社會需求視角下《電子文件管理》課程內(nèi)容設(shè)計(jì)研究＊

楊利軍 張可程

（1.中山大學(xué)信息管理學(xué)院，廣東廣州，510006；2.科學(xué)城廣州融資租賃有限公司，廣東廣州，510530）

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出：“新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級”。[1］2023年召開的全國教育工作會議提出：“高等教育要與國家戰(zhàn)略、區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需求充分對接”[2］，這是人才培養(yǎng)轉(zhuǎn)向以需求為導(dǎo)向的明確信號。在電子文件管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用和電子文件大量產(chǎn)生的數(shù)字時代，電子文件管理單軌制轉(zhuǎn)型已成為必然趨勢，對《電子文件管理》教材建設(shè)提出新要求。基于此，本文首先對電子文件管理實(shí)踐社會需求進(jìn)行調(diào)查，然后分析其與當(dāng)前《電子文件管理》課程教學(xué)內(nèi)容的契合程度，最后提出完善《電子文件管理》課程教學(xué)內(nèi)容的相關(guān)建議，以期為電子文件管理人才培養(yǎng)與檔案學(xué)專業(yè)教育發(fā)展提供參考。

一、 電子文件管理社會需求調(diào)查結(jié)果

電子文件管理的社會需求調(diào)查包括兩方面，其一是針對管理層面的需求。通過梳理分析相關(guān)政策與規(guī)范，發(fā)現(xiàn)國家在相關(guān)政策和重大舉措中強(qiáng)化了電子文件、電子檔案管理要求，體現(xiàn)出宏觀統(tǒng)籌的頂層設(shè)計(jì)思想[3］，在大方向上呈現(xiàn)出存量數(shù)字化、增量電子化的趨勢。其二是針對實(shí)踐層面的需求。通過搜集針對電子文件管理人才的招聘信息和職位要求，根據(jù)扎根理論建立編碼、分類，并輔以詞頻統(tǒng)計(jì)的方式對電子文件管理人才社會需求進(jìn)行分析。對兩方面的調(diào)研結(jié)果進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)電子文件管理主要社會需求有四個方面：

1. 電子文件采集的需求

調(diào)查結(jié)果顯示，電子文件采集需求的分量較為突出。根據(jù)調(diào)研樣本的人才需求和技能描述，其需求可歸納為四個方面：一是電子文件的制作要求與規(guī)范，需要檔案人員根據(jù)相關(guān)規(guī)定、原始材料特點(diǎn)以及現(xiàn)實(shí)條件進(jìn)行約束，保證電子文件質(zhì)量達(dá)到歸檔標(biāo)準(zhǔn)；二是文件傳輸通道的標(biāo)準(zhǔn)與采集方式，需要規(guī)定電子文件傳輸?shù)綌?shù)字檔案庫或檔案管理平臺的方式、線上傳輸通道的標(biāo)準(zhǔn)、線下提交媒介的要求等；三是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的規(guī)范，需要明確以紙質(zhì)形式記錄生產(chǎn)工作過程內(nèi)容的原始材料需要符合哪種規(guī)制、不符合規(guī)制的紙質(zhì)文件需要如何處理、紙質(zhì)文件掃描的設(shè)備與條件有什么要求等；四是采集后的整理與保存，包括電子文件完成采集后的分類與儲存方法，電子文件保管方式、軟硬件條件等。從調(diào)查結(jié)果來看，電子文件采集的需求側(cè)重于對工作標(biāo)準(zhǔn)的制定，需要檔案人員在熟知相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實(shí)踐制定統(tǒng)一的制度規(guī)范。

2. 數(shù)字化加工的需求

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》要求，到2020 年，“全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例，分別達(dá)到30%—60%、40%—75%和25%—50%。”[4］《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》也指出要加強(qiáng)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，繼續(xù)做好“存量數(shù)字化”，“全國縣級以上綜合檔案應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)字化率達(dá)到80%?！盵5］經(jīng)調(diào)查，各省份政府采購網(wǎng)、招標(biāo)網(wǎng)上關(guān)于檔案數(shù)字化加工的項(xiàng)目數(shù)量同比“十三五”時期有了明顯提升。結(jié)合對當(dāng)前電子文件管理人才技能需求和項(xiàng)目招標(biāo)內(nèi)容梳理，檔案數(shù)字化加工的需求主要包括紙質(zhì)檔案的掃描、掃描圖像加工處理、電子著錄方式與著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)掛接以確保掛接電子檔案實(shí)體與信息對應(yīng)、電子文件的數(shù)據(jù)質(zhì)檢等，多偏重于實(shí)踐操作。

3. 電子文件管理體系建設(shè)的需求

調(diào)查顯示，電子文件管理體系建設(shè)的需求較為龐雜，各樣本表述一致性較低，具體包括：電子文件管理制度的制定與電子文件管理體系的整體建設(shè)和運(yùn)行規(guī)劃；數(shù)字檔案館（室）設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備管理安全標(biāo)準(zhǔn)的制定；電子文件管理系統(tǒng)技術(shù)與安全標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用與監(jiān)督；數(shù)字檔案館（室）的軟硬件設(shè)施建設(shè)；對檔案智能化、信息化項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃咨詢，包括需求調(diào)研、規(guī)劃方案、項(xiàng)目建議書、可行性報(bào)告、信息化預(yù)算等；對單位使用的檔案管理系統(tǒng)或電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行日常管理等。在本次研究調(diào)查的樣本中，甚至出現(xiàn)了“從0 到1 建設(shè)檔案管理信息化體系”的需求描述，這表明社會對電子檔案人才提出了更高的要求。

4. 信息系統(tǒng)建設(shè)的需求

信息系統(tǒng)（即檔案管理軟件或平臺）的建設(shè)，要求檔案專業(yè)人員參與檔案信息化系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建、規(guī)劃、功能制定、網(wǎng)絡(luò)安全等工作，負(fù)責(zé)與技術(shù)人員溝通，輸出專業(yè)的電子文件管理理念，推進(jìn)檔案數(shù)字化工作進(jìn)程。同時，還要求檔案人員具備檔案管理軟件或數(shù)字化管理平臺的操作技能，與技術(shù)人員一同對軟件平臺進(jìn)行管理，參與定期維護(hù)更新，保持電子文件管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

二、 《電子文件管理》教材內(nèi)容調(diào)查結(jié)果

1. 涉及傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)的知識內(nèi)容

目前，我國《電子文件管理》課程在前期階段教學(xué)中均包含了部分涉及傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)的知識內(nèi)容。一是傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)理論與原則，如文件生命周期理論、連續(xù)體理論等；二是傳統(tǒng)檔案管理的電子化，即電子文件的形成、捕獲、移交、整理、分類、鑒定、保管、處置和利用等，該部分的教學(xué)主體對象是來源、形成、簽發(fā)、運(yùn)行均在線上完成的原生電子文件，對涉及紙質(zhì)文件數(shù)字化的管理內(nèi)容則少有提到。

2. 因電子文件獨(dú)有特點(diǎn)所致的支撐性知識

電子文件管理系統(tǒng)的相關(guān)知識主要包括電子文件管理系統(tǒng)的概念、開發(fā)原則、功能標(biāo)準(zhǔn)等，是《電子文件管理》課程的重要知識構(gòu)成；而元數(shù)據(jù)的相關(guān)理論、標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)是拓展研究電子文件管理的關(guān)鍵內(nèi)容，一般為完善電子文件管理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)而通過設(shè)計(jì)階段預(yù)設(shè)于電子文件管理系統(tǒng)中[6］，教學(xué)內(nèi)容一般有元數(shù)據(jù)管理過程、文件形成與保存機(jī)構(gòu)的元數(shù)據(jù)管理、元數(shù)據(jù)集成等。

數(shù)字檔案館的教學(xué)內(nèi)容一般包括其概念起源、定義、特征、功能、發(fā)展等理論知識，以及與傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字圖書館的比較研究、國內(nèi)外建設(shè)現(xiàn)狀、建設(shè)實(shí)例、建設(shè)內(nèi)容與問題思考等，以體現(xiàn)數(shù)字檔案館作為新型檔案管理模式的前沿趨勢。

電子文件安全管理基于安全保密的電子文件管理工作基本原則，對電子文件的信息安全概念內(nèi)容、電子文件安全風(fēng)險識別與評估模型、有關(guān)防范技術(shù)與國際及國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行介紹，在教學(xué)中更注重電子文件綜合管理防范措施制定、安全技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)選擇、安全管理方案設(shè)計(jì)等實(shí)踐能力培養(yǎng)。

電子文件宏觀管理的主要教學(xué)內(nèi)容是電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、法制化管理的相關(guān)知識，包括從國家或組織層面對電子文件管理總體思路、發(fā)展進(jìn)程和發(fā)展水平等進(jìn)行介紹，對電子文件管理的程序環(huán)節(jié)、工作規(guī)范進(jìn)行探討，并分析我國電子文件管理法制建設(shè)進(jìn)展。

電子文件管理實(shí)踐內(nèi)容一般以國內(nèi)外對電子文件管理理論和方法的探索實(shí)踐、國內(nèi)外電子文件管理工作實(shí)踐、電子文件管理的國際合作與規(guī)劃為教學(xué)內(nèi)容，介紹當(dāng)前電子文件管理的成果與經(jīng)驗(yàn)，探討目前電子文件管理實(shí)踐存在的問題與難點(diǎn)。

三、 電子文件管理的社會需求與教材內(nèi)容對比分析

1. 缺少檔案數(shù)字化加工相關(guān)內(nèi)容

當(dāng)前，隨著電子文件作為原始憑證逐步得到法律承認(rèn)和紙質(zhì)檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢，社會對檔案數(shù)字化加工的需求逐漸增加。而目前《電子文件管理》課程內(nèi)容極少涉及檔案數(shù)字化加工的內(nèi)容，對紙質(zhì)檔案的掃描錄入、電子掃描件的加工處理、電子著錄方式與著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)掛接、電子文件的數(shù)據(jù)質(zhì)檢等方面均未提及。這與當(dāng)前的檔案工作相關(guān)法律規(guī)章均未對檔案數(shù)字化加工提出強(qiáng)制要求可能存在一定的關(guān)系。

2. 電子文件管理體系的教學(xué)內(nèi)容過于理論化

隨著電子文件的普遍使用，各單位逐漸有了建立電子文件管理體系的意識。在本研究的調(diào)查中，電子文件管理體系建設(shè)的需求較高，而目前《電子文件管理》課程中關(guān)于信息化體系建設(shè)的內(nèi)容多為宏觀角度建設(shè)，探討國家相關(guān)檔案法規(guī)、管理機(jī)構(gòu)等頂層設(shè)計(jì)，對于企業(yè)、社會組織等較小的社會主體如何建設(shè)電子文件管理體系則沒有專門提及，雖然兩者在理論上存在較多的共通點(diǎn)，但在實(shí)踐上仍會出現(xiàn)較大的理解和應(yīng)用困難。從實(shí)際情況上看，電子文件管理體系建設(shè)的經(jīng)典案例不多，這增加了相關(guān)操作性內(nèi)容在課堂具體化呈現(xiàn)方面的難度，使得針對較小的社會主體建設(shè)電子文件管理體系的教學(xué)缺少實(shí)踐性與可操作性。

3. 電子文件管理系統(tǒng)的實(shí)踐性教學(xué)設(shè)計(jì)不足

《電子文件管理》課程在電子文件管理系統(tǒng)的相關(guān)知識安排上較為全面，從設(shè)計(jì)的步驟和原則，到系統(tǒng)維護(hù)與更新都有詳細(xì)的說明介紹。但社會需求是復(fù)雜的，不同主體對電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)踐會依據(jù)自身具體情況而產(chǎn)生差別，可能會選擇電子文件管理系統(tǒng)內(nèi)嵌于辦公系統(tǒng)，或是以通道銜接的方式獨(dú)立、半獨(dú)立于辦公系統(tǒng)，目前抽象的電子文件管理系統(tǒng)理論知識可能難以應(yīng)對復(fù)雜的實(shí)踐情況，實(shí)踐性教學(xué)的不足會使學(xué)生缺乏使用電子文件管理系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，從而影響教學(xué)效果。另外，電子文件管理系統(tǒng)部分包含了較多的技術(shù)性內(nèi)容，涉及計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等專業(yè)技術(shù)知識；檔案學(xué)作為偏文科培養(yǎng)的專業(yè)，由于技術(shù)知識儲備的不足，缺乏實(shí)踐性教學(xué)將直接導(dǎo)致學(xué)生操作能力不足，難以滿足社會需求。

四、 基于社會需求的《電子文件管理》課程教學(xué)內(nèi)容優(yōu)化建議

1. 增加紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工相關(guān)內(nèi)容

根據(jù)目前社會對檔案信息的利用需求，《電子文件管理》課程內(nèi)容還需要增加數(shù)字化加工相關(guān)內(nèi)容，其中重要的一點(diǎn)是樹立數(shù)字化加工正當(dāng)性的認(rèn)知，可從電子文件“四性”保障、元數(shù)據(jù)等相關(guān)理論、檔案法律法規(guī)操作等方面切入，澄清大眾對檔案數(shù)字化加工正當(dāng)性的認(rèn)識誤區(qū)，論證檔案數(shù)字化加工的合理性；另外，課程還需要介紹數(shù)字化加工的一般流程、涉及的規(guī)范與加工工具，對一些可能較為陌生的步驟需要詳細(xì)介紹，如消藍(lán)處理、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)質(zhì)檢等，幫助學(xué)生更好地理解數(shù)字化加工的具體過程。

2. 嵌入電子文件管理體系建設(shè)典型案例

隨著電子文件管理的普及，越來越多的用戶認(rèn)識到電子文件管理是一個涉及從制度建設(shè)、技術(shù)開發(fā)到用戶培訓(xùn)的系統(tǒng)工程；由于所處行業(yè)、機(jī)構(gòu)規(guī)模的不同，各實(shí)踐主體對電子文件管理的需求也大相徑庭。因此，過于理論化的教學(xué)內(nèi)容很難滿足各實(shí)踐主體的需求。《電子文件管理》課程在教學(xué)過程中應(yīng)緊跟國內(nèi)外理論與實(shí)踐前沿，及時更新電子文件管理體系建設(shè)案例，以案例與理論相結(jié)合的方式進(jìn)行教學(xué)，使用課堂講授或課堂匯報(bào)等方式深入學(xué)習(xí)政府機(jī)構(gòu)及企事業(yè)單位等不同類型主體的電子文件管理建設(shè)思路、推進(jìn)方式、協(xié)調(diào)重點(diǎn)、建設(shè)難點(diǎn)等，讓學(xué)生嘗試設(shè)計(jì)電子文件管理體系建設(shè)方案，增強(qiáng)動手能力。

3. 增設(shè)電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)相關(guān)實(shí)踐課程

電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的任務(wù)，應(yīng)注重培養(yǎng)學(xué)生應(yīng)用能力和實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)。首先，可以模擬應(yīng)用場景，讓學(xué)生了解需求，設(shè)計(jì)解決方案，并實(shí)際編寫代碼、參與測試和調(diào)試。只有親身實(shí)踐才能培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)際應(yīng)用能力，將所學(xué)知識應(yīng)用于“真實(shí)”項(xiàng)目中。其次，系統(tǒng)開發(fā)通常是一個團(tuán)隊(duì)合作的過程，通過實(shí)踐，學(xué)生可以學(xué)會與他人有效溝通、合作解決問題，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)合作精神和協(xié)作能力。最后，只有通過實(shí)踐才能讓學(xué)生更快、更有效地掌握最新的技術(shù)動態(tài)與行業(yè)趨勢，更好地將理論知識轉(zhuǎn)化為實(shí)際能力，更加有效地滿足社會需求。考慮到各開課單位課程體系的不同，部分單位會將信息管理與信息系統(tǒng)的專業(yè)課向檔案學(xué)專業(yè)開放，因此，增設(shè)的技術(shù)類或?qū)嵺`類課程還要從實(shí)際出發(fā)，做到教學(xué)內(nèi)容的相互協(xié)調(diào)。