事業(yè)單位實行檔案“三合一”制度探析

田白雪

摘要：檔案“三合一”制度是當前檔案管理的一項基本制度。本文旨在探討事業(yè)單位參照編制實行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（“三合一”制度）的產生背景、編制路徑、注意事項、意義作用等，以期為提高事業(yè)單位檔案管理水平和效能提供參考與建議。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；“三合一”制度；安徽省美術館

引言

安徽省美術館嚴格遵照國家檔案局在2022年印發(fā)的關于推行檔案“三合一”制度的文件精神要求，經過兩年時間摸索，較為科學合理地編制了符合美術館特色的本館檔案“三合一”制度。此舉對于夯實檔案管理基礎，提升檔案信息化建設水平，優(yōu)化全館檔案資源體系，進一步維護檔案完整和安全具有里程碑意義。

一、“三合一”制度的定義與實行背景

（一）“三合一”制度的定義

所謂“三合一”制度，是以實踐為發(fā)展基礎，實現檔案分類方案、保管期限表以及歸檔范圍三者的融合，使得檔案形成更規(guī)范，順利完成檔案的收集、整理、歸檔等工作，是目前我國檔案管理的一項基本制度［1］。

（二）實行“三合一”制度背景

中共中央辦公廳、國務院辦公廳于2021年印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》），《規(guī)劃》聚焦高質量發(fā)展主題，創(chuàng)新性地提出全面推進檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系“四個體系”建設［2］。為貫徹落實《規(guī)劃》中關于檔案資源建設的相關要求，國家檔案局于2022年5月印發(fā)文件《關于全面推行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》（以下簡稱《通知》）?！锻ㄖ芬螅案鞯貐^(qū)各部門要結合實際做好三合一制度的編制和審查工作，不斷提升機關檔案管理的科學化、規(guī)范化、標準化水平，到‘十四五末期在機關全面實行三合一制度”。安徽省檔案局迅速響應，于2022年6月初轉發(fā)國家檔案局《通知》，要求尚未制修訂文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表的機關單位，按照新要求編制本單位“三合一”制度。

2022年，安徽省美術館迎來了建成開放，一切從“新”出發(fā)。機構成立后，各項管理制度相繼出臺，檔案管理也不例外。自籌備建設時期開始，省美術館上下始終將檔案管理工作放在非常重要的位置上。在咨詢省檔案局相關處室并了解到國家及我省檔案部門最新指示精神后，編制屬于美術館自己的“三合一”制度提上了日程。

二、“三合一”制度編制路徑

（一）確定實施范圍

作為實行“三合一”制度的依據，2006年國家檔案局發(fā)布的第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱“8號令”）和2019年國家檔案局發(fā)布的第13號令《機關檔案管理規(guī)定》（以下簡稱“13號令”）都對實施范圍作了明確說明，“規(guī)定適用于各級黨政機關和人民團體，軍隊系統、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行”。安徽省美術館作為安徽省文化和旅游廳所屬公益一類事業(yè)單位，屬于獨立立檔單位，需單獨編制本館檔案分類方案、各門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，其工作性質、管理模式與機關較為相似，應當納入實施范圍。

（二）制定檔案分類方案

實行“三合一”制度，應對本館文件材料歸檔范圍做全面系統梳理。按照《通知》精神，本館在公務活動中形成的各種載體、各種形式的全部檔案均應納入范疇。通過詳細梳理開館至今已經產生的檔案種類，結合安徽省美術館實際情況，最終確定省美術館一級檔案門類9個、二級門類6個。一級檔案門類包括文書、科技、會計、人事、專業(yè)、照片、錄音、錄像、實物；二級檔案門類包括科研、基建、設備、藏品、征集、展覽。

除了劃分門類，還需要對分類方法和檔號結構進行設置。根據《歸檔文件整理規(guī)則》及相應國家規(guī)范標準之規(guī)定，結合安徽省美術館內設機構情況及每年產生的檔案數量規(guī)模，確定主要按照年度、機構、保管期限等分類項相結合的方式進行分類。以文書檔案為例，采取以“件”為單位開展整理歸檔，檔號結構為“全宗號－檔案門類代碼·年度－保管期限代碼－機構代碼－件號”。

（三）界定文件材料歸檔范圍

《通知》羅列了十余項制度規(guī)范，涉及文書、科技、紀檢、照片、錄音、錄像、實物等，為確定文件材料歸檔范圍提供了基本遵循。安徽省美術館的“三定方案”對單位職能定位、內設機構、主要職責范圍作了明確的規(guī)定。在制度規(guī)范和單位“三定方案”的框架下，安徽省美術館梳理出包括文書檔案在內的各門類檔案保管期限表，以表格的形式逐條列出。文書檔案數量在全部檔案中所占比重最大，各部門都會產生，情況也最為復雜。工作人員將文書檔案按部門職能活動逐條進行歸納羅列，一條為一組類型相同的文件名稱或標題。條目表述盡量做到明晰準確可執(zhí)行，能夠反映出一組文件的來源、內容和形式。同時，采用分層編號法劃分層次，一般為2至4層，“1”表示第一層，“1.1”表示第二層，“1.1.1”表示第三層，編制層次普遍為2至3層。

（四）劃分文件材料保管期限

保管期限標注在保管期限表每一條款之后，按照該組文件材料應當保存的期限進行編制。劃分保管期限應全面分析和鑒別文件材料在利用、查考、憑證等方面的價值，綜合判定文件材料的現實作用與歷史作用，這也是編制“三合一”制度的難點［3］。保管期限劃分過長，會擠占本就有限的存儲空間；相反，劃分期限過短，會導致本應長期保存的檔案早早地被銷毀，無法繼續(xù)發(fā)揮其價值。安徽省美術館參照8號令文書檔案等相關規(guī)定，將全部檔案保管期限定為兩種，永久和定期，其中定期分為30年和10年。此外，會計檔案和人事檔案參照相關規(guī)定執(zhí)行，保管期限表中不編列。

（五）征求各部門意見

“三合一”制度初步定稿后，安徽省美術館以辦公室名義下發(fā)通知，面向各部門征詢意見，得到全館職工的積極回應。各部門圍繞本部門職能和工作實際，提出合理化建議，每位職工無論是否有意見建議均需書面回復。此舉也有助于加強全體干部職工的檔案意識，提示工作人員在日常工作的點滴中要注意安全保管和主動移交經手的文件材料，養(yǎng)成自覺愛檔護檔的優(yōu)良習慣。辦公室共收集意見建議近20條，經過安徽省美術館辦公會議討論研究，最終采納了一半以上的建議。

（六）上報檔案主管部門審核備案并印發(fā)

在對“三合一”制度內容修改完善并報館分管領導同意后，辦公室聯系省檔案局（館）相關處室再次征求意見并審核把關。在反復修改確認后，安徽省美術館將制度定稿以正式公文形式報送安徽省檔案局審核備案。需注意，未經同級檔案主管部門審查或者審查未同意的“三合一”制度是不能作為單位檔案工作執(zhí)行依據的。在收到省局的函復同意“三合一”制度印發(fā)施行后，安徽省美術館歷時兩年時間編制的“三合一”制度終于得以以單位正式文件（紅頭）形式印發(fā)給全館各部門貫徹執(zhí)行。

三、編制實行中需特別注意的幾點事項

（一）歸檔范圍宜齊全完整

8號令為安徽省美術館文件材料歸檔范圍作了明確指示，這些文件材料包含以下幾種情形：（1）能反映本單位主要職能活動、基本歷史面貌的，對本單位工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的；（2）日常工作活動中形成的，在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的；（3）本單位需要貫徹執(zhí)行上級單位、同級單位的；（4）其他對本單位工作具有參考價值的。根據美術館的職能定位，主要承擔美術作品的收藏、保管、陳列、展覽，學術研究、交流合作與公共服務相關職責。因此，在確定檔案歸檔范圍時，要在歸檔行政管理類檔案的同時，應特別關注核心業(yè)務類檔案的收集歸檔。安徽省美術館履行本行業(yè)特有職能形成的專業(yè)檔案主要包括典藏部形成的藏品檔案、征集檔案，展覽部形成的展覽檔案等。在關注紙質檔案基礎上，也要加強對實物檔案的收集，包括但不限于獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、印章、名人題詞和簽名等。此外，還要關注以數字形式存在的檔案，包括數碼照片、錄音、錄像等電子文件。

（二）保管期限宜從長設置

在劃分檔案的保管期限時，應踐行以人民為中心的思想，堅持“以我為主”、歸檔從寬、期限從長原則，力求劃分準確。例如，對本館召開的重大會議、制發(fā)的正式文件、組織的重點工作、舉辦的重要展覽等所形成的文件材料，以及涉及館內干部職工切身利益的工資、行政關系文件等，都應列入歸檔重點，并盡可能給予最長保管期限。同時，考慮到本館的檔案庫房保管條件較好、面積尚充裕等現狀，對一些文件價值把握存在模棱兩可的情況下，可適當把30年的定為永久，以充分保證檔案的價值和保存期限。

（三）推廣實行宜培訓宣貫

“三合一”制度不能“一發(fā)了之”，推廣實行的過程中需要做好宣貫落實，推進制度在單位落實落細落地，真正發(fā)揮作用。安徽省美術館在“三合一”制度以正式文件（紅頭）下發(fā)給各部門后，為確保各部門兼職檔案管理員能夠理解并落實相關要求，采取了“自學了解制度內容－分部門針對性指導－實際操作發(fā)現問題－集中學習答疑解惑”的工作流程。由館辦公室組織年度文件材料收集歸檔工作，各部門檔案員通過自學熟悉“三合一”制度內容后自行開展本部門文件材料歸檔；館辦公室檔案管理人員針對各部門產生檔案情況的不同，逐個部門進行一對一針對性指導；館辦公室組織召開檔案專題工作會議，對各部門檔案員進行宣傳培訓，細致講解文件的精神實質、條款的正確理解及落實的具體要求［4］，開展業(yè)務交流，回復各部門關切，針對共性和個性問題，解疑釋惑。

（四）制度內容宜及時修訂

值得注意的是，“三合一”制度的編制受當時單位職能定位、業(yè)務范圍、編制人員業(yè)務水平等多方面因素影響，在推廣實行過程中，會遇到各種各樣新的問題。誠然，隨著時代發(fā)展、機構改革、單位自身職能定位等變化的發(fā)生，單位產生的檔案種類、類型也相應會做出調整，“三合一”制度應注意及時組織修訂，建議距上次編制或修訂滿5年，應重新修訂完善。

四、編制推行“三合一”制度的意義與作用

編制和實行三合一制度，對于事業(yè)單位有著重要的意義與作用，具體體現在以下幾個方面：

（一）統領全局，確保檔案齊全完整

確定分類方案，能夠了解單位檔案的整體框架；編制歸檔范圍，能夠充分梳理單位工作全部職能；界定保管期限，能夠充分體現單位檔案的保存價值。三者彼此銜接、協調統一，為單位檔案工作構成一個完整而詳細的資源管理體系，從源頭上確保本單位檔案的齊全完整，為單位的長遠發(fā)展提供了堅實的保障。

（二）科學制定，強化檔案管理合規(guī)性

通過制定一套完整、科學、規(guī)范的檔案“三合一”制度，實現了將原本分散在個人或者不同部門的檔案進行統一科學地收集管理，避免了檔案重復、遺漏等情況發(fā)生，提升了檔案管理的科學性和規(guī)范性。

（三）促進共享，打破部門間信息壁壘

豐富而全面的檔案資源為美術館事業(yè)發(fā)展、學術研究、藝術交流打牢了信息資源基礎，可以滿足各類人員的檔案研究和利用需求，提高檔案的可利用性，充分發(fā)揮檔案的查考、利用價值。各部門對館內產生檔案種類、內容有了具體了解，能夠促進各部門間的信息交流與共享。

（四）堅實基礎，加快單位信息化進程

實施檔案“三合一”制度，通過科學的檔案管理理念，完善單位的檔案資源建設。下一步，可以此為基礎，推動事業(yè)單位的信息化、數字化和智能化進程，運用信息技術手段，推進全館檔案的數字化和智能化管理，進一步提高事業(yè)單位綜合管理水平。

（五）服務資政，促進檔案事業(yè)健康發(fā)展

編制和實施“三合一”制度，進一步促進構建覆蓋面廣泛、內容豐富、形式多樣、結構優(yōu)化的檔案資源體系，對于維護檔案資源安全和完整，推動國家檔案事業(yè)健康長遠發(fā)展，建設檔案強國具有重要意義。

結語

2025年是我國“十四五”規(guī)劃的收官之年。根據國家檔案局《通知》要求，到2025年底，機關單位和事業(yè)單位要全面實行“三合一”制度。2024年1月底，在北京召開了全國檔案工作暨表彰先進會議，會議主題為“全面提高檔案工作質量和服務水平，為推進強國建設民族復興偉業(yè)貢獻力量”。會上，對做好2024年檔案工作提出了具體要求，專門提及要“全面推進檔案資源體系建設”?！叭弦弧敝贫茸鳛樨瀼芈鋵崣n案資源體系建設要求的一項基本檔案制度，勢必會列入各級檔案主管部門的年度重點工作，要求各單位編制、修改完善并實行。希望本文能夠對提高單位檔案管理水平和效能提供有益的參考與幫助。

參考文獻：

[1]丁德勝.奮進“十四五”：機關檔案工作的十大重點任務[J].中國檔案.2021（8）：32-33.

[2]陸國強.新時代檔案事業(yè)發(fā)展取得歷史性成就［N］.學習時報.2022-09-26（1）.

[3]彭玉.機關實行三合一制度應注意“七忌七宜”[J].中國檔案，2022（10）：58-60.

[4]舒欣.科學合理編制機關檔案“三合一”制度[J].檔案記憶，2022（9）：56-57.

（作者單位：安徽省美術館）

（責任編輯：豆瑞超）