TOE框架視角下智慧檔案館建設(shè)路徑研究
——基于24個(gè)綜合檔案館案例的模糊集定性比較分析

張曉娟 潘 珂

（武漢大學(xué)信息管理學(xué)院，湖北武漢，430072）

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)[1］，檔案行業(yè)謀求智慧化轉(zhuǎn)型的迫切性不容忽視。智慧檔案館是以服務(wù)城市建設(shè)、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)大眾為方向[2］，依托智慧技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息感知與服務(wù)泛在化[3］的新型檔案館。目前學(xué)術(shù)層面圍繞智慧檔案館服務(wù)能力[4］、建設(shè)主體與條件[5-6］等方面的細(xì)化研究日漸豐富，但實(shí)踐層面相對(duì)滯后。針對(duì)智慧檔案館建設(shè)困境，已有研究基于技術(shù)、制度、人才等影響因素提出對(duì)策建議[7］，但大多停留在寬泛討論層面，實(shí)證研究較少，且缺乏對(duì)多因素協(xié)同作用機(jī)制的探討。因此，本文擬從技術(shù)-組織-環(huán)境（Technology-Organization-Environment，TOE）框架出發(fā)，構(gòu)建智慧檔案館建設(shè)成效分析框架，基于國(guó)內(nèi)綜合檔案館智慧檔案館建設(shè)項(xiàng)目，運(yùn)用模糊集定性比較分析方法，系統(tǒng)分析驅(qū)動(dòng)高水平智慧檔案館建設(shè)的差異化路徑，為綜合檔案館加快智慧化轉(zhuǎn)型提供參考。

1 研究設(shè)計(jì)

1.1 研究方法與案例選取

定性比較分析方法（QCA）是一種以案例研究為導(dǎo)向的理論集合研究方法。模糊集定性比較分析方法（fsQCA）是QCA的操作方法之一。本文基于綜合檔案館公開招標(biāo)的智慧檔案館建設(shè)項(xiàng)目，選取在行政層級(jí)、建設(shè)水平、地域分布方面具備差異性的24個(gè)案例，包括：青島市檔案館、蘇州市檔案館、太倉(cāng)市檔案館、泰興市檔案館、張家港市檔案館、昆山市檔案館、大同市檔案館、大同市渾源縣檔案館、陽(yáng)泉市礦區(qū)檔案館、唐山市檔案館、邯鄲市永年區(qū)檔案館、石家莊市行唐縣檔案館、銅陵市檔案館、阜陽(yáng)市檔案館、馬鞍山市檔案館、宿州市靈璧縣檔案館、珠海市檔案館、深圳市檔案館、深圳市南山區(qū)檔案館、紹興市上虞區(qū)檔案館、麗水市檔案館、杭州市檔案館、南京市檔案館和四川省檔案館。

1.2 分析框架與變量測(cè)量

TOE框架將影響組織采納技術(shù)創(chuàng)新的因素分為技術(shù)、組織、環(huán)境3 個(gè)層面。[8］本文基于TOE框架構(gòu)建智慧檔案館建設(shè)成效分析框架（見圖1），綜合考慮數(shù)據(jù)可獲得性和案例適用性，設(shè)置變量測(cè)量指標(biāo)。

圖1 智慧檔案館建設(shè)成效分析框架示意圖

（1）條件變量

技術(shù)條件，以是否開設(shè)獨(dú)立門戶網(wǎng)站/微信公眾號(hào)/APP測(cè)量。組織規(guī)模，通過檔案館2023 年度預(yù)算資金測(cè)量。項(xiàng)目投入，采用中標(biāo)合同金額/最新年度預(yù)算資金測(cè)量。合作聯(lián)動(dòng)，以檔案館是否參與跨區(qū)域檔案服務(wù)測(cè)量。政策導(dǎo)向，以檔案館同級(jí)政府政策文件中是否規(guī)劃智慧檔案館建設(shè)作為測(cè)量依據(jù)。行業(yè)支撐，采用2022 年檔案館所在省軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)收入測(cè)量。[9］用戶需求，通過檔案館同級(jí)行政區(qū)人口密度測(cè)量。對(duì)組織規(guī)模、項(xiàng)目投入、行業(yè)支撐、用戶需求4 個(gè)變量，選取樣本數(shù)據(jù)的95%分位值、50%分位值、5%分位值，分別設(shè)為完全隸屬點(diǎn)、交叉點(diǎn)、完全不隸屬點(diǎn)，將數(shù)據(jù)校準(zhǔn)為0～1 的集合隸屬分?jǐn)?shù)。

（2）結(jié)果變量

參照國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》[10］，以數(shù)字檔案館建設(shè)成效間接測(cè)量智慧檔案館建設(shè)成效，構(gòu)建四值模糊集。通過“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”測(cè)試賦值1；通過“國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館”測(cè)試賦值0.67；通過其他類數(shù)字檔案館測(cè)試賦值0.33；否則賦值0。

2 數(shù)據(jù)分析與實(shí)證結(jié)果

2.1 必要性分析

QCA分析首先需要對(duì)各單因素變量做必要性分析，一致性大于0.9、覆蓋度高于0.5 的因素可視為結(jié)果發(fā)生的必要條件。[11］對(duì)于高水平智慧檔案館建設(shè)這一結(jié)果，技術(shù)條件這項(xiàng)前因變量的一致性已超過0.9，覆蓋度高于0.6，可視作其必要條件。

2.2 條件組態(tài)分析

由于樣本容量較小，本文將一致性閾值設(shè)為0.8，案例頻數(shù)閾值設(shè)為1，得到高水平智慧檔案館建設(shè)的復(fù)雜解、中間解和簡(jiǎn)約解。選擇復(fù)雜度適中的中間解，結(jié)合簡(jiǎn)約解進(jìn)行分析。如表1所示，共存在6種條件組態(tài)可以解釋高水平的智慧檔案館建設(shè)結(jié)果。根據(jù)核心驅(qū)動(dòng)條件所屬維度，這6種組態(tài)可以簡(jiǎn)化為4條路徑。

表1 高水平智慧檔案館建設(shè)條件組態(tài)分析

（1）綜合驅(qū)動(dòng)型

該路徑對(duì)應(yīng)S1條件組態(tài)，由技術(shù)、組織、環(huán)境三重維度多個(gè)條件共同驅(qū)動(dòng)。在技術(shù)方面，這類檔案館技術(shù)儲(chǔ)備充足，開通了多樣化的服務(wù)渠道。在組織方面，這類檔案館資金充裕，積極對(duì)外聯(lián)動(dòng)，開展跨區(qū)域、跨行業(yè)合作。例如，杭州市檔案館與高校開展合作，完成“杭州市電子文件中心”項(xiàng)目四期建設(shè)。[12］在環(huán)境方面，這類檔案館所在地?fù)碛邪l(fā)達(dá)的信息產(chǎn)業(yè)和龐大的用戶市場(chǎng)。例如，深圳市檔案館與星火電子、廣通軟件等深圳公司合作打造基于云計(jì)算與大數(shù)據(jù)技術(shù)的“深圳檔案文件平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)電子文件即時(shí)在線歸檔、檔案數(shù)據(jù)全過程監(jiān)督管理和檔案信息資源的共享利用。[13］

（2）“技術(shù)-組織”主導(dǎo)型

該路徑對(duì)應(yīng)S2 條件組態(tài)，對(duì)環(huán)境條件要求不高，主要由技術(shù)和組織條件主導(dǎo)。在技術(shù)方面，這類檔案館通過官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、政務(wù)APP嵌入等方式提供服務(wù)，有一定技術(shù)基礎(chǔ)。在組織方面，這類檔案館的項(xiàng)目投入相對(duì)不足，但預(yù)算資金規(guī)模大，同時(shí)積極參與跨區(qū)域合作，可調(diào)動(dòng)資源充足。例如，唐山市檔案館加入河北省民生類檔案異地跨館查詢利用平臺(tái)，支持省內(nèi)175 家檔案館20 余種民生檔案利用服務(wù)。[14］在環(huán)境方面，這類檔案館主要依靠政策引導(dǎo)形成外部驅(qū)動(dòng)力。例如，南京市檔案局（館）于2011 年發(fā)布《南京市“智慧檔案”建設(shè)規(guī)劃》。[15］

（3）“技術(shù)-環(huán)境”主導(dǎo)型

該路徑對(duì)應(yīng)S3 條件組態(tài)，對(duì)組織條件要求不高，由技術(shù)條件和環(huán)境維度的行業(yè)支撐條件作為核心條件，與其他條件組合呈現(xiàn)三種形式。

S3a組態(tài)的技術(shù)和環(huán)境條件齊全，在組織維度主要依靠合作聯(lián)動(dòng)條件驅(qū)動(dòng)。例如，太倉(cāng)市檔案館于2017年啟動(dòng)智慧檔案館規(guī)劃，依托江蘇省繁榮的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，參與長(zhǎng)三角民生檔案異地查檔便民服務(wù)項(xiàng)目，并接入全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)，建成智慧檔案綜合管控平臺(tái)，開發(fā)出檔案收集整理人工智能輔助等智慧應(yīng)用。[16］

S3b組態(tài)對(duì)組織維度的項(xiàng)目投入條件的要求比S3a更高，對(duì)環(huán)境維度的政策導(dǎo)向條件的要求則更低。例如，張家港市檔案館的政策指引相對(duì)模糊，但人口密度大，本省信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)增長(zhǎng)快，外部環(huán)境良好。張家港市檔案館聯(lián)通張家港市政務(wù)網(wǎng)和蘇州市政務(wù)服務(wù)平臺(tái)提供民生檔案信息服務(wù)，同時(shí)參與長(zhǎng)三角民生檔案異地查檔便民服務(wù)項(xiàng)目，技術(shù)和組織條件充足。目前，張家港市檔案館的電子檔案管理平臺(tái)已實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源的智能化管理和開發(fā)利用。[17］

S3c組態(tài)的技術(shù)條件和環(huán)境條件齊全，但項(xiàng)目投入條件相對(duì)不足。例如，紹興市上虞區(qū)檔案館建設(shè)項(xiàng)目投入相比其資金規(guī)模較低，但2020 年已被列入浙江省檔案工作試點(diǎn)[18］，該省信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)發(fā)達(dá)，外部環(huán)境優(yōu)越；同時(shí)提供展廳VR、鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖集等特色服務(wù)，并關(guān)聯(lián)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)，技術(shù)條件充分。目前，上虞區(qū)檔案館已建成智慧檔案核心業(yè)務(wù)管理平臺(tái)、綜合政務(wù)服務(wù)平臺(tái)和安全管控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理智慧化。

（4）“組織-環(huán)境”主導(dǎo)型

該路徑對(duì)應(yīng)S4條件組態(tài)，對(duì)技術(shù)條件要求不高，由組織、環(huán)境條件主導(dǎo)。例如，銅陵市檔案館僅支持現(xiàn)場(chǎng)查檔，技術(shù)條件有限，但其環(huán)境條件較為優(yōu)越：智慧檔案館建設(shè)項(xiàng)目是“數(shù)字銅陵”的重要組成部分[19］；所在省份是新一代信息技術(shù)創(chuàng)新產(chǎn)業(yè)聚集地。目前，銅陵市檔案館已建設(shè)涵蓋局域網(wǎng)數(shù)字檔案館核心業(yè)務(wù)平臺(tái)、政務(wù)網(wǎng)電子檔案接收平臺(tái)和互聯(lián)網(wǎng)檔案信息服務(wù)平臺(tái)三網(wǎng)一體的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

2.3 穩(wěn)健性檢驗(yàn)

將案例一致性閾值由0.8 提高至0.85 進(jìn)行穩(wěn)健性檢驗(yàn)。新的組態(tài)結(jié)果數(shù)量與原結(jié)果一致。在不考慮缺失條件的情況下，每條路徑的條件組合和原路徑基本一致，可視作具有穩(wěn)健性。

3 結(jié)論與建議

3.1 結(jié)論

高水平智慧檔案館建設(shè)是多因素驅(qū)動(dòng)的結(jié)果。建設(shè)路徑都是技術(shù)、組織、環(huán)境三重維度多個(gè)條件的組合，表明是共同發(fā)揮作用的，單一條件無法直接決定智慧檔案館建設(shè)水平。技術(shù)條件構(gòu)成高水平智慧檔案館建設(shè)的必要條件，但不構(gòu)成充要條件。在所有高水平智慧檔案館建設(shè)路徑中，有且僅有一種組態(tài)（S4）不包含技術(shù)條件，表明技術(shù)條件是影響智慧檔案館建設(shè)水平的關(guān)鍵因素，但在技術(shù)積累不足的情況下，仍然存在建設(shè)高水平智慧檔案館的可能性。

組織條件參與所有高水平智慧檔案館建設(shè)路徑，但僅在部分路徑中構(gòu)成核心條件。其中，合作聯(lián)動(dòng)在三種組態(tài)（S1、S2、S4）中構(gòu)成核心條件，在兩種組態(tài)（S3a、S3b）中構(gòu)成邊緣條件。組織規(guī)模在三種組態(tài)（S1、S2、S4）中構(gòu)成核心條件，在一種組態(tài)（S3c）中構(gòu)成邊緣條件。項(xiàng)目投入不構(gòu)成核心條件。這在一定程度上表明，合作聯(lián)動(dòng)、組織規(guī)模、項(xiàng)目投入對(duì)智慧檔案館建設(shè)成效的影響依次降低。

環(huán)境條件在絕大多數(shù)高水平智慧檔案館建設(shè)路徑中構(gòu)成核心條件。其中，行業(yè)支撐在除S2 以外的所有組態(tài)中構(gòu)成核心條件。用戶需求作為邊緣條件與行業(yè)支撐同時(shí)存在，表明市場(chǎng)需求和市場(chǎng)供應(yīng)共同發(fā)揮驅(qū)動(dòng)效應(yīng)，但需求方的影響較為隱蔽。政策導(dǎo)向不構(gòu)成任一核心條件，表明該條件的影響相對(duì)較弱。

3.2 建議

（1）技術(shù)先行，搭建智慧檔案館的數(shù)字底座

物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等智慧技術(shù)的應(yīng)用是區(qū)分智慧檔案館和數(shù)字檔案館的重要標(biāo)志。智慧檔案館的技術(shù)轉(zhuǎn)型路線主要有兩種。一是重點(diǎn)突破單項(xiàng)或多項(xiàng)智慧技術(shù)應(yīng)用，逐步實(shí)現(xiàn)全面升級(jí)改造。在用戶端，應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的檔案查借閱服務(wù)和信息咨詢服務(wù)進(jìn)行移動(dòng)化改造。結(jié)合用戶畫像和數(shù)據(jù)分析，開發(fā)智慧服務(wù)的創(chuàng)新形式，如智能問答、精準(zhǔn)推送等。在管理端，應(yīng)以檔案資源為核心，重點(diǎn)對(duì)檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行智能化改造，并與檔案數(shù)字化、智慧庫(kù)房管理等工作銜接。在此基礎(chǔ)上，可結(jié)合人工智能技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，將智慧技術(shù)進(jìn)一步嵌入檔案鑒定、編研。二是數(shù)字化和智慧化改造并行，實(shí)現(xiàn)服務(wù)和管理形態(tài)跨越式變革。信息化進(jìn)度相對(duì)落后的綜合檔案館，可嘗試直接向智慧檔案館模式過渡。全館改造涉及經(jīng)費(fèi)、人員、制度等各方資源協(xié)調(diào)，需要全面統(tǒng)籌和科學(xué)規(guī)劃。例如，銅陵市檔案館明確以“國(guó)家級(jí)示范數(shù)字檔案館”為目標(biāo)，設(shè)計(jì)實(shí)施精細(xì)的智慧檔案館建設(shè)方案。此外，一些具備信息化基礎(chǔ)的檔案館可以新館建設(shè)為契機(jī)，提出智慧檔案館的全面構(gòu)想。例如，唐山市檔案館在新館規(guī)劃階段確定智慧建設(shè)方案，繞過舊館的路徑依賴問題。

（2）取長(zhǎng)補(bǔ)短，打造智慧檔案館的特色范式

智慧檔案館建設(shè)需要達(dá)到技術(shù)、組織、環(huán)境條件的總體均衡，具體實(shí)施應(yīng)遵循兩項(xiàng)原則。一是敢想敢為，靈活借勢(shì)突破先天條件桎梏。檔案館要把握智慧轉(zhuǎn)型的浪潮，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，邊建設(shè)邊探索。組織條件不足的中小型檔案館，可通過爭(zhēng)取政策扶持、聯(lián)通區(qū)域信息化平臺(tái)等方式減少成本投入，以館際合作等方式融入智慧檔案生態(tài)網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)組織彈性。環(huán)境驅(qū)動(dòng)力不足的基層檔案館，可跳出本級(jí)政策指引和供需市場(chǎng)限制，依托組織資源傾斜向外、向上尋求合作。技術(shù)力量不足的檔案館，可通過服務(wù)外包、區(qū)域平臺(tái)托管等方式提高效率；也可通過人才引進(jìn)、聯(lián)合創(chuàng)新等方式逐步扭轉(zhuǎn)技術(shù)劣勢(shì)。二是因地制宜，立足實(shí)際探索智慧轉(zhuǎn)型路徑，檔案館智慧轉(zhuǎn)型方案應(yīng)與自身?xiàng)l件相當(dāng)。例如，業(yè)務(wù)范圍較窄的檔案館可選擇嵌入本地政務(wù)平臺(tái)或設(shè)置單一入口提供線上服務(wù)，而不是開發(fā)機(jī)器人提供現(xiàn)場(chǎng)幫助。在宏觀角度，檔案館應(yīng)服務(wù)地區(qū)建設(shè)開展智慧轉(zhuǎn)型。例如，深圳市南山區(qū)檔案館以服務(wù)大灣區(qū)發(fā)展為目標(biāo)，開展智慧檔案館建設(shè)。