眾的認識和學識。

2.推行公共服務(wù)市場化制度，普通免費服務(wù)與個性化收費服務(wù)相結(jié)合

各大高校檔案館為社會大眾提供有償服務(wù)，這不僅可以滿足人們的文化需求，還能夠給各大高校帶來一筆可觀的收入，加入更多的個性化服務(wù)體系，積極引進各類中介組織，將高校檔案館中的非核心內(nèi)容外包，可以給予自身更多的空間去開發(fā)更有價值的檔案內(nèi)容，從而使高校檔案館發(fā)揮其真正的意義。

第一，制定合理的收費標準，如各大商業(yè)組織需要通過檔案內(nèi)容來獲得高額經(jīng)濟收益時，便可以通過適當調(diào)高收費標準的方式獲取更多的經(jīng)濟效益。高?？梢詫@得的這部分資金用于檔案館的進一步完善，增強高校檔案館的社會服務(wù)能力。

第二，將人工投入較多的相關(guān)工作外包，如可以將檔案資料的錄入和掃描外包給專業(yè)部門，由專業(yè)人員分門別類地存放，不僅可以有效提升工作效率，還能夠減少在收檢過程中所存在的問題。

第三，結(jié)合實際情況引入相關(guān)中介，從而降低服務(wù)難度。比如，在為各大校友提供英文證書認證時，可以聘請專業(yè)機構(gòu)，專業(yè)翻譯，為需要者提供更好的綜合性服務(wù)。

3.提供多樣的檔案應(yīng)用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息價值

檔案館在開展檔案工作時，不僅是檔案的保管者，還應(yīng)是檔案的開發(fā)者。在發(fā)展過程中，應(yīng)該吸引更多具有專業(yè)知識和綜合素質(zhì)較強的人員對檔案資料開展管理和研究。在研究過程中，選擇利用率高且更具特色的文案實行數(shù)字化建設(shè)，逐漸打造更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)平臺。

4.完善高校檔案館數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，構(gòu)建低碳綠色檔案館

目前，我國各大高校在檔案歸檔時所采用的方式為雙軌制。雙軌制指的是在開展檔案資料整理時，不僅要對紙質(zhì)資料歸檔，還要對其電子存檔。高校檔案館想要進一步發(fā)展，就要結(jié)合社會需求不斷增加檔案管理功能。其中，需要包含對檔案信息的查詢以及編研等相關(guān)工作，由專業(yè)人員配備專業(yè)的信息查詢?nèi)肟?，保證各大高?？梢院途W(wǎng)絡(luò)平臺對接。除此之外，高校檔案館還需結(jié)合檔案所屬情況，建立安全保護系統(tǒng)，定期對病毒查殺，保證檔案資料的絕對安全，對于需要高度保密的資料，也可以采取脫機管理或者異地備份等方式。

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作者簡介：王宏（1979—），女，漢族，黑龍江牡丹江人，博士，館員，研究方向：檔案學。