智慧社區(qū)建設(shè)下的社區(qū)居民檔案資源建設(shè)探究

李淑華 楊燕

引言

檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確了檔案工作在疫情防控中發(fā)揮了積極作用，并多次提到社區(qū)檔案工作，要求進(jìn)一步規(guī)范村、社區(qū)建檔工作，將檔案查詢利用服務(wù)融入?yún)^(qū)域內(nèi)“一網(wǎng)通辦”服務(wù)體系，推動(dòng)檔案查詢利用服務(wù)延伸到村、社區(qū)基層一線，促進(jìn)檔案公共服務(wù)均等化、便捷化，為社區(qū)檔案管理工作指明了發(fā)展方向[1]。

2000年，民政部《關(guān)于在全國(guó)推進(jìn)城市社區(qū)建設(shè)的意見》的頒布使社區(qū)建設(shè)步入歷史舞臺(tái)，并于2001年正式寫入《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十個(gè)五年計(jì)劃綱要》。2017年6月13日，中共中央、國(guó)務(wù)院出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)和完善城鄉(xiāng)社區(qū)治理的意見》，明確指出城鄉(xiāng)社區(qū)是社會(huì)治理的基本單元，堅(jiān)持以基層黨組織建設(shè)為關(guān)鍵、政府治理為主導(dǎo)、居民需求為導(dǎo)向、改革創(chuàng)新為動(dòng)力，健全體系、整合資源、增強(qiáng)能力，完善城鄉(xiāng)社區(qū)治理體制[2]。2020年2月10日，習(xí)近平總書記到北京市朝陽(yáng)區(qū)安貞街道安華里社區(qū)了解基層一線疫情聯(lián)防聯(lián)控情況時(shí)強(qiáng)調(diào)：社區(qū)是疫情聯(lián)防聯(lián)控的第一線，也是外防輸入、內(nèi)防擴(kuò)散最有效的防線，把社區(qū)這道防線守住，就能有效切斷疫情擴(kuò)散蔓延的渠道[3]。

社區(qū)檔案作為社區(qū)工作的伴生物，社區(qū)檔案管理是檔案管理和社會(huì)治理的“神經(jīng)末梢”，是連接政府與居民，檔案與社會(huì)的“傳感器”，具有重要的基礎(chǔ)地位和交互功能[4]。做好社區(qū)檔案工作能為基層治理提供資政、參考作用，為居民生活提供基礎(chǔ)服務(wù)。

一、智慧社區(qū)基本情況

信息技術(shù)飛速發(fā)展，為城鄉(xiāng)社區(qū)治理服務(wù)智慧化、智能化水平的提升提供了技術(shù)支持。從“十四五”規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要（2021年3月12日公布），到《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)基層治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)的意見》（2021年4月）和2021年12月的《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈“十四五”城鄉(xiāng)社區(qū)服務(wù)體系建設(shè)規(guī)劃〉的通知》等文件，都對(duì)充分應(yīng)用信息技術(shù)手段推進(jìn)智慧社區(qū)建設(shè)提出了明確要求。2022年5月20日，民政部等9部門印發(fā)《關(guān)于深入推進(jìn)智慧社區(qū)建設(shè)的意見》，明確了“智慧社區(qū)是充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等信息技術(shù)手段，整合社區(qū)各類服務(wù)資源，打造基于信息化、智能化管理與服務(wù)的社區(qū)治理新形態(tài)。”其目標(biāo)是，到2025年，基本構(gòu)建起網(wǎng)格化管理、精細(xì)化服務(wù)、信息化支撐、開放共享的智慧社區(qū)服務(wù)平臺(tái)，初步打造成智慧共享、和睦共治的新型數(shù)字社區(qū)，社區(qū)治理和服務(wù)智能化水平顯著提高，更好感知社會(huì)態(tài)勢(shì)、暢通溝通渠道、輔助決策施政、方便群眾辦事[5]。為智慧社區(qū)建設(shè)指明了方向。

在智慧社區(qū)建設(shè)過程中，社區(qū)檔案資源建設(shè)是其重要的組成部分，豐富的檔案資源及其信息化和智慧化管理，能為智慧社區(qū)建設(shè)提供信息支撐和智慧服務(wù)。我們要利用智慧社區(qū)建設(shè)的契機(jī)，利用智慧社區(qū)建設(shè)的平臺(tái)，做好社區(qū)檔案資源的收集，實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案的智慧管理，提高社區(qū)檔案的治理與服務(wù)水平。檔案工作要變被動(dòng)為主動(dòng)，分析社會(huì)治理的檔案需求，主動(dòng)做好社區(qū)居民檔案信息的收集，建立社區(qū)居民檔案信息資源庫(kù)。精準(zhǔn)服務(wù)社區(qū)居民，提高居民對(duì)社區(qū)工作的滿意度，打通社會(huì)服務(wù)的“最后一公里”。

二、社區(qū)居民檔案的收集

（一）社區(qū)居民檔案收集的內(nèi)容

《城市社區(qū)檔案管理辦法》中所稱社區(qū)檔案，是指城市社區(qū)黨組織、居民委員會(huì)、社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)、社區(qū)社會(huì)組織和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄[6]。社區(qū)檔案工作內(nèi)容涵蓋黨建、宣傳、城建、環(huán)保、社會(huì)福利、社會(huì)救助、文化活動(dòng)等許多方面，具有內(nèi)容多元化、來源廣泛化、載體多樣性、管理動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)[7]。在內(nèi)容繁雜的社區(qū)檔案中，社區(qū)居民檔案是其重要組成部分，主要包括居民的個(gè)人基本信息和病史等，這需要通過主動(dòng)收集來實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)如今居民檔案信息的收集越來越重要，通過居民檔案的收集，分析各個(gè)層次居民情況（含流動(dòng)人口），特別是需要幫扶的人員如鰥寡孤獨(dú)、精神疾病以及刑滿釋放人員等等，服務(wù)政府的各項(xiàng)決策，應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件。為了使居民配合信息的采集，前期要加大對(duì)社區(qū)居民疫情防控和檔案意識(shí)的宣傳，通過宣傳手冊(cè)、宣傳單等形式讓居民了解建立居民檔案信息資源庫(kù)的重要性，提高居民的參與度，逐步使居民自愿加入到社區(qū)檔案資源建設(shè)中來[8]。

（二）建立社區(qū)居民檔案收集網(wǎng)絡(luò)

社區(qū)作為城鎮(zhèn)的一個(gè)基本管理單元，在居民檔案收集方面理應(yīng)作為牽頭單位，建立以社區(qū)專兼職檔案員為主導(dǎo)，各小區(qū)物業(yè)管理人員（居民委員會(huì)）為主體，由各居民樓管具體實(shí)施的居民檔案收集工作小組。社區(qū)專兼職檔案員制訂居民檔案收集的工作制度（包含收集內(nèi)容、實(shí)施時(shí)間、具體要求等），各小區(qū)各物業(yè)管理人員（居民委員會(huì)）具體安排居民樓管進(jìn)行信息的采集和錄入，最后社區(qū)檔案專兼職人員進(jìn)行信息的分析和匯總。為了信息的準(zhǔn)確有效，一般要求一個(gè)季度信息更新一次。信息的采集要盡可能全面，建議包含姓名、性別、年齡、籍貫、學(xué)歷、政治面貌、民族、婚姻狀況、家庭成員（家庭成員之間的信息可以進(jìn)行關(guān)聯(lián)）、單位、職業(yè)、經(jīng)濟(jì)來源、經(jīng)濟(jì)狀況、病史（含過敏史、主要疾?。⑻亻L(zhǎng)、志愿者情況、具體住址、聯(lián)系電話、是否是常住居民等，做到不漏一戶，不少一人，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。社區(qū)居民實(shí)現(xiàn)每人一檔，其檔案編號(hào)為年月（比如202209為信息更新年月）-小區(qū)名（或小區(qū)編號(hào)）-樓棟編號(hào)-單元號(hào)-房間號(hào)-人名組成。居民信息檔案不管是紙質(zhì)的或電子的一律作為涉密檔案實(shí)行專人、專柜管理，杜絕泄密事件的發(fā)生。

（三）建立社區(qū)志愿者檔案資源子庫(kù)

在收集居民檔案信息的基礎(chǔ)上，建立志愿者檔案資源子庫(kù)。充分掌握志愿者年齡、學(xué)歷、特長(zhǎng)、性格特點(diǎn)、志愿服務(wù)時(shí)間等。發(fā)生重大突發(fā)事件時(shí)，能迅速分類組織合適的人員，提供及時(shí)高效的志愿服務(wù)。真實(shí)記錄志愿者服務(wù)具體表現(xiàn)，建立志愿者考核機(jī)制，把真正愿意為群眾服務(wù)的志愿者納入長(zhǎng)期志愿者服務(wù)隊(duì)伍，剔除利用志愿服務(wù)謀取私利、欺壓弱小等具有違法和不道德行為的，純潔志愿者隊(duì)伍。避免出現(xiàn)臨時(shí)組建志愿者的情況，倉(cāng)促組織的志愿者素質(zhì)高低不齊，不便于管理和監(jiān)督。

（四）社區(qū)居民檔案管理模塊要求

社區(qū)檔案管理系統(tǒng)軟件除具有一般檔案管理軟件“收、管、存、用”的基本要求外，還應(yīng)專門設(shè)立居民檔案管理模塊。此模塊具有遠(yuǎn)程輸入、電子表格（掃描件）批量導(dǎo)入并能自動(dòng)提取居民檔案采集的元數(shù)據(jù)，具有根據(jù)不同元數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、匯總分析關(guān)聯(lián)等數(shù)據(jù)挖掘功能，通過對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確分析和深度加工，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)潛在價(jià)值，提升檔案信息化服務(wù)水平。社區(qū)專兼職檔案員把信息錄入、修改權(quán)限分配給小區(qū)各樓管，樓管把居民檔案信息提交并由社區(qū)專兼職檔案員歸檔確認(rèn)，樓管不再具有信息修改功能。在信息更新的時(shí)間段內(nèi)再次賦予樓管信息修改功能，一經(jīng)檔案管理人員歸檔確認(rèn)，信息就不能修改和查看。也可由樓管創(chuàng)建QQ或者微信群，定期開放端口，社區(qū)居民以身份證或手機(jī)號(hào)登錄注冊(cè)，通過網(wǎng)絡(luò)直接填報(bào)提交各項(xiàng)信息，既節(jié)約信息采集的時(shí)間成本，也有利于信息采集準(zhǔn)確率。由于居民檔案信息涉及大量的居民隱私，居民檔案信息資源庫(kù)應(yīng)與智慧社區(qū)建設(shè)聯(lián)動(dòng)，在智慧社區(qū)服務(wù)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，建立統(tǒng)一的安全監(jiān)管系統(tǒng)，確保各種數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全，從根本上解決信息采集時(shí)居民對(duì)隱私安全的擔(dān)憂，有利于信息采集工作的順利進(jìn)行。

三、建立居民檔案資源庫(kù)的作用

密云縣社區(qū)居民檔案早在2003年的非典疫情防控中就發(fā)揮了重要作用。密云縣的社區(qū)檔案工作在每幢樓竣工居民入住后就主動(dòng)跟進(jìn)，居委會(huì)及時(shí)入戶建立起社區(qū)常住人口、流動(dòng)人口情況登記等一系列檔案，社區(qū)居委會(huì)對(duì)社區(qū)每家每戶的情況了如指掌。非典疫情發(fā)生時(shí)，工作人員利用這些清楚明晰、規(guī)范有序的社區(qū)居民檔案資料“明細(xì)賬”，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，疫情防控工作緊張有序，“一切盡在掌握之中”，擺脫了面對(duì)突發(fā)事件時(shí)的被動(dòng)局面[9]。這為我們提供了很好的范例，筆者認(rèn)為可以全國(guó)推廣，建立社區(qū)居民檔案資源庫(kù)，為基層治理決策服務(wù)，為社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展服務(wù)，為迅速應(yīng)對(duì)突發(fā)事件服務(wù)，為社區(qū)安全穩(wěn)定服務(wù)。

（一）為基層治理決策服務(wù)

社區(qū)治理是國(guó)家治理體系的基礎(chǔ)，是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，強(qiáng)調(diào)過程、全面、系統(tǒng)、互動(dòng)、包容和共享，具有多元性、服務(wù)性、精準(zhǔn)性、數(shù)字性等特點(diǎn)，這決定了社區(qū)需要全面掌握居民的基本信息，為其開展有效的社會(huì)治理提供真實(shí)準(zhǔn)確全面的信息支持[10]。比如根據(jù)社區(qū)專業(yè)人才、黨團(tuán)組織，開展社區(qū)共建活動(dòng)；根據(jù)社區(qū)貧困人口數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)幫扶；根據(jù)社區(qū)鰥寡孤獨(dú)情況，定期走訪，開展節(jié)假日送溫暖活動(dòng)；根據(jù)社區(qū)兒童數(shù)量，決定幼兒園、中小學(xué)等機(jī)構(gòu)的分布和大小設(shè)置；根據(jù)社區(qū)老人數(shù)量確定建立社區(qū)食堂規(guī)模大小和互助機(jī)構(gòu)數(shù)量等等，打造15分鐘社區(qū)生活圈，有效防止決策的盲目性和隨意性，提升基層治理的向心力，增加社區(qū)居民的幸福感。

（二）為社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展服務(wù)

我國(guó)目前正逐步步入老年社會(huì)，這要求必須加大社區(qū)衛(wèi)生中心的服務(wù)能力，為社區(qū)居民提供基礎(chǔ)的醫(yī)療服務(wù)，以緩解綜合醫(yī)院的醫(yī)療壓力。通過建立居民檔案資源，對(duì)社區(qū)居民的病史進(jìn)行分類，并結(jié)合社區(qū)居民健康檔案，確定社區(qū)主要疾病類型，特別是一些慢性病如冠心病、糖尿病、高血壓等以及一些基礎(chǔ)性和傳染性疾病防治。這樣能針對(duì)性地引進(jìn)相關(guān)的設(shè)備和醫(yī)療力量，進(jìn)行必要的醫(yī)藥儲(chǔ)備，有能力開展相應(yīng)的醫(yī)療服務(wù)。同時(shí)與上級(jí)醫(yī)院建立定期的診療服務(wù)，對(duì)不能處理的疾病積極地給予就醫(yī)引導(dǎo)，真正實(shí)現(xiàn)分級(jí)診療，讓小病不出社區(qū)，守住社區(qū)醫(yī)療服務(wù)的大門，做好居民健康的守護(hù)者。在一些傳染性疾病上，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心可以早發(fā)現(xiàn)、早報(bào)告，發(fā)揮疫情的監(jiān)測(cè)預(yù)警功能。

（三）為突發(fā)公共事件服務(wù)

《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》指出，突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴(yán)重社會(huì)危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對(duì)的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件[11]，如地震、火災(zāi)、洪水、疫情等。突發(fā)公共事件一般直接威脅到人民的生命和財(cái)產(chǎn)安全，需要政府果斷決策，及時(shí)處置，把各種損失降到最低，這就需要居民信息數(shù)據(jù)予以支撐。比如火災(zāi)時(shí)的人員疏散，地震、洪水時(shí)的人員搜救等等，有了準(zhǔn)確的居民信息數(shù)據(jù)，就能做到科學(xué)合理的決策，做到有的放矢，緊張有序，忙而不亂，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)公共事件處置的“快、準(zhǔn)、狠”能力。

（四）為社區(qū)安全穩(wěn)定服務(wù)

社會(huì)治理的重心在社區(qū)，對(duì)于社會(huì)治理而言，社區(qū)的首要意義在于它是協(xié)調(diào)問題、解決矛盾、維持秩序和維護(hù)穩(wěn)定的基本場(chǎng)域，社區(qū)穩(wěn)定是社會(huì)穩(wěn)定的基礎(chǔ)和保證。社區(qū)綜合治理通過對(duì)社區(qū)居民檔案資料中社區(qū)居民構(gòu)成進(jìn)行分析，在日益增強(qiáng)的異質(zhì)性社會(huì)結(jié)構(gòu)下，合理配置社區(qū)服務(wù)資源，實(shí)施精細(xì)化的社會(huì)治理，化解可能存在的穩(wěn)定風(fēng)險(xiǎn)[12]。社區(qū)工作者對(duì)刑滿釋放、精神疾病等特殊人員進(jìn)行定期回訪，組織相關(guān)志愿者開展幫扶，進(jìn)行溝通交流和心理疏導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，防止惡性事件的發(fā)生。對(duì)無(wú)業(yè)人員根據(jù)其自身情況，提供就業(yè)信息，開展技能培訓(xùn)，積極為社區(qū)流動(dòng)人口排憂解難，增加流動(dòng)人口的社區(qū)歸屬感。加強(qiáng)社區(qū)文化建設(shè)，舉辦多種社會(huì)活動(dòng)，增加社區(qū)居民間的交流和互動(dòng)，引導(dǎo)居民之間互幫互助，形成融洽的鄰里關(guān)系。在采集信息以及為居民開展各種服務(wù)的過程中，注意歸集社區(qū)居民的意見和建議，多部門協(xié)同，增強(qiáng)基層治理的服務(wù)意識(shí)，滿足多元主體的利益訴求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的不穩(wěn)定因素，為建立新時(shí)代和諧社區(qū)奠定基礎(chǔ)。

根據(jù)《城市社區(qū)檔案管理辦法》第三條要求：“社區(qū)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）以及檔案行政管理部門和民政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)[13]?！比块T要充分協(xié)調(diào)，建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，為社區(qū)檔案工作提供政策、物力、財(cái)力和人力支持。社區(qū)檔案在社會(huì)治理“末梢”服務(wù)上將大有作為，可建立便民查檔服務(wù)的一站式窗口，提供民生檔案查詢服務(wù)，積極開發(fā)社區(qū)檔案資源，與社區(qū)居民一起構(gòu)建特殊的社區(qū)記憶等等。建立居民檔案資源只是社區(qū)檔案工作的一部分，這是一個(gè)龐大的工程，檔案工作者要體現(xiàn)出新時(shí)代的責(zé)任和擔(dān)當(dāng)，在黨的二十大精神的指引下守正創(chuàng)新、踔厲奮發(fā)、勇毅前行，建設(shè)好、利用好居民檔案資源庫(kù)，發(fā)揮社區(qū)檔案的資政和服務(wù)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1] 中共中央辦公廳，國(guó)務(wù)院辦公廳.“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃[EB/OL].[2021-06-09].[2023-01-18]. https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[2] 中共中央，國(guó)務(wù)院.關(guān)于加強(qiáng)和完善城鄉(xiāng)社區(qū)治理的意見[EB/OL].[2017-06-12].[2023-01-18]. http：//www.gov.cn/zhengce/2017-06/12/content_5201910.htm.

[3]人民日?qǐng)?bào). 習(xí)近平在北京調(diào)研指導(dǎo)新冠肺炎疫情防控工作[EB/OL].[2020-02-11].[2023-01-18]. https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1658192701091853842&wfr=spider&for=pc.

[4] 謝詩(shī)藝，趙子瑜.突發(fā)公共衛(wèi)生事件下社區(qū)檔案管理優(yōu)化研究[J].浙江檔案，2020（6）： 20-23.

[5] 民政部，中央政法委等.關(guān)于深入推進(jìn)智慧社區(qū)建設(shè)的意見[EB/OL].[2022-05-10].[2022-12-31].http：//www.gov.cn/zhengce/zhengceku/2022-05/21/content_5691593.htm.

[6][13] 國(guó)家檔案局，民政部.城市社區(qū)檔案管理辦法（令第11號(hào)） [EB/OL].[2015-12-10].[2022-12-31]. https：//www.mca.gov.cn/article/gk/fg/jczqhsqjs/201512/20151215878105.shtml.

[7] 王明光.社區(qū)檔案管理工作的發(fā)展與思考[J].山東檔案，2021（4）：70-71.

[8] 張慶玲，秦偉強(qiáng).社區(qū)檔案管理助力打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)—— 以山東省濰坊市益都中心醫(yī)院為例[J]. 中國(guó)檔案，2020（3）：32-33.

[9] 張鳳海，李東明.社區(qū)建檔不放松應(yīng)急時(shí)刻顯神功——北京市密云縣社區(qū)檔案在防控非典中發(fā)揮突出作用[J].北京檔案，2003（6）：31-32.

[10] 許燕梅，張莉.提升檔案工作服務(wù)社區(qū)治理質(zhì)效的思考[J].檔案與建設(shè)， 2021（6）：61-63.

[11] 國(guó)家檔案局.重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法（第16號(hào)令）[EB/OL]. [2020-12-12].[2022-12-31].http：//www.gov.cn/gongbao/content/2021/content_5593449.htm.

[12] 王郅強(qiáng)，張曉君，吳克昌.什么樣的社區(qū)更穩(wěn)定？——異質(zhì)性社會(huì)結(jié)構(gòu)對(duì)社區(qū)穩(wěn)定影響的實(shí)證研究[J].中國(guó)行政管理，2018 （6）：100-107.

作者單位：淮南師范學(xué)院