數(shù)字中國視野下檔案管理數(shù)字化發(fā)展路徑研究

董慧珠

摘要：數(shù)字中國視野下，如何充分利用數(shù)字技術(shù)，促進(jìn)檔案管理水平獲得全方位提升，是當(dāng)下需要著重探究的事宜。但從如今檔案管理實況來看，數(shù)字化建設(shè)步伐相對滯后，數(shù)字化管理系統(tǒng)不完善，管理人才嚴(yán)重不足，管理理念較為老舊，與社會數(shù)字化發(fā)展需求不相匹配。基于此，本文對檔案管理數(shù)字化發(fā)展的必要性進(jìn)行探究，指出檔案管理數(shù)字化發(fā)展的不足，提出切實可行的檔案管理數(shù)字化發(fā)展路徑。

關(guān)鍵詞：數(shù)字中國；檔案管理；數(shù)字化發(fā)展

引言

我國一直以來都非常重視檔案管理工作，以往的檔案管理大多都是手工化的，管理過程極為繁瑣，工作量繁重，整體的執(zhí)行效率不高，還時常出現(xiàn)檔案丟失的問題。數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，可有效突破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，提升檔案管理效率，緩解檔案管理人員的壓力，縮減不必要的支出，引導(dǎo)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。因此檔案管理的數(shù)字化創(chuàng)新是有必要性的，各機(jī)構(gòu)都應(yīng)對此引起重視，樹立數(shù)字化發(fā)展意識，切實加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，為數(shù)字中國的建設(shè)貢獻(xiàn)綿薄之力。

一、數(shù)字中國視野下檔案管理數(shù)字化發(fā)展的必要性

數(shù)字化發(fā)展已是各行業(yè)的必然發(fā)展之趨，更新檔案管理理念，創(chuàng)新管理模式，巧借數(shù)字化手段提升管理效率，減少檔案管理資源損失，是必要性的工作。

（一）順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，使得檔案管理獲得新的發(fā)展機(jī)遇，其的應(yīng)用價值是不言而喻的。首先，數(shù)字化是全新的發(fā)展理念，可為檔案管理提供新的可能性，更好地推動檔案管理的智能化發(fā)展，真正地實現(xiàn)無紙化管理。其次，數(shù)字化技術(shù)為檔案管理歷史遺留問題解決提供助力，為檔案管理人員的崗位價值提升奠定良好基礎(chǔ)[1]。最后，檔案管理數(shù)字化意味著時代在進(jìn)步，是跟上時代的發(fā)展步伐，引領(lǐng)社會創(chuàng)新發(fā)展。

（二）有助于檔案管理效率提升

檔案管理數(shù)字化的新型模式，可充分利用數(shù)字技術(shù)提升檔案管理的效率。如數(shù)字技術(shù)可使得檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化索引處理，在調(diào)查調(diào)取過程中索引工具的應(yīng)用可快速定位，查閱時間大幅縮減，更好地保障工作成效。數(shù)字化技術(shù)擁有眾多優(yōu)勢，將其和檔案管理緊密銜接，還可把復(fù)雜的人工操作轉(zhuǎn)化成數(shù)字系統(tǒng)操作，消除人工機(jī)械重復(fù)的缺陷?？梢?，數(shù)字化的形式可使得檔案管理效率獲得有效提升，檔案工作者的職能也得以優(yōu)化。

（三）縮減不必要的成本支出

檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，縮減不必要的支出也是必須遵從的原則。短期文件可直接利用電子形式來管理，無需紙質(zhì)歸檔，可使得資料室空間利用更為科學(xué)，管理成本也可大幅縮減。事實上，只有部分重點材料應(yīng)紙質(zhì)歸檔，大多數(shù)佐證材料都可系統(tǒng)歸檔，這可節(jié)省一筆不小的開支。通過對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，不僅可凸顯重點材料的價值，也可降低檔案管理者的壓力，還可延伸管理范圍，確保和信息化發(fā)展要求相契合。

二、數(shù)字中國視野下檔案管理數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀

數(shù)字中國強(qiáng)調(diào)的是各行各業(yè)都積極開展數(shù)字化建設(shè)工作，檔案管理作為一項非常重要的工作，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)已是必然之趨。但從如今我國檔案管理數(shù)字化發(fā)展?fàn)顩r來看，還存在優(yōu)秀管理人才不足、數(shù)字化管理設(shè)備更新緩慢、數(shù)字化檔案管理利用率偏低等問題，這些都導(dǎo)致數(shù)字化發(fā)展?fàn)顩r不如人意，還有很多需要改進(jìn)的地方。

（一）數(shù)字化檔案管理人才缺口較大

現(xiàn)如今，檔案管理已逐步朝著數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，手工管理方式已逐步被淘汰，但在具體轉(zhuǎn)型過程中還存在下述問題。首先，傳統(tǒng)檔案管理人員工作相對吃力。大部分傳統(tǒng)檔案管理者年紀(jì)偏大，對計算機(jī)不夠熟悉，甚至部分管理者完全沒使用過計算機(jī)，所以數(shù)字化轉(zhuǎn)型對他們來說需承受較大的壓力，工作執(zhí)行難度也會隨之加大。其次，年輕人普遍不喜歡檔案管理工作。若是讓年輕人負(fù)責(zé)檔案管理工作，此種機(jī)械化重復(fù)的工作會讓他們感到非?？菰?，很快就會失去熱情。所以，當(dāng)下的年輕人基本上都不會應(yīng)聘檔案管理工作，即便有也是短期性的。最后，缺乏專業(yè)檔案人才。如今檔案管理數(shù)字化人才相對不足，導(dǎo)致檔案管理事業(yè)無法獲得進(jìn)一步發(fā)展，此種現(xiàn)象之下管理效率偏低，且容易發(fā)生各種錯誤，由此引發(fā)各種各樣的問題[2]。若要使得此現(xiàn)象獲得改變，就應(yīng)著重提升老員工的業(yè)務(wù)水平，尤其是加強(qiáng)數(shù)字化培訓(xùn)，確保所有老員工都可肩負(fù)起數(shù)字化管理的重任。當(dāng)然，外部人才的引入也非常重要，需要有新鮮血液的補(bǔ)充，才可長久保持管理效率，為數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。

（二）檔案管理數(shù)字化設(shè)備建設(shè)滯后

當(dāng)前，檔案的數(shù)字化管理已逐步投入使用，為確保管理工作開展得更加順利，數(shù)字化管理設(shè)施的投入建設(shè)是必不可少的。由于數(shù)字化設(shè)備的投入，短期內(nèi)很難看到回報，所以大多數(shù)單位都不愿在此方面增加投入，擔(dān)心無法看到回報。所以，數(shù)字化管理推進(jìn)過程中，資金是當(dāng)中需要突破的一大難關(guān)，由此使得推廣應(yīng)用成效不如人意。部分單位盡管已引入數(shù)字化設(shè)備，但很多如計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備都是相對老舊的，尤其是那些運(yùn)行十分緩慢的設(shè)備，是很難完成數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的。因此，若各單位不轉(zhuǎn)變認(rèn)知，盡快引入先進(jìn)設(shè)備手段，將很難真正實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

（三）數(shù)字化檔案管理利用率偏低

數(shù)字化檔案管理由于普及度較低，整體利用率也偏低，導(dǎo)致實際的應(yīng)用價值難以真正體現(xiàn)出來。不僅是因為人們數(shù)字化應(yīng)用能力不高，檔案管理流程科學(xué)性不足也是當(dāng)中非常重要的原因?？傊瑱n案管理引入數(shù)字化理念，還尚且處于初步探索狀態(tài)，技術(shù)的應(yīng)用較為機(jī)械化。同時，部分檔案管理者對數(shù)字化管理設(shè)備了解不夠深入，還需進(jìn)一步熟悉智能化設(shè)備，否則很難真正高效利用這些設(shè)備，自然管理和預(yù)期效果也有較大的差距。不可否認(rèn)，數(shù)字化檔案管理當(dāng)下的推行力度也相對不足，政策導(dǎo)向較為明顯，整體的推進(jìn)過程過于被動化，部分基層管理人員由于不了解數(shù)字化的作用，還會對其的推行產(chǎn)生抵觸情緒。

三、數(shù)字中國視野下檔案管理數(shù)字化發(fā)展路徑

數(shù)字中國視野下，各行業(yè)領(lǐng)域都需要開展數(shù)字化建設(shè)工作，檔案管理領(lǐng)域也不例外。數(shù)字化檔案管理并非一朝一夕可以完成的任務(wù)，而是需要逐步由傳統(tǒng)管理模式過渡至數(shù)字化模式。若要使得該工作穩(wěn)步高效推進(jìn)，就應(yīng)明確數(shù)字化檔案管理現(xiàn)存的不足，并針對性地改進(jìn)問題。

（一）積極應(yīng)用開放共享發(fā)展理念

數(shù)字化時代下，檔案數(shù)據(jù)可開放共享具有下述特點：首先，零距離。檔案部門可利用遠(yuǎn)程設(shè)備和用戶溝通，了解用戶的需求為其提供個性化服務(wù)，為信息利用率的提升做好鋪墊。其次，開放性。檔案資源數(shù)據(jù)共享面向的不單是檔案館，當(dāng)中有不少用戶是非檔案管理領(lǐng)域的人員，這便使得傳統(tǒng)管理模式會迎來較大的挑戰(zhàn)，對檔案的高度共享造成不利影響。最后，去中心化。檔案館在數(shù)字化時代下，可通過計算機(jī)技術(shù)實施分布式管理，人們利用第三方平臺搜索資源，可為檔案的高效管理提供良好條件[3]?？傊瑱n案管理工作開展中，還體現(xiàn)出不匹配新時代發(fā)展理念的問題，由此使得檔案管理質(zhì)量難以獲得有效提升。與此同時，等級制管理的實施，會使得檔案信息更加難以實現(xiàn)高度共享。因而優(yōu)化共享建設(shè)是一項極為重要的工作，檔案管理部門必須高度重視此項工作，充分利用數(shù)字化優(yōu)勢來收集完整的檔案信息，加快推進(jìn)檔案信息體系建設(shè)工作。

（二）構(gòu)建完善的檔案管理數(shù)字化平臺

數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，可促使檔案管理大幅提升管理效率，必須充分利用數(shù)字技術(shù)優(yōu)勢，打造科學(xué)完善的檔案管理平臺。平臺建設(shè)過程中，要尤為重視運(yùn)行流程的建設(shè)，應(yīng)體現(xiàn)出流程的信息化特性，只有保障流程真正實現(xiàn)信息化，才可為檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)提供良好助力。具體建設(shè)時，應(yīng)主要由下述幾方面著手：一方面，需要針對檔案信息化專門設(shè)置運(yùn)行軟件，如此才可為信息化工作開展做好鋪墊，信息化軟件旨在處理流程中的圖片和信息，如此可使得檔案處理時間大幅縮減，對工作效率的提升也非常有利[4]。另一方面，管理流程制定時需遵從相應(yīng)的原則，確保流程的科學(xué)性。只有所選擇的管理方式切實合理，才可提升信息處理的效率，信息處理的成果也和預(yù)期更為貼近。如此才可使得檔案管理更為標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理數(shù)字化目標(biāo)也可切實達(dá)成。

（三）工作對象實施全面化數(shù)據(jù)管理

步入數(shù)據(jù)時代之后，檔案資源管理日漸智能化，若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)檔案管理形式，數(shù)據(jù)丟失的概率將大幅提升，管理效率自然也不符預(yù)期。加之自然環(huán)境以及管理人才等各種因素影響，使得海量的檔案信息管理難度進(jìn)一步加大。所以，在檔案管理工作當(dāng)中引入數(shù)字技術(shù)，可引領(lǐng)管理模式朝著多元化方向發(fā)展，為管理安全性的提升提供良好助力。工作對象數(shù)據(jù)化，也是數(shù)字時代極為顯著的一大特征，信息技術(shù)可促進(jìn)檔案信息高效流通，很多信息資源的處理也日漸專業(yè)化，由此備受各企業(yè)的青睞，并紛紛將其作為企業(yè)運(yùn)作狀況改善的手段。在推動檔案信息化建設(shè)時，存量數(shù)字化及增量電子化是需著重落實的兩項工作，巧妙利用數(shù)字技術(shù)推動兩項工作能夠順利開展，促進(jìn)檔案的外延化，為收集管理效率的切實提升奠定基礎(chǔ)。

（四）定期維護(hù)與更新專業(yè)管理設(shè)備

檔案管理工作朝著數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)型過程中，若是缺乏資金投入或是專業(yè)設(shè)備，便很難推動工作的順利開展，因而必須加大資金投入力度，還應(yīng)注重設(shè)備的引入與更新。企業(yè)在數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型時，資金投入不足自然無法為設(shè)備的更新提供支撐力，此種現(xiàn)象下是很難推進(jìn)數(shù)字化管理發(fā)展的，還容易使得企業(yè)和時代發(fā)展趨勢不相匹配，反而在走下坡路的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此，各單位都應(yīng)高度重視此問題，盡可能增加資金投入，保障數(shù)字化管理的推進(jìn)更加順利。專業(yè)軟件設(shè)備及完善的硬件建設(shè)，都是檔案數(shù)字化管理不可缺少的基礎(chǔ)，兩個方面缺少任何一個都不行。對于計算機(jī)軟件，應(yīng)積極開展研發(fā)工作，借鑒其他企業(yè)成功的經(jīng)驗，但不可直接照搬，需基于自身的狀況來開展建設(shè)工作。確保軟件可高效投入使用，為檔案管理質(zhì)量提升起到顯著的推動效用。對于硬件設(shè)備，不可將先進(jìn)設(shè)備的購置作為唯一的目標(biāo)，還應(yīng)對現(xiàn)有的設(shè)備定期維護(hù)和優(yōu)化，如此可使得資金應(yīng)用更為合理，設(shè)備壽命也會得以延長，對管理效率提升也可發(fā)揮顯著作用[5]。檔案數(shù)字化管理當(dāng)前尚處于初步推行狀態(tài)，還需要進(jìn)一步磨合，需在日常實踐過程中逐步解決存在的問題，促進(jìn)數(shù)字化管理日漸完善，打造更為科學(xué)的數(shù)字化體系，真正地實現(xiàn)高質(zhì)量管理。

（五）注重引入與培養(yǎng)數(shù)字化管理人才

相比于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案管理數(shù)字化工作內(nèi)容有了很大的變化，從前信息的記錄都是應(yīng)用紙質(zhì)材料，如今都是電子版檔案，且電子材料保存的電子設(shè)備也有所不同，有的會利用硬盤備份，有的則利用U盤，儲存的方式日漸多樣化。若儲存設(shè)備受潮、進(jìn)水都會使其遭受破壞，電子檔案也會損壞或丟失。所以，檔案儲存過程中必須利用多種設(shè)備來備份，且不同設(shè)備的放置位置也需分開，如此檔案才可長久完整保存[6]。因此，也不斷提升對檔案管理工作者的數(shù)字水平要求。由于數(shù)字化檔案管理屬于新興事物，眾多企業(yè)此方面的專業(yè)人才缺口巨大，導(dǎo)致管理工作效率很難獲得提升。針對此現(xiàn)象，各單位應(yīng)定期開展檔案管理人員的培訓(xùn)與考核工作，尤其是數(shù)字化管理的培訓(xùn)必須著重加強(qiáng)，并在每一次培訓(xùn)后都安排嚴(yán)格的考核，通過考核的人員才可繼續(xù)上崗工作，并對表現(xiàn)優(yōu)異的人員提供相應(yīng)的物質(zhì)或精神獎勵。相同的，對于考核未通過的人員，必須要求其繼續(xù)參與培訓(xùn)直至考核通過，而那些屢次考核不通過，表現(xiàn)狀況始終很差的，可給予嚴(yán)厲的處罰，除扣除獎金、降薪等做法外，必要的還可辭退該員工。需要注意的是，不僅要對老員工開展數(shù)字化管理培訓(xùn)，還需要積極引入新員工，尤其是年輕的熟悉計算機(jī)知識的，通過不斷注入新鮮血液，用以保證數(shù)字化檔案管理工作的順利推進(jìn)。老員工有著豐富的檔案管理經(jīng)驗，新員工的計算機(jī)水平較高，兩者都有著各自的優(yōu)點，可在相互幫助以及緊密配合之下，促進(jìn)檔案管理加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理必須順應(yīng)數(shù)字中國建設(shè)發(fā)展要求，積極開展數(shù)字化建設(shè)工作。從如今的檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作實況來看，雖然相比于傳統(tǒng)檔案管理模式，已大幅提升管理效率，但還存在較多的問題，具體的實踐成效和預(yù)期差距較大。因此，各單位都應(yīng)轉(zhuǎn)變自身的認(rèn)知，提升對檔案管理數(shù)字化發(fā)展的重視度，不斷優(yōu)化組織架構(gòu)，加大數(shù)字化轉(zhuǎn)型資金投入力度，定期維護(hù)與更新數(shù)字化設(shè)備，積極開展數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)工作，更好地滿足數(shù)字化發(fā)展需求，為確保檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量創(chuàng)造良好條件，也為我國實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)作出積極的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：上海海關(guān)學(xué)院）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）