信息化發(fā)展趨勢下民生檔案查詢利用探索
——以南京市棲霞區(qū)檔案館為例

付 茹 何 島

（南京市棲霞區(qū)檔案館，江蘇南京， 210046）

為民服務，事關(guān)民生。民生檔案在化解社會矛盾、保障和改善民生、維護人民群眾合法權(quán)益等方面發(fā)揮著重要作用?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求“到2025 年檔案利用服務達到新水平”“到2035 年我國檔案服務水平躋身世界前列”。傳統(tǒng)檔案利用模式過于依靠人工，存在利用效率低下的問題。區(qū)（縣）級檔案館面向廣大群眾，具有服務面廣、服務需求多、服務量大的特點，如果過度依賴傳統(tǒng)利用模式，容易陷入檔案查詢利用服務方式滯后、服務效能低、服務面窄等窘境。如何善用新一代信息技術(shù)，在保障檔案安全的情況下，讓民生檔案服務邁上新臺階，改變傳統(tǒng)檔案管理服務面貌，從單一、緩慢、封閉的服務向優(yōu)質(zhì)、快速、開放式服務模式轉(zhuǎn)變，是新時代檔案管理工作者需要思考研究的新課題。對此，本文以棲霞區(qū)檔案館為例，深入研究如何以民生檔案便民服務為抓手，走出一條基層檔案館檔案信息化之路，提升為民服務效能。

一、加強民生檔案工作的重要性

1. 民生檔案工作是維護社會穩(wěn)定的重要基礎

在全面建設社會主義現(xiàn)代化國家的新階段，民生檔案工作不僅內(nèi)涵在不斷豐富，其構(gòu)成要素也在不斷變化。民生檔案工作事關(guān)構(gòu)建和諧社會大局，是關(guān)注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要環(huán)節(jié)，做好民生檔案工作，服務人民群眾，是檔案部門在新時期貫徹落實黨的偉大精神的必然要求，是推動檔案事業(yè)又好又快發(fā)展的有力保障。

棲霞區(qū)檔案館查檔接待服務大廳

2. 民生檔案工作是檔案部門惠民的重要途徑

國家檔案局《關(guān)于加強民生檔案工作的意見》（檔發(fā)〔2008〕12 號）提出，民生檔案包括各類與民生有關(guān)的專門檔案，是黨和政府保障民生、改善民生的“好幫手”。檔案部門服務民生，有利于維護黨和政府的威信，有利于維護公民權(quán)益，有利于維護社會穩(wěn)定。公民通過查閱與自身直接相關(guān)的民生檔案，可以解決工作、生活中遇到的一些實際困難和問題，維護自身的合法權(quán)益。通過建立各類民生檔案，可以使有關(guān)部門在處理經(jīng)濟糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調(diào)解、提供社會保障等工作中得心應手，把矛盾和糾紛化解在基層，為改革發(fā)展和社會穩(wěn)定創(chuàng)造條件。

3. 民生檔案便民化初步探索成效顯著

2009年，南京市在全國率先把民生檔案由“秘密”變?yōu)楣_，提供滿足群眾各種需求的檔案查詢，檔案成為解決市民日常生活難題的重要工具。2012 年，南京市民生檔案和開放檔案信息共享平臺正式開通，全市居民可以憑身份證到市以及各區(qū)綜合檔案館，街道、社區(qū)檔案信息查閱點查詢，實現(xiàn)百姓在家門口查檔。為更好地滿足人民群眾利用民生檔案的需求，助推長三角地區(qū)一體化發(fā)展，2018 年，江蘇省檔案局和上海市、浙江省、安徽省檔案局簽訂了《開展民生檔案“異地查檔、便民服務”工作合作協(xié)議》，建成了全省民生檔案便民服務平臺并平穩(wěn)運行，率先在全省統(tǒng)一使用電子簽章出具檔案證明，幫助異地群眾就地解決就業(yè)、買房、入學等問題，服務民生效益明顯。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”實現(xiàn)民生檔案查詢跨越式發(fā)展

棲霞區(qū)檔案館帶著人民群眾的殷切期盼，秉持“大檔案”“大資源”“大服務”理念，積極探索“大數(shù)據(jù)+檔案”服務利用新方式，依托數(shù)字檔案館建設，先后開發(fā)運行“小棲e站通”遠程查檔終端、“小棲e檔通”手機查檔系統(tǒng)，打造全區(qū)域、全天候、全覆蓋的全方位便民查檔示范區(qū)和長三角一體化民生檔案異地查詢先行示范區(qū)，推動了民生檔案查詢利用跨越式發(fā)展。

1. 檔案資源由“分散式”向“集成式”跨越

南京市棲霞區(qū)檔案館緊跟互聯(lián)網(wǎng)科技發(fā)展步伐，大踏步推進數(shù)字檔案館建設。2014 年始，全面推進“全區(qū)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案雙建設、雙歸檔”工作，做到“應收盡收，應歸盡歸”。目前館藏檔案已達48.5 萬卷（件），目錄數(shù)據(jù)195 萬條，重要民生檔案超過館藏總量的50%以上，館藏數(shù)字化率達100%；2015 年在全市率先通過“國家級數(shù)字檔案館測試”，100%在線接收全區(qū)各立檔單位電子檔案進館。棲霞區(qū)檔案館按照江蘇省《數(shù)字檔案館建設規(guī)程》要求，建成了分別面向局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，涵蓋“區(qū)檔案館—部門（街道）檔案室”，可向基層站所（社區(qū)、村）檔案室延伸的三級檔案信息聯(lián)動機制與交流通道。

為實現(xiàn)檔案集中整合，方便群眾事項辦理，依托“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，積極創(chuàng)新拓展檔案信息化服務，開發(fā)運行“小棲e站通”遠程查檔終端系統(tǒng)，借助“政務一張網(wǎng)”“查檔一平臺”即可“一窗辦理”。2014 年8 月，“小棲e站通”遠程查檔終端首次在區(qū)政務大廳使用，2015 年逐步延伸到有條件的街道、社區(qū)便民中心開通試點，2017年覆蓋到全區(qū)9 個街道91 個社區(qū)（村）便民服務中心，實現(xiàn)全區(qū)覆蓋，成功搭建“老百姓家門口的檔案館”。查檔范圍涉及計生檔案、婚姻檔案、招工檔案、退伍軍人檔案、知青檔案、殘疾人評定檔案等共8 大類13 項，居民只需持有效身份證件到家門口社區(qū)便民服務中心，即可查閱與個人相關(guān)的民生檔案信息，整個過程僅需3 分鐘。各街道、部門和園區(qū)平臺也可通過區(qū)數(shù)字檔案綜合管理平臺查閱相關(guān)檔案。自投入使用以來，“小棲e站通”共接待查檔9950 人次，成功出證5541 余件，幫助群眾解決了需要檔案的“急事”“難事”，大幅提升了檔案便民服務效能，查檔模式得到省內(nèi)外十余家兄弟單位學習借鑒。

群眾在長三角一體化平臺查檔

2. 群眾辦事由“窗口辦”向“指尖辦”跨越

2018年4月，區(qū)政務“不見面”審批系統(tǒng)2.0版上線運行，區(qū)檔案館緊密對接，加大投入，運用信息化手段，攻關(guān)系統(tǒng)入口對接、安全保障等難題，同年6月“小棲e站通”的升級版——“小棲e檔通”手機移動查檔終端上線運行，2019年3月納入“我的南京”APP，完成了民生檔案異地查詢服務功能的“線上辦”“指尖辦”。2020年9月，“小棲e檔通”2.0版上線，新增群眾利用率比較高的“拆遷檔案”門類，并優(yōu)化15項功能，查閱的受理窗口也融入?yún)^(qū)政務“不見面”審批系統(tǒng)，與“我的南京”APP無縫對接，查檔流程更簡便、查檔面廣、受理時間靈活。實現(xiàn)了查檔群眾全天24小時隨時隨地可通過手機提交查檔申請，檔案結(jié)果領(lǐng)取可通過政務網(wǎng)發(fā)送到遠程查檔終端打印機自助打印、全區(qū)101個便民服務中心領(lǐng)取、免費快遞寄送。技術(shù)有保障，查檔更安全。通過身份證和人臉識別可驗證查檔者身份信息，實現(xiàn)實名制查詢本人相關(guān)信息，同時系統(tǒng)采用CA認證+用戶密碼方式對檔案館工作人員進行雙重身份驗證，可有效地防止信息系統(tǒng)被非法訪問。

新冠疫情期間，“小棲e檔通”發(fā)揮了重要作用，成為群眾查檔的主要方式，實現(xiàn)了群眾異地查檔“零跑路”“零收費”“零距離”，為北京、天津、河南等地市民出具了查檔證明217 件，并免費郵寄到家，滿足了分散在全國各地的“棲霞人”查閱利用檔案的需求?！爱惖夭闄n、便民服務”系列工作被納入全區(qū)綜合性改革的重要內(nèi)容，在2018 年的全省檔案局館長會議上，“小棲e檔通”作為現(xiàn)場會重要視察內(nèi)容，受到了列席領(lǐng)導的高度贊揚。

3. 工作覆蓋由“屬地化”向“區(qū)域化”跨越

2018年，江蘇、上海、浙江、安徽三省一市的檔案局共同簽署了民生檔案“異地查詢、便民服務”工作合作協(xié)議，實施民生檔案跨區(qū)查檔服務項目。棲霞區(qū)檔案館搶抓機遇，積極主動融入長三角一體化發(fā)展戰(zhàn)略，被江蘇省檔案館確定為全省“長三角一體化民生檔案異地查詢”首批試點單位，同時也是南京市唯一一家。在檔案信息化建設方面持續(xù)發(fā)力，深化長三角區(qū)域民生檔案共享利用，向區(qū)域延伸，織就智慧網(wǎng)。全面推進線上線下服務流程再造，為群眾異地查檔減環(huán)節(jié)、減時間、減次數(shù)。將“小棲e站通”終端與長三角三省一市異地查詢平臺相接，積極打通技術(shù)瓶頸，進一步延伸到基層網(wǎng)絡，徹底打破查檔時空限制，實現(xiàn)全區(qū)所有村（社區(qū)）與區(qū)館數(shù)據(jù)實時共享、實時傳遞。長三角地區(qū)群眾只需憑有效證件，便可在棲霞區(qū)的101個遠程查檔服務窗口，申請查詢“滬蘇浙皖”地區(qū)300多家國家綜合檔案館的相關(guān)民生檔案，“異地查檔”邁上新臺階，實現(xiàn)了“一地認證、一次認證、全網(wǎng)通辦”。2019年6月4日，第一張在社區(qū)辦理的線上跨省民生查檔證明在棲霞區(qū)金堯花園社區(qū)“誕生”，突破性地實現(xiàn)了試點社區(qū)跨省查檔，在全省開創(chuàng)了檔案跨省域利用的先河，標志著棲霞長三角地區(qū)民生檔案異地查詢示范區(qū)打造成功。2022年7月，區(qū)檔案館正式開通全國在線檔案查詢，成為全國檔案查詢利用服務平臺試點之一。截至2022年10月，已受理5批次來自黑龍江、湖南等地提交的學籍、工作履歷等檔案查詢業(yè)務，真正做到全國檔案信息共享利用“一網(wǎng)通辦”。

隨著全國在線檔案查詢試點的開通、“長三角一體化民生檔案異地查詢示范區(qū)”建設持續(xù)深化，查詢?nèi)舜尾粩嘣黾?。通過“小棲e站通”查檔9950人次，“小棲e檔通”查檔申請361人次，異地查檔283人次；全國檔案查詢利用服務平臺出證24件；江蘇省民生檔案共享平臺出證9件；長三角民生檔案異地查詢平臺出證25件；留言簿中受到贊譽50余人次，服務滿意率達100%，收到錦旗2面，感謝信6封；出具有關(guān)拆違建房回復函120份，涉及拆違房屋面積達3.3萬平方米。棲霞區(qū)檔案館用信息化創(chuàng)新服務方式，有力回答了“時代新命題”。

三、創(chuàng)新民生檔案查詢利用服務的思考

1. 樹立便民服務導向

新時代的檔案工作，必須牢固樹立以人民為中心的價值理念，不斷提高檔案服務人民的能力和水平。檔案部門可以通過電話訪談、調(diào)查問卷、數(shù)據(jù)分析等方式，主動對查檔人員的需求進行深入了解和調(diào)查，以確保服務的全面性、精準性和時效性。提供定制化檔案服務，根據(jù)不同用戶的需求，分類提供服務。如在南京市啟動退役軍人優(yōu)待證申領(lǐng)工作之際，棲霞區(qū)檔案館積極響應，及時增加查檔接待人員，科學安排，明確分工，形成查找目錄、信息調(diào)檔、復印蓋章出具證明、完成歸檔等一體化工作流程。派專人值守不見面審批系統(tǒng)，在線上完成檔案的檢索、瀏覽和打印等程序，提高查檔效率，減少群眾等待時間。同時，通過“線上遠程辦”“掌上快遞辦”“預約送件辦”等查檔方式，提供優(yōu)質(zhì)便捷精準的查檔服務。

2. 推進檔案信息化建設

習近平總書記指出，沒有信息化就沒有現(xiàn)代化。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，以“互聯(lián)網(wǎng)+”為傳統(tǒng)工作“賦能”，推動業(yè)務創(chuàng)新、提質(zhì)增效已成為趨勢。棲霞區(qū)檔案館按照4 網(wǎng)（局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、長三角便民查檔省網(wǎng)）清晰布局，建成功能完備、安全可靠的檔案館B級機房，確保館藏數(shù)據(jù)存儲安全，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，特別是民生檔案資源數(shù)字化，是當前檔案部門必須破解的一道難題。檔案部門應繼續(xù)加快檔案數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。棲霞檔案館將文書檔案、專門檔案、實物檔案同步數(shù)字化，實現(xiàn)館藏實物檔案、照片檔案、視頻檔案、音頻檔案的數(shù)字化率均達100%。

3. 積極融入中心工作

檔案部門要始終牢記“檔案姓黨”，聚焦“四個好”“兩個服務”目標任務，堅持圍繞中心、服務大局，充分履行為黨管檔、為國守史、為民服務的神圣職責使命。棲霞區(qū)檔案館著眼于黨委所需、群眾所盼、檔案所能、未來所向，在黨史教育、社會建設、人文交流等領(lǐng)域靠前服務，提供了大量檔案資料。舉辦“貫徹二十大·檔案頌輝煌”城市建設圖片檔案展，生動展現(xiàn)棲霞區(qū)新時期在黨的領(lǐng)導下光輝建設歷程。堅守初心使命，在服務現(xiàn)代化建設中助力先行、記錄先行、展示先行。緊緊圍繞中心工作和人民群眾日益增長的檔案服務需求，挖掘館藏檔案資源，拓展檔案服務領(lǐng)域，積極主動融入長三角一體化發(fā)展戰(zhàn)略。依托全區(qū)政務服務“一張網(wǎng)”，做好外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)有機銜接，提供民生檔案“一網(wǎng)化”“一站式”服務新模式，讓群眾隨時隨地辦理查檔業(yè)務，全面提高檔案信息服務社會、服務民生水平。