數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的企業(yè)檔案工作

邢 芊

（中國船舶及海洋工程設(shè)計研究院，上海 200011）

0 引言

對于具有一定的規(guī)模，業(yè)務(wù)范圍覆蓋科研、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等多個階段的正規(guī)化企業(yè)，檔案工作是企業(yè)活動不可或缺的重要內(nèi)容之一。習(xí)近平總書記指出：檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識、歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。當(dāng)前以構(gòu)建數(shù)字化產(chǎn)業(yè)鏈、培育數(shù)字化生態(tài)為目標(biāo)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型正在如火如荼地進行。在此背景下，企業(yè)各項活動的檔案數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長，業(yè)界長期以來所形成的“一切皆檔案”“形成既檔案”的觀念已越來越難以滿足檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案服務(wù)知識化等新要求。

整合檔案資源、組織檔案信息、挖掘檔案價值，將“檔案庫”變?yōu)椤爸R庫”，賦能企業(yè)核心競爭力，發(fā)揮檔案的價值引領(lǐng)作用，依然是檔案工作的重中之重。

1 加強頂層設(shè)計，謀劃企業(yè)檔案工作全局

按照傳統(tǒng)檔案管理工作“誰形成，誰整理，誰歸檔”的工作原則，企業(yè)業(yè)務(wù)部門必須設(shè)置歸檔人員，在每年集中的時間內(nèi)收集、整理本部門形成的檔案材料，再移交至檔案管理部門。檔案部門相對封閉且職能單一，其人員來源復(fù)雜，專業(yè)素質(zhì)參差不齊，企業(yè)檔案管理制度和程序文件的針對性和可操作性不強甚至缺失。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)呈爆炸式增長，檔案部門需要直接面向業(yè)務(wù)工作或項目形成的來源復(fù)雜、種類繁多檔案材料。為了提升檔案價值，降本增效，助推企業(yè)發(fā)展，需要從企業(yè)全局工作出發(fā)，加強頂層設(shè)計謀劃，統(tǒng)籌企業(yè)檔案工作體制機制、人才隊伍、制度規(guī)范、數(shù)字轉(zhuǎn)型、安全保密等方面的工作。

2 加強人才培養(yǎng)，建設(shè)檔案管理復(fù)合型人才隊伍

長期以來，一些企業(yè)的業(yè)務(wù)部門缺少專職檔案工作人員，與檔案管理部門工作脫節(jié)，影響企業(yè)檔案歸檔的及時性，檔案數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和齊套性，降低了檔案使用效率。此外，檔案管理部門得不到足夠重視，人員素質(zhì)參差不齊，難以滿足企業(yè)發(fā)展帶來的新要求。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，企業(yè)必須建立一支能適應(yīng)信息環(huán)境變革的專業(yè)化人才隊伍，在人員數(shù)量和知識結(jié)構(gòu)上應(yīng)滿足各方面建設(shè)需求，配置具備檔案管理、情報分析、計算機科學(xué)等專業(yè)知識技能的人員，并培訓(xùn)了解企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)技術(shù)知識和工作流程，培養(yǎng)“基礎(chǔ)厚、口徑寬、能力強、素質(zhì)高”的檔案工作復(fù)合型人才。在職稱晉升、薪酬待遇上創(chuàng)造條件，拓寬職業(yè)發(fā)展的渠道，并采取激勵機制。

3 完善制度體系，規(guī)范企業(yè)檔案管理

目前一些企業(yè)現(xiàn)有檔案管理制度規(guī)范缺乏系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和可操作性，缺乏對檔案組織架構(gòu)和工作體系的全局部署，還有一些企業(yè)檔案管理相關(guān)程序文件使用多年不及時更新。企業(yè)不斷推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型造成檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊、異構(gòu)數(shù)據(jù)量眾多、數(shù)據(jù)來源不規(guī)范、數(shù)據(jù)管理效率不高，增加了檔案數(shù)據(jù)資源利用的難度與復(fù)雜性，也成為數(shù)據(jù)集成與數(shù)據(jù)挖掘的障礙，這是企業(yè)檔案工作者需要面臨的重要挑戰(zhàn)。

針對這些問題，企業(yè)需要加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、制度化建設(shè)、工作流程建設(shè)，必須融入數(shù)據(jù)全壽命周期管理理念和模式，依據(jù)嚴(yán)密的制度規(guī)范，對檔案管理程序、保密要求、工作流程的要求加以明確，并嚴(yán)格貫徹落實。特別針對快速膨脹的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)管理，以制度的方式約束各電子文件形成部門與數(shù)字檔案室之間的溝通對接行為，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定不同職能部門電子文件歸檔制度，制定電子文件形成部門的電子文件預(yù)立卷制度以及電子檔案網(wǎng)上利用制度等。對于具有不可直讀性質(zhì)的電子文件，由于其形成、傳遞、使用難以實現(xiàn)面對面的監(jiān)督，可以按電子文件處理流程的方式，規(guī)定電子文件的歸檔流程、電子檔案的借閱流程等，保障信息安全。

4 推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型，改進企業(yè)檔案工作的方式4 方法

4.1 推進企業(yè)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

企業(yè)信息化建設(shè)逐步建立并投入使用有多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如辦公自動化系統(tǒng)、計算機輔助設(shè)計/制造系統(tǒng)、產(chǎn)品信息管理系統(tǒng)、企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)等。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有較強的特點和多樣性，形成的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一，難以整合，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)信息技術(shù)遭受到極大的沖擊。建設(shè)與檔案數(shù)據(jù)相匹配的元數(shù)據(jù)、存儲格式、數(shù)據(jù)接口、可信認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)等一系列數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，打通各部門業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流，構(gòu)建安全、高效、可信的檔案數(shù)據(jù)環(huán)境，完成檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型尤為迫切。

企業(yè)信息化建設(shè)的突出特點之一就是企業(yè)的各種工作聯(lián)系、工作成果往往是在計算機系統(tǒng)中形成、傳遞、使用的，不需要再通過人工方式。因此，應(yīng)當(dāng)圍繞企業(yè)數(shù)字化文件（記錄）的產(chǎn)生、傳遞、修改、保存、再利用等特點進行企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)，與企業(yè)信息化系統(tǒng)形成網(wǎng)絡(luò)化的無縫銜接，以及時提供檔案信息服務(wù)。

企業(yè)應(yīng)按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》[1]的相關(guān)要求開展數(shù)字檔案室建設(shè)，不僅要在諸如機房建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、硬件設(shè)備、基礎(chǔ)軟件等軟件與硬件環(huán)境建設(shè)方面加大投入，尤其要注重在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、制度化建設(shè)上化大力氣、下狠功夫，從檔案的收集、分類、整理、編目、檢索、保存、統(tǒng)計、系統(tǒng)管理功能及傳統(tǒng)載體檔案輔助管理功能等方面提高檔案規(guī)范化管理能力。

4.2 改進檔案管理方式方法

傳統(tǒng)的檔案管理方式方法難以有效運用新興數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持多維度的檔案信息開發(fā)利用。企業(yè)檔案管理部門隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型逐步開展，把“一站式”工作方式貫穿到業(yè)務(wù)工作各個環(huán)節(jié)，形成大量電子文件。這些多源異構(gòu)的電子數(shù)據(jù)的收集，在全生命周期管理過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和措施，各部門根據(jù)業(yè)務(wù)驅(qū)動建設(shè)開發(fā)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)也架構(gòu)不一，檔案數(shù)據(jù)歸屬、權(quán)責(zé)，海量數(shù)據(jù)冗余及保密等問題對檔案數(shù)據(jù)管理方式提出了挑戰(zhàn)。

積極探索檔案管理方式與大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的應(yīng)用不斷融合，通過傳統(tǒng)媒體檔案數(shù)字化，增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，由數(shù)據(jù)保存者向數(shù)據(jù)管理者、數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)產(chǎn)品提供者轉(zhuǎn)變。應(yīng)發(fā)揮好檔案作為信息基石的作用，聚焦服務(wù)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理工作，簡化利用手續(xù)，優(yōu)化審批環(huán)節(jié)，積極探索知識管理、人工智能等信息技術(shù)在檔案資源深層加工和利用中的應(yīng)用。

應(yīng)加強電子文件歸檔工作，在辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中同步規(guī)劃、同步建設(shè)電子文件歸檔功能，在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，并推進核心業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成。探索推進各類來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式成套歸檔。積極研究三維電子文件及數(shù)據(jù)文件等歸檔難題，確保各類電子文件應(yīng)歸盡歸。

4.3 提高檔案信息質(zhì)量

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，在技術(shù)手段更新變革帶動下，數(shù)據(jù)量的極速增長會帶來更多的利用數(shù)據(jù)的機會，也暴露出在檔案數(shù)據(jù)管理方面的諸多短板和不足。大量檔案數(shù)據(jù)在準(zhǔn)確性、一致性、完整性、時效性等方面難以達到優(yōu)質(zhì)的水平。大量非優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的堆積不僅會成為開發(fā)利用的阻礙，造成檔案數(shù)據(jù)資源的浪費，而且后續(xù)要解決問題和實施優(yōu)化也將是一項龐大而復(fù)雜的工程。

在數(shù)字化建設(shè)推進工作中，不能局限于滿足整體數(shù)字化平臺的搭建和內(nèi)容形式的要求，更加要注重數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高，在檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生、收集、處理及管控的各個環(huán)節(jié)，不斷地發(fā)現(xiàn)并消除檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性和安全性方面存在的缺陷。企業(yè)檔案部門應(yīng)更多地關(guān)注前端和過程控制，從歸檔的角度對各部門、各項目提出歸檔質(zhì)量要求，做到全流程、全階段的各類檔案應(yīng)收盡收；業(yè)務(wù)各階段完成后高效地完成整理和歸檔工作，力求達到“形成即收”的效果；在技術(shù)信息層面力爭準(zhǔn)確地體現(xiàn)真實狀態(tài)，確保“收之即用”；堅持“先歸檔，后使用”的原則，確保檔案數(shù)據(jù)的齊套性和準(zhǔn)確性，并盡可能地識別和向利用者告知信息不準(zhǔn)確的風(fēng)險點，將數(shù)字化建設(shè)從宏觀深入到微觀，滲透到每個環(huán)節(jié)的細節(jié)中，同時建立起必要的監(jiān)管機制和評價體系，針對性地進行檢測、查驗和改進，提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。

5 強化信息服務(wù)，提升企業(yè)檔案利用水平

企業(yè)檔案是企業(yè)管理活動和產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)過程中形成的完整記錄，對記錄的管控也可以理解為一種監(jiān)督機制，可以驗證管理活動和產(chǎn)品質(zhì)量的控制過程是否合規(guī)。檔案工作的基本性質(zhì)就是服務(wù)性[2]。隨著企業(yè)產(chǎn)品構(gòu)造的日益復(fù)雜和三維設(shè)計技術(shù)的持續(xù)推進，檔案信息直接應(yīng)用于嫁接式開發(fā)的需求越發(fā)廣泛[3]，這就要求檔案工作要以信息和知識服務(wù)為導(dǎo)向，要對影響本企業(yè)電子文件形成、流轉(zhuǎn)、處置的職能部門文件管理的分工狀態(tài)有深入了解，針對性地提出相關(guān)部門在電子文件的歸檔責(zé)任、利用方式、價值鑒定等方面的管理要求，解決企業(yè)檔案管理通常存在的資源分散、利用率低、知識加工程度低的問題，實現(xiàn)檔案資源的深層次挖掘和精細化管理。

在為企業(yè)提供檔案信息服務(wù)的過程中，應(yīng)根據(jù)各部門對檔案信息服務(wù)質(zhì)量的反饋意見及新的檔案信息服務(wù)需求，結(jié)合企業(yè)組織機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化等，對電子檔案管理系統(tǒng)及時進行調(diào)整，以期提供更加良好的信息服務(wù)。應(yīng)當(dāng)加強對重點產(chǎn)品檔案工作的全過程指導(dǎo)與管理，助推科研與生產(chǎn)全過程深度融合。應(yīng)當(dāng)考慮如何在數(shù)字化檔案信息服務(wù)背景下滿足由于保密、載體特點、歸檔文件的珍貴性等不便提供公開的、不受限的檔案信息服務(wù)的需求。突出數(shù)字化檔案信息服務(wù)效果應(yīng)當(dāng)成為評價檔案室建設(shè)成功與否和工作業(yè)績的重要標(biāo)志。

企業(yè)檔案管理部門通常是獨立開展業(yè)務(wù)，在對內(nèi)各部門的數(shù)據(jù)共享和對外與其它單位的互聯(lián)互通方面都更為滯后。企業(yè)在日?；顒又袝a(chǎn)生文本、圖片、聲像等各類不同的檔案資源，依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)進行整理以提供利用。針對各種異構(gòu)數(shù)據(jù)構(gòu)建統(tǒng)一的分類體系和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)互聯(lián)互通和資源共享的前提。對細顆粒度的檔案數(shù)據(jù)資源的有效保存和深度開發(fā)，需要從數(shù)據(jù)資源的質(zhì)量管控、技術(shù)、制度等方面來進行保障。

6 加強安全保密，牢守檔案工作底線

保密與安全是永恒不變的話題，是檔案工作的底線。企業(yè)檔案工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家安全與保密相關(guān)的法律、法規(guī)與規(guī)定，建立人防、物防、技防三位一體的安全防范體系，并推進檔案應(yīng)急容災(zāi)備份能力建設(shè)。

另一方面，保密與提高檔案利用率是相互制約的。檔案管理部門應(yīng)主動作為，對達到或即將達到保密期限的檔案，主動與相應(yīng)權(quán)責(zé)部門溝通，及時進行保密鑒定和處置，以利于充分實現(xiàn)檔案使用價值。

7 結(jié)論

綜全文所述，企業(yè)檔案工作者不但面臨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型滾滾浪潮的巨大沖擊與挑戰(zhàn)，也意味著有了新的良好發(fā)展機遇。要想成為合格的弄潮兒，首先要有敢于迎難而上、變革求新的覺悟站位，杜絕因循守舊、墨守成規(guī)，從頂層的高度和全局的角度謀劃檔案工作，建立和不斷完善企業(yè)檔案工作的組織機構(gòu)和制度法規(guī)，加快加深數(shù)字化檔案室建設(shè)，不打無準(zhǔn)備之仗。其次要有善于學(xué)習(xí)研究、實踐突破的探索精神，克服求安穩(wěn)、吃老本的慣性思維，立足現(xiàn)有條件積極學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，研究適應(yīng)新形勢、新環(huán)境的高效管理方式方法，形成企業(yè)檔案工作能戰(zhàn)和善戰(zhàn)的人才隊伍。此外，要有長于交流溝通、總結(jié)提升的服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變本位主義、拿來主義的舊有觀念，請進來、走出去，從檔案保管者逐漸變成為信息化服務(wù)提供者；最后要繃緊安全保密的琴弦，時刻警惕、防災(zāi)應(yīng)變，守牢檔案工作的生命底線。以上是作者對數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下做好企業(yè)檔案工作的粗淺認(rèn)識，這將在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程中得以不斷實踐、深化、細化、總結(jié)和提升。