熊惠敏 湖南省創(chuàng)新服務(wù)中心
全球化帶來跨國企業(yè)的蓬勃發(fā)展,隨著跨國企業(yè)的擴(kuò)張,企業(yè)規(guī)模越來越大,覆蓋的地理范圍越來越廣,管理層越來越多,龐大的組織和廣闊的地域分布給跨國企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等科技的進(jìn)步,也為跨國企業(yè)面臨的財(cái)務(wù)問題提供了解決方案,美國福特通信公司于1991 年在底特律成立了世界上首個(gè)金融服務(wù)平臺,而中興通信則于2005 年在中國率先成立金融服務(wù)平臺。在我國,隨著金融資源的開發(fā)和利用,金融資源的利用越來越多地受到了人們的重視,金融資源共享的概念也在不斷地被人們所認(rèn)同。在《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)管理會計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》中,“支持大公司、大公司,發(fā)揮其專業(yè)技術(shù)和信息化的作用,通過組建一個(gè)金融服務(wù)平臺,加速其功能由注重計(jì)算,轉(zhuǎn)向注重管理,推動(dòng)其高效實(shí)施”。中國企業(yè)的飛速發(fā)展以及“一帶一路”倡議的提出,也為財(cái)務(wù)共享服務(wù)在中國的發(fā)展帶來機(jī)遇。根據(jù)廈門國際會計(jì)師事務(wù)所公布的《2020 年中國共享服務(wù)領(lǐng)域調(diào)研報(bào)告》,截止到2020 年底,中國金融共享機(jī)構(gòu)數(shù)量已突破1 000 家。對于企業(yè)來說,建設(shè)和完善財(cái)務(wù)共享中心,提升財(cái)務(wù)管理水平,服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部管理和外部信息披露是當(dāng)前一項(xiàng)重要工作。本文將從什么是財(cái)務(wù)共享服務(wù)出發(fā),主要探討了財(cái)務(wù)共用服務(wù)與企業(yè)內(nèi)控之間的關(guān)系,并探討了財(cái)務(wù)共用服務(wù)對企業(yè)內(nèi)控產(chǎn)生的影響。
為了更好地闡述財(cái)務(wù)共享服務(wù),我們有必要先理解企業(yè)共享服務(wù)。企業(yè)共享服務(wù)實(shí)踐開始于財(cái)務(wù)共享服務(wù),但其范圍并不僅限于財(cái)務(wù)領(lǐng)域,而是涵蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。陳虎等(2018)認(rèn)為共享業(yè)務(wù)作為一種新型的經(jīng)營方式,其實(shí)質(zhì)是在信息化和網(wǎng)絡(luò)化的驅(qū)動(dòng)下,對業(yè)務(wù)經(jīng)營方式進(jìn)行了改革和創(chuàng)新。與傳統(tǒng)的集中式或分散管理方式相比,它是以客戶需求為導(dǎo)向,根據(jù)市場價(jià)格,為各個(gè)業(yè)務(wù)單位和外部公司提供跨區(qū)域的專業(yè)化共享服務(wù)。將一些“分散式”經(jīng)營的重復(fù)經(jīng)營活動(dòng)和在一個(gè)共享服務(wù)中心,使企業(yè)能夠集中資源,集中力量發(fā)展自己的核心經(jīng)營活動(dòng),建立并維持長久的競爭優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)資源整合,成本降低,效率提高,質(zhì)量保證,顧客滿意度提高。從上面對共享業(yè)務(wù)的認(rèn)識出發(fā),財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)可以總結(jié)為:在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部,實(shí)施的一種新的財(cái)務(wù)管理改革,企業(yè)在集團(tuán)的層次上,建立了一個(gè)財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)中心,把集團(tuán)內(nèi)部的各個(gè)分子公司原本零散的財(cái)務(wù)處理功能,都集中到了一個(gè)財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)中心中。使各分子公司共享財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)處理服務(wù),以促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)降低成本、提高效率、保證質(zhì)量、加強(qiáng)管控。從以上兩組定義中可以看出財(cái)務(wù)共享服務(wù)同樣具備共享服務(wù)的特點(diǎn)即:(1)適用對象是跨國、跨地區(qū)的大型企業(yè)集團(tuán);(2)將某類業(yè)務(wù)處理的服務(wù)在企業(yè)集團(tuán)共享;(3)可以提升企業(yè)集團(tuán)特定服務(wù)的專業(yè)化水平和服務(wù)水平;(4)可以幫助企業(yè)降低成本、提升價(jià)值;(5)可以提升企業(yè)集團(tuán)整體的管控力度;(6)共享服務(wù)與財(cái)務(wù)共享服務(wù)的建設(shè)都是一個(gè)系統(tǒng)工程[1]。
采用財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的,有利于加強(qiáng)內(nèi)部控制,形成規(guī)模效應(yīng)帶來的成本降低,使其財(cái)務(wù)管理水平及效率得以提高,促進(jìn)企業(yè)核心競爭力上升。財(cái)務(wù)共享模式下,企業(yè)在財(cái)務(wù)領(lǐng)域基于統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺,統(tǒng)一的會計(jì)系統(tǒng),統(tǒng)一的會計(jì)核算方法以及統(tǒng)一的操作流程,共享以及管理企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),對于健全和強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制管理體系有十分明顯的推動(dòng)作用[2]。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是指將集團(tuán)內(nèi)零散的財(cái)務(wù)部門組織集中到一個(gè)共享中心,通過信息化技術(shù),將以前需要各個(gè)公司協(xié)同工作的事務(wù)都可以通過共享平臺完成,既可以對重復(fù)的業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一,又可以增加財(cái)務(wù)工作活動(dòng)開展的效率,降低人力費(fèi)用,且在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下,財(cái)務(wù)環(huán)境更加便于企業(yè)進(jìn)行集中管理與控制。但在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式中企業(yè)內(nèi)部環(huán)境有如下問題:一是完善的制度、高度的關(guān)注、明確的職責(zé)為有效地執(zhí)行內(nèi)控工作提供了保證。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式則是一種變革,它將會改變現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)和權(quán)力結(jié)構(gòu),并會對現(xiàn)有的公司治理結(jié)構(gòu)產(chǎn)生一定的沖擊[3]。二是對于集團(tuán)企業(yè)來說,原來的財(cái)務(wù)和會計(jì)工作都是在各個(gè)分支企業(yè)中進(jìn)行,財(cái)務(wù)部門人員只需要了解本公司的工作過程和工作情況即可。但在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的新形勢下,企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)過程都會產(chǎn)生很大的改變,從而加大了審計(jì)工作開展的困難。三是由于財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)工作開展具有很高的程序化和規(guī)范化,財(cái)務(wù)共享中心前期的構(gòu)建對員工素質(zhì)和知識水平要求都較高,而實(shí)際工作中員工的工作內(nèi)容比較單一、任務(wù)繁重,在這種情況下,他們往往會有落差感,機(jī)械化的操作不僅影響工作經(jīng)驗(yàn)的積累,也影響個(gè)人職業(yè)方向的拓展。財(cái)務(wù)共享模式的支行,需要財(cái)務(wù)人員必須具備一定的信息化技能,并提高財(cái)務(wù)分析、風(fēng)險(xiǎn)控制等能力,加大監(jiān)管力度。但目前大部分企業(yè)的財(cái)務(wù)人員在信息化水平的提高上投入了大量精力,以配合隨時(shí)在不斷升級的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng),通常由外部信息顧問根據(jù)總公司要求對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化,然后下發(fā)至各下級公司財(cái)務(wù)人員進(jìn)行上線配置,顧問專業(yè)人員的知識及技能與財(cái)務(wù)人員具備的信息化知識相差甚遠(yuǎn),導(dǎo)致大部分財(cái)務(wù)人員無暇顧及業(yè)務(wù)本身的性質(zhì)而是急于完成集團(tuán)要求的統(tǒng)一升級及優(yōu)化,全部由外部顧問統(tǒng)一指揮業(yè)務(wù)的核算及歸口,使企業(yè)內(nèi)部的管理人員失去對業(yè)務(wù)的主導(dǎo)權(quán),對于特殊情況出現(xiàn)的業(yè)務(wù)問題不能及時(shí)處理,而是等待顧問與高層機(jī)構(gòu)之間的溝通討論,導(dǎo)致不同的問題積攢得不到解決,進(jìn)而影響了數(shù)據(jù)分析的時(shí)效性,進(jìn)而影響企業(yè)產(chǎn)品定位與市場決策等關(guān)鍵性問題。
企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)控制方式主要是通過控制活動(dòng)來實(shí)現(xiàn),而財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式對企業(yè)的控制活動(dòng)開展有利有弊。一方面,以信息技術(shù)為基礎(chǔ),建立了費(fèi)用報(bào)銷、稅務(wù)、資產(chǎn)管理等高標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式平臺。該系統(tǒng)不僅對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行了歸類,而且對其收費(fèi)形式和服務(wù)內(nèi)容也進(jìn)行了規(guī)范化。另外,OCR 技術(shù)與憑證真實(shí)性的提高,使得憑證的數(shù)據(jù)資料來源更為可靠,能夠快速地產(chǎn)生和傳遞財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料,降低企業(yè)及財(cái)務(wù)人員利用票據(jù)詐騙行為,促進(jìn)企業(yè)的控制活動(dòng)得以高效開展。另一方面,共享中心的經(jīng)營規(guī)模很大,其風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)也比傳統(tǒng)的多且復(fù)雜,因此企業(yè)在進(jìn)行大規(guī)模的風(fēng)險(xiǎn)管理時(shí),必須對其進(jìn)行成本效益評估。此外,由于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的財(cái)務(wù)過程設(shè)計(jì)不當(dāng),會造成企業(yè)的業(yè)務(wù)延誤和工作量的增大,從而對企業(yè)所開展的控制活動(dòng)造成負(fù)面影響。另外,在會計(jì)核算工作中,應(yīng)注意會計(jì)核算工作中因會計(jì)核算工作而產(chǎn)生的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。大多數(shù)的跨國公司,為了節(jié)約成本,都會將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)立在較低的人力成本區(qū)域。由于這些區(qū)域遠(yuǎn)離了業(yè)務(wù)的最前線,所以他們對一線業(yè)務(wù)的認(rèn)識不足,這就導(dǎo)致了他們之間的聯(lián)系被孤立,從而削弱了他們之間的溝通和合作。此外,由于與業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)空相隔很遠(yuǎn),所以獲取信息存在著一定的延遲,因此不能對重要的業(yè)務(wù)事項(xiàng)和突發(fā)情況進(jìn)行及時(shí)的了解,很難對業(yè)務(wù)的真實(shí)性與合法性進(jìn)行審核,這就造成了會計(jì)信息的真實(shí)性、合法性、及時(shí)性和完整性都受到了影響。除此之外,共享中心的財(cái)務(wù)人員,他們都是從系統(tǒng)中獲得數(shù)據(jù),與企業(yè)之間的聯(lián)系很少,甚至可以說,他們與企業(yè)之間根本沒有任何的關(guān)系。因此,財(cái)務(wù)人員僅僅根據(jù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù),去進(jìn)行分析、判斷,甚至進(jìn)行處理,這就嚴(yán)重地阻礙了財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作,并且還會在一定程度上對企業(yè)的引導(dǎo)作用產(chǎn)生不利的影響。
內(nèi)部監(jiān)督是指由企業(yè)的內(nèi)設(shè)監(jiān)督部門對內(nèi)控執(zhí)行和內(nèi)控工作開展成效進(jìn)行評價(jià)。實(shí)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式在重組財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)與財(cái)務(wù)程序的過程中,往往要對其進(jìn)行開展內(nèi)部監(jiān)督,從而實(shí)現(xiàn)監(jiān)督部門的權(quán)力與責(zé)任的分離。共享平臺將整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)信息集中起來,使監(jiān)督部門更方便、全面、持續(xù)地獲得信息,為開展監(jiān)督工作提供有力的支撐和有效的監(jiān)管手段。另外,在共享中心則需要通過信息的傳輸、查詢、審計(jì)、糾錯(cuò)等環(huán)節(jié)來完成,而這些信息化的工作模式所帶來的風(fēng)險(xiǎn)以及應(yīng)對成效也將對內(nèi)部監(jiān)督產(chǎn)生影響[4]。
總體上,財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式給公司的風(fēng)險(xiǎn)辨識與評價(jià)帶來一定的困難。財(cái)務(wù)共享是指在企業(yè)的財(cái)務(wù)過程重組和業(yè)務(wù)過程重組中,利用報(bào)銷系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)等系統(tǒng)來完成,其信息化、智能化在對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行事中、事后會計(jì)監(jiān)管等方面具有優(yōu)勢,但對事前的預(yù)算及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警作用不大。在共享中心,統(tǒng)一的業(yè)務(wù)劃分由多個(gè)平臺進(jìn)行,每一個(gè)環(huán)節(jié)都會發(fā)生變化,而且每個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)都會有很大的差別,每個(gè)人都有自己的職責(zé)范圍,很難全面掌控各個(gè)子公司的業(yè)務(wù),更別說分析出這些信息所體現(xiàn)出來的問題了。因此,在建立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估的過程中,就需要管理人員要注意核算風(fēng)險(xiǎn)和人員風(fēng)險(xiǎn)對評估帶來的影響,與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式相比,財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式是基于信息技術(shù)所進(jìn)行開展工作,進(jìn)而數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)問題也較為突出。信息的流轉(zhuǎn)成為風(fēng)險(xiǎn)隱患,信息泄露、丟失的風(fēng)險(xiǎn)增加,使企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督工作的有效性大打折扣,如何加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督控制成了工作難點(diǎn)?;诨ヂ?lián)網(wǎng)所開展的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式,可以使得企業(yè)內(nèi)部管理者與員工進(jìn)行開展實(shí)時(shí)、高效、通暢的溝通交流,且透明、真實(shí)、共享是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理方式所不能相比的。但是信息技術(shù)也是一把“雙刃劍”,信息系統(tǒng)的缺陷會引起系統(tǒng)的錯(cuò)誤,引起一系列的信息鏈的故障,甚至?xí)a(chǎn)生未經(jīng)許可的信息訪問和未經(jīng)許可的信息擴(kuò)散,進(jìn)而這些都會成為信息的安全風(fēng)險(xiǎn),從而對企業(yè)所開展內(nèi)部控制工作產(chǎn)生不利作用。另外,在傳統(tǒng)管理模式中所有的信息都是先通過分支去企業(yè)來進(jìn)行收集的,然后再進(jìn)行匯總到總企業(yè),促使財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行開展雙向溝通,從而更好地掌握企業(yè)的經(jīng)營管理狀況。但在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下,使得財(cái)務(wù)流程得以重組,促使財(cái)務(wù)人員只對數(shù)據(jù)不對業(yè)務(wù),而財(cái)務(wù)信息則是通過各個(gè)公司之間的單向傳輸,很難進(jìn)行有效的交流,所以就需要相關(guān)管理人員考慮到上述因素對內(nèi)部控制管理工作帶來的影響[5]。
完善企業(yè)組織結(jié)構(gòu),企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過明確崗位職責(zé),優(yōu)化管理責(zé)任,詳細(xì)劃分工作及權(quán)限,形成比較完善的內(nèi)部控制監(jiān)管體系。另外,企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化財(cái)務(wù)共享的新型模式,修訂符合企業(yè)自身情況的內(nèi)部控制,使企業(yè)內(nèi)部控制體系更有力地落到實(shí)處。一方面,重新修訂管理架構(gòu),打破傳統(tǒng)部門職責(zé)分工,加強(qiáng)部門之間的融合,要使業(yè)務(wù)部門、信息部門、職能部門之間的配合根據(jù)業(yè)務(wù)的發(fā)展運(yùn)轉(zhuǎn)起來,做到部門之間的交叉監(jiān)管模式,將企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)逐一梳理歸納,找到規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的方案,做好部門歸口的分配,更好地開展內(nèi)控工作,把控每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。另一方面,設(shè)置專人專崗作為財(cái)務(wù)共享中心的聯(lián)絡(luò)人及系統(tǒng)維護(hù)負(fù)責(zé)人,保證財(cái)務(wù)共享中心能及時(shí)更新與跟進(jìn),降低信息輸入輸出的風(fēng)險(xiǎn),保證公司整體的財(cái)務(wù)信息的安全性。
為了避免業(yè)財(cái)分離形成的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn),我們要將財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)用到企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作中。了解上級公司統(tǒng)一制定共享流程的初衷,結(jié)合自己企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)需求,對非同質(zhì)業(yè)務(wù)的處理及時(shí)提出意見,與信息人員充分溝通后達(dá)成一致形成解決方案提交財(cái)務(wù)共享中心專人協(xié)商,保證共享平臺數(shù)據(jù)的真實(shí)有效性,優(yōu)化信息平臺服務(wù)水平,打破企業(yè)內(nèi)部信息不對稱的壁壘便于企業(yè)管理和決策。在總體戰(zhàn)略目標(biāo)下,各機(jī)構(gòu)要承擔(dān)相應(yīng)業(yè)務(wù)工作,保證管控目標(biāo)與戰(zhàn)略目標(biāo)相一致,避免財(cái)務(wù)共享模式在其運(yùn)用過程中偏離公司總體戰(zhàn)略目標(biāo)。在共享中心平臺業(yè)務(wù)量不斷增加的趨勢下,信息化人員數(shù)量隨之?dāng)U大,內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)控制的范圍可以由總部財(cái)務(wù)平臺擴(kuò)至所有共享下級的財(cái)務(wù)平臺,實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)協(xié)協(xié)同,促進(jìn)下屬公司財(cái)務(wù)工作的高效、高質(zhì)的完成。
在財(cái)務(wù)共享模式下,企業(yè)需要針對所有參與業(yè)務(wù)的人員加大財(cái)務(wù)知識的內(nèi)部宣傳培訓(xùn)力度,學(xué)習(xí)掌握財(cái)務(wù)共享平臺各個(gè)業(yè)務(wù)模塊的操作使用流程,強(qiáng)化業(yè)務(wù)人員對財(cái)務(wù)工作的理解與共享平臺的使用。這對企業(yè)人力資源招聘與培訓(xùn)要求相當(dāng)之前有所提高,相應(yīng)人力成本也有所增加,所以在這個(gè)時(shí)候,企業(yè)要加強(qiáng)人文關(guān)懷與建設(shè),盡量控制人員流動(dòng),避免好不容易培訓(xùn)出來的人員流失,為企業(yè)推進(jìn)業(yè)財(cái)融合、實(shí)現(xiàn)“信息、數(shù)據(jù)、效率”的即時(shí)有效轉(zhuǎn)化提供依據(jù)。與此同時(shí),財(cái)務(wù)共享中心還必須加強(qiáng)和公司的原材料供應(yīng)商、政府部門等之間的聯(lián)系和溝通,對當(dāng)?shù)氐恼吆头ㄒ?guī)有更深層次的了解,以保證公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)都能在合法的范圍內(nèi)完成,從而確保公司在財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確和可靠。
總之,會計(jì)理念的革新是面向社會的人文精神,如習(xí)慣、信仰、精神等,自從我國引進(jìn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的理念后,被越來越多的企業(yè)所采納,可見其自身的優(yōu)勢。然而隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展,我們也不能忽視存在的問題,從現(xiàn)有的數(shù)據(jù)來看,很多企業(yè)在實(shí)施了財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式之后,其內(nèi)部控制的程度有所降低,這一點(diǎn)是必須要重視的。另外,實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式,必然會對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)過程進(jìn)行重組,建立一個(gè)有效的財(cái)務(wù)共享平臺和健全相應(yīng)的內(nèi)部監(jiān)控系統(tǒng)是非常必要的,進(jìn)而就需要相應(yīng)的內(nèi)控手段也要與時(shí)俱進(jìn),確保內(nèi)部控制工作得以有效開展,為促使企業(yè)得以可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)條件。■