提到檔案，便不得不提“蘭臺”一詞。在兩漢時期，蘭臺是宮中檔案、典籍收藏的場所，后來一度成為御史臺、史官和秘書省的代稱?！疤m臺遠(yuǎn)望空蒙蒙，青云直上幾千重”，“蘭臺公子王孫游，差池不與群鷗儔”，“蘭臺閣上望山川，千古文章盛世傳”……在文人筆下，蘭臺寄托了他們拜相封侯、建功立業(yè)的雄心壯志，成為意象豐富的典故?？偟膩碚f，“蘭臺”二字始終與文書、典籍、檔案有關(guān)，如今已成為泛指檔案保管機(jī)構(gòu)和檔案工作的代名詞，而檔案工作者也往往自稱為“蘭臺人”。

“檔案”一詞則出現(xiàn)得較晚，在清朝康熙年間成書的《柳邊紀(jì)略》中，作者楊賓介紹了“檔案”一詞的來源，稱：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者，曰牌子，以削木若牌故也。存貯年久者，曰檔案，曰檔子。以積累多，貫皮條掛壁，若檔故也。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子。”至少在此之后，“檔案”才被廣泛地使用。在更早的時期，檔案還有許多不同的稱謂，如商代為“冊”，周代稱“中”，秦漢叫“典籍”，漢魏及以后則有“文書”“文案”“案牘”“案卷”“簿書”等，檔案管理思想也早有發(fā)端。

“以文書御天下”

貞元十八年（802年），白居易入長安，參加吏部舉行的書判拔萃科，并順利登第，授秘書省校書郎、集賢校理，參與整理國家藏書。在秘書省工作期間，他留下一句詩句，“猶喜蘭臺非傲吏，歸時應(yīng)免動移文”，既是對“蘭臺人”的贊美，也指出了檔案管理中重要的歸檔工作。

目前，我國現(xiàn)存最早的歷史檔案就是甲骨檔案。甲骨檔案是商朝統(tǒng)治者在占卜活動和政務(wù)活動中，刻寫在龜甲、獸骨上的文字記錄，涉及重要的國家事務(wù)，因此，相關(guān)的管理工作也頗受重視，檔案管理在此時便初具雛形。

兩漢時期是古代中國檔案管理工作發(fā)展的一個高峰。《漢書》記載，劉邦首先入關(guān)，拿下咸陽后，“諸將皆爭走金、帛、財(cái)物之府，分之，（蕭）何獨(dú)先入收秦丞相、御史律令圖書藏之”。正是因?yàn)樵谥T將興奮地瓜分金銀財(cái)寶時，蕭何首先想到的是將秦朝留下的檔案文件收藏起來，劉邦才得以知曉“天下厄塞、戶口多少、強(qiáng)弱之處、民所疾苦者”，為取得最終勝利起到了至關(guān)重要的作用。王充在《論衡》中說：“蕭何入秦，收拾文書，漢所以能制九州者，文書之力也?！庇纱丝梢?，漢初統(tǒng)治者和部分官員對檔案管理的重視與利用，漢代遂“以文書御天下”。

但這一時期，檔案與文書、圖書等文獻(xiàn)并沒有嚴(yán)格區(qū)分，相關(guān)工作也只是國家行政事務(wù)中的輔助。這在官員設(shè)置上也有所體現(xiàn)，如漢代的御史中丞及侍御史就是既處理直達(dá)皇帝的奏章，擁有考課、監(jiān)察、彈劾百官之權(quán)，也負(fù)責(zé)主管蘭臺的秘書、檔案及四方文書等。

到了唐代，出現(xiàn)了中國檔案史上第一個專業(yè)檔案館甲庫。甲庫存放的檔案是甲歷，這是在官員銓選、任用過程中形成的人事檔案，內(nèi)容包括“考核資序、郡縣鄉(xiāng)里名籍、父祖官名、內(nèi)外族姻、年齡、形貌、優(yōu)劣課最、譴負(fù)刑犯”等情況。

隨著檔案類型的不斷豐富，許多古代官員也越加重視檔案管理，北宋名相韓琦的檔案管理思想就是突出一例，這與他的為官經(jīng)歷分不開。

北宋皇祐五年（1053年），韓琦任武康軍節(jié)度使。這一年，契丹“冒占天池廟地”，宣稱天池廟是遼國的土地，當(dāng)?shù)厍鹾酪舱娟?duì)契丹。韓琦拿出以往天池廟酋豪向宋廷請求修廟的檄書檔案作為憑證，酋豪面對如山鐵證，只好“歸我斥地”。但事情還未結(jié)束，之后幾年間宋遼雙方經(jīng)過多次爭奪與交涉，確定“以黃嵬山麓為界”，遼國送來正式牒文。

然而，這樣一份重要的文書檔案卻因樞密院保管不善，“累月檢之不獲”。至和三年（1056年），此時已是樞密院樞密使的韓琦，想起之前在武康軍的經(jīng)歷，深感憂慮，上疏宋仁宗指出：“歷古以來，治天下者莫不以圖書為急，蓋萬世之根本，后世之模法，不可失也。”他提到，宋朝機(jī)密圖書都在樞密院，但“散逸蠹朽，多所不全。至于近歲，文書欲求證用，已不可得”。隨后，韓琦提出相關(guān)官員要系統(tǒng)地對檔案進(jìn)行一次整理和編錄，以便在需要的時候拿得出證據(jù)。次年，宋仁宗便下詔編集樞密院機(jī)要文字，由樞密副使程戡提舉，整理范圍包括大宋立國以來積存的全部檔案，按時間先后排列，并以事由分類編纂。

在宋代，還出現(xiàn)了檔案史上有名的架閣庫，以架閣形式放置文書檔案，在集中、編錄、立卷、編號、分類、鑒定、保護(hù)等方面都有嚴(yán)格的制度規(guī)定。景祐三年（1036年），歐陽修被貶夷陵，無所事事時“取架閣陳年公案反復(fù)觀之”，他還感嘆道：“夷陵偏小，尚有架閣庫，其他州縣可想而知。”這說明了從朝廷到地方，架閣庫已經(jīng)普遍設(shè)立。

以架閣庫為基礎(chǔ)，宋仁宗時期江南西路轉(zhuǎn)運(yùn)使周湛創(chuàng)立“千文架閣法”，成為古代中國檔案分類編目影響最大的方法。正如韓琦對樞密院檔案管理不力提出的憂慮，周湛在主政地方時也發(fā)現(xiàn)，“江西民喜訟，多竊去案牘”，在猖狂的偷盜下，“州縣簿領(lǐng)案牘淆混無紀(jì)次，且多亡失，民訴訟無所質(zhì)，至久不能決”。由此，周湛提出將檔案按形成時間先后順序，以千字文為號登記編排上架，此后，“詔下其法諸路”，成為全國通行的方法。而架閣庫制度也沿用至元、明、清三代，直到近代才逐漸退出歷史舞臺。

“于公事有益”的副本

漢初，外戚竇嬰把持朝政，權(quán)勢熏天，與同是外戚的田蚡勢同水火。漢武帝建元六年（公元前135年），竇太后去世，竇嬰失去靠山，“益疏不用，無勢”，田蚡則扶搖直上，得封武安侯，被任命為丞相，“天下吏士趨勢利者，皆去魏其（竇嬰為魏其侯）歸武安”。田蚡時常打壓竇嬰，竇嬰便宣稱自己在漢景帝時“受遺詔，曰‘事有不便，以便宜論上’”，還拿出了所謂遺詔的正本，試圖借先帝余威挽回劣勢。

為了鑒別竇嬰所言真?zhèn)?，朝廷“案尚書”，檢查了所有的檔案，發(fā)現(xiàn)“尚書之中無此大行遺詔”的副本，而竇嬰所藏遺詔正本也無皇帝表識，由此判定竇嬰所言不實(shí)。

原來，漢代有規(guī)定，皇帝臨崩，遺詔重臣時，往往將正本發(fā)出的同時，還有副本檔案留在尚書處，以備查驗(yàn)。竇嬰一心政爭，卻忽略了重要的副本制度，最后因“矯先帝詔之罪而棄市渭城”。

實(shí)際上，副本制度早已有之?！吨芏Y》記載：“凡邦之大盟約……大史、內(nèi)史、司會及六官皆受其貳而藏之。”所謂“貳”，指的就是副本。

副本一般是在文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理過程中，由相關(guān)部門出于留存、發(fā)抄、匯抄等需要抄寫。為了區(qū)分賦役冊籍的正本和副本，明代規(guī)定正本為黃色封面，稱“黃冊”，存放在南京后湖，副本為青色封面，稱“青冊”，布政司、府（州）、縣各存一套。大清律法則規(guī)定：“各省督撫凡歷年欽奉上諭，俱應(yīng)一一繕錄。”雍正皇帝也曾下令：“內(nèi)閣本章，及各衙門檔案，皆應(yīng)于正本外立一副本，另行收貯?！奔螒c年間，還特別設(shè)立“副本庫”，與其他檔案文件區(qū)分開，專門保管副本。

在古代，檔案保護(hù)水平低下，戰(zhàn)亂、火災(zāi)、水災(zāi)都有可能對檔案文書造成滅頂之災(zāi)。歷代統(tǒng)治者都會要求對檔案進(jìn)行定期或不定期的抄錄，并不斷改善副本制度。

唐高宗永徽五年（654年）冬天的一個夜晚，“司勛大火，甲歷并燼矣”，造成了嚴(yán)重的損失。后來的唐德宗汲取教訓(xùn)，便在原來甲歷分三庫收藏的基礎(chǔ)上，還“更寫一本”，送交內(nèi)庫收貯，“縱三庫斷裂，即檢內(nèi)庫本”。

宋室南渡后，朝廷很多重要檔案都損毀無存，各衙門常常相互“差人前去計(jì)會抄錄”。明代中期，地方衙門所藏的一些年代久遠(yuǎn)的戶籍賦役文件殘缺不全，也曾有地方知府請求準(zhǔn)許各地官府到后湖黃冊庫抄錄冊籍。

對于一些重要檔案的副本抄寫工作，清代甚至還施行了獎勵制度。梁章鉅的《樞垣記略》記錄了不少軍機(jī)處的資料，在咸豐四年（1854年），軍機(jī)處上奏提到，自上次繕修檔案后，雖然才過了三年，但“不時翻閱，磨損過甚”。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，滿文檔案五年一修繕，漢字檔案三年一修繕，軍機(jī)處表示，如果“拘泥成案，俟至咸豐六年（1856年）辦理，恐為期過久，字跡或多漫漶，將來難于查核”，于是軍機(jī)處官員主動提出“即行繕錄一分，另備檢查”，并請賞稱，如果辦理妥當(dāng)，則希望“查照向例，奏請鼓勵”?？梢?，官員因修繕檔案、謄抄副本而得到升用的情況不在少數(shù)。

重視副本，不僅在于副本可以補(bǔ)缺備失，還能防止舞弊，防止諸如竇嬰“矯詔”的情形發(fā)生。清雍正皇帝在頒布副本法令時便說，建立副本“不但于公事有益，且可杜奸胥猾吏隱藏改換之弊”。像唐代甲歷這樣重要的人事文件，采用了一式三份的形式，就是要求吏部在授官時，要仔細(xì)檢查三份檔案是否完全相符，很大程度上避免了通過涂改、偽造而冒名頂替的情況。

嚴(yán)格的保密制度

“蕭何入秦，收拾文書”的故事體現(xiàn)了檔案的重要性，歷代王朝的統(tǒng)治者都十分重視檔案收集工作。元末明初時，朱元璋多次下令要求部下收集敵方的各種檔案，并鼓勵敵將攜帶檔案投誠。1367年，元杭州守將謝五就是攜帶大批土地、人口、兵馬、錢糧的檔案投降明軍，而遼東守將劉益也是在獻(xiàn)出所轄府州縣檔案后，還得以繼續(xù)擔(dān)任官職。同樣的，也正因檔案的重要性，統(tǒng)治者也十分重視檔案的保密工作。

為防止有人私拆誤拆官方文書檔案，唐律規(guī)定，“諸私發(fā)官文書印封視書者，杖六十；制書，杖八十；若密事，各依漏泄坐減二等。即誤發(fā)，視者各減二等；不視者不坐”，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度對私自拆看檔案的人進(jìn)行處罰。

相比于唐代，在戰(zhàn)事頻繁的形勢背景下，兩宋時期的檔案保密特色則是“內(nèi)外嚴(yán)密，無容漏露”，不僅會對違反檔案保密制度的官吏處以嚴(yán)厲懲罰，還會連坐其上下層級的官員，同時獎勵告發(fā)泄密者。

慶歷四年（1044年），蘇舜欽在范仲淹的推薦下，任集賢殿校理，監(jiān)進(jìn)奏院。不久，蘇舜欽被人舉報，稱他“與右班殿直劉巽輒用鬻故紙公錢召妓樂，間夕會賓客”?！百u廢紙”是進(jìn)奏院的一個“慣例”，這個部門往來文件檔案繁多，會產(chǎn)生大量的紙，“每歲院中賽神，例賣故紙錢，為宴飲之費(fèi)”，但蘇舜欽和劉巽的罪名很快就落實(shí)了，“坐自盜除名”，并牽連了參與宴會的同僚，“因緣得罪逐出四方者十余人”。而舉報者王拱辰喜不自勝地說：“吾一舉網(wǎng)盡矣?！?/p>

蘇舜欽在政治上傾向于以范仲淹為首的改革派，而王拱辰則反對慶歷新政，二人素來政見不合。雖王拱辰存有私心，但能舉報成功，也是因?yàn)榈拇_有制度規(guī)定“諸州縣案賬、要切文書、鈔榜等，委官吏上籍收鎖，無得貨鬻毀棄”，嚴(yán)重的將被“除名為民”，丟掉官職。當(dāng)不合規(guī)的“慣例”被捅破時，便會成為一把清除政敵的利刃。

明清制定了更為嚴(yán)格的檔案保密制度，像明代存放黃冊的后湖黃冊庫就有著嚴(yán)密的守衛(wèi)。黃冊庫位于南京后湖（今玄武湖）中的群島上，過湖船只和庫房鑰匙都由南京大內(nèi)太監(jiān)掌握，開船和開庫都是定期的，有偷冊者不論首從，都判斬刑，所謂“湖曰禁湖，地曰禁地，例必曰禁例，而船必曰禁船，以至樵采漁牧之有罰，巡視守護(hù)之有人，而擅越湖者必以重治”。明孝宗弘治年間，太監(jiān)郭鏞就“因駕官舟過湖觀望”，被彈劾“擅游禁地”。

有清一代，雍正皇帝對檔案的重視較為突出，他曾多次對檔案工作提出要求，在保密制度上亦是如此。雍正七年（1729年），他下令：“嗣后各部門存貯檔案之后，應(yīng)委筆貼式等官，輪班值宿巡查?！薄肚迓衫齾R纂大成》則有記載稱：“文稿案冊……嚴(yán)密收貯，隨時抽查。夜間，責(zé)成當(dāng)月司員，嚴(yán)查值宿書吏，小心看守，如有遺失，將該官議處……”

檔案是人類歷史重要的載體之一，作為人類社會活動的記錄，它形成于一切領(lǐng)域?？梢哉f，只要有人的地方就會產(chǎn)生檔案。檔案是歷史的真實(shí)記錄，正如董必武贊頌的，“典謨訓(xùn)誥，寶之無佚；只字片言，亦所珍惜”。從甲骨金石到紙墨文書，在漫長的古代，檔案管理工作經(jīng)歷了不斷豐富、完善的過程，管理思想亦凝結(jié)著前人的智慧，至今仍有值得當(dāng)下參考的價值。