基于人力資源管理視角下的干部人事檔案管理研究

雷書苑

干部人事檔案反映了單位不同時期改革和發(fā)展的歷史沿革，是干部職業(yè)生涯的真實寫照。干部人事檔案管理必須適應現(xiàn)代人力資源管理要求，積極拓寬服務功能，為人力資源開發(fā)提供強有力保障。本文結合A區(qū)水利局人事檔案管理現(xiàn)狀和存在問題，提出優(yōu)化建議，希望對提升干部人事檔案管理水平以及改進人力資源管理工作有積極的意義和影響。

從人力資源角度看，干部人事檔案管理作為人力資源管理的載體，是單位發(fā)現(xiàn)、選拔、培養(yǎng)、任用干部的重要依據(jù)，對人力資源開發(fā)、人才預測和人才政策制定等起著至關重要的作用。加強干部人事檔案管理，可以進一步適應現(xiàn)代人力資源管理發(fā)展的要求。

一、人力資源管理中干部人事檔案管理的作用

（一）有利于人力資源優(yōu)化配置

干部人事檔案是單位選人用人的基礎，反映了干部最全面最真實的信息。干部人事檔案記載了干部基本情況、履職能力、德才表現(xiàn)等信息，通過查閱了解干部的過去和現(xiàn)在，研判個人優(yōu)勢，人盡其才，才盡其用，促進部門間、組織間人才有序流動，避免人才使用不當，為單位迅速發(fā)展發(fā)揮人才效力。

（二）有利于提高人力資源需求預測科學性

單位集中分析干部人事檔案信息，能夠掌握單位當前人力資源利用狀況，對人才需求及崗位設置進行科學合理預測，以便做好人才招聘。同時，立足實時更新的干部人事檔案內容來擬定人力資源規(guī)劃，能夠確保人力資源管理得到充分的決策信息參考，避免人力資源管理成本浪費，實現(xiàn)人力資源與單位發(fā)展目標供需平衡。

（三）有利于促進人才培養(yǎng)

人才是第一競爭力，也是第一資源，只有善于發(fā)現(xiàn)、使用、培養(yǎng)人才，才能實現(xiàn)組織績效最優(yōu)?；诟刹咳耸聶n案提供的一手資料，單位可根據(jù)人才需求設計人才培訓方案，挖掘人力資源潛能。結合人事檔案信息數(shù)字化統(tǒng)計內容，對干部業(yè)績、素質、能力等進行綜合分析，能更直觀了解干部知識和技能的薄弱環(huán)節(jié)，可有針對性提升培訓實效。

二、人力資源管理中干部人事檔案有關實例與分析

（一）A區(qū)水利局干部人事檔案管理現(xiàn)狀

A區(qū)水利局主要職能職責是貫徹落實黨中央、市委、市政府以及區(qū)委、區(qū)政府關于水利工作的方針政策和決策部署，堅持和加強黨在履行職責過程中對水利工作的集中統(tǒng)一領導?，F(xiàn)有5個機關內設機構，9個下屬事業(yè)單位，在職在編人員64人。A區(qū)水利局下設機構多，人員構成復雜。按照管理檔案權限，A區(qū)水利局于2019年對自管人事檔案（含處級以下在職和退休）進行了移交，其中移交區(qū)委組織部31卷，移交區(qū)人社局81卷。在日常檔案管理中，A區(qū)水利局切實加強對新進人員檔案“三齡兩歷一身份”的認定、調入、調出、收集、整理、歸檔、查閱等，為水利干部隊伍建設提供了基礎信息保障，也提高了干部選拔任用的公信度和滿意度。

（二）A區(qū)水利局干部人事檔案管理存在的問題

1.檔案材料失真影響人力資源配置

（1）專項審核發(fā)現(xiàn)問題較多。2015年10月，A區(qū)水利局根據(jù)組織要求，對現(xiàn)有自管人事檔案進行了專項審核，共58卷（包括公務員、參公人員14卷，事業(yè)人員44卷），發(fā)現(xiàn)42人存在檔案材料缺失，涉及學歷學位、職稱、入黨志愿書、獎勵、處分、任免等材料68份，其中干部本人能夠補充的有38人，但也存在本人不配合、不認可的情況。通過專審發(fā)現(xiàn)，有30人存在“三齡兩歷一身份”信息記載不一致，主要是工作經歷與專審表不一致，并對2名調研員、3名科級以下公務員和11名事業(yè)人員的檔案出具了專項審核信息確認意見書。檔案的失真使得人力資源計劃不能及時執(zhí)行，對單位人力資源供求產生影響，個人還可能錯失組織培養(yǎng)機會。

（2）材料缺失影響退休人員養(yǎng)老保險復算。自機關事業(yè)單位實行養(yǎng)老保險制度改革以來，機關事業(yè)單位工作人員在繳費義務、享受待遇等被劃分為老、中、新三類人群，要求提供的出生年月、參加工作時間、退休時間等的檔案材料準確無誤。在辦理復算時，發(fā)現(xiàn)個別進機關前的企業(yè)經歷（按照渝府發(fā)〔2015〕67號、渝人社發(fā)〔2019〕38號規(guī)定的1993年3月1日及以后企業(yè)職工養(yǎng)老保險年限可視為機關經歷的視同繳費年限）材料缺失，致使企業(yè)養(yǎng)老保險退費轉移清算工作難以開展，具體換算出的工齡數(shù)據(jù)不準確，影響復算待遇發(fā)放。

2.管理松散影響人力資源效力

（1）管檔人員專業(yè)化程度低。一是流動性大。受部門改制、人員調整等影響，兼任的管檔人員即人事干部更新?lián)Q代較快。二是專審人員儲備不足。檔案專審由人事干部牽頭初審，負責紀檢的同志或原人事干部兼職復審?？杉{入復審的后備人選少，且復審人員因業(yè)務基礎薄弱，查檔時信息比較含糊，可能存在對檔案信息甄別慢、審核不力的現(xiàn)象。三是業(yè)務培訓少。業(yè)務培訓只通過專題培訓班或會議開展，地區(qū)間實地培訓、交流的機會不多。管檔人員作為檔案收集者，可以全面了解和掌握人事工作經驗教訓并對人事工作建言獻策。但實際中，管檔人員對人事工作問題意識不強，總結提煉少，對檔案管理新政策、新要求研究少，且掌握不夠扎實。

（2）管檔人員配置不足。長期以來，管檔人員既不能獲得高薪和社會地位，也不能得到價值肯定，導致無人愿意從事相關工作。2018年A區(qū)經營類事業(yè)單位機構改革，A區(qū)水利局下屬事業(yè)單位24名人員檔案需進行認定，認定后再辦理身份轉隸。該單位屬于自收自支事業(yè)單位，無管檔人員，僅靠主管部門指導檔案工作，檔案材料缺失多，補充完善的材料又涉及年代久遠，給主管部門人事辦理人員轉隸到全額撥款事業(yè)單位過程中的檔案認定增加了難度。

（3）檔案室硬件設施陳舊。A區(qū)水利局檔案工作專項經費投入較少，未配備獨立的干部人事檔案室，存檔空間有限，尚未移交和未編號的人事檔案只能在密集架上臨時存放，且檔案室也不能完全達到防曬、防潮的要求。

3.管理體制落后制約人力資源開發(fā)

（1）檔案利用率低、管檔模式單一。A區(qū)水利局干部人事檔案依托區(qū)人事檔案管理中心集中保管。本單位對檔案建立了單獨重要材料紙質文件復本，但大多數(shù)檔案的運用是在科干選拔醞釀前、職務職級晉升時才會到檔案中心查閱，本單位檔案管理仍是半手動的人工管理，檔案較少作為選拔、晉升、調動等人力資源管理工作的參考依據(jù)，無法為人力資源開發(fā)提供有效服務。

（2）檔案收集缺乏時效性。檔案工作最終目的是“用”，檔案收集是源泉。A區(qū)水利局干部主動存檔意識薄弱，對需要存檔的如高中畢業(yè)證、新取得的學歷學位、獎勵材料等不能及時提供，新存檔的是年度考核登記表等程序化材料，單位無法從中獲取有價值信息。特別是新入職且有工齡干部的人事檔案中缺少進本單位前的勞動合同、社保關系轉移等材料，造成工齡認定不及時，養(yǎng)老保險參?；鶖?shù)低等問題，棄檔、重新建檔的現(xiàn)象降低了人力資源工作效率，無法達到讀檔識人目的。

三、干部人事檔案管理優(yōu)化建議

（一）精細管理，做實基礎工作

1.高度重視干部人事檔案管理

一是加強組織領導。單位建立健全由主要領導負總責、分管領導親自抓、牽頭科室具體抓的檔案管理工作責任制。牽頭科室組織好新進人員檔案專項認定、檔案回頭看等工作，紀檢組進行執(zhí)紀監(jiān)督，形成檔案工作有人管、質量問題有監(jiān)督的長效機制。二是加大政策宣傳力度。充分利用局黨組會、科站長會、全局職工大會、微信公眾號、政務公開網站開展法律法規(guī)學習，提高全員掌握組織人事部門對檔案管理的新要求和重點的意識。三是調動主觀能動性。堅持以人為中心，提高全員參與感，在干部教育、執(zhí)業(yè)資格考試、培訓、獎勵等材料隨干部事業(yè)發(fā)展的同時，應由本人及時主動交到單位存檔，為個人發(fā)展積蓄能量。

2.加強干部人事檔案材料收集歸檔

一是定期歸檔固定材料。對《工資變動審批表》《年度考核登記表》《專技人員公需科目繼續(xù)教育合格證書》等每年固定新增材料限時收集歸檔。二是分類存檔零散材料。對《事業(yè)單位聘用審批表》《聘用合同變更書》《干部任免審批表》等有變動的材料完善手續(xù)后，分類整理歸檔。三是準確歸檔。在鞏固和深化專項審核基礎上，積極開展早期原始缺失材料查找，對不應歸檔的材料，如不足兩個月的培訓、錄取通知書、《工資津補貼審批表》等應及時剔除。

3.嚴格把關干部人事檔案審核工作

一是嚴格按照《干部人事檔案工作條例》的要求，堅持干部人事檔案凡進、凡提、凡轉必審，在干部動議、考察、任前公示、錄用、聘用、遴選、交流、引進、轉遞與接收等工作中，做到任前、入職、安置與日常審核相結合。二是對干部“三齡兩歷一身份”進行重點審核和準確認定，對檔案材料有涂改，如涉及如涂改出生年月等“硬傷”的，按照檔案中最早出現(xiàn)、不重復得利的原則，出具《審核確認表》，筑牢檔案工作防線和底線。三是注重檔案邏輯性。專審后的檔案要回頭看，查看材料分類，干部身份、政治面貌、學歷學位、工作經歷等是否齊全，任免是否合規(guī)，確保經得起實踐和歷史考驗。

（二）精心選配，做強管檔隊伍

1.慧眼識人，選對管檔人員

從人力資源管理角度看干部人事檔案管理，最終要回歸到人上。干部人事檔案隊伍建設要符合當前和今后人力資源培育要求。要圍繞新時代好干部標準，結合日常表現(xiàn)，把政治素質過硬、業(yè)務能力強、作風正派、責任心強的年輕黨員干部選配到干部人事檔案工作中去。

2.大力用人，科學評價管檔人員

正確合理地評價管檔人員是引導社會價值取向的基礎。單位要建立客觀公正的績效考核評價體系和激勵獎懲機制，形成以定量考核為主，定性評價為輔的完整考核鏈。在平時考核、專項考核、年度考核時，適當向表現(xiàn)突出的管檔人員傾斜，給予好或優(yōu)秀等次，激勵管檔干部工作熱情。

3.悉心育人，強化教育培訓

單位要加強管檔人員黨性教育和思想政治教育。立足崗位實際，提出有針對性的培養(yǎng)計劃，為管檔人員提供圍繞中心工作，服務大局的機會。同時，管檔人員要加強計算機技術學習，熟練掌握高拍儀等現(xiàn)代化設備，運用電子、紙質兩套檔案管理模式，實現(xiàn)檔案信息有效收集，以及加工處理和整合、儲存。

（三）精準利用，提升管理效率

1.建立健全干部人事檔案利用制度

干部人事檔案的利用需求隨著干部隊伍擴大而不斷增加，應增強“常查檔、勤用檔”的意識，把檔案利用貫穿干部選、育、管、用全過程，使其資政作用和憑證價值得以充分發(fā)揮。在干部動議考察時，將干部人事檔案記載情況與個別談話、現(xiàn)實表現(xiàn)相印證，確?？陀^公正。在人才發(fā)展計劃制定中，利用檔案信息有助于實現(xiàn)人力資源戰(zhàn)略儲備。

2.提升檔案人性化服務能力

一是干部人事檔案利用者大多是組織部門或單位領導，管檔部門或管檔人員應按需要主動提供服務。如在干部考察時，管檔部門應提早做好資料準備工作，以便及時提供給組織參考和決策。二是確保干部本人能夠行使對個人檔案的合法權利，讓人事檔案為干部本人及其親屬辦理公證、訴訟取證、退伍軍人優(yōu)待證等提供明確法規(guī)依據(jù)，實現(xiàn)檔案公開與保密工作的有機結合。

3.強化大數(shù)據(jù)信息技術運用

從人力資源管理角度出發(fā)，對計算機等信息技術的選擇和應用，有利于推動檔案管理信息化工作?？烧犀F(xiàn)有的干部人事信息系統(tǒng)、事業(yè)單位信息系統(tǒng)平臺等資源，開發(fā)人事檔案網絡系統(tǒng)，提升信息檢索效率，為干部資源配置、領導班子建設、干部隊伍管理、人事工作規(guī)律研究等提供專業(yè)平臺。

（四）精益求精，確保干部人事檔案安全

1.加大專項資金投入

要進一步完善干部人事檔案管理投入機制，切實把檔案管理所需經費納入制度化軌道。整合同類資金，列入年初單位預算管理，確保檔案保管的基本需要。同時，加強資金全過程預算績效管理，強化事前、事中、事后監(jiān)管力度，提高資金使用效益。

2.加強硬件設施建設

嚴格對照現(xiàn)代化檔案室建設標準，設立專用檔案室，實行檔案室、閱檔室和管理室“三分開”，配備“十防”設施。加強檔案室安全管理和技術防護，改善檔案保管條件，最大限度延長檔案壽命，進一步夯實干部人事檔案工作硬件基礎。

3.嚴格管理工作紀律

要進一步壓實檔案管理工作責任，做到程序合法、手續(xù)完備、責任明確，確保每一本檔案有出處、有去處、有軌跡。嚴格落實干部人事檔案日常管理，認真落實“三必原則”，堅持做到“五不查閱”“三不轉遞”。嚴格執(zhí)行檔案借閱審批制度，保證借閱與歸還過程中檔案完整、安全。

結語：

綜上所述，基于人力資源管理視角看干部人事檔案管理，能更明確地體現(xiàn)干部人事檔案管理的重要作用，既要讓檔案為人力資源工作服務，為選用好干部提供重要依據(jù)，也要確保檔案真實準確，為完善干部選拔任用公開透明制度發(fā)力。因此，創(chuàng)新和探索干部人事檔案管理新模式，才能順應時代發(fā)展的人才需求，為人力資源管理的健康發(fā)展保駕護航。