提升鐵路基層單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)的對策探析

文/萬鵬鵬

規(guī)范鐵路基層單位檔案管理，對于拓展鐵路歷史研究，提升檔案史志工作，服務(wù)地方經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展具有積極作用。本文結(jié)合鐵路基層檔案工作現(xiàn)狀和不足，從改變傳統(tǒng)檔案管理認識、增加基礎(chǔ)設(shè)施投入、健全檔案管理體系、創(chuàng)新檔案服務(wù)方式、加強人才培養(yǎng)方面，探討提升鐵路基層單位檔案管理規(guī)范化工作的對策

一、鐵路基層單位檔案工作現(xiàn)狀和不足

1.對檔案工作認識有待提高

檔案管理作為企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動的真實記錄，已逐漸發(fā)展成一項集知識、資源、管理的綜合性活動，其將企業(yè)發(fā)展過程中收獲的各種體驗痕跡和經(jīng)驗教訓總結(jié)在一起，構(gòu)成了企業(yè)核心競爭力的重要顯性知識。總體來看各基層單位對工作中產(chǎn)生的各類資料能按時收集、科學分類、及時移交、整理上架，實現(xiàn)了檔案資源數(shù)量穩(wěn)步增長，但在檔案資源質(zhì)量、基礎(chǔ)設(shè)施、人才培養(yǎng)、檔案利用方面還很欠缺，不能滿足實際需要。例如，調(diào)研發(fā)現(xiàn)部分管理者和員工對檔案知識了解掌握不深入，對檔案工作認識停留在“資料室”的定位，把檔案工作認為是虛的、軟的，得過且過思想比較突出；個別單位檔案制度制定后，未經(jīng)上級主管單位審查修正，在內(nèi)容、作用上缺乏權(quán)威性；大多數(shù)基層檔案員是身兼數(shù)職，日常疲于應付事務(wù)性工作，用于檔案工作時間相對較少，諸如以上種種原因，導致鐵路基層單位在檔案管理、人員配置、檔案收集等方面不科學、不規(guī)范、不及時等問題。

2.檔案設(shè)施投入有待加強

紙介質(zhì)為載體，以人工檢索為基本手段，檔案檢索效率和資源利用率不高。部分實行檔案信息化管理的單位，也基本停留在目錄檢索層次上，基層單位檔案信息資源無法實現(xiàn)與集團分公司、國鐵集團檔案館的數(shù)據(jù)對接、共享，室藏檔案資源信息價值幾乎沒有挖潛利用。硬件保障方面，對于檔案保護性措施不夠得力，有的單位檔案保管設(shè)施設(shè)備簡陋，庫房面積不達標、功能不全，“三室”分開、“八防”措施不到位等問題依舊存在。相比較企業(yè)在安全管理、生產(chǎn)經(jīng)營類活動投入而言，在檔案管理方面投入成本偏低，距離企業(yè)現(xiàn)實發(fā)展要求還有差距。

3.檔案管理制度有待完善

部分單位檔案管理未能緊密結(jié)合企業(yè)發(fā)展變化情況，制度建設(shè)跟進不及時，檔案制度的有效性、實踐性、可行性不強。面對諸如企業(yè)市場化改革進程中內(nèi)部機構(gòu)及整合、變更、合并、撤銷等過程產(chǎn)生的檔案資料，由于缺乏相應管理制度規(guī)范，沒有明確的歸檔要求，導致部分檔案資料不能按期完整歸檔，甚至部分有價值的資料未納入歸檔范圍。隨著鐵路市場化改革持續(xù)推進，對企業(yè)治理體系、治理能力建設(shè)要求逐步加強，如何進一步規(guī)范檔案制度體系，完善各門類檔案管理制度，更好適應企業(yè)、社會發(fā)展要求，還存在一些亟需解決的問題。

4.檔案利用形式有待創(chuàng)新

目前鐵路基層檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、編研等工作主要以手工為主，檔案的利用主要依賴人工查找、翻閱、復印等傳統(tǒng)方式，工作效率低下，錯誤率較高，重藏輕用等現(xiàn)象較為突出。雖然，近年來鐵路基層檔案管理機構(gòu)在簡化程序、優(yōu)化接待、提升服務(wù)上作了努力，檔案開放率得到大幅提高，但是利用率一直得不到提升，即有檔可用，但檢索率低，甚至沒人用，檔案的潛在價值未能充分體現(xiàn)。另一方面，各基層單位不同程度存在重文書、輕科技、聲像等其他門類檔案現(xiàn)象，造成室藏檔案資源中紙質(zhì)檔案比重較大，特殊載體檔案數(shù)量極少，甚至短缺，室藏檔案類型單一，結(jié)構(gòu)不合理問題比較突出。

5.檔案管理人員素養(yǎng)有待提升

鐵路檔案管理是一項對專業(yè)與技術(shù)能力要求較高的工作，檔案管理人員不僅要具備精通的檔案業(yè)務(wù)能力及獲取判斷、綜合處理信息的能力，還要熟悉鐵路專業(yè)知識，并掌握一定的計算機操作技能。但受傳統(tǒng)用人體制制約，檔案工作人才競爭難以順利展開，加之檔案部門待遇不高、小眾等特點，難以吸引優(yōu)秀人才進來，進來后又難以留住，致使基層檔案部門人才隊伍青黃不接。例如，調(diào)研發(fā)現(xiàn)有的基層單位檔案員短期內(nèi)頻繁更換，新入職人員往往沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，受個人知識結(jié)構(gòu)及專業(yè)能力限制，檔案基礎(chǔ)管理工作相對薄弱。此外，飛速發(fā)展的信息技術(shù)，也深刻影響和改變著傳統(tǒng)檔案工作的理念、內(nèi)容、方法、模式及檔案收、管、用等各個環(huán)節(jié)，這都對檔案人員的素質(zhì)提出了更高要求。

二、加強鐵路基層單位檔案規(guī)范化建設(shè)的措施

1.提高對檔案管理工作認識

隨著，檔案信息化發(fā)展趨勢日益凸顯，檔案載體類型已由過去單一的紙質(zhì)媒介發(fā)展為圖片、音像、光盤、移動硬盤等多種形式，檔案的種類、形式更加豐富多樣，檔案利用也更便捷，這對檔案部門既是機遇也是挑戰(zhàn)。為此，必須加強對檔案管理工作認識，樹立檔案工作“一盤棋”意識，形成人人參與檔案保護、人人重視檔案良好氛圍。一是建立健全檔案工作體系，圍繞中心工作，優(yōu)化檔案管理制度體系。二是把檔案工作納入黨政機關(guān)議事內(nèi)容，定期聽取檔案部門工作匯報，了解檔案管理工作情況，凝聚全員重視檔案工作共識。

2.注重檔案硬件提升

增加對檔案管理工作資金投入，嚴格按照檔案保管標準及要求，科學配置檔案室辦公、借閱、存放場所，積極引進智能一體化管控平臺，對存儲設(shè)備、環(huán)境監(jiān)測、治理設(shè)備、檔案安全防護設(shè)備、檔案庫房安全保護設(shè)備實現(xiàn)統(tǒng)一利用、監(jiān)測和管理。檔案室廣泛應用包括智能密集架、除濕加濕凈化消毒一體機、溫濕度監(jiān)測器、攝像頭、智能門禁、人體紅外感應器、自動監(jiān)測滅火設(shè)備等在內(nèi)的科技產(chǎn)品，充分發(fā)揮科技在企業(yè)檔案管理中的安保作用。另一方面，加快存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化步伐，及時將紙質(zhì)檔案通過電子化、信息化手段進行備份，逐步實現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通、共享共用。

3.健全檔案規(guī)范體系

檔案管理部門要加強頂層設(shè)計，定期制定和公布檔案標準體系建設(shè)方案，加大對不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案標準供給，重點推進建設(shè)項目檔案、電子檔案、檔案資源共享服務(wù)、檔案安全保護及風險防控、數(shù)字檔案館建設(shè)等標準供給，使檔案標準化建設(shè)有章可循、有規(guī)可守。同時，動態(tài)做好檔案基礎(chǔ)制度相關(guān)規(guī)范性文件的立、改、廢、釋等工作，及時清理、修訂與現(xiàn)實需要不相適應的規(guī)章和規(guī)范性文件，制定出符合基層管理實際的具體辦法和措施，規(guī)范和指導鐵路基層單位檔案規(guī)范化建設(shè)、運行、管理和維護。

4.創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

依托信息化手段加大鐵路檔案資源開發(fā)利用，提升檔案信息資源互聯(lián)、互通、共享及服務(wù)能力。一是統(tǒng)籌推進檔案信息共享平臺建設(shè)。檔案主管部門要充分掌握現(xiàn)場實際和真實需求，加強科學規(guī)劃，開發(fā)統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，指導和監(jiān)督基層檔案信息共享利用工作。二是拓寬檔案信息資源服務(wù)利用渠道。各級基層檔案部門要通過舉辦展覽、編研材料、新媒體傳播等方式，加大鐵路檔案資源利用力度。三是圍繞鐵路扶貧、防疫、基礎(chǔ)建設(shè)、服務(wù)保障等重點工作任務(wù)，加強信息技術(shù)在檔案資源管理工作中的應用。充分發(fā)揮“云存儲”、人工智能、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)優(yōu)勢，深化檔案數(shù)據(jù)的挖掘、加工、分析、統(tǒng)計，最大限度發(fā)揮檔案資政查考、宣傳教育作用。

5.加強檔案人才培養(yǎng)

實施人才強檔工程，配齊配優(yōu)檔案人才隊伍，使檔案人才隊伍建設(shè)的總量與檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展要求相適應。一是做好檔案人才總體規(guī)劃，督促各基層單位及時配齊、配優(yōu)、配強專職檔案人員，建立合理的檔案人才梯隊儲備。二是做好檔案人才的引進。結(jié)合各基層單位業(yè)務(wù)屬性，每年從各高校有計劃引進檔案類專業(yè)人才，持續(xù)優(yōu)化基層單位檔案專業(yè)人才結(jié)構(gòu)，使檔案人才隊伍建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)要求相適應。三是加大多層次人才培養(yǎng)力度。積極組織檔案人員參加國鐵集團、陜西省“專業(yè)能力提升教育培訓”，依托“互聯(lián)網(wǎng)+釘釘群+視頻”等形式，大力開展在線檔案業(yè)務(wù)指導，提升檔案人員專業(yè)能力。四是鼓勵檔案人員積極參與檔案職稱評審。力爭在“十四五”期間取得檔案從業(yè)資格證人員達到95%，初、中級職稱人員達到60%。