市政工程檔案整理環(huán)節(jié)的問題與對策探析

■ 李 莉

市政工程檔案是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程中形成的文字、圖表、照片、聲像、電子等文件材料。它能夠全面記錄工程實施過程，直觀反映出工程建設(shè)成果，是工程建設(shè)管理體系落實及工程質(zhì)量管控的重要憑證與參考依據(jù)。管理好市政工程檔案，對于城市建設(shè)各方面具有重大意義。但實踐中，其管理存在諸多問題，僅在整理環(huán)節(jié)，也有諸多需要注意和改進(jìn)的地方。

一、市政工程檔案整理環(huán)節(jié)存在問題

現(xiàn)階段市政工程檔案整理環(huán)節(jié)中的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）人員業(yè)務(wù)素質(zhì)問題

依照工程檔案工作要求，要求市政工程檔案需要由施工單位編制，建設(shè)單位及施工單位共同管理，其他參建單位做好配合工作。但由于參與到檔案管理中的工作人員綜合素質(zhì)參差不齊，檔案整理工作質(zhì)量也參差不齊，導(dǎo)致檔案質(zhì)量無法保障。

（二）分類問題

市政管理部門在實施檔案分類過程中主要采用區(qū)域—項目分類法，將相同區(qū)域的市政工程施工項目劃分成為平行的一級類型，在檔案分類過程中會出現(xiàn)同一項目檔案被劃分到多個一級類目中情況，影響了項目檔案的成套性，不利于管理及利用。另外，在具體工作中，可能存在諸如反映一類問題的市政檔案資料較少，工作人員為節(jié)約整理成本，將不同保管期限的文件歸入到同一卷中的情況，還存在部分歸檔單位為節(jié)約工程時間，將短期文件保管期限延長，這些都在一定程度增加了檔案整理難度。

（三）整理問題

在市政工程文件材料整理、立卷、編目過程中，由于工程涉及多個參建單位，存在合同與工程結(jié)構(gòu)不對應(yīng)的問題，造成建設(shè)中不能及時立卷編目，不能完整、準(zhǔn)確完成相關(guān)內(nèi)容檔案整理著錄的情況。

二、市政工程檔案整理環(huán)節(jié)解決對策

（一）對積累階段市政工程文件材料進(jìn)行預(yù)分類

按照文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，開展文件的初步歸檔管理，梳理文件狀況，成套、有序地開展過程管理。

（二）做好文件材料立卷指導(dǎo)及案卷匯總成套工作

市政單位檔案人員提前介入，監(jiān)督指導(dǎo)施工單位檔案人員開展分類立卷工作。在立卷過程中，需要著重檢查市政檔案文件內(nèi)容，將同一個市政工程項目文件依照既有順序劃分為若干案卷。開展對市政工程文件資料有效集成處理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保障立卷質(zhì)量。

（三）采用適宜的檔案分類方法

市政檔案應(yīng)遵循檔案自然形成規(guī)則，確保檔案的成套性。檔案分類要以項目為主，成套管理。例如，對道路工程施工工程檔案資料分類整理，由于道路橫跨多個行政區(qū)域，可以以道路起點所在區(qū)域劃入道路類目。對于同時跨越市政工程與房屋工程的工程檔案資料分類整理，則需要將工程依照全套文件劃分入某一區(qū)域，并需要在《歸檔說明》或《全宗介紹》中對相關(guān)情況作出詳盡說明。

需要強(qiáng)調(diào)的是，市政檔案的整理分類工作應(yīng)當(dāng)遵循嚴(yán)整性、穩(wěn)定性和可包容性。由于市政檔案管理水平直接影響到工程全生命周期，需要根據(jù)工程施工、維護(hù)、改擴(kuò)建等狀況對其檔案進(jìn)行動態(tài)管理，對檔案及時進(jìn)行補(bǔ)充、更新，保證檔案的準(zhǔn)確性，才能充分發(fā)揮效益。在具體工作中，檔案工作人員要注意選擇科學(xué)的分類方法，積極與工程施工人員、業(yè)務(wù)人員進(jìn)行溝通，對市政工程檔案內(nèi)容進(jìn)行精準(zhǔn)劃分。

三、市政工程檔案管理工作管控重點

（一）建立完善市政工程檔案管理機(jī)制

在市政工程檔案實際管理工作開展期間，需要充分結(jié)合各單位實際情況，明確檔案管理人員工作職責(zé)，制定出切實可行的檔案管理制度，如市政工程檔案收集、登記以及市政工程檔案管理實施細(xì)則等。在人力資源允許的情況下，應(yīng)安排專門人員負(fù)責(zé)市政工程檔案的收集、保管與利用等工作。

（二）構(gòu)建專業(yè)檔案管理團(tuán)隊

高質(zhì)量的市政工程檔案管理需要提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，使檔案管理人員能夠高質(zhì)高效開展檔案整理工作，加強(qiáng)檔案綜合管控力度。檔案管理人員需要具備較高的責(zé)任意識與工作經(jīng)驗，主動探索優(yōu)化檔案管理體系，不斷提升市政工程檔案管理工作水平。

（三）促進(jìn)市政工程檔案管理信息化轉(zhuǎn)變

檔案信息管理工作是一項基礎(chǔ)性工作，也是現(xiàn)有市政工程建設(shè)工作現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。在市政工程檔案信息化管理工作開展期間，需要制定出科學(xué)合理的檔案信息化管理目標(biāo)及計劃，優(yōu)先管理利用價值更高檔案資源信息，對后續(xù)市政工程檔案信息內(nèi)容進(jìn)行分批次管理。要完善檔案信息化管控機(jī)制，配合監(jiān)管體系、績效評價體系，形成網(wǎng)絡(luò)化、立體化管理模式，加強(qiáng)市政工程檔案信息化管控力度。要按照國家工程類檔案信息化建設(shè)工作規(guī)定，促進(jìn)各相關(guān)部門協(xié)同推進(jìn)，加強(qiáng)對電子檔案文件進(jìn)行動態(tài)化監(jiān)管。要積極構(gòu)建檔案資源共享平臺，從根本上提升檔案信息資源實際利用率。對紙質(zhì)市政工程建設(shè)檔案應(yīng)當(dāng)盡快開展數(shù)字化，使用專項市政工程檔案管理軟件系統(tǒng)，提升信息化檔案管理水平。

總結(jié)

市政工程檔案管理水平直接影響到市政工程事業(yè)信息化轉(zhuǎn)型效果。為從根本上提高市政工程檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮市政工程檔案價值，需要著重分析市政工程檔案特征，提高強(qiáng)化市政工程檔案體系建設(shè)，確保市政工程檔案工作能夠與項目建設(shè)活動同步開展，準(zhǔn)確、完整記錄市政建設(shè)成果。應(yīng)積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，打造出功能完善的市政工程檔案管理信息化平臺，以提升市政工程檔案利用率。