李 敏

（貴陽航發(fā)精密鑄造有限公司，貴州貴陽 550000）

1 影響企業(yè)檔案信息化和數(shù)字檔案室建設(shè)的因素

1.1 不重視數(shù)字檔案室及檔案信息化建設(shè)工作

一方面，在實(shí)際的檔案管理工作中，企業(yè)相關(guān)管理人員、領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)其信息數(shù)字化建設(shè)工作并不注重，投入的精力較少，而且疏于人才引進(jìn)，一味重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利潤，單一地憑借效率的高低來判斷工作完成的質(zhì)量，使得數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程十分緩慢，導(dǎo)致數(shù)量龐大的檔案資料無法獲得科學(xué)合理的分類保管，有關(guān)工作人員在查找、調(diào)閱檔案資料時(shí)也不太便利，嚴(yán)重影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮以及相關(guān)管理工作的正常開展，無法充分體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值與存在的意義[1]。另一方面，在信息化時(shí)代，檔案管理人員不重視檔案信息數(shù)字化建設(shè)，依舊堅(jiān)持傳統(tǒng)的管理理念與處理方法，因循守舊，無法在新時(shí)代背景下積極投身到創(chuàng)新工作中，未有效支持?jǐn)?shù)字化檔案建設(shè)工作，此種情況必定會(huì)為企業(yè)的綜合發(fā)展帶來負(fù)面影響。

1.2 檔案管理人員水平不足

隨著信息化建設(shè)工作的持續(xù)推進(jìn)，檔案管理工作也慢慢由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變成電子信息數(shù)字化檔案管理，給過往的檔案管理方式帶來了重大沖擊，對(duì)相關(guān)管理人員提出更加嚴(yán)格的要求。檔案管理人員既要掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，并且還需要掌握各種先進(jìn)的信息，對(duì)計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)做到靈活應(yīng)用，保證數(shù)字化檔案具有較強(qiáng)的安全性、可靠性、正式性，增加對(duì)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的使用，但單位過分追求經(jīng)濟(jì)利益，檔案管理人員多數(shù)兼職且水平能力嚴(yán)重不足。

1.3 檔案信息化建設(shè)工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)工作涉及的范圍廣、人員較多，相較于普通管理工作存在較大區(qū)別，即使企業(yè)內(nèi)部制定了相關(guān)的信息化方案與管理規(guī)范機(jī)制，但是由于相關(guān)工作人員缺乏對(duì)制度執(zhí)行的重視，導(dǎo)致有關(guān)制度淪為擺設(shè)，使得工作落實(shí)不到位，無法發(fā)揮出應(yīng)有的指導(dǎo)與約束作用。在新時(shí)期，應(yīng)當(dāng)依照統(tǒng)一的指導(dǎo)性要求和規(guī)定，勒令每位工作人員遵照統(tǒng)一規(guī)定完整落實(shí)每處細(xì)節(jié)，并確定合理的數(shù)字化檔案建設(shè)目標(biāo)。不過，在具體工作開展過程中，難免存在部分工作人員工作責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、態(tài)度敷衍懶散，不能按照統(tǒng)一性標(biāo)準(zhǔn)開展工作，在細(xì)節(jié)層面無法達(dá)成統(tǒng)一，導(dǎo)致數(shù)字化建設(shè)工作效率較低，嚴(yán)重影響了數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)框架搭建。

1.4 紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)較差

企業(yè)數(shù)字化檔案一方面來源于電子文件的在線歸檔，另一方面來源于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理。目前，紙質(zhì)檔案未按照檔案要求進(jìn)行邏輯梳理、分類組卷且散落在各部門的業(yè)務(wù)員手中，有關(guān)業(yè)務(wù)人員責(zé)任感、風(fēng)控意識(shí)不強(qiáng)，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作在實(shí)施過程中容易發(fā)生檔案信息遺失、被篡改等情況，從而無法保證檔案的原始性和真實(shí)性。紙質(zhì)檔案過于分散管理，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)檔案歸口管理部門對(duì)檔案類別、數(shù)量、質(zhì)量無法做出有效的估算設(shè)想，不利于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化推進(jìn)，無法更好地為企業(yè)的經(jīng)營管理工作提供有效的支撐。

2 全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

2.1 加強(qiáng)企業(yè)管理部門對(duì)檔案信息化管理的重視

從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)，信息數(shù)字化檔案的建設(shè)在企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)中占據(jù)著越來越重要的地位。一個(gè)企業(yè)若想在日益激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，獲得持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展，就必須要建立一套完整的檔案信息化系統(tǒng)。同時(shí)，從時(shí)效性的層面分析，企業(yè)檔案還要保證信息的完整性、全面性、實(shí)效性[2]。在信息海量爆炸的時(shí)代，企業(yè)內(nèi)部的信息資源利用效率、整合技能顯得更加重要，一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)能夠從過往中歸納總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，站在前人的肩膀上看得更遠(yuǎn)，而要想達(dá)成這些目標(biāo)都必須要保證企業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)足夠詳細(xì)、健全。隨著企業(yè)合規(guī)、審計(jì)工作的日漸增加，檔案歸檔的完整性、真實(shí)性愈加重要，一套完整有效的檔案管理體系既有助于企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營活動(dòng)的順利、有序開展，也有利于簡化管理流程，減輕了管理工作量，提升了企業(yè)整體的工作效率。所以，領(lǐng)導(dǎo)層也逐漸意識(shí)到企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重要意義，只有緊緊跟隨時(shí)代發(fā)展腳步，及時(shí)扭轉(zhuǎn)固有思維方式，引入先進(jìn)的管理思想與技術(shù)，積極實(shí)行創(chuàng)新研究，對(duì)信息資源管理做到足夠重視，方可讓企業(yè)在激烈的市場競爭中占有優(yōu)勢(shì)。

2.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作，建立一支專業(yè)水平較高、綜合素養(yǎng)較強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)是重要基礎(chǔ)，只有提供充分的人才支持，才能確保檔案管理工作的順利落實(shí)。首先，構(gòu)建自上而下的檔案管理隊(duì)伍，檔案管理不僅僅是檔案人員的工作，更是各個(gè)形成單位工作的一部分，各單位應(yīng)安排兼職檔案員參加檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，在日常工作中融入檔案收集、整理理念，為后續(xù)檔案歸檔工作起到事半功倍的作用。其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期安排正式的、兼職的檔案管理人員接受專業(yè)技術(shù)與知識(shí)的培訓(xùn)教育活動(dòng)，并為其提供系統(tǒng)化的職業(yè)道德教育，提供企業(yè)經(jīng)驗(yàn)交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，知行合一，讓管理人員能夠在理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐交流中逐漸提升自身的管理能力，讓企業(yè)的整體檔案管理工作取得最佳效果，也讓檔案管理的數(shù)字化水平顯著提高。

2.3 制定企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理制度

若想迅速提升企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理效果，就一定要做好下面幾點(diǎn)工作。其一，應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn)條例，確保企業(yè)內(nèi)部所有部門、工作人員所提交的檔案資料規(guī)格一致，滿足檔案管理、存檔的要求，有助于相關(guān)管理人員與需要使用檔案的人員迅速整理、瀏覽、檢索有關(guān)檔案資料。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制定一套企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的信息管理制度與規(guī)范性操作章程，確保所有部門進(jìn)行信息的輸入、存儲(chǔ)、查找、檢索時(shí)都有相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案信息管理工作更加系統(tǒng)、完善，確保檔案資料能夠隨時(shí)根據(jù)使用者的需要完成更新。其二，強(qiáng)化檔案資料的采集與歸檔工作。企業(yè)的檔案資料是否健全、真實(shí)、合理，主要取決于檔案資料采集和歸檔工作的質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案管理理念下，因?yàn)椴粔蜃⒅貦n案管理方面的工作，使得一些檔案信息未能得到及時(shí)的采集與整理，檔案的不完整性會(huì)使得數(shù)字化建設(shè)工作受到嚴(yán)重阻礙。因此，務(wù)必要做好檔案資料的采集與歸檔工作，從源頭出發(fā)，反復(fù)核實(shí)是否存在未及時(shí)歸檔的檔案信息，并對(duì)全部紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。而在數(shù)字化處理過程中，則要按照檔案資料的重要程度進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。其三，搭建企業(yè)數(shù)據(jù)共通平臺(tái)。信息化管理部門與檔案管理部門需統(tǒng)籌謀劃，將企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行資源整合，面對(duì)同一業(yè)務(wù)多個(gè)平臺(tái)功能重疊的情況，要有破釜沉舟的勇氣，將企業(yè)業(yè)務(wù)信息流歸口梳理并與檔案系統(tǒng)進(jìn)行接口建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的在線數(shù)據(jù)收集與歸檔，實(shí)現(xiàn)真正的無紙化辦公，確保檔案的真實(shí)性、完整性、安全性、可用性。

2.4 加大企業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施投入

為了使得檔案數(shù)字化更具科學(xué)性、規(guī)范性，就必須要配置好相應(yīng)的硬件設(shè)施。首先，考慮到當(dāng)下無法徹底實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的實(shí)際，應(yīng)建立智能化檔案管理庫房，配備溫濕度自控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案有序排放、快速查找定位功能，將庫房管理與檔案管理共通，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的集中統(tǒng)一管理。但傳統(tǒng)的檔案管理形式，即紙質(zhì)檔案資料更容易遺失或受損，時(shí)間一長企業(yè)的檔案管理工作便會(huì)陷入惡性循環(huán)的境地。若想徹底規(guī)避此種問題的發(fā)生，企業(yè)需要加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，持續(xù)提升企業(yè)檔案管理部門的信息化技術(shù)水平以及相應(yīng)的硬件設(shè)施完備性，將檔案信息化系統(tǒng)作為核心，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上進(jìn)行知識(shí)分解，以便從數(shù)據(jù)庫體系中開展檔案資料的搜索、整理與使用。另外，還需對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，加大安全加密系統(tǒng)的創(chuàng)建力度。如果發(fā)生病毒入侵、文件丟失等問題，企業(yè)便可利用檔案備份系統(tǒng)將受損的檔案及時(shí)找回與恢復(fù)，更好地保障了檔案的完整性、安全性、可靠性，把企業(yè)的損失控制在最低水平，保障企業(yè)的正常經(jīng)營。

2.5 豐富數(shù)字檔案的采集途徑，建立海量檔案信息資源庫和檔案網(wǎng)站

隨著企業(yè)逐漸發(fā)展壯大，檔案部門也必須積極開辟新的檔案信息收集渠道與方式，并且要能輔助相關(guān)部門有效推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，形成完善的檔案數(shù)字資源庫。若想做到對(duì)數(shù)字檔案資料的最大程度應(yīng)用，首先，應(yīng)當(dāng)確保數(shù)字檔案的形成環(huán)境以及整體質(zhì)量，這是取得理想的檔案數(shù)字化建設(shè)效果的基礎(chǔ)。其次，還要?jiǎng)?chuàng)建專門的檔案室，作為存儲(chǔ)、管理數(shù)字化檔案的渠道，確保各項(xiàng)信息的順利傳遞。再次，要對(duì)各種異構(gòu)數(shù)據(jù)庫檔案信息實(shí)行遷移與集成，不斷擴(kuò)大檔案信息資源庫的總規(guī)模。最后，必須選取合適的發(fā)布檔案信息的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)[3]。

在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫期間，可一邊輸入一邊進(jìn)行打印，將卷內(nèi)文件目錄補(bǔ)充完整，同時(shí)檢查輸入資料是否正確，以此保障檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的真實(shí)可靠性。使用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備可做到對(duì)初始文件內(nèi)容的數(shù)字化。部分初始檔案已經(jīng)較為陳舊、破爛，處于隨時(shí)可能損壞的狀態(tài)，只有將其數(shù)字化，方可保證源文件中的關(guān)鍵信息永久留存下來[4-5]。檔案網(wǎng)站和企業(yè)內(nèi)網(wǎng)間建立共享渠道，變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)推送科研檔案編研成果、公司大事記等，充分展現(xiàn)檔案的價(jià)值，創(chuàng)建現(xiàn)行文件的網(wǎng)絡(luò)檢索平臺(tái)，以供相關(guān)人員隨時(shí)查找、閱覽，有序提升辦公自動(dòng)化程度，構(gòu)建有助于企業(yè)長期持續(xù)、健康發(fā)展的環(huán)境。

2.6 構(gòu)建安全高效的防護(hù)體系

保證企業(yè)信息化檔案的安全性，應(yīng)從以下幾點(diǎn)入手。其一，利用先進(jìn)的防護(hù)技術(shù)讓檔案信息更加安全、完整、可靠。其二，要制定健全的檔案資料安全管理機(jī)制，以此防范檔案資料的對(duì)外泄漏，降低各種意外風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來的負(fù)面影響。其三，還要建立機(jī)密信息保密機(jī)制，合理設(shè)置加密權(quán)限、各級(jí)職工查詢權(quán)限、信息數(shù)據(jù)貢獻(xiàn)權(quán)限等，將共享范圍進(jìn)行清晰劃分[6-7]。

3 結(jié)語

隨著科技水平的不斷提高，促使信息、數(shù)字等技術(shù)在各大企業(yè)中廣泛推廣應(yīng)用。檔案資料是記錄企業(yè)發(fā)展歷程、經(jīng)營活動(dòng)等各方面信息的重要載體，能為企業(yè)今后的發(fā)展、重大決策的確定提供參考。所以，檔案管理必須要做到高效、安全，不斷完善數(shù)字化管理制度，還要重視培養(yǎng)有關(guān)管理人員的專業(yè)能力，確保其能滿足新時(shí)代背景下的檔案管理需求。要利用數(shù)字化技術(shù)，建立完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高檔案查閱頻率，帶動(dòng)企業(yè)經(jīng)營效益的提高，實(shí)現(xiàn)企業(yè)更快更好的發(fā)展。