華南師范大學(xué)臨時來校人員身份治理方案

文／喬金秀 陳國華 趙金媖

高校人員除傳統(tǒng)意義上的教職工和學(xué)生以外，均可稱為臨時來校人員。近年來隨著我國高校教育體制改革的不斷發(fā)展和深入，教育產(chǎn)業(yè)化、后勤社會化趨勢日益明顯，大量臨時來校人員進(jìn)入高校，從事教學(xué)科研輔助、后勤保障、交流合作等各種活動。但因其來源復(fù)雜、流動性強(qiáng)等特點(diǎn)，管理難度也隨之增加。此外，教職工和學(xué)生都建設(shè)有對應(yīng)的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，如人事系統(tǒng)、學(xué)生系統(tǒng)，而這些臨時來校人員大多游離于學(xué)校信息系統(tǒng)之外，無法借助信息系統(tǒng)精準(zhǔn)掌握其情況。特別是新冠肺炎疫情暴發(fā)以來，防止疫情向?qū)W校擴(kuò)散、守護(hù)師生平安、維護(hù)校園穩(wěn)定，成為當(dāng)時教育系統(tǒng)最重要的工作。各地高校都在嚴(yán)格落實(shí)疫情防控相應(yīng)措施，高度重視對出入校園的師生員工和各類人員的精準(zhǔn)管控。

基于以上背景，華南師范大學(xué)積極探索信息化手段，高效開發(fā)實(shí)施電子身份注冊中心系統(tǒng)應(yīng)用，滿足對疫情防控期間進(jìn)出校園的臨時來校人員統(tǒng)一規(guī)范、精準(zhǔn)有序的管理要求，織密織牢校園疫情防線，切實(shí)保障校園安全穩(wěn)定。

高校師生及臨時來校人員管理現(xiàn)狀

當(dāng)下，信息技術(shù)已經(jīng)成為學(xué)校提升辦事服務(wù)效率、創(chuàng)新教育教學(xué)模式、促進(jìn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展不可或缺的部分。尤其新冠肺炎疫情暴發(fā)以來，5G、人工智能、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)成為疫情防控的“神兵利器”，在疫情監(jiān)測分析、病毒溯源、防控救治、資源調(diào)配等方面發(fā)揮重要作用。但校園人員管理方面存在的問題也逐漸暴露,主要體現(xiàn)在以下兩個方面。

華南師范大學(xué)

人員管理分散，掌握底數(shù)困難。目前，高校臨時來校人員由學(xué)校各二級學(xué)院和職能部門歸口管理，但因人員來校、離校時間均不固定、流動性強(qiáng)，以及在校期間承擔(dān)的工作業(yè)務(wù)簡單等原因，在實(shí)際日常工作中并未受到業(yè)務(wù)管理部門的重視，也未進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范的管理，相關(guān)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)也并不會將臨時來校人員納入人員管理系統(tǒng)，借助信息化手段統(tǒng)一管理。致使疫情期間高校臨時來校人員管理變成筑牢校園疫情防控安全屏障的死角盲區(qū)，無法切實(shí)做到全覆蓋、無死角、零遺漏。

入校原因不同，權(quán)限分配差異。高校是相對封閉但功能完善的社區(qū)，臨時來校人員出于實(shí)習(xí)培訓(xùn)、交流訪學(xué)、用工就業(yè)等各種原因出入校園，其在校內(nèi)可以使用的校園服務(wù)和權(quán)限也因入校原因不同而各不相同。如何根據(jù)其人員身份類型分配相應(yīng)權(quán)限，規(guī)范其可使用的校園服務(wù)，是困擾各業(yè)務(wù)管理部門的問題。

因此，建設(shè)一個統(tǒng)一的高校臨時來校人員電子身份管理信息系統(tǒng)，全過程掌握高校臨時來校人員出入校園時間動向，成為常態(tài)化高效規(guī)范開展高校臨時來校人員管理工作的必然要求。

高校臨時來校人員身份管理信息系統(tǒng)建設(shè)

通過建設(shè)高校臨時來校人員身份管理信息系統(tǒng)，為校園提供全口徑人員精準(zhǔn)管理與服務(wù)。規(guī)范校園臨時來校人員管理工作，覆蓋高校臨時來校人員進(jìn)校、駐留、離校全過程，實(shí)現(xiàn)臨時來校人員身份注冊、識別、權(quán)限分配統(tǒng)一監(jiān)管，解決高校臨時來校人員臨時訪校駐校“無人管、無法管”問題。

高校臨時來校人員電子身份管理信息系統(tǒng)建設(shè)重點(diǎn)圍繞解決“這是誰，為何來，待多久”的問題，梳理校園臨時來校人員身份并為其提供相應(yīng)校園公共服務(wù)，與網(wǎng)上辦事大廳聯(lián)通，完成電子身份注冊申請審核過程，經(jīng)審核后學(xué)校臨時來校人員電子身份即生效，并同步授予相應(yīng)服務(wù)權(quán)限。

臨時來校人員類型及權(quán)限梳理

華南師范大學(xué)臨時來校人員信息系統(tǒng)建設(shè)工作自2021 年始，通過與學(xué)校后勤處、國際交流合作處、繼續(xù)教育學(xué)院等多個部門調(diào)研溝通，較為全面地梳理了全?？赡苌婕暗呐R時來校人員類型及其應(yīng)用服務(wù)權(quán)限，參見表1。按照工作內(nèi)容和崗位性質(zhì)，梳理出12 類高校常見臨時來校人員類型及常用的校園服務(wù)權(quán)限。

表1 高校常見臨時來校人員類型及服務(wù)權(quán)限

臨時來校人員電子身份注冊申請

系統(tǒng)用戶角色分為三類，包括單位聯(lián)絡(luò)員、校園卡管理員和超級管理員。單位聯(lián)絡(luò)員主要負(fù)責(zé)本單位臨時來校人員電子身份注冊申請、信息錄入、審核結(jié)果查看等；校園卡管理員負(fù)責(zé)管理臨時來校人員申領(lǐng)校園卡事務(wù);超級管理員可查看和管理系統(tǒng)所有字段信息，包括申請批次、申請人、在校有效時期等。

出于信息安全及管理職責(zé)的考慮，臨時來校人員電子身份注冊申請工作統(tǒng)一由歸口管理部門辦公室主任或信息聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)申請。申請及審批過程如圖1 所示。單位聯(lián)絡(luò)員通過統(tǒng)一身份證登錄進(jìn)入電子身份注冊中心，填寫進(jìn)校人員批次、電子身份類別、申請服務(wù)等相關(guān)申請信息，導(dǎo)入臨時來校人員名單、上傳人員來校依據(jù)文件（如掛職文件、勞務(wù)合同、聯(lián)合培養(yǎng)合同、服務(wù)采購合同等），上傳完所有文件后，提交申請，系統(tǒng)將自動觸發(fā)網(wǎng)上辦事大廳發(fā)起審批進(jìn)程。審核人員信息調(diào)用組織架構(gòu)平臺崗位數(shù)據(jù)，審核通過后的人員數(shù)據(jù)同步推送到學(xué)校數(shù)據(jù)中心，并按照申請服務(wù)分配相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)權(quán)限。

圖1 臨時來校人員電子身份申請過程

臨時來校人員數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)展示

臨時來校人員電子身份系統(tǒng)采用統(tǒng)一人員編碼標(biāo)準(zhǔn)，解決臨時來校人員“是誰”的問題，按照模板上傳臨時來校人員姓名、身份證、手機(jī)號等字段以及必要的來校依據(jù)文件，解決“為何來”和“來多久”的問題。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能可以展示各類臨時來校人員分布及相關(guān)權(quán)限授予分配情況，有利于各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，支持快速響應(yīng)學(xué)校臨時來校人員相關(guān)信息數(shù)據(jù)上報、外校人員在校實(shí)踐到期提醒等需求，助力學(xué)校各學(xué)院、部門動態(tài)化更新管理臨時來校人員。

信息系統(tǒng)建設(shè)成效

華南師范大學(xué)臨時來校人員電子身份管理系統(tǒng)開通試運(yùn)行近一年以來，在以下幾個方面取得了較好的成效：其一，實(shí)現(xiàn)臨時來校人員進(jìn)出校園線上申請與審批，讓“師生少跑腿，數(shù)據(jù)多跑路”成為現(xiàn)實(shí)，提升臨時來校人員出入校園申請審批事項(xiàng)辦理效率；其二，高校臨時來校人員在校歷程變得清晰，在校期間不同類型臨時來校人員駐校時間明確、權(quán)限服務(wù)清晰，職能部門管理員或?qū)W校可以通過系統(tǒng)管理模塊清楚掌握本單位所管理的臨時來校人員情況和數(shù)據(jù)；其三，系統(tǒng)具備可視化的臨時來校人員管理臺賬，完整記錄每一批高校臨時來校人員進(jìn)校緣由、在校時間、離校時間、使用服務(wù)等，支持?jǐn)?shù)據(jù)查詢、導(dǎo)出等一系列功能，實(shí)現(xiàn)學(xué)校及職能管理部門對臨時來校人員的總體把控。

高校臨時來校人員電子身份注冊中心系統(tǒng)上線后，系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，已完成對全校38 個二級單位和部門21520 人次的臨時來校人員電子身份管理。系統(tǒng)科學(xué)梳理高校臨時來校人員情況，提高學(xué)校對臨時來校人員管理的工作實(shí)效和監(jiān)管力度，構(gòu)建校級臨時來校人員數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對高校臨時來校人員統(tǒng)一監(jiān)管，提升校園人員全覆蓋管理能力，發(fā)揮信息化支撐校園現(xiàn)代化治理和提升校園公共服務(wù)作用。