“干檔案工作快8年，在歷任干部人事檔案保管員中，算是比較久的?！弊鳛橐幻麉^(qū)委組織部干部人事科的檔案管理員，齊敏在這些年遇到過很多問題檔案，也碰到過許多不講理的人。工作時間長了，她練就了一雙火眼金睛。

對于有問題的檔案，她很快就能識別。比如，檔案中有被輕微涂改的痕跡，齊敏掃一眼就能捕捉，不需要借助特定光源。

對于蠻不講理、非要看自己檔案的人，她也耐心解釋過多次?！案刹咳耸聶n案屬于黨和國家所有，不對個人開放，但有些人就是不管不顧?！饼R敏說。

“檔案保管看似簡單，實則并不輕松。特別是根據(jù)檔案內(nèi)容和邏輯查找問題，頗費心思?！苯?，多名從事干部人事檔案管理工作的基層干部表示，基層普遍面臨人手不足、硬件設(shè)施跟不上、信息化建設(shè)程度不夠等問題。

一問：如何防范“憑個人素質(zhì)管檔”？

——提高歸檔時效，救活“死檔案”

“干部人事檔案專項審核前，不少地方組織部和人社局都存在‘死檔案’，也就是那種十多年沒有更新的檔案。”齊敏回憶，以前教她的師傅跟她提起過，上世紀(jì)80年代時，她的師傅剛接手檔案工作，一大堆檔案就放在一排舊木箱子里，一抹全是灰，材料破損嚴(yán)重，甚至殘缺不全。

為救活“死檔案”，大家只能一卷卷地實地尋找、查證、整理、補齊?！耙怯錾蟼€人素質(zhì)較低的檔案保管干部，可能就任其發(fā)展了，既不核實，也不調(diào)查。”齊敏說。

“綜合來看，由于這項工作保密性要求高，比較瑣碎，‘憑個人素質(zhì)管檔’的現(xiàn)象突出。”來自某地級市市委組織部的干部人事檔案科科長任其林向廉政瞭望·官察室記者表示。

作為培養(yǎng)、選拔、管理干部的基礎(chǔ)，干部人事檔案的重要性不言而喻。如同齊敏一樣，許多基層也設(shè)置了專人專崗，專門負(fù)責(zé)檔案的保管、鑒別、歸檔。

從內(nèi)容來看，干部人事檔案一般由十大類構(gòu)成，包含：履歷類材料，比如干部履歷表；自傳、思想類材料；考核鑒定類材料；學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒和教育培訓(xùn)類材料；政審、審計和審核類材料；黨、團類材料；表彰獎勵類材料；違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料；工資、任免、出國和會議代表類材料；其他可供組織參考的材料。

“具體每一類材料由哪些內(nèi)容構(gòu)成，又有哪些分類標(biāo)準(zhǔn)，這是由中央組織部規(guī)定的?！比纹淞直硎?，不是每個人的材料都必須包含這十大類，一般而言，新進(jìn)公務(wù)員只有最基本的學(xué)歷學(xué)位，黨、團類材料，后期其他項材料才會逐漸豐富。

從保管層級來看，市委組織部主要保管市本級的市管干部人事檔案，而市本級的事業(yè)人員檔案則由市人力資源和社會保障局保管。任其林介紹，由于醫(yī)療和教育這兩塊的事業(yè)人員較多，其檔案一般由主管部門自行保管。各區(qū)縣也大體類似?！耙恍┑丶壥袥]有專門的干部人事檔案科，有些設(shè)的是干部人事檔案中心?！?/p>

從檔案更新來看，不同地方的更新頻率不一?！熬唧w得看人手。很多區(qū)縣跟我們一樣，只有一個干部保管檔案。”某縣級市市委組織部檔案保管室干部李月秀告訴記者，自己保管著3000多卷干部人事檔案。其中，包括幾百卷退休公務(wù)員和死亡公務(wù)員的檔案。

記者注意到，按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員。

因為人手不足，歸檔緩慢的情況時有發(fā)生。有紀(jì)檢監(jiān)察干部表示，在查閱相關(guān)干部檔案時發(fā)現(xiàn)，其檔案有長期未更新的現(xiàn)象。后來在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這名干部所在街道的檔案管理人員頻繁變動，甚至該單位有超過3年的檔案未被歸檔。“了解后才知道，大多管理過檔案的干部認(rèn)為這項工作很平淡，業(yè)績不突出，不愿干或不肯干，千方百計想調(diào)崗?！?/p>

由此引發(fā)出一個問題——如何提高歸檔時效，防范“憑個人素質(zhì)管檔”的現(xiàn)象發(fā)生？

“為此，很多地方都建立了規(guī)章制度。會根據(jù)材料的輕重緩急進(jìn)行及時更新。像年度考核材料、工資表等是一年更新一次?！崩钤滦阏f，而處分決定書、干部任免表這類較重要的材料，要求必須在兩個月內(nèi)歸檔。為提高歸檔時效，組織部對各個單位均有考核，也有突擊檢查。

二問：如何防止檔案有漏洞、事實有誤差？

——重點審核“三齡兩歷”，對標(biāo)查找邏輯問題

某市市委組織部副部長表示，由于過去對檔案的重視程度不夠，干部人事檔案中有材料不全、內(nèi)容填寫不規(guī)范、印證材料不完備、涂改痕跡多等問題的，不在少數(shù)。

“但干部提拔必須翻檔案啊，每次到了任前考察環(huán)節(jié)時，會發(fā)現(xiàn)很多檔案缺失對應(yīng)的材料，就很惱火。在補材料的過程中，就容易出現(xiàn)檔案造假事件。就像民間戲言，‘有的干部職務(wù)越升越高，年齡卻越來越小’。”上述干部說。

為遏制干部人事檔案造假，中組部把整治檔案造假問題列為整治選人用人不正之風(fēng)的６項重點任務(wù)之一，2014年10月開始，在全國部署開展干部人事檔案專項審核工作。

“當(dāng)時每個區(qū)縣都成立了工作專班，我們那個專班一共6人。”某市紀(jì)檢監(jiān)察干部熊宇回憶，2015年自己從鄉(xiāng)鎮(zhèn)被抽調(diào)到區(qū)委組織部。大家前后差不多花了9個月時間，把以前的2000多卷干部人事檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。

讓熊宇印象深刻的是，整理前，各個單位的檔案也是按十大類來弄的，一般是用牛皮袋子裝好，但是很零散，沒有裝訂成冊?！耙驗楫?dāng)時的檔案大多是交給各個單位自行保管，所以移交過來時，比較凌亂，很多材料缺失?！?/p>

由此又引發(fā)出一個問題——專審如何把好材料關(guān)，辨別內(nèi)容真?zhèn)危?/p>

“每卷檔案都要查看、辨別?！毙苡罱榻B，當(dāng)時在審核內(nèi)容上，重點審核干部的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份和家庭主要成員及重要社會關(guān)系等信息。

有一次，熊宇在一本反復(fù)看過均未發(fā)現(xiàn)問題的干部檔案上，發(fā)現(xiàn)其出生日期處字跡粗糙，通過反復(fù)查看該卷檔案內(nèi)的多項資料，確認(rèn)其出生日期存在造假。另有一次，他發(fā)現(xiàn)某干部的《公務(wù)員考察表》某處的紙張與其他地方的紙張存在十分細(xì)微的質(zhì)地差異。通過照射光源觀察，他發(fā)現(xiàn)檔案存在技術(shù)處理后的刮痕。

“遇到有重要材料缺失的，就寫一份補充材料清單，反饋給相應(yīng)的單位去找?！毙苡钫f，比如，干部轉(zhuǎn)正時按要求要做轉(zhuǎn)正定級表?？赡苡械膯挝痪蜎]做，直接在工資表中體現(xiàn)了?！斑@種我們就得通知相關(guān)單位去找。如果實在找不到，也可以找檔案館中的文書材料來印證。文書材料是能對外查詢的?！?/p>

“但是不同的單位重視程度和配合程度不一。需要補的材料，我們經(jīng)常催了又催，很多單位才慢吞吞地交過來。甚至，有的事業(yè)單位可以大半年都置之不理?！毙苡钫f。

從全國來看，這場歷時近一年的專審，重點審核了公務(wù)員和參照公務(wù)員管理人員、國有企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員和中層以上干部的檔案，其中涉及省管干部5.8萬余人。

在多名受訪者看來，專審后的變化主要有三個方面：一是裝訂成冊，更加規(guī)范化。二是基本固化“三齡兩歷”這類重要信息。此后涉及這類信息，都須按照審核認(rèn)定的“三齡兩歷”來填。三是每卷檔案專審后都會形成干部（職工）基本信息審核表和干部人事檔案專項審核認(rèn)定表，相當(dāng)于每卷檔案都有了權(quán)威認(rèn)證。

“由于專審的質(zhì)量參差不齊，再加上相關(guān)政策有調(diào)整，多地在2016年又進(jìn)行了一次干部人事檔案專項審核‘回頭看’?！比纹淞终f，“回頭看”有大半年時間，主要是在原來的基礎(chǔ)上重新審核，“對當(dāng)時審核認(rèn)定不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牡胤竭M(jìn)行重新認(rèn)定，盡量精益求精?！?/p>

相較于之前，“回頭看”的審核重點主要是鑒定事實性材料的真?zhèn)?，發(fā)現(xiàn)一些事實邏輯問題。比如，就“三齡兩歷”，再次嚴(yán)格按照不能重復(fù)得利原則、以檔案和戶籍最早最先材料認(rèn)定原則，一遍又一遍地審核把關(guān)。

？與此同時，多地健全干部人事檔案管理機制，使專審工作常態(tài)化。既建立健全干部人事檔案任前審核制度，做到“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進(jìn)必審”，又圍繞干部人事檔案收集、整理、審核、利用、保管等重點環(huán)節(jié)，細(xì)化有關(guān)規(guī)定。

“比如，檔案中有涂改的地方需要蓋上校對章；檔案查閱者需出示官方介紹信，兩人及以上同行，身份應(yīng)為黨員。”齊敏說。

三問：如何防止原始檔案被“動手腳”，提高利用效率？

——數(shù)字化建設(shè)，智能化升級，全過程留痕

“檔案保管是一項人力工作，既要求精細(xì)化，又要求數(shù)字化?！蹦晨h級市人社局社會保障服務(wù)中心檔案部負(fù)責(zé)人黃琳向記者表示，由于整個縣級市共有8000多份事業(yè)人員的檔案要管理，專職管理人員只有3人，目前面臨的工作壓力較大。從保管場地來看，當(dāng)?shù)剡€在使用不防塵的密集架進(jìn)行存放，比較原始。

由此又引發(fā)出一個問題——如何防止原始檔案被“動手腳”？

為規(guī)避這一風(fēng)險，很多地方已不再使用密集架?！艾F(xiàn)在只需通過電腦輸入人名，系統(tǒng)能自動鎖定檔案位置，裝有檔案的柜子就能精準(zhǔn)被打開。取出后，柜子又能自動閉合，十分便捷?！崩钤滦惚硎?。

“由于檔案基數(shù)較大，加上經(jīng)費不足，我們的數(shù)字化建設(shè)也一直沒做完?！秉S琳說，按要求，在專審后，全國干部人事檔案都需進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。這個過程中，需要找有相關(guān)資質(zhì)的公司建系統(tǒng)，將檔案一對一逐卷逐頁復(fù)核，然后掃描成電子檔，確保掃描圖片清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范。

“說是找有資質(zhì)的公司，其實這些公司很多都把業(yè)務(wù)分包了出去，甚至找了一些沒畢業(yè)的大學(xué)生來兼職做，主要是把紙質(zhì)檔案掃描后上傳到數(shù)字化系統(tǒng)?！币幻麖氖逻^該工作的人士表示，目前各地這種信息化建設(shè)的水平其實參差不齊。

相對比，一些地方的數(shù)字化建設(shè)較早。比如，在宜賓市南溪區(qū)，當(dāng)?shù)卦O(shè)置了干部人事檔案審核管理信息中心，專項投入經(jīng)費用于數(shù)字化建設(shè)。2017年，該區(qū)干部人事檔案審核管理信息中心成功創(chuàng)建為四川省組織系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)字化示范點。

“以前只能翻紙質(zhì)檔案，現(xiàn)在都在數(shù)字化平臺上查，時間節(jié)約了一大半?！蹦呈屑o(jì)檢干部說。數(shù)字化建設(shè)完成后，查閱檔案只需要檔案保管人員登錄系統(tǒng)進(jìn)行身份識別，輸入關(guān)鍵字就能立刻查閱。

不過，在相關(guān)業(yè)內(nèi)人士看來，數(shù)字化平臺的使用范圍較窄，目前大多地方還停留在查閱層面。

如何加強信息化建設(shè)，提升干部人事檔案利用效率？在這方面，一些地方已有探索。

比如，江蘇淮安、湖南永州等地組織開發(fā)了干部選拔任用相關(guān)的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。系統(tǒng)深度整合了干部在教育、培訓(xùn)、考核和監(jiān)督等過程中形成的檔案信息。使用時，只需要輸入一系列關(guān)鍵詞，就能找到符合條件的人選。

對此，來自四川一區(qū)委組織部的相關(guān)負(fù)責(zé)人向記者表示，上述方式值得借鑒，但是目前多地干部人事檔案信息化建設(shè)尚停留在初期階段，應(yīng)進(jìn)一步打破數(shù)據(jù)壁壘，強化信息共享和功能開發(fā)，讓檔案成為選人用人的“活字典”。

（應(yīng)受訪者要求，文中部分人名為化名）