高校辦公室收文辦理及歸檔工作芻議

文/江蘇理工學(xué)院黨辦、校辦 胡?。唤K理工學(xué)院圖書館、檔案館 陸韡

詔書可看作是中國(guó)古代的“中央文件”[1]。中國(guó)的傳統(tǒng)政府是“文書政府”，以文書治天下，文書推動(dòng)建構(gòu)了政府價(jià)值、政府制度和政府組織。“文件”作為政府信息的載體。在現(xiàn)代政府運(yùn)行中，文件扮演著重要角色[2]。同樣，文件對(duì)于高校治理體系和治理能力的現(xiàn)代化有著重要的推動(dòng)價(jià)值，對(duì)于高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用。落實(shí)文件精神，需要依靠收文辦理。收文辦理是高校辦公室的一項(xiàng)重要工作，對(duì)收文人員的業(yè)務(wù)水平、責(zé)任心和溝通協(xié)調(diào)能力有較高的要求。收文辦理起到承上啟下，上傳下達(dá)的作用[3]，應(yīng)提高收文辦理工作的質(zhì)量和效率，增強(qiáng)執(zhí)行力，提高管理效率[4]?，F(xiàn)階段，高校收文流轉(zhuǎn)主要通過(guò)OA（辦公室自動(dòng)化）系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)代信息化技術(shù)的應(yīng)用，極大地提高了收文辦理的效率[5-6]。

檔案無(wú)論是對(duì)于個(gè)人還是單位都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用[7]。收文和收文處理單體現(xiàn)著學(xué)校各方面的發(fā)展情況，承載著學(xué)校的發(fā)展歷程、治理理念和辦學(xué)水平。在大力倡導(dǎo)數(shù)字校園和智慧校園建設(shè)的背景下，高校歸檔工作需要適應(yīng)新的更高要求。

本文主要結(jié)合高校辦公室工作實(shí)踐，探討非涉密公文收文辦理與歸檔工作，其中有三個(gè)中間環(huán)節(jié)需要收文人員流轉(zhuǎn)操作，常規(guī)流程示意圖如圖1所示。因此，收文人員對(duì)收文辦理的時(shí)效性發(fā)揮著重要作用。

圖1 江蘇理工學(xué)院辦公室收文及歸檔流程示意圖

一、收文辦理及歸檔工作存在的問(wèn)題

（一）收文辦理存在的問(wèn)題。與高校其他部門的工作相比，辦公室工作量大面廣，具有復(fù)雜性與瑣碎性[8]，但是各級(jí)各類校外來(lái)文需要及時(shí)、高效地辦理，收文人員可能因忙于其他事務(wù)性工作而未及時(shí)收文、流轉(zhuǎn)，而承辦部門也可能出現(xiàn)未及時(shí)閱辦的情況。文件從簽收、登記、審核、擬辦、批辦再到承辦部門，耗時(shí)較長(zhǎng)，甚至在某一個(gè)環(huán)節(jié)長(zhǎng)時(shí)間處于停滯狀態(tài)，有些承辦部門得知兄弟院校收到文件或業(yè)務(wù)的消息提醒后而反過(guò)來(lái)催促辦公室收文、流轉(zhuǎn)工作的現(xiàn)象亦是屢見(jiàn)不鮮。有的超出來(lái)文規(guī)定的辦理截止時(shí)間，承辦部門仍未辦理，對(duì)學(xué)校事業(yè)發(fā)展造成不利影響；尤其是特提、特急、加急等急件，對(duì)時(shí)間要求更高?？傮w來(lái)說(shuō)，收文辦理環(huán)節(jié)存在批轉(zhuǎn)效率較低的問(wèn)題。

（二）歸檔存在的問(wèn)題?！稒n案學(xué)詞典》認(rèn)為，歸檔是指“文書、業(yè)務(wù)部門將工作活動(dòng)中處理完畢，將有保存價(jià)值的文件材料，按規(guī)定制度整理組卷后，定期向檔案室移交集中的過(guò)程，是文書處理工作的最后環(huán)節(jié)”?，F(xiàn)階段，高校辦公室收文歸檔工作主要存在以下四個(gè)問(wèn)題：1.重視文件的記述情況、傳達(dá)意圖、聯(lián)系工作、處理事務(wù)等功能，而忽視其檔案功能，重視收文辦理，而忽視歸檔工作，檔案意識(shí)薄弱[9]，收文歸檔往往是應(yīng)付式工作狀態(tài)。2.雖然有歸檔但整理不規(guī)范。高校辦公室缺乏專職檔案人員，兼職檔案員較多，由于缺乏專業(yè)知識(shí)、人員變動(dòng)等因素，使文件整理、歸檔問(wèn)題愈發(fā)嚴(yán)重[10]。3.收來(lái)的文件分為有歸檔價(jià)值和無(wú)歸檔價(jià)值兩類，鑒別是否有歸檔價(jià)值尤為重要。因沒(méi)有鑒別機(jī)制，鑒別上投入的精力和時(shí)間較少，有的單位歸檔價(jià)值鑒別缺乏審核與會(huì)商機(jī)制。對(duì)于上級(jí)的紅頭文件，存在有文就歸的現(xiàn)象，即紅頭文件中無(wú)保存歸檔價(jià)值的文件也歸檔了。此外，歸檔價(jià)值鑒別中存在以文件處理單上內(nèi)容的多少為依據(jù)的誤區(qū)，即內(nèi)容多的就歸檔，內(nèi)容少的就認(rèn)為不重要從而不歸檔，常常出現(xiàn)有歸檔價(jià)值的未歸檔和無(wú)歸檔價(jià)值卻歸檔的問(wèn)題。4.高校辦公室需要?dú)w檔的文件數(shù)量較多，依靠手工方式分揀、核驗(yàn)、整理等，工作量大，操作效率低，并且時(shí)效性差。需將OA系統(tǒng)中有歸檔價(jià)值的來(lái)文分別下載后，再手動(dòng)錄入、上傳到南大之星檔案管理系統(tǒng)，在日常運(yùn)行管理中表現(xiàn)出成本較高、效率較低、信息化水平低等問(wèn)題，存在重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，不符合數(shù)字校園和智慧校園的建設(shè)要求。

二、收文辦理及歸檔工作對(duì)策

（一）踐行“四及時(shí)”，提升收文辦理效率。1.及時(shí)收文。高校辦公室收文有多個(gè)渠道，主要分為線上和線下兩類。江蘇理工學(xué)院辦公室線上收文平臺(tái)主要有江蘇教育電子公文收發(fā)系統(tǒng)、常州市政府智能辦公平臺(tái)、常州市教育局協(xié)同辦公平臺(tái)等；線下收文平臺(tái)主要接受校外各級(jí)單位的EMS、掛號(hào)信等紙質(zhì)來(lái)文。電子公文平臺(tái)需要每天上午和下午各進(jìn)行一次線上收文，同時(shí)留意平臺(tái)的短信收文提醒，收到短信提醒后迅速收文。對(duì)于紙質(zhì)來(lái)文，需要與學(xué)校郵件收發(fā)室及時(shí)對(duì)接，將紙質(zhì)郵件來(lái)文進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換為電子文本，上傳至OA系統(tǒng)。在OA系統(tǒng)的文件處理單中，準(zhǔn)確登記線上線下來(lái)文的標(biāo)題、發(fā)文單位、緊急程度等。2.及時(shí)流轉(zhuǎn)。高校每年需要處理的校外來(lái)文種類多、數(shù)量大。2020年、2021年和2022年，江蘇理工學(xué)院辦公室累計(jì)收到校外來(lái)文分別為1213份、1279份和1153份，來(lái)文種類包括通知、意見(jiàn)、通報(bào)、決定和函等，急件與非急件并存。收文后，應(yīng)及時(shí)流轉(zhuǎn)給辦公室主任填寫擬辦意見(jiàn)，擬辦意見(jiàn)是否準(zhǔn)確、規(guī)范，直接關(guān)系到公文能否順暢流轉(zhuǎn)[11]。擬辦后及時(shí)流轉(zhuǎn)給校領(lǐng)導(dǎo)批辦；校領(lǐng)導(dǎo)填寫批辦意見(jiàn)后，及時(shí)流轉(zhuǎn)給承辦部門。根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)或工作需要及時(shí)流轉(zhuǎn)，將來(lái)文盡早地送達(dá)承辦部門。3.及時(shí)提醒。及時(shí)提醒主要針對(duì)的是加急類公文。加急類公文的緊急程度處于特急和平急之間。2020年、2021年和2022年，江蘇理工學(xué)院辦公室累計(jì)收到校外加急來(lái)文分別為157份、192份和194份。收文人員在了解加急文件內(nèi)容的同時(shí)，在OA系統(tǒng)已辦事項(xiàng)列表中查看文件的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，了解辦理進(jìn)程，對(duì)于未及時(shí)操作的加急來(lái)文，如果是閱知性來(lái)文，督促承辦部門應(yīng)盡快閱文；如果是批辦性來(lái)文，應(yīng)催承辦部門按期辦結(jié)。4.及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)。及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)主要針對(duì)的是特急、特提來(lái)文。例如：會(huì)議通知、評(píng)先評(píng)優(yōu)、項(xiàng)目申報(bào)等來(lái)文。2020年、2021年、2022年，江蘇理工學(xué)院辦公室累計(jì)收到校外特提、特急來(lái)文分別為137份、205份和172份。對(duì)于這些來(lái)文，需要第一時(shí)間在OA系統(tǒng)內(nèi)轉(zhuǎn)發(fā)至與文件業(yè)務(wù)緊密的部門閱辦，做到文件要求辦理的事項(xiàng)與承辦部門的職能高度契合，在擬辦、批辦前“先一步”轉(zhuǎn)發(fā)承辦。及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)后，仍需關(guān)注擬辦、批辦環(huán)節(jié)進(jìn)展情況，驗(yàn)證轉(zhuǎn)發(fā)的準(zhǔn)確性，同時(shí)將文件及時(shí)流轉(zhuǎn)到協(xié)辦部門。對(duì)于評(píng)先評(píng)優(yōu)、項(xiàng)目申報(bào)等來(lái)文，通常因涉及校內(nèi)動(dòng)員、評(píng)審和不少于5個(gè)工作日的公示，及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)能確保在文件規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦結(jié)。

（二）規(guī)范化開(kāi)展收文歸檔工作。在文件歸檔管理上，我國(guó)目前執(zhí)行的是雙套制，即文件歸檔后電子文件和紙質(zhì)文件共存的歸檔制度。電子文件主要是為了實(shí)現(xiàn)文件的參考價(jià)值，紙質(zhì)文件主要為了實(shí)現(xiàn)文件作為檔案的憑證價(jià)值。雙套歸檔可使同一份收文的電子版和紙質(zhì)版共同處于存儲(chǔ)與可利用狀態(tài)。1.提升對(duì)歸檔價(jià)值的認(rèn)識(shí)。線上與線下歸檔對(duì)于收文全流程閉環(huán)來(lái)講是不可或缺的一環(huán)，高校需要充分認(rèn)識(shí)收文管理中歸檔工作的重要價(jià)值。檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》中對(duì)歸檔文件的定義是“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料”。高校的收文登記、擬辦、批辦等辦理過(guò)程都被完整地記錄、保留在文件處理單中，文件處理單是學(xué)校收文辦理過(guò)程直接形成的原始記錄，能反映學(xué)校文件辦理工作思路、過(guò)程和結(jié)果，收文和收文處理單共同組成一份完整的檔案，二者密不可分，缺一不可，文件處理單與其對(duì)應(yīng)的收文具有同等的保存價(jià)值[12]。大數(shù)據(jù)時(shí)代，公文本質(zhì)上是數(shù)據(jù)文本，存檔后的公文作為一種“開(kāi)放存取”的數(shù)據(jù)庫(kù)，里面的數(shù)據(jù)資源信息經(jīng)檢索、提取、分析、匯總后，可提供給管理層作為決策的參考和依據(jù)，尤其是政策公文的內(nèi)容是各級(jí)管理者思想的結(jié)晶。在檔案系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行文件信息的歸檔，要發(fā)揮公文電子檔案計(jì)算機(jī)信息化快速存取和高效利用的優(yōu)點(diǎn)，充分實(shí)現(xiàn)公文檔案的憑證和參考作用。歸檔后的價(jià)值主要體現(xiàn)在兩方面：一是對(duì)檔案形成者的利用價(jià)值；二是對(duì)社會(huì)的利用價(jià)值。2.加大對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)力度。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的工作，對(duì)從業(yè)人員的工作細(xì)心程度、責(zé)任心有較高的要求，同時(shí)它也是一項(xiàng)實(shí)踐性、操作性較強(qiáng)的工作。定期邀請(qǐng)檔案館資深專業(yè)人員對(duì)兼職檔案員開(kāi)展歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有針對(duì)性地結(jié)合新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》，對(duì)立卷歸檔的具體要求和方法等進(jìn)行講解，更好地掌握歸檔業(yè)務(wù)新規(guī)范、新要求。同時(shí)將以往歸檔中出現(xiàn)的問(wèn)題作為案例進(jìn)行分析。通過(guò)培訓(xùn)，將檔案工作需要的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)等傳授給兼職檔案員，提升其專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，使辦公室歸檔工作能夠規(guī)范化開(kāi)展。3.建立鑒別是否有歸檔價(jià)值的工作機(jī)制?！稒n案工作基本術(shù)語(yǔ)》對(duì)檔案的定義描述為：“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄?！庇袃r(jià)值成為是否歸檔的重要先決條件，而是否有價(jià)值需通過(guò)鑒別來(lái)完成。正確地鑒別來(lái)文的價(jià)值，是保證歸檔文件整理質(zhì)量的重要因素。建立來(lái)文歸檔價(jià)值的審核與會(huì)商工作機(jī)制，需要由辦公室組織本部門領(lǐng)導(dǎo)形成會(huì)商機(jī)制，共同鑒別。由收文科室先提出鑒別的初步意見(jiàn)，所有收文材料經(jīng)科室與辦公室分管和主管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)商，共同分析、研判是否有查考利用價(jià)值，不是“有文必檔”，確實(shí)沒(méi)有參考利用價(jià)值的收文材料要予以剔除。4.建立OA數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案系統(tǒng)接口。建立南大之星檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA數(shù)據(jù)間的互聯(lián)互通，建立收文歸檔的信息化、電子化管理模式。OA系統(tǒng)需要通過(guò)接口連接到檔案系統(tǒng)中的收文數(shù)據(jù)主要有兩部分：文件目錄數(shù)據(jù)、附件（文件處理單及文件）。在掌握OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)間底層協(xié)議及接口標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，依托規(guī)范、專用的網(wǎng)絡(luò)接口技術(shù)，開(kāi)發(fā)連接兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問(wèn)通道，按照規(guī)范化收文歸檔的要求，通過(guò)接口程序代碼，將電子收文數(shù)據(jù)批量傳輸至高校檔案管理系統(tǒng)中，架起數(shù)據(jù)接口OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)間的橋梁，建立信息化的“電子檔案平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)智能化保管和使用，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和利用，對(duì)電子檔案的采集、整理、保管、利用和銷毀全流程進(jìn)行管理和監(jiān)控，降低學(xué)校管理成本，提升歸檔工作效率，也契合我國(guó)新修訂并于2021年1月1日起施行的《檔案法》中關(guān)于“檔案信息化建設(shè)”專章的要求。

三、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，公文本質(zhì)上是“數(shù)據(jù)文本”，很多內(nèi)容都是管理者思想智慧的結(jié)晶，存檔后的公文作為一種“開(kāi)放存取”的數(shù)據(jù)資源庫(kù)，可作為管理層決策的參考依據(jù)。在收文辦理中做到“四及時(shí)”，同時(shí)規(guī)范化開(kāi)展收文歸檔工作。建立檔案系統(tǒng)與OA數(shù)據(jù)庫(kù)間接口，能夠大幅提高檔案工作效率，也符合新時(shí)代數(shù)字校園和智慧校園建設(shè)的要求。