■劉淑妮

習(xí)近平總書記在黨的二十大報告中指出，教育、科技、人才是全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性支撐。記錄好、留存好、保管好、利用好高校檔案資源，是構(gòu)建國家整體性、基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性檔案資源的重要組成部分。按照中辦、國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，面對新形勢、新任務(wù)和新挑戰(zhàn)，高校檔案館如何立足工作場景和自身的檔案特點，抓住機遇直面挑戰(zhàn)，提升高校檔案治理能力，對于充分發(fā)揮好高校檔案服務(wù)國家教育戰(zhàn)略、立德樹人等核心功能具有深遠意義。 基于此，著眼于高校檔案管理“四大體系”建設(shè)，從“收管存用”基本職能出發(fā)，精心擬制調(diào)研問卷（共計50 道題，選擇+簡答，涉及檔案工作的方方面面），通過網(wǎng)絡(luò)在線向全國C9、211 及高職類不同層次和水平的學(xué)校發(fā)出，共收回有效問卷54 份，對簡答題并輔以電話二次訪談的方式，能夠較為深入、真實、系統(tǒng)地厘清我國高校檔案工作目前的管理現(xiàn)狀、總體水平及制約其發(fā)展的關(guān)鍵因素，下面將多維度進行客觀分析，以求探索新時代高校場景下檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的新路徑，以期為營造良好的高校檔案治理生態(tài)建言獻策。

一、高校檔案工作調(diào)研總體現(xiàn)狀

目前，高校檔案工作整體處于平穩(wěn)發(fā)展、總體向好的態(tài)勢。上級主管部門的聯(lián)合執(zhí)法檢查、兄弟高校間的友好交流互鑒，很好地促進了高校檔案工作整體水平的提升，尤其對一些高職類院校，明確和健全了檔案分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案組織機構(gòu)的建立，極大促進了檔案館（室）軟硬件、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，有的學(xué)校甚至實現(xiàn)了檔案工作從無到有的突破與進步。高校檔案工作整體把牢了“堅持黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，黨管檔案”的政治方向，基本確立了“檔案集中統(tǒng)一管理、檔案部門歸口負責(zé)、全校各方面共同參與”的工作協(xié)同機制，但執(zhí)行情況不一，如部門立卷制度，20%高校反饋優(yōu)秀，72%良好，8%較差。并且隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷沖擊與影響，高校檔案人創(chuàng)新的理念、思維、工作方式等，還沒完全跟上時代發(fā)展變化的步伐，能夠適應(yīng)新時代的復(fù)合型檔案人才甚為缺乏。如今，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)進入常規(guī)、成熟的運行軌道，而對于電子文件的歸檔探索整體較為落后；館藏資源結(jié)構(gòu)不夠多樣化，滿足于日常性檔案收集的現(xiàn)象較為普遍，從而疏于特色檔案的收集；“檔案管理系統(tǒng)”建設(shè)更新較慢，不能很好地滿足聲像、人事、學(xué)生等各類電子文件的集成管理需求；檔案主動服務(wù)意識不夠，服務(wù)方式和內(nèi)容較單一，與信息技術(shù)的融合應(yīng)用性較差；《中華人民共和國檔案法》的貫徹實施力度、落地成效還不顯著，內(nèi)部制度體系建設(shè)較為滯后，依法治檔能力亟待提升。

二、高校檔案管理存在的突出問題分析

（一）體制機制不健全，檔案意識有待于進一步提升

調(diào)研反饋，高校檔案工作主動融入學(xué)校的中心工作、大局的服務(wù)意識還較低，缺乏話語權(quán)，沒有形成自上而下高度重視檔案工作的良好氛圍。一些高校檔案工作因不受重視，人、財、物的配備與支撐不能滿足現(xiàn)實工作需要和時代要求，人員普遍短缺，經(jīng)費投入有限，檔案館室建設(shè)缺乏整體性、系統(tǒng)性、長遠性的規(guī)劃，紙質(zhì)檔案實體庫房面積捉襟見肘，電子檔案庫房建設(shè)更是遙不可期，庫房設(shè)備設(shè)施不能完全滿足國家標準“十防”要求等。另外，檔案工作缺乏頂層設(shè)計、總體戰(zhàn)略規(guī)劃部署，與學(xué)校其他業(yè)務(wù)工作同規(guī)劃、同部署的協(xié)同性還不高，檔案“信息孤島”現(xiàn)象普遍存在，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件在線歸檔機制不暢通。檔案工作的激勵機制、考核機制、學(xué)習(xí)機制等不是很健全，從而導(dǎo)致檔案工作大網(wǎng)絡(luò)的活力并沒有完全激發(fā)出來，檔案人員的職業(yè)認同感、使命感、責(zé)任感意識有待于進一步深化和增強。

（二）檔案人員素養(yǎng)不能很好地滿足新時代檔案工作需求，檔案隊伍建設(shè)亟待提升

總體而言，檔案館人員學(xué)歷水平整體較高：部分C9 高校有博士的引入，絕大多數(shù)高校碩士已占據(jù)主體，本科成為最低門檻。然而調(diào)研反饋，各校都不同程度存在缺編情況，尤以高職和三本院校比較突出。各部門兼職檔案員變動比較頻繁，不利于檔案業(yè)務(wù)的開展。且隨著檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的逐漸深入，人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理、知識結(jié)構(gòu)單一、檔案信息化等高層次人才缺失成為典型問題。另外，檔案工作人員仍存在思想僵化、固守經(jīng)驗主義現(xiàn)象，對檔案工作目前所面臨的嚴峻挑戰(zhàn)和百年未有之機遇認識不深刻，缺乏自主深入系統(tǒng)學(xué)習(xí)的意識，日常接受高端培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機會也比較少，單位人才培養(yǎng)機制也不健全，故而守正創(chuàng)新意識差，不能較好地滿足新時代檔案工作業(yè)務(wù)需求，一定程度上制約了高校檔案事業(yè)的高質(zhì)量創(chuàng)新發(fā)展。

（三）重要特色檔案資源建設(shè)重視程度不夠，實踐管理水平不高

對于習(xí)近平總書記對檔案工作的重要批示中所強調(diào)的紅色檔案、重大活動、突發(fā)事件、重大工程、重大科研項目、名人檔案等重視程度和歸集力度還不夠，由于人力有限，此類檔案的歸集機制普遍不健全，前端介入、全程管理的主動服務(wù)思維意識不夠，一般也無專人進行收集，而是分解在各類業(yè)務(wù)檔案人員手里，常態(tài)化廣泛收集機制并未建立，更多是集中性、階段性、突擊式收集，此類檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督培訓(xùn)指導(dǎo)相對缺失，導(dǎo)致此類檔案資源建設(shè)相對薄弱。另外對其管理仍處于初探期，即使已建立專題管理的高校，更多的是專題目錄管理，極少數(shù)建立了專題數(shù)據(jù)庫管理，經(jīng)驗總結(jié)、理論升華做的還不夠，規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的水平有待在實踐中進一步提升。

（四）檔案信息化、智慧化水平不高，影響制約了檔案的服務(wù)水平和效能

“存量數(shù)字化、增量電子化”是體現(xiàn)檔案信息化水平的主要因素。調(diào)研反饋，目前高校數(shù)字化率的分布情況（圖1）：30%～70%居多，因受限于經(jīng)費，整體偏低，多數(shù)是優(yōu)先考慮查閱量較大的學(xué)籍檔案，應(yīng)急性強。在“增量電子化”開展方面，高校電子文件歸檔的主要內(nèi)容及方式如圖2 所示。因為電子簽名和電子簽章在高校仍處于探索使用之中，并未廣泛性開展，真正實現(xiàn)原生電子文件歸檔的高校寥寥無幾，行進在“示范性數(shù)字檔案館”探索的幾所高校實現(xiàn)了OA、學(xué)籍系統(tǒng)、新聞網(wǎng)頁等信息采集，有的給業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)做了離線鏡像備份。對于郵件、微信、微博、社交媒體的在線歸檔普遍未開展。因電子文件歸檔實踐相對滯后，故絕大多數(shù)高校并未依據(jù)國家相關(guān)法規(guī)建立適應(yīng)自身的《電子文件歸檔管理辦法》，未建立清晰的整理規(guī)范及移交接收操作流程。在智慧化服務(wù)方面，照片、錄音、錄像檔案基本未開展數(shù)據(jù)化，數(shù)據(jù)挖掘、知識推送、人工智能等技術(shù)并未在高校內(nèi)真正得以應(yīng)用。這些都嚴重制約了高校檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和效能，影響高校檔案現(xiàn)代化的進程。

圖1 高校檔案數(shù)字化率分布

圖2 高校電子文件歸檔的主要內(nèi)容及方式

（五）檔案文化意識淡薄，開發(fā)和傳播形式單一，文化育人功能發(fā)揮不充分

檔案文化建設(shè)是提升檔案部門社會地位的“軟實力”。調(diào)研反饋，高校整體檔案文化意識還不是很高，“重整理、輕開發(fā)”仍然存在，尤其在尋求檔案工作和學(xué)校中心、重點工作結(jié)合點方面能力欠缺。檔案校史編研力量薄弱，研究力量主要依賴于繁忙的檔案業(yè)務(wù)人員以及少量的校史研究人員，善于借力、合作開發(fā)的意識和能力也明顯不足。缺乏大眾傳播意識和網(wǎng)絡(luò)移動意識，開發(fā)和傳播形式較顯單一，僅從每年“6·9”國際檔案日的宣傳形式來看，舉辦展覽仍是主流，對于新型的諸如微博、微視頻、微電影、廣播電視片、大講堂、網(wǎng)絡(luò)專題片等探索創(chuàng)新利用意識和能力還不夠，應(yīng)用較少，很難滿足和適應(yīng)新時代受眾的心理需求和多元口味。另外，在紅色檔案資源的梳理、摸底和規(guī)范化管理方面做的還不到位，檔案資源的整合和開發(fā)能力也不足，文化精品產(chǎn)出較少，檔案文化鑄魂培根育人功能發(fā)揮不充分。

三、高校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的實現(xiàn)路徑探討

（一）順應(yīng)新時代，樹立檔案工作新思維

思維決定認知，認知決定行為，行為決定結(jié)果。處于變革轉(zhuǎn)型攻堅期的高校檔案工作，在深度聚焦“四個好”“兩個服務(wù)”目標要求時，應(yīng)開闊和轉(zhuǎn)變思維。

1.創(chuàng)新思維

如今檔案工作的內(nèi)外環(huán)境、工作對象、技術(shù)方法和社會需求都迅速在迭代變化，顯然原有的檔案管理理論、制度及工作機制已不合時宜，檔案人需要在勤勉的理論學(xué)習(xí)和扎實的業(yè)務(wù)實踐中不斷探索能夠適應(yīng)新時代檔案工作的新理論、新思維和新方法，從而不斷開拓高校檔案業(yè)務(wù)管理的新疆域、新境界和新地位。

2.前端介入和先行思維

摒棄檔案工作是“末端”的傳統(tǒng)思維，建立先行介入、前端控制的思維，使檔案工作先于一步，提前謀劃和思考，走在前面，搶占先機，在主動作為中贏得領(lǐng)導(dǎo)、師生、校友和社會對檔案工作的重視和尊敬。如收集業(yè)務(wù)指導(dǎo)的主動前端介入，踐行“文檔一體化”思維；戰(zhàn)略性考量做好檔案信息安全的異質(zhì)異地備份；圍繞中心和大局，主動開展各類檔案匯編，為領(lǐng)導(dǎo)決策、文化建設(shè)、學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供有力的參考等。

3.“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案思維

互聯(lián)網(wǎng)正在引領(lǐng)和創(chuàng)新各行各業(yè)發(fā)展“新常態(tài)”，檔案人要順勢而為，建立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”戰(zhàn)略思維，善于利用網(wǎng)絡(luò)開展在線收集、簡化整理、線上業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)；利用新網(wǎng)絡(luò)媒體宣傳好檔案工作、檔案人和檔案背后的故事；善用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源的整合、集成、共享和發(fā)布，讓“一站式”檔案服務(wù)更為深入；善于利用人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、主動推動等信息技術(shù)推動檔案的知識服務(wù)，從而讓信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為檔案工作插上“飛翔”的翅膀。

4.合作、協(xié)同、聯(lián)動思維

在破解檔案工作中的各種難題時，檔案部門要善于借勢借力，以此擴大檔案館的力量、技術(shù)和智慧，在深化協(xié)作中提升檔案服務(wù)效能，擴大檔案社會影響力，達到共贏。在加強檔案部門自身本領(lǐng)和能力的同時，積極打造檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)“大協(xié)同”的工作矩陣：以全局思維、“以人民為中心”思維構(gòu)建檔案資源體系，通過系統(tǒng)搭建整體平臺推進檔案信息化建設(shè)進程，以跨館、跨專業(yè)、跨區(qū)域等不同形式的項目合作促進檔案資料的豐富、檔案編研和科技創(chuàng)新，委托第三方檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu)來推動檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化、智慧化服務(wù)，與宣傳部門、博物部門、校史中心、校友部等合作推動檔案的開發(fā)與利用等。在主動中尋求支持者、援助者、后援者，不斷擴大和滲透檔案意識到學(xué)校、社會的各個方面和各個角落[1]。

（二）以檔案治理現(xiàn)代化，引領(lǐng)和推動高校檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

檔案治理體系是推動檔案工作走向依法治檔的重要保障和必然要求，也是創(chuàng)新檔案工作的現(xiàn)實需要，是“四個體系”之綱，高校檔案館應(yīng)以大學(xué)治理為著力點和契合點，建立多元主體協(xié)同的檔案治理理念，讓高校檔案治理走向法制化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和精細化[2]。

1.健全檔案管理、信息化體制機制

首先要堅持黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加強黨建引領(lǐng)，促進黨建和業(yè)務(wù)融和，強化和落實校黨委和各基層黨委的領(lǐng)導(dǎo)和主體檔案工作責(zé)任制，構(gòu)建檔案工作協(xié)同治理大網(wǎng)絡(luò)，將檔案工作納入學(xué)校和各基層單位的規(guī)劃、計劃及經(jīng)費預(yù)算里，優(yōu)化檔案工作考核評價機制，建立定期或及時研究解決檔案工作重點問題的常態(tài)化機制[2]。另外，新形勢下檔案工作更需胸懷“國之大者”，統(tǒng)籌謀劃，做好頂層設(shè)計，上下貫通，并要跳出檔案看檔案，跳出學(xué)校審視檔案工作，將檔案工作置身于國家、社會和學(xué)校發(fā)展全局的角度去思考、部署和謀劃。高校檔案部門要加強與信息技術(shù)部門、保密部門、各業(yè)務(wù)部門間的工作協(xié)同，應(yīng)積極主動為檔案信息化建設(shè)不斷向上發(fā)聲、造勢、找盟友，健全檔案信息化管理制度，完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和條件，建立部門協(xié)同、區(qū)域協(xié)同、行業(yè)協(xié)同的多元主體共治的檔案治理思維[3]。

2.完善檔案法規(guī)制度體系

2008 年頒布實施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，是專門針對高校檔案事業(yè)發(fā)展出臺的指導(dǎo)性法規(guī)，隨著時代的發(fā)展，一些條款已不合適宜，期待教育部和國家檔案局能聯(lián)合出臺新規(guī)，相信此規(guī)指日可待。此外，對照國家層出不窮的普適性的各項法規(guī)、規(guī)章、行政性規(guī)范等，高校應(yīng)立足業(yè)務(wù)實踐，配套做好高校檔案管理制度的“立改廢”，尤其要加強電子文件、檔案開放、新型社交檔案、科研檔案等方面的制度供給，保障制度體系完備、運行有效、內(nèi)容科學(xué)，并充分利用“6·9”國際檔案日等重要時間節(jié)點，利用各種宣傳渠道和平臺，積極做好以《檔案法》為基礎(chǔ)的各項法規(guī)的普法解讀，建立依法治檔的思維。

3.實施分級分層次的監(jiān)督指導(dǎo)

業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督是保障檔案治理的“硬手段”，檔案館可針對各歸檔部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容、不同需求及輕重緩急等，實施分級分層次的分類治理和精準治理，尤其加強對永久性保存的紅色檔案、偉大復(fù)興奮斗歷史的新征程檔案、機構(gòu)發(fā)生變動、撤銷、合并、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等情形檔案、重大活動和突發(fā)事件、重大建設(shè)工程、重大科研項目、校區(qū)域性特色檔案等重點檔案的監(jiān)督管理，在謀全局時力求“抓重點解痛點，破難點疏堵點”。

4.運用現(xiàn)代化手段，探索檔案治理智模式

隨著區(qū)塊鏈、人工智能、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)在檔案工作中的縱深發(fā)展，努力將檔案工作融入各項業(yè)務(wù)全流程，做好跟蹤管理，利用科技手段逐步探索檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)督指導(dǎo)，利用數(shù)字監(jiān)督倒逼檔案業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化，不斷推動高校檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化和精細化，注重師生校友包括大眾用戶檔案體驗感的提升[1]。未來前端控制和在線監(jiān)督指導(dǎo)必將成為高校檔案館的一項重要業(yè)務(wù)職能。

5.加強檔案專業(yè)人才的治理，提升檔案智力支撐

深化人才培養(yǎng)機制建設(shè)，在“黨建+業(yè)務(wù)”的融合互促中，著力培養(yǎng)政治素養(yǎng)高、知識豐富、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理的創(chuàng)新型人才。定期舉辦和組織各種不同主題的檔案學(xué)術(shù)交流活動、檔案技能大賽、檔案優(yōu)秀成果、科技項目申報、學(xué)術(shù)成果評選等活動，一方面激發(fā)檔案人才建立終身學(xué)習(xí)、持續(xù)追求自我提升的內(nèi)驅(qū)力，另一方面為檔案工作者不斷創(chuàng)造錘煉、提升和展示的平臺，加強對國家“三支人才”和省級檔案專家智庫人才的培養(yǎng)輸出，不斷激發(fā)檔案人的自我認同感、使命感和責(zé)任感。

（三）強基固本，夯實檔案資源體系建設(shè)

檔案資源體系建設(shè)是檔案工作的戰(zhàn)略基礎(chǔ)和核心。信息時代大背景下，檔案資源建設(shè)的內(nèi)涵不斷被豐富和延展，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對檔案資源體系建設(shè)提出了新要求。

1.擴大立檔單位范圍，完善歸檔內(nèi)容

在人力等各方面條件允許的情況下，樹立“大檔案觀”和“大視角”，對全校立檔單位盡可能做到“全覆蓋”，所收集內(nèi)容要全面反映各機構(gòu)職能的面貌，尤其要關(guān)注機構(gòu)職能發(fā)生變化、合并、撤銷、新成立機構(gòu)等情形下檔案的監(jiān)督管理，以及本單位所參與的合作性、與學(xué)校發(fā)展密切相關(guān)的其他檔案材料，做好及時跟進，形成“前端控制，中端引導(dǎo)，后端嚴控”的全過程閉環(huán)管理。

2.加快檔案資源的數(shù)字轉(zhuǎn)型

逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系，扎實穩(wěn)步推進“存量數(shù)字化”，過渡期可要求歸檔單位將紙質(zhì)和數(shù)字化的電子版一并進行歸檔移交。同時大力推進“增量電子化”，日常電子文件收集要注意載體和形式的多樣性：照片、音視頻、社交媒體、網(wǎng)頁、郵件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)等，對于新型的電子文件要勇于開展探索研究，加快提升檔案數(shù)字資源占比。有條件的高校，積極申報省級或國家級數(shù)字檔案館，以數(shù)字檔案建設(shè)為契機，尤其在信息化建設(shè)經(jīng)費保障、頂層設(shè)計、規(guī)劃引領(lǐng)等方面更要加強，以前端控制和全生命周期管理理論為指導(dǎo)，完善電子文件在線歸檔體制機制，強化業(yè)務(wù)系統(tǒng)全流程一體化數(shù)據(jù)歸檔的要求，逐步推進OA、學(xué)籍、采招、外事、科研等主要業(yè)務(wù)全流程線上管理，讓業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接逐漸成為電子文件歸檔的主導(dǎo)方式之一。

3.優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)

尤其加強對更能反映學(xué)校改革發(fā)展和精神風(fēng)貌的檔案如重大活動、突發(fā)事件、脫貧攻堅、重大工程、重大科研項目、口述檔案、名人檔案、學(xué)生檔案、黨史教育等重點收集，結(jié)合實際建立相應(yīng)專題目錄或?qū)ｎ}數(shù)據(jù)庫管理。加大檔案征集力度，健全檔案價值鑒定和評估機制，逐步打造具有自身學(xué)校特色的館藏資源體系，為深化檔案資源的開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

4.加強檔案資源質(zhì)量管控

按照國家要求，全面推行檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度，優(yōu)化檔案工作流程。強化業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)常態(tài)化，以線上+線下、常規(guī)性和專題性、集中性和針對性、口頭和書面等相結(jié)合的多元收集和指導(dǎo)方式，不斷深化檔案業(yè)務(wù)人員和歸檔部門間的了解、共情和協(xié)作，規(guī)范建檔，提升高校資源建設(shè)的質(zhì)量。深化檔案館內(nèi)部全宗指南、大事記、檢索工具、服務(wù)指南等的編制，提升內(nèi)容管理水平。

5.拓展征集方式，保管好利用好紅色檔案

向內(nèi)加強對館藏紅色檔案資源的梳理，在加大紅色檔案資源的多元開發(fā)中進一步豐富資源；向外多舉措加大檔案征集力度，加強高校館際協(xié)同、跨行業(yè)館際、跨系統(tǒng)同系列紅色檔案資源的共享融合與集成，建立紅色檔案專題目錄和數(shù)據(jù)庫，強化對其進行規(guī)范化、系統(tǒng)化和標準化管理[4]。

（四）數(shù)字賦能，讓檔案信息服務(wù)更便捷、更高效、更智能、更開放

實施“大服務(wù)”戰(zhàn)略，穩(wěn)步做好“存量數(shù)字化，增量電子化”，協(xié)力推動數(shù)字檔案館建設(shè)，同時要深化網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段和依托，引領(lǐng)檔案工作服務(wù)走向數(shù)字化、智慧化、網(wǎng)絡(luò)化，大力提升利用者的滿足感、獲得感和幸福感。

1.建立健全檔案開放工作制度和機制

檔案館應(yīng)樹立開放包容思維，健全檔案開放審核機制，明確開放的條件、方式、范圍和程序等，并積極將人工智能、知識圖譜等技術(shù)融入檔案的開放鑒定中，回應(yīng)師生校友和社會大眾關(guān)切，分期分批穩(wěn)步推進檔案的目錄和全文開放審核，并通過網(wǎng)站或其他方式予以公布，使檔案服務(wù)更加開放。

2.打造數(shù)字服務(wù)場景

利用信息識別技術(shù)，加強館藏文書、科技、照片、音視頻、實物等逐步數(shù)據(jù)化，讓檔案全文變?yōu)榭勺R別的數(shù)據(jù)信息，在實現(xiàn)原始的多源異構(gòu)檔案信息整合的同時，積極探索數(shù)據(jù)挖掘、語義關(guān)聯(lián)、知識圖譜、用戶畫像等技術(shù)在深層次加工和服務(wù)方面的應(yīng)用，對檔案中的顯性和隱性知識進行深度挖掘和組織，實現(xiàn)全文檢索、主題編研、知識重組，構(gòu)建既相互獨立又相互關(guān)聯(lián)的檔案知識網(wǎng)絡(luò)庫[5]，以實現(xiàn) “查一知多”的智慧化、集成化、知識化、個性化的服務(wù)，并可在服務(wù)中適當(dāng)融入智能觸發(fā)、感應(yīng)和響應(yīng)功能[2]。高校應(yīng)緊跟時代之勢，做好知識服務(wù)轉(zhuǎn)型。

3.堅持“以師生校友、學(xué)校發(fā)展為中心”的服務(wù)理念

檔案服務(wù)效能要好，除了借助信息手段之外，檔案人練好“內(nèi)功”亦同等重要。秉承服務(wù)學(xué)校“中心工作和大局”的方針，檔案利用人員要盡可能對館藏做到了然于胸，能精準把握用戶的需求和信息之間的關(guān)聯(lián)，練就應(yīng)對各種各類查檔服務(wù)的能力，不斷優(yōu)化服務(wù)機制，嚴格推行首問負責(zé)制和限時辦結(jié)制。對于情況復(fù)雜緊急或系統(tǒng)性強的緊急查檔，建立協(xié)同查檔機制，急師生校友所急，切實將“我為師生校友辦實事”落到實處[5]。

4.建立查檔利用登記及追蹤服務(wù)制度

對于典型性檔案應(yīng)用案例，主動全過程跟蹤，建立“典型案例庫”，為檔案職能的充分發(fā)揮積聚宣傳的生動素材。針對不同用戶群體利用檔案的數(shù)據(jù)分析情況，預(yù)見性地、用心地、主動地開展檔案匯編工作，不斷拓寬檔案服務(wù)范圍。

5.不斷創(chuàng)新和優(yōu)化服務(wù)方式

在窗口、郵箱、電話查檔的同時，積極開展公眾號預(yù)約、遠程查檔、館際間協(xié)同查檔等線上服務(wù)模式，創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，推進便捷、智能的“一站式”“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案服務(wù)。簡化檔案利用流程，實現(xiàn)檔案服務(wù)“一次辦、簡化辦、馬上辦”，在主動服務(wù)中最大化激發(fā)檔案對學(xué)校發(fā)展的“綜合貢獻力”[6]。

（五）以“大安全觀”，全方位筑牢檔案安全防線

檔案安全是檔案工作的生命線，應(yīng)時刻繃緊檔案安全之弦，不可有須臾之放松。

1.堅持底線思維

堅決貫徹好國家整體安全觀，樹立“安全第一”的思想，增強憂患意識，做到居安思危，嚴格落實檔案安全工作責(zé)任制，健全檔案安全相關(guān)管理制度，扎實做好檔案安全風(fēng)險隱患排查整治和評估，提升檔案安全突發(fā)事件應(yīng)急處置能力，健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系[4]。

2.加強檔案館庫的建設(shè)與管理

館庫面積緊張是高校普遍面臨的共性問題，有條件的可以按照《檔案館建設(shè)標準》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》去申請館舍，保障一定時期內(nèi)檔案工作的需要。加強檔案安全設(shè)施的建設(shè)，完善檔案庫房內(nèi)控制度，健全檔案庫房的日常管理和檔案流動過程中安全監(jiān)督管理，加強檔案數(shù)字化服務(wù)外包的實時監(jiān)管，著力實現(xiàn)檔案安全管理精細化。

3.確保實體檔案的安全管理

對出現(xiàn)破損、褪色、字跡擴散、霉變等實體檔案要及時進行搶救性修復(fù)和保護，對需要倒帶的膠片、磁帶要定期進行倒帶，以防粘連，對老舊的音視頻及時進行數(shù)據(jù)化。積極利用國家檔案保護與開發(fā)政策，爭取檔案最大化保護、開發(fā)、傳承。

4.確保檔案數(shù)據(jù)信息的絕對安全

大力提升檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備安全水平，健全檔案網(wǎng)絡(luò)、檔案數(shù)字資源和檔案信息系統(tǒng)的安全保密防護體系，實現(xiàn)系統(tǒng)和信息的可管可控。條件允許之下，可積極嘗試區(qū)塊鏈、人臉識別、指紋識別、條碼管理、水印防偽、電子文件封裝、信息防火墻等先進信息技術(shù)的應(yīng)用。

5.扎實做好檔案數(shù)字資源的備份

完善備份機制，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字資源的完整備份，重要電子檔案要做好完整、離線、多套、異地、異質(zhì)的備份要求，積極探索加密存儲、云存儲、藍光存儲、數(shù)字縮微、數(shù)字膠片等數(shù)據(jù)備份的新途徑，亦可在高校館際間結(jié)盟，數(shù)據(jù)備份兄弟館，并加強資源備份的全過程安全管控，有條件的高?？山ㄔO(shè)電子檔案庫房，以切實保障檔案數(shù)字資源長期安全。

（六）強化編研和宣傳的手段和形式，讓檔案“活起來”

習(xí)近平總書記對檔案工作的重要批示和國家檔案局關(guān)于《2022 年全國檔案宣傳工作要點》，都指明了檔案開發(fā)及宣傳的重要性。它是提升檔案核心競爭力、塑造檔案文化形象、擴大檔案工作影響力的有效途徑和手段，也是檔案工作永恒的主題。

1.知家底，精心策劃選題

檔案館是取之不竭的思想庫，開發(fā)前首先對館藏了然于胸，特別是本校品牌檔案、紅色檔案、人物檔案等要重點梳理，做到知根知底，如數(shù)家珍。然后“必須觀大局、識大局”，緊密圍繞學(xué)校中心、大局和各方面的實際需求，用敏銳的發(fā)現(xiàn)的眼光，秉承檔案人的大局意識、文化意識，精心提前策劃選題，可以是系統(tǒng)謀劃的主題系列，可以是短平快迎合重要事件和節(jié)點的活動，也可以是主動推介送上領(lǐng)導(dǎo)案頭的各類檔案資政參考等。

2.因時制宜，積極創(chuàng)新檔案開發(fā)的形式

開發(fā)形式一定程度上決定著傳播力、影響力和實際效力，因此結(jié)合檔案的形式特點及師生校友、社會大眾的實際需求，選擇“合事宜、合時宜”的檔案開發(fā)形式，使傳統(tǒng)媒體和新媒體融合并進，努力產(chǎn)出更多“立得住”多視角、多元化的文化精品，并注意同一開發(fā)產(chǎn)品衍生不同形式進行拓展、延伸傳播，切實用好新媒體平臺和可視化載體，營造檔案宣傳的強大氛圍，同時形成“精心開發(fā)-文化產(chǎn)品-多元傳播-豐富資源”的良性大循環(huán)。

3.秉承“大宣教”理念，善于合作開發(fā)

從內(nèi)容挖掘上不拘泥于自身的館藏，樹立資源共享協(xié)同的意識，如可聯(lián)合圖書館、博物館、校外檔案機構(gòu)甚至社會機構(gòu)等合作開發(fā)，資源互補和集成，形成更豐富、更廣泛的資源合力。同理，在開發(fā)制作和宣傳力量上，秉承“大宣傳”理念，對內(nèi)可以培養(yǎng)和組建館內(nèi)自身的制作宣傳團隊，對外善于和校內(nèi)外專業(yè)機構(gòu)合作：如聯(lián)合校內(nèi)博物館、宣傳、出版、信息部門合作開發(fā)宣傳，亦可對外尋求電臺、電視臺、各大主流媒體的合作，實現(xiàn)內(nèi)外聯(lián)動，優(yōu)勢互補。

4.善于講故事

結(jié)合主題以喜聞樂見的方式，利用檔案引出故事，利用好高校外語學(xué)院和國際交流處的平臺和資源，生動講好新時代學(xué)校改革發(fā)展的故事，講好紅色故事，講好中國故事，進而從故事中提煉思想和智慧，實現(xiàn)檔案的再塑、增值和升華，更好地發(fā)揮檔案在服務(wù)學(xué)校治理、傳承紅色基因、文明交流互鑒、文化育人等方面的獨特作用。