摘 要：購銷環(huán)節(jié)是中小企業(yè)成功與否的關(guān)鍵，是企業(yè)在市場中的生存之本，是整個業(yè)務(wù)流程的核心，直接影響企業(yè)的盈利能力和成本控制。良好的內(nèi)部控制關(guān)乎企業(yè)核心業(yè)務(wù)的效率和會計信息的可靠性。文章探討了中小企業(yè)購銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制如何提升會計信息的質(zhì)量，指出有效的控制措施能夠提高會計信息的準(zhǔn)確性、及時性和完整性，從而增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè) 購銷環(huán)節(jié) 內(nèi)部控制機(jī)制 會計信息質(zhì)量

中圖分類號：F275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）07-100-02

在中小企業(yè)中，購銷環(huán)節(jié)是決定企業(yè)是否具有競爭力的重要板塊，然而，由于資源的限制，中小企業(yè)在購銷環(huán)節(jié)面臨著諸多挑戰(zhàn)，特別是內(nèi)部控制機(jī)制的缺乏，直接影響了會計信息的質(zhì)量。會計信息質(zhì)量的高低，關(guān)系到企業(yè)決策的準(zhǔn)確性和投資者的信心，因此，探討中小企業(yè)購銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制機(jī)制與會計信息質(zhì)量的關(guān)聯(lián)性具有重要的理論和實踐意義。

一、中小企業(yè)加強(qiáng)購銷環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的重要性

中小企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中扮演著至關(guān)重要的角色，它們的成長與發(fā)展不僅能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)多樣性，還能創(chuàng)造大量的就業(yè)機(jī)會。然而，中小企業(yè)在運營過程中往往面臨著資金緊張、市場競爭激烈以及管理體系不完善等挑戰(zhàn)。在這種背景下，加強(qiáng)購銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制顯得尤為重要。企業(yè)是以營利為目的存在的，購銷環(huán)節(jié)是企業(yè)營利的關(guān)鍵，有效的內(nèi)部控制機(jī)制可以避免不必要的風(fēng)險，提高會計信息質(zhì)量，提升企業(yè)管理層運用會計信息作出決策的準(zhǔn)確性，增加盈利機(jī)會，增加投資者的信心。對于中小企業(yè)而言，加強(qiáng)購銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制不僅能夠提升企業(yè)的運營效率和盈利能力，降低經(jīng)營風(fēng)險，還能夠增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力，是企業(yè)健康成長的重要保障。因此，中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視內(nèi)部控制體系的建設(shè)和完善，將其作為企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的重要組成部分。

二、中小企業(yè)購銷內(nèi)部控制與會計信息質(zhì)量關(guān)系分析

（一）采購與付款過程的控制

采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，它與生產(chǎn)計劃密不可分，決定著企業(yè)的主營業(yè)務(wù)成本和貨幣資金的支出。通過建立健全的采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制體系，企業(yè)能夠保障其采購與付款流程的高效運作。這不僅確保了企業(yè)采購活動的真實性、完整性和合理性，還保護(hù)了企業(yè)資金的安全，有效預(yù)防了欺詐和舞弊行為。同時，準(zhǔn)確及時的會計信息提供支持了管理層的決策制定，進(jìn)而幫助企業(yè)在采購與付款環(huán)節(jié)實現(xiàn)最大的經(jīng)濟(jì)效益。

1.采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位職責(zé)及人員的設(shè)置。在采購與付款業(yè)務(wù)中，應(yīng)明確各崗位的職責(zé)，并且對于互不相容的職務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格分離。這至少應(yīng)包括請購及其審批、貨物的驗收和保管、以及相關(guān)會計記錄的處理；還有付款的審批與執(zhí)行環(huán)節(jié)。為避免任何形式的舞弊或欺詐行為，不同職務(wù)不應(yīng)由同一部門或個人全權(quán)負(fù)責(zé)采購付款的整個流程。根據(jù)實際情況，對處理采購與付款業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行適時輪崗，能有效提升會計信息的真實性，從而保障業(yè)務(wù)運行的透明度和公正性。

2.采購與付款的流程控制。嚴(yán)格的執(zhí)行采購與付款流程內(nèi)部控制程序，確保每個步驟切實執(zhí)行，可以有效防止欺詐和舞弊，提高會計信息質(zhì)量準(zhǔn)確性和及時性。（1）采購計劃。采購部根據(jù)生產(chǎn)部門和供銷需求編制材料采購計劃報表，報送財務(wù)審核。（2）采購預(yù)算。財務(wù)部分根據(jù)采購部采購計劃報表、以前采購歷史成本編制現(xiàn)金預(yù)算表，報送上一級審批。（3）授權(quán)審批。企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購物資的規(guī)模和金額設(shè)定合理的授權(quán)審批等級，確保各級別內(nèi)由相應(yīng)職責(zé)的人員負(fù)責(zé)審批，這樣不僅可以提升工作效率，還能有效避免舞弊行為。例如，在原材料或零配件采購方面，通常由生產(chǎn)部門基于生產(chǎn)計劃或即將發(fā)布的生產(chǎn)通知，首先提交請購單。收到請購單的材料保管人員需將庫存記錄與生產(chǎn)需求進(jìn)行對比，一旦確認(rèn)生產(chǎn)所需材料加上倉庫的后備需求總量超出現(xiàn)有庫存，則批準(zhǔn)采購。對于臨時性物品的采購，必須得到使用者部門主管的審批同意后方可進(jìn)行。對于保安、物業(yè)管理等常規(guī)服務(wù)項目，通常只需一次性處理請購手續(xù)，由相關(guān)部門提交請購單，并根據(jù)金額大小由相應(yīng)負(fù)責(zé)人審批。

3.供應(yīng)商選擇與采購。為確保供應(yīng)質(zhì)量與成本效益，本單位須全面掌握供應(yīng)商的信譽(yù)及其供貨能力等重要信息。因此，建議采用一套由采購部門與使用部門共同參與的質(zhì)量與成本對比流程，并按照規(guī)定的審批流程挑選合適的供應(yīng)商。選定供應(yīng)商后，即可正式發(fā)出采購訂單。

4.驗收。驗收人員應(yīng)該獨立于請購、采購和財務(wù)部門人員。當(dāng)貨物抵達(dá)本單位后，負(fù)責(zé)驗收的工作人員需將供應(yīng)商提供的送貨單與我方的采購訂單、合同以及其他相關(guān)采購文件進(jìn)行仔細(xì)對比，確認(rèn)貨物的名稱和規(guī)格是否與訂單一致。隨后，工作人員應(yīng)當(dāng)現(xiàn)場對貨物數(shù)量進(jìn)行清點，并通過過磅來測量其重量。一旦核對無誤，應(yīng)在驗收單上記錄到貨日期和實際接收的貨物數(shù)量。同時驗收人員、對方送貨人員、請購人員、財務(wù)人員應(yīng)在驗收報告單上面簽字。如果驗收中發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量規(guī)格不符，或是檢驗不合格的，應(yīng)當(dāng)場通知辦理采購的人員及采購部門進(jìn)行退換處理。

5.入庫。倉庫部門在接到驗收人員提供的驗收單后，會進(jìn)行細(xì)致的核實工作，仔細(xì)對照貨物的名稱、規(guī)格，清點數(shù)量，并完成入庫流程，同時將信息更新至存貨管理系統(tǒng)，并制作入庫單據(jù)。入庫單據(jù)一共三份：第一份交由采購部門保留，作為與財務(wù)部門核對賬目的依據(jù)；第二份提交給財務(wù)部門，便于會計處理和入賬；第三份由倉庫管理會計保存，以供未來與財務(wù)核對賬目之用。此外，倉庫部門還需將采購單、驗收單和入庫單一并提交給財務(wù)部門，以確保賬務(wù)的準(zhǔn)確性和透明度。

6.付款。付款操作需依照訂購單、驗收單、入庫單以及購貨發(fā)票的信息，經(jīng)過財務(wù)部的仔細(xì)審核確認(rèn)無誤后方可進(jìn)行。在執(zhí)行付款時，必須通過對方單位指定的對公賬戶進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，個體工商戶為唯一例外，不得將款項直接匯入個人賬戶。除非是零星且金額較小的采購情況，否則應(yīng)盡量避免使用現(xiàn)金支付。若需動用現(xiàn)金，必須確保該資金來源于本單位預(yù)定的庫存現(xiàn)金限額范圍內(nèi)，或者直接從開戶銀行提取。嚴(yán)禁直接利用本單位的現(xiàn)金收入作為支付手段。此外，嚴(yán)禁先行支付再進(jìn)行賬目核對的做法。

7.會計登賬。會計人員需在確保購貨單、驗收單、合同、付款單據(jù)及授權(quán)審批流程單等原始憑證無誤后，進(jìn)行賬務(wù)登記。應(yīng)付賬款的管理應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)，確?；跍?zhǔn)確無誤的原始憑證，及時準(zhǔn)確地記錄應(yīng)付賬款明細(xì)賬。單位應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)，根據(jù)可獲得的折扣和折讓，經(jīng)過授權(quán)審批流程后進(jìn)行付款，并根據(jù)實付金額進(jìn)行賬目登記。同時，應(yīng)付賬款總賬和明細(xì)賬應(yīng)每月結(jié)賬，并與供應(yīng)商進(jìn)行對賬，如有差異，應(yīng)追究原因并及時進(jìn)行調(diào)整。

（二）存貨控制

存貨控制是采購和銷售的中間環(huán)節(jié)，關(guān)系著企業(yè)實物資產(chǎn)的安全及企業(yè)主營業(yè)務(wù)成本核算的完整性。良好的庫存管理可以確保企業(yè)實物資產(chǎn)的安全、提高成本核算的準(zhǔn)確性，降低由于舞弊調(diào)節(jié)利潤，從而提高會計信息質(zhì)量。

1.存貨入庫管理。企業(yè)必須制訂嚴(yán)格的存貨入庫流程，確保采購商品的真實性和完整性得到妥善的保障。倉庫管理人員需依據(jù)獨立驗收人員出具的驗收報告，仔細(xì)核對收到的貨物的種類、規(guī)格和數(shù)量是否與之相符。此外，還需確認(rèn)貨物與內(nèi)部采購文件的一致性，確保實際收到的物資與采購訂單的匹配性。在根據(jù)驗收報告、采購訂單以及實際盤點的數(shù)量清單進(jìn)行核實后，相關(guān)信息將被準(zhǔn)確錄入存貨管理系統(tǒng)，并出具一式三份的入庫單據(jù)。未經(jīng)訂購或不符合訂購要求的貨物將不予接收。在貨物正式入庫之前，必須得到財務(wù)部門、倉庫管理人員和驗收人員的共同現(xiàn)場確認(rèn)和簽字。

2.存貨管理。為確保存貨管理的精確性和高效性，所有入庫存貨必須附帶明確的標(biāo)簽，清晰標(biāo)注其名稱和規(guī)格。同時，存貨應(yīng)按照科學(xué)的方法擺放，以實現(xiàn)分類集中存儲和專責(zé)管理，確保賬目、記錄和實物三者的一致對應(yīng)。會計部門需與倉庫部門協(xié)作，定期進(jìn)行存貨的現(xiàn)場盤點，并制作詳盡的盤點報表。這一過程包括核對盤點結(jié)果與存貨賬目的吻合度，以此確保資產(chǎn)安全及會計記錄的準(zhǔn)確性。對于那些重要且?guī)齑娌▌虞^大的存貨，應(yīng)在日常變動時及時進(jìn)行實物核查，確保存貨的出入庫處理與庫存記錄和卡片上的結(jié)存數(shù)據(jù)即時對賬。此外，至于那些已銷售但尚未出庫的存貨，企業(yè)應(yīng)實行獨立管理，并維護(hù)詳細(xì)的賬目記錄以便查詢和核查。

3.存貨出庫管理。倉庫管理會計根據(jù)授權(quán)審批的領(lǐng)料單、銷售單、銷售合同和倉庫保管人員提供的出庫單、錄入存貨管理系統(tǒng)，填寫一式三聯(lián)出庫單。第一聯(lián)倉庫作為存根留存；第二聯(lián)由庫管會計據(jù)以登記庫存臺賬；第三聯(lián)交領(lǐng)用人備查。

倉庫保管人員根據(jù)經(jīng)過審批的領(lǐng)料單和出庫單，準(zhǔn)備出庫。生產(chǎn)部門的領(lǐng)料單按照相應(yīng)的數(shù)量和規(guī)格移交給生產(chǎn)部門，由保管人員和領(lǐng)料人員在出庫單上現(xiàn)場簽字確認(rèn)。對外銷售單，倉庫保管人員應(yīng)該獲得銷售單、銷售合同、出庫單、并讓提貨人員或者發(fā)運人員在出庫單上簽字確認(rèn)。

（三）加強(qiáng)銷售與收款業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的控制

銷售及收款流程構(gòu)成企業(yè)經(jīng)營活動的核心，緊密關(guān)聯(lián)著銷售策略，直接影響企業(yè)的利潤表現(xiàn)及日常運營的資金流動，它是企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的關(guān)鍵所在。通過建立健全的銷售與收款內(nèi)部控制機(jī)制，可以保障銷售及收款活動的高效進(jìn)行，確保企業(yè)銷售的真實性與合規(guī)性。采取合適的收款策略不僅能夠保障企業(yè)資金的流動性和資產(chǎn)安全，還能提升會計信息的完整性和準(zhǔn)確性，有效降低因舞弊行為而導(dǎo)致的收入確認(rèn)時間偏差問題。

1.銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位配置及人員職責(zé)。銷售部門的核心職責(zé)包括處理訂單、簽訂銷售合同、執(zhí)行銷售和信用策略、以及跟進(jìn)收款事宜；而發(fā)貨部門則專注于確保銷售發(fā)票及相關(guān)文件的完整性，并負(fù)責(zé)管理與發(fā)貨相關(guān)的所有流程；財務(wù)部門負(fù)責(zé)對銷售收入進(jìn)行結(jié)算和記錄，并監(jiān)管貨款回收的整個過程。通過各部門明確的職責(zé)分工與相互之間的監(jiān)督協(xié)作，有效預(yù)防和降低舞弊與欺詐的風(fēng)險。

2.銷售與收款業(yè)務(wù)授權(quán)及批準(zhǔn)機(jī)制。單位必須確立明確的銷售與收款業(yè)務(wù)的授權(quán)和批準(zhǔn)流程。這涉及到具體定義審批人的操作方式、權(quán)限界限、流程程序、責(zé)任劃分及關(guān)鍵的控制策略。同時，還需詳盡設(shè)定經(jīng)辦此類業(yè)務(wù)人員的職責(zé)范圍和工作準(zhǔn)則。絕對禁止任何未獲授權(quán)的機(jī)構(gòu)或個人處理銷售與收款業(yè)務(wù)，同時嚴(yán)格禁止銷售人員直接負(fù)責(zé)收款事宜。

3.銷售管理情況。實施嚴(yán)格的銷售預(yù)算管理體系。通過精心編制銷售預(yù)算，清晰劃分收入、成本、銷售費用與銷售利潤之間的相互關(guān)系，能有效地監(jiān)控銷售成本，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)利潤的增長。建立銷售責(zé)任制，將銷售目標(biāo)和銷售預(yù)算的各個指標(biāo)盡量加以細(xì)化分解，落實到每個銷售區(qū)域、每個銷售人員、每個月。同時，制定銷售人員的績效評價標(biāo)準(zhǔn)以及有效地激勵方法與手段。

4.收款情況。為確保收款業(yè)務(wù)的內(nèi)部會計控制嚴(yán)密無縫，各單位需依據(jù)相關(guān)規(guī)章，制定一套適合自身特點的收款流程，確保銷售收款業(yè)務(wù)的及時處理。銷售部門應(yīng)建立詳盡的銷售臺賬，該臺賬需準(zhǔn)確記錄債務(wù)單位、欠款日期及回款情況，專人負(fù)責(zé)跟蹤債務(wù)單位的發(fā)貨與欠款狀態(tài)。若某一單位欠款金額達(dá)到預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)立即停止對該客戶的銷售活動，以降低潛在損失。銷售臺賬中還應(yīng)包含客戶訂單、銷售通知單、客戶簽收單等重要文件，以確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。

5.管理銷售退貨和折扣。為了保持本單位的正面形象，當(dāng)顧客對產(chǎn)品不滿意并請求退貨時，本單位應(yīng)予以接納，但須先獲得主管的批準(zhǔn)后方能執(zhí)行相關(guān)手續(xù)。首先，對于退回的銷售商品，必須先提交至質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行詳細(xì)的檢驗和驗收。質(zhì)量檢驗部負(fù)責(zé)審查商品質(zhì)量并出具報告。其次倉庫部在核對商品后填寫退貨接收報告，需獨立部門審批。最后，客戶服務(wù)部接收報告單，深入了解退貨情況并對合理退貨進(jìn)行賠償，將調(diào)查結(jié)果和建議記錄在報告單上，提交給信用、會計及銷售部門審核。銷售部門決定退貨理賠，簽署退貨報告單。

三、結(jié)論

購銷環(huán)節(jié)是中小企業(yè)是否具有核心競爭力的重要板塊，是企業(yè)在市場中的生存之本，它確定了企業(yè)的收入來源以及為獲取收入而產(chǎn)生的各項成本費用，是企業(yè)整個業(yè)務(wù)流程的核心，該板塊的內(nèi)部控制決定著企業(yè)的核心業(yè)務(wù)和會計信息質(zhì)量。有效的購銷環(huán)節(jié)內(nèi)部控制可以提高會計信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，確保流程的高效運行和減少錯誤的發(fā)生，有助于提高會計信息的處理和報告速度。管理層和股東可以基于最新的數(shù)據(jù)做出決策，增加企業(yè)抗擊風(fēng)險和持續(xù)經(jīng)營能力。

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（作者單位：貴州開元會計師事務(wù)所有限公司 貴州遵義 563000）

[作者簡介：付郁（1987—），女，漢族，貴州遵義人，本科，中級會計師，研究方向：會計學(xué)。]

（責(zé)編：趙毅）