摘要：黨的二十大報(bào)告提出，要完善網(wǎng)格化管理、精細(xì)化服務(wù)、信息化支撐的基層治理平臺(tái)，為信息化技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案平臺(tái)提供了方向。在國(guó)家大力發(fā)展信息化產(chǎn)業(yè)的大背景下，地方應(yīng)用型本科高校檔案管理效率面臨新的挑戰(zhàn)，檔案管理模式必將發(fā)生一場(chǎng)大的變革。在分析地方應(yīng)用型本科高校檔案管理效率存在問題的基礎(chǔ)上，提出完善對(duì)于檔案結(jié)構(gòu)和原始檔案的保護(hù)、運(yùn)用現(xiàn)代化提升檔案信息化和數(shù)字化管理水平、制訂并完善檔案管理信息化軟件系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)專業(yè)人才培訓(xùn)等提升檔案管理效率的路徑。

關(guān)鍵詞：信息化應(yīng)用型本科高校檔案管理效率

ResearchonthePathofImprovingArchiveManagementEfficiencyinAppliedUndergraduateUniversitiesUndertheBackgroundofInformatization

ZHANGHuiWUYuanyuanFUHeLIUYueWUYanzhuang

HengshuiUniversity，Hengshui，HebeiProvince，053000China

Abstract：Thereporttothe20thCPCNationalCongressproposedtoimprovethegrassrootsgovernanceplatformwithgridmanagement，refinedservicesandinformatizationsupport，whichprovidesadirectionfortheconstructionofdigitalarchiveplatformswithinformationtechnology.AgainstthebackdropofthevigorousdevelopmentoftheinformationindustryinChina，localappliedundergraduateuniversitiesarefacingnewchallengesintheirarchivemanagementefficiency，andthearchivemanagementmodelisboundtoundergoamajorchange.Onthebasisofanalyzingtheproblemsofarchivemanagementefficiencyinlocalappliedundergraduateuniversities，thispaperproposespathstoimprovearchivemanagementefficiency，suchasimprovingtheprotectionofarchivestructuresandoriginalarchives，usingmodernizationtoenhancetheinformationanddigitalmanagementlevelofarchive，formulatingandimprovingtechnicalstandardsfortheinformationsoftwaresystemofarchivemanagement，andstrengtheningprofessionaltalenttraining.

KeyWords：Informatization;Appliedundergraduateuniversity;Archivemanagement;Efficiency

檔案是人物、事件、時(shí)間、歷史、文化及過程有效見證的載體和寶貴的財(cái)富，是現(xiàn)實(shí)的投影和歷史的影像，是一個(gè)國(guó)家、單位、個(gè)人、發(fā)展的一面鏡子，可以供當(dāng)代人學(xué)習(xí)借鑒，作為工作中解決問題的憑據(jù)和決策的參考。高校檔案是高校人事、教學(xué)、科研與學(xué)生管理等工作產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息的記載，由于高校檔案來源多、數(shù)量大、數(shù)據(jù)形成快，如何在短時(shí)間內(nèi)獲取、統(tǒng)計(jì)并利用有價(jià)值數(shù)據(jù)信息，關(guān)系到高校檔案管理的效率[1]。黨的二十大確定未來一個(gè)時(shí)期的中心工作是推進(jìn)中國(guó)式的信息化和現(xiàn)代化建設(shè)，提高行政效率和公信力[2]，中國(guó)式信息化和現(xiàn)代化包括經(jīng)濟(jì)、科技、教育、文化等的現(xiàn)代化。其中，檔案工作是文化事業(yè)的重要組成部分，因此，推進(jìn)檔案事業(yè)信息化和現(xiàn)代化發(fā)展，提升檔案管理效率是檔案部門全面貫徹落實(shí)黨的二十大精神和重大決策部署的需要。

1提升檔案管理效率的意義

檔案作為高校重要的信息資源，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)，提高檔案治理能力和水平，加快檔案開放，擴(kuò)大檔案利用，提升檔案管理工作效率，為全校師生提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，及時(shí)為學(xué)校的發(fā)展提供準(zhǔn)確的依據(jù)，以利于制定科學(xué)健康的發(fā)展策略，因此提升檔案管理效率是助力學(xué)校實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型跨越式發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。作為檔案管理的重要組成部分，高校檔案管理的研究可以對(duì)社會(huì)各行各業(yè)的檔案管理起到啟發(fā)作用。本文通過對(duì)地方本科高校提升檔案管理效率路徑的研究，以期為地方經(jīng)濟(jì)其他行業(yè)的檔案管理工作提供參考和借鑒。

2地方本科院校檔案管理效率存在的問題

2.1檔案管理意識(shí)不足

高校檔案管理工作涉及大量?jī)?nèi)容，工作程序復(fù)雜，由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，專職人員少，兼職人員多且不固定，導(dǎo)致檔案管理工作受到影響，整體水平不高，不利于學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展。由于實(shí)行誰(shuí)立卷、誰(shuí)整理的工作方式，收集過程不完整，留存檔案資料不規(guī)范，較為粗糙。各二級(jí)單位或科室部門檔案人員多以兼職為主，容易出現(xiàn)頻繁和隨意性，檔案管理工作培訓(xùn)系統(tǒng)化和及時(shí)性存在滯后，有些新涉及檔案的工作人員還不太了解檔案工作就匆匆投入工作中，不能分清主次，不確定檔案歸檔的規(guī)范性，常本著“寧濫勿缺”工作方式，造成整理過程的混亂和文件的冗繁，直接影響了學(xué)校檔案管理工作效率的提升。

2.2信息化所需的軟硬件配置相對(duì)滯后

檔案管理所需的軟硬件環(huán)境要求高，技術(shù)門檻高，需要較大投入費(fèi)用，軟硬件配置滯后制約了信息化檔案管理技術(shù)的普及和使用。由于設(shè)備條件限制，檔案數(shù)字化程度不高，材料載體形式單一，大部分為紙質(zhì)材料，以硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像形式歸檔的材料很少。檔案管理未完成信息化建設(shè)，軟硬件設(shè)施不夠完善，多數(shù)文件資料仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式，檔案數(shù)字化率還有待提高，如檔案管理系統(tǒng)不能識(shí)別掃描件文件尺寸，不能進(jìn)行全文檢索，有的檔案在翻閱過程中出現(xiàn)了破損的現(xiàn)象，沒有及時(shí)運(yùn)用專業(yè)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)。此外，檔案信息管理系統(tǒng)主要為搜索查找功能，缺乏統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)挖掘等功能。這不利于對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行宏觀分析和決策，不能通過數(shù)據(jù)挖掘發(fā)現(xiàn)檔案隱含的信息和規(guī)律，影響檔案有效保護(hù)和利用效率。

2.3檔案整理分類保存制度不完善

檔案管理制度相對(duì)落后，與高校發(fā)展形勢(shì)脫節(jié)。原有的檔案管理制度運(yùn)行未及時(shí)更新完善，對(duì)于新問題、新情況缺少制度依據(jù)，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏章法可依，對(duì)所保存的大量檔案信息資源，存在“重管理、輕開發(fā)”現(xiàn)象，不能充分挖掘檔案信息價(jià)值。對(duì)部分短期檔案沒有及時(shí)鑒定銷毀，變成了“永遠(yuǎn)”保存。檔案資料多以文書檔案、會(huì)計(jì)檔案較完整，科技檔案、基建檔案較少，有些專業(yè)性較強(qiáng)的部門檔案產(chǎn)生量較少，并未細(xì)化分類，就直接歸入了文書檔案，導(dǎo)致在后續(xù)工作中一直處于混亂管理狀態(tài)查找困難費(fèi)時(shí)。

2.4檔案工作的創(chuàng)新與改革不足

檔案工作重心集中在存檔、歸檔、查檔，檔案保存形式多以文字性檔案為主，非文字性檔案的歸檔數(shù)量較少，歸檔依靠大量的人工輸入、收集、處理的方式進(jìn)行，工作量大。檔案管理工作人員對(duì)于利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不足，將檔案管理信息化建設(shè)流于表面，只關(guān)注形式上的變化以及建設(shè)，缺乏深入探究。檔案信息資源整合利用不夠，各部門信息化各自為政，采用的軟件系統(tǒng)不一致，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，缺乏統(tǒng)一的信息資源管理平臺(tái)，資源無法共享，也增加了檔案數(shù)據(jù)兼容、對(duì)接和歸檔的難度和成本。

可以看出，傳統(tǒng)的檔案管理模式耗費(fèi)大量人力、物力，程序復(fù)雜，隨著數(shù)字化、信息化校園建設(shè)，利用現(xiàn)代信息化手段改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式，提升檔案管理效率勢(shì)在必行。

3提升檔案管理效率的路徑

高校檔案管理首先是規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，提升檔案管理效率要在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)原則下，快捷、準(zhǔn)確、完整地實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保存和利用。

3.1進(jìn)一步完善對(duì)檔案結(jié)構(gòu)和原始檔案的保護(hù)

優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，推動(dòng)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，既要防止分類過細(xì)產(chǎn)生冗繁，又要避免分類過粗，使應(yīng)歸檔文件實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸的原則。專門出臺(tái)相關(guān)歸檔制度，強(qiáng)化專兼職檔案管理人員的責(zé)任，加強(qiáng)檔案知識(shí)系統(tǒng)化培訓(xùn)，明確文件的歸檔范圍，避免出現(xiàn)少歸檔、不歸檔以及重復(fù)歸檔。成立檔案銷毀鑒定小組，對(duì)于原始檔案的鑒定銷毀工作開展細(xì)化流程。在對(duì)原始檔案的保護(hù)方面，設(shè)置專項(xiàng)的資金，購(gòu)買相應(yīng)的防護(hù)物品，對(duì)破損的檔案資料進(jìn)行專業(yè)性修復(fù)[3]。明確規(guī)定檔案資料的存放、歸納工作要求，確保檔案資料結(jié)構(gòu)的完整性。

3.2運(yùn)用現(xiàn)代化，提升檔案信息化管理水平

隨著信息化辦公自動(dòng)化的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案在利用服務(wù)效率上的不足明顯反映出來，傳統(tǒng)老舊檔案多被閑置，對(duì)原始檔案的現(xiàn)場(chǎng)翻閱特別是時(shí)代久遠(yuǎn)的檔案，不僅費(fèi)時(shí)還易造成檔案的污損，不利于檔案再利用。提升檔案管理工作效率，應(yīng)當(dāng)積極引入現(xiàn)代化設(shè)備，以衡水學(xué)院檔案館為例，通過安裝單獨(dú)的檔案服務(wù)器及相應(yīng)軟件，將全部文書檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化為載體的方式，通過線上進(jìn)行檔案存儲(chǔ)、記錄，使檔案整理、保存、利用實(shí)現(xiàn)無時(shí)間差銜接，檔案管理擴(kuò)展到網(wǎng)絡(luò)化，極大拓展了檔案保存的方式和空間，提升檔案管理利用效率，全面優(yōu)化管理模式，以信息化手段做到了即時(shí)、及時(shí)查閱和方便利用。

3.3完善檔案管理信息化軟件系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

加強(qiáng)和檔案管理系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)公司的聯(lián)系，及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，實(shí)現(xiàn)全文檢索、尺寸識(shí)別、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析、數(shù)據(jù)挖掘等功能[4]。進(jìn)一步完善音頻、視頻等動(dòng)態(tài)檔案運(yùn)用到檔案管理系統(tǒng)中。對(duì)共享檔案進(jìn)行充分鑒定，杜絕在有檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備上隨意上網(wǎng)瀏覽和發(fā)送各種郵件，在確保數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。提升檔案專兼職管理人員信息安全素質(zhì)，具備信息化安全的意識(shí)和能力。逐漸形成一套完善、科學(xué)合理的檔案管理運(yùn)作機(jī)制以及管理組織，將其中的科學(xué)管理形成文件制度，使高校檔案管理走向正規(guī)化、制度化[5]。

3.4加強(qiáng)專業(yè)人才培訓(xùn)，提升專業(yè)水平

檔案管理人員是檔案管理工作及提高檔案管理效率的核心，要深刻理解工作的職責(zé)范圍和專業(yè)要求，實(shí)現(xiàn)復(fù)合型發(fā)展以及檔案管理信息化實(shí)踐應(yīng)用。積極引進(jìn)檔案專業(yè)人才，提升檔案管理水平和效率。加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的系統(tǒng)性培訓(xùn)，有組織有計(jì)劃地集中開展學(xué)習(xí)，避免出現(xiàn)因人員變動(dòng)造成斷檔情況發(fā)生進(jìn)而影響檔案工作的開展[6]。此外，聘請(qǐng)專業(yè)檔案管理教師對(duì)學(xué)校兼職檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn)，促使檔案管理人員全面認(rèn)識(shí)自我，更加關(guān)注提升自身能力。學(xué)校出臺(tái)相關(guān)切實(shí)可行的考核文件、辦法，在職稱評(píng)定和考yfF5QZFMozocVBzy8nrd8eadMz2hEJiXT13mG/8Eqa8=核評(píng)優(yōu)等工作中予以充分考慮，不斷調(diào)動(dòng)和激發(fā)檔案專兼職人員的工作熱情和積極性。

4結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下，很多地方高校進(jìn)入轉(zhuǎn)型發(fā)展的全新時(shí)期，加強(qiáng)高校檔案管理能有效增強(qiáng)高校高質(zhì)量發(fā)展的動(dòng)力，提升檔案管理效率。各高校要對(duì)檔案管理工作效率提高予以足夠的重視，加強(qiáng)檔案管理制度體系的完善，加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，創(chuàng)新工作模式，搭建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，緊跟信息化發(fā)展，及時(shí)解決工作中面臨的各種問題，不斷用更先進(jìn)的信息技術(shù)手段提升檔案管理效率，更好地為應(yīng)用型本科高校教育教學(xué)高質(zhì)量發(fā)展服務(wù)。

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