筑牢百年民生工程根基提升軌道工程檔案質(zhì)量
——南通軌道交通檔案管理“1234 工作法”

陳 雯 強(qiáng)冬梅

（1.南通軌道交通集團(tuán)有限公司，江蘇南通， 226631；2.無錫地鐵集團(tuán)有限公司，江蘇無錫， 214023）

一、實(shí)施背景

南通軌道交通1、2 號線一期工程于2014 年8 月獲國家發(fā)改委批準(zhǔn)建設(shè)（發(fā)改基礎(chǔ)〔2014〕1854 號），分別于2017年12月18日、2018年10月26日開工建設(shè)，1 號線于2022 年11 月10 日已開通初期運(yùn)營，2023 年底將實(shí)現(xiàn)雙線運(yùn)營。

檔案管理工作貫穿軌道交通工程設(shè)計(jì)、現(xiàn)場施工、運(yùn)營管理全過程，檔案驗(yàn)收也是軌道交通線路開通初期運(yùn)營的必要條件。南通軌道集團(tuán)深入貫徹落實(shí)黨的二十大精神和習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作的重要批示精神，努力踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的職責(zé)，始終把檔案工作放到“關(guān)系軌道交通事業(yè)大局與長遠(yuǎn)發(fā)展”的高度上推進(jìn)，同時(shí)為了做好檔案的全流程管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提升管理效率，集團(tuán)探索形成了具有南通軌道交通特色的“1234 工作法”。

二、創(chuàng)新做法

依據(jù)軌道交通檔案管理和建設(shè)管理有關(guān)規(guī)定，軌道交通檔案管理以創(chuàng)新賦能機(jī)制構(gòu)建、全流程管控、檔案考核、檔案信息化等各環(huán)節(jié)，結(jié)合行業(yè)特性，逐步形成可推動(dòng)、可復(fù)制的“1234 工作法”。

1. 建立“一套機(jī)制”，推行精細(xì)常態(tài)管理

軌道集團(tuán)按照“業(yè)務(wù)建設(shè)有標(biāo)準(zhǔn)，管理工作有規(guī)范”的思路，逐步形成“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、分級負(fù)責(zé)、全員參與”的一整套檔案工作機(jī)制。

一是創(chuàng)新實(shí)施“雙組長”負(fù)責(zé)制。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)施集團(tuán)黨委書記和總經(jīng)理“雙組長”模式，下設(shè)檔案工作辦公室，形成“黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，黨政齊抓共管”的工作格局，有效發(fā)揮組織保障作用。

二是建優(yōu)配強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)。建立“公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、部門為主負(fù)責(zé)、參建單位落地實(shí)施”的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，形成了“專職檔案員+兼職檔案員+N名參建單位資料員”的檔案隊(duì)伍，為檔案工作有效開展奠定基礎(chǔ)。

三是全力打造標(biāo)準(zhǔn)樣板。按專業(yè)選取樣板標(biāo)段在集團(tuán)作為典型示范，邀請省、市檔案館領(lǐng)導(dǎo)和地鐵專家對樣板成果進(jìn)行點(diǎn)評和指導(dǎo)，努力打造全線全流程檔案“樣板”工程，探索形成可操作、可推廣的“南通軌道模式”。

2. 聚焦“兩張清單”，優(yōu)化檔案過程管控機(jī)制

細(xì)化工作任務(wù)，建立“計(jì)劃清單”。一是明確任務(wù)抓落實(shí)。年初將檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步部署，倒排工籌、細(xì)化責(zé)任、分解落實(shí)，以清單統(tǒng)領(lǐng)全年檔案工作。二是建立清單強(qiáng)考核。將檔案工作納入年度考核，與員工績效直接掛鉤，完善細(xì)化考核指標(biāo)，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的全員考核。三是對照清單勤檢查。成立檔案專項(xiàng)檢查小組，形成“施工單位自查——業(yè)主代表、監(jiān)理方常態(tài)化巡查——業(yè)務(wù)主管部門復(fù)查——檔案職能部門聯(lián)合檢查——主管單位驗(yàn)收”的五級檢查模式，每兩個(gè)月進(jìn)行一次全線覆蓋檢查。

用活檔案資源，建立“學(xué)習(xí)清單”。一是走出去。開展專項(xiàng)對標(biāo)學(xué)習(xí)，在集團(tuán)成立初期，至周邊地鐵進(jìn)行檔案工作業(yè)務(wù)交流，汲取工作經(jīng)驗(yàn)，彌補(bǔ)首條線路工作人員經(jīng)驗(yàn)不足的短板。二是請進(jìn)來。圍繞集團(tuán)“黨旗紅·爭先鋒”學(xué)習(xí)型組織創(chuàng)建的要求，邀請檔案館領(lǐng)導(dǎo)、地鐵行業(yè)專家進(jìn)行培訓(xùn)，請身邊標(biāo)兵能手作經(jīng)驗(yàn)交流分享。三是用起來。不斷強(qiáng)化前期基礎(chǔ)工作，從一線檔案工作實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)、解決問題，形成規(guī)范化的模板。

3. 整合“三方資源”，狠抓目標(biāo)任務(wù)推進(jìn)落實(shí)

一是壓實(shí)施工主體責(zé)任。圍繞“以日保周、以周保月、以月保季”的目標(biāo)，主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)定期協(xié)調(diào)，按工期及時(shí)做好歸檔工作。對于個(gè)別檔案管理較為薄弱標(biāo)段，公司主要領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目負(fù)責(zé)人約談，切實(shí)提升檔案主體責(zé)任意識，確保各標(biāo)段檔案工作按時(shí)保質(zhì)完成。

二是發(fā)揮專業(yè)機(jī)構(gòu)優(yōu)勢。1、2 號線主線項(xiàng)目近200 個(gè)標(biāo)段300 余家參建單位，共引進(jìn)了3 家有地鐵項(xiàng)目檔案整理經(jīng)驗(yàn)的數(shù)字化服務(wù)外包單位，為提高全線歸檔質(zhì)量和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)提供了有力支撐。

三是完善施工協(xié)議條例為保障。將檔案歸檔和質(zhì)量要求列入工程招標(biāo)文件和合同條款，在合約、評價(jià)和監(jiān)督體系中明確檔案責(zé)任，將檔案驗(yàn)收結(jié)果納入有關(guān)單位業(yè)績考核和參建單位履約評價(jià)，將檔案歸檔質(zhì)量與工程尾款結(jié)算支付相掛鉤，以規(guī)范化的協(xié)議保障檔案工作有效推進(jìn)。

4. 堅(jiān)持“四化標(biāo)準(zhǔn)”，提升檔案服務(wù)利用水平

軌道集團(tuán)堅(jiān)持以“四化標(biāo)準(zhǔn)”為導(dǎo)向，扎實(shí)做好日常歸納整理，強(qiáng)化業(yè)務(wù)檔案綜合運(yùn)用，推動(dòng)檔案管理工作提質(zhì)增效和服務(wù)利用水平。

一是檔案管理長效化。以建立“省示范檔案室”為目標(biāo)，開展項(xiàng)目化管理、清單式交辦、節(jié)點(diǎn)式督查。在新形勢、新實(shí)踐下堅(jiān)持檔案管理工作常態(tài)長效、常抓常新，提升檔案管理水平。

二是檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。搭平臺與建標(biāo)準(zhǔn)“雙管齊下”，聯(lián)同兄弟地鐵單位起草軌道交通檔案管理規(guī)范，探索構(gòu)建省內(nèi)統(tǒng)一的軌道工程管理辦法。

三是基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)范化。通過對全市和周邊地鐵單位走訪和調(diào)研，集團(tuán)總部設(shè)立了2000 余平方米的檔案中心，配備了智能密集架、防磁柜、精密空調(diào)等設(shè)施，形成了集辦公、培訓(xùn)、利用和保管“四位一體”的檔案中心布局。

四是檔案信息數(shù)字化。定制開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部“在線”和參建單位“離線”同步信息數(shù)字化歸檔，形成了多層次、多形式的共享平臺。

三、效果及影響

1. 一體化提升項(xiàng)目檔案管理水平

在軌道交通檔案管理“1234 工作法”研究、實(shí)踐和推廣過程中，轉(zhuǎn)變了過去工程竣工后被動(dòng)收集文件材料的老習(xí)慣，樹立了“抓好兩頭、管控中間”的項(xiàng)目檔案管理新思路。

前端控制方面，全面組織項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)有關(guān)規(guī)章制度的宣貫教育，將檔案工作關(guān)口前移。中間控制方面，全面壓實(shí)文件管理主體管理責(zé)任，適時(shí)開展檔案業(yè)務(wù)現(xiàn)場指導(dǎo)和檢查。末端控制方面，高標(biāo)準(zhǔn)、全覆蓋、常態(tài)化組織建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，積極組織試點(diǎn)推廣。

在軌道交通項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)不斷筑牢、管理水平不斷提升的基礎(chǔ)上，根據(jù)“1234 工作法”逐步完成了項(xiàng)目檔案的收集和整理，進(jìn)一步健全集團(tuán)檔案管理機(jī)制，為保障集團(tuán)高質(zhì)量發(fā)展提供了堅(jiān)強(qiáng)保障。

2. 全鏈條式打造高素質(zhì)專業(yè)化管檔隊(duì)伍

為深入貫徹習(xí)近平總書記對檔案工作的重要批示精神，更好地普及檔案知識、增強(qiáng)檔案意識，軌道集團(tuán)根據(jù)“1234 工作法”，結(jié)合“學(xué)、講、賽”等多種形式，從源頭上提升檔案人員工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)。組織學(xué)習(xí)活動(dòng)，邀請行業(yè)專家講座授課、參與研討會(huì)等，分享最新的檔案管理理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理人員不斷更新知識，掌握新的工作方法和技巧。組織內(nèi)部交流會(huì)議，邀請身邊的能手或有經(jīng)驗(yàn)的員工分享自己的成功案例和技巧，促進(jìn)內(nèi)部知識的傳承和經(jīng)驗(yàn)的共享，提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的檔案管理能力。組織檔案知識競賽，促使檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)，提高對檔案相關(guān)知識的了解和實(shí)際運(yùn)用能力，形成一支專業(yè)知識扎實(shí)、業(yè)務(wù)技術(shù)熟練的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍，為軌道集團(tuán)甚至全市檔案人才隊(duì)伍注入新的活力。

3. 全方位賦能助力高質(zhì)量發(fā)展

建地鐵就是建城市，建地鐵就是惠民生。地鐵檔案詳細(xì)記錄了地鐵從規(guī)劃到建設(shè)、運(yùn)營、資源開發(fā)等方面的發(fā)展歷程，是了解和研究城市地鐵歷史的重要資料。通過“1234 工作法”，集團(tuán)對地鐵工程全生命周期進(jìn)行了全面、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)的梳理和收集整理，確保了歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為城市地鐵的歷史研究提供寶貴的依據(jù)。從集團(tuán)層面，檔案中的信息和數(shù)據(jù)被用于項(xiàng)目計(jì)劃、預(yù)算控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面，為地鐵項(xiàng)目管理和運(yùn)營提供了重要支持，有力提高了項(xiàng)目管理效率和質(zhì)量。從文化層面，地鐵檔案作為城市歷史文化的重要組成部分，成為旅游和文化產(chǎn)業(yè)的利用資源，通過展覽、導(dǎo)覽等方式，吸引游客和市民參觀、學(xué)習(xí)，帶動(dòng)旅游經(jīng)濟(jì)和文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。從城市發(fā)展層面，軌道工程的檔案資料為進(jìn)一步完善城市交通網(wǎng)絡(luò)、規(guī)劃城市發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)。