新時(shí)期提高檔案館檔案管理工作水平探析

摘 要：檔案管理是檔案館的重要工作內(nèi)容，在新時(shí)期背景下，提高檔案館管理水平是檔案事業(yè)的關(guān)鍵內(nèi)容之一。檔案管理是長(zhǎng)期、復(fù)雜的管理工作，需要得到全方位的水平提高?；诖耍瑸榱税l(fā)揮檔案管理的作用，提高檔案管理水平，文章從管理意識(shí)、管理制度、管理人員等不同方面分析了當(dāng)前檔案館管理中存在的不足，并結(jié)合新時(shí)期檔案館管理的需求和背景，根據(jù)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，探討提高管理水平的策略，以期為檔案館的管理提供思路。

關(guān)鍵詞：檔案館；檔案管理；新時(shí)期；管理水平

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案管理關(guān)系很多組織和企業(yè)的發(fā)展，是檔案館管理工作的重點(diǎn)部分。隨著時(shí)代的發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，對(duì)檔案的科學(xué)化管理要求也逐漸提高，越來越多的檔案館開始完善管理機(jī)制，改進(jìn)管理方法，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，不斷提高管理水平。但是，在當(dāng)前的檔案館管理工作中，根據(jù)對(duì)實(shí)際管理現(xiàn)狀的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，還有很多檔案館存在管理理念、管理制度等方面的不足和問題，需要管理人員加以重視。此外，隨著項(xiàng)目管理需求的持續(xù)增加，檔案館項(xiàng)目的投資和任務(wù)也不斷加大，檔案管理的重要性更加凸顯，如何能夠持續(xù)提高管理水平，更好地處理檔案管理工作，對(duì)圖像、文本等檔案實(shí)施妥善的管理，促進(jìn)檔案管理工作順利開展，成為檔案館管理的重中之重。因此，本文結(jié)合工作實(shí)際，探討檔案管理工作水平的提高策略，提出相關(guān)建議。

一、新時(shí)期檔案館檔案管理工作存在的不足

1.管理意識(shí)不足

檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，隨著新時(shí)期對(duì)檔案管理工作需求的提升，健全管理機(jī)制，轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，成為推動(dòng)檔案館發(fā)展的有效措施。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案管理方法來看，不同的單位在管理模式上存在一定區(qū)別，使用的管理手段和管理方法并不相同。很多檔案館在實(shí)際管理工作中，并沒有科學(xué)規(guī)劃和制定詳盡的管理制度，缺少管理的大局觀和核心目標(biāo)，對(duì)檔案管理工作并不重視，導(dǎo)致在管理工作的落實(shí)過程中，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。還有部分比較小型的檔案館只是簡(jiǎn)單地將檔案分類存儲(chǔ)，沒有科學(xué)分析管理工作，缺少清晰明確的管理理念，造成檔案丟失、分散等混亂現(xiàn)象。

2.服務(wù)能力有待提高

在新時(shí)期信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展的環(huán)境下，檔案館的管理工作必然會(huì)逐漸發(fā)展為智能化、現(xiàn)代化管理，需要高科技、高素質(zhì)的人才完成工作。但是，從目前的管理情況來看，很多檔案館管理人員綜合素養(yǎng)還存在一定不足，其職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)管理水平?jīng)]有達(dá)到現(xiàn)代化管理應(yīng)具備的要求，難以滿足新時(shí)期的管理工作需求。這些工作人員對(duì)新時(shí)期的管理需求、管理方法缺少必要的認(rèn)識(shí)，未能掌握現(xiàn)代化的管理方式和設(shè)備設(shè)施操作技術(shù)，較難發(fā)揮現(xiàn)代化管理設(shè)備設(shè)施的作用，造成一定的資源浪費(fèi)，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)管理混亂、分散等問題。因此，要想提高檔案館的管理水平，要求管理人員應(yīng)具備較高的管理技能和專業(yè)知識(shí)水平，深刻認(rèn)識(shí)現(xiàn)代化管理的意義和必要性，提升自己的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，保證檔案館管理效率和質(zhì)量，促進(jìn)服務(wù)能力的提高。

3.管理制度不健全

健全、系統(tǒng)的管理制度是每個(gè)單位提高管理水平的基礎(chǔ)，全面的管理制度能夠保證檔案館的檔案管理規(guī)范、順暢，保證檔案管理的質(zhì)量和效率。根據(jù)對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案館管理現(xiàn)狀的調(diào)查發(fā)展，很多檔案館沒有針對(duì)檔案管理制定針對(duì)性的管理制度，沒有細(xì)化的管理要求和管理標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)了管理職責(zé)不明確等情況，檔案館的管理工作秩序存在問題，給科學(xué)化管理帶來一定影響。還有部分檔案館雖然建立了相應(yīng)的管理機(jī)制和管理系統(tǒng)，但隨著新時(shí)代對(duì)管理工作的需求提高，不科學(xué)、不規(guī)范之處逐漸顯現(xiàn)，而檔案館未能及時(shí)動(dòng)態(tài)調(diào)整，也可能造成管理混亂。

4.信息化管理滯后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案館的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)新時(shí)期的管理需求，檔案館需要將管理工作從紙質(zhì)管理中突破出來，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用。然而，很多檔案館還在使用紙質(zhì)檔案管理模式，管理人員的管理理念和管理水平呈現(xiàn)出明顯的不足，并不重視信息技術(shù)的應(yīng)用，和新時(shí)期的實(shí)際發(fā)展情況不符，導(dǎo)致無法適應(yīng)快節(jié)奏的管理需求。此外，還有一些檔案管理人員受到年齡和專業(yè)能力的制約，雖然檔案館配置了信息化管理設(shè)備設(shè)施，但管理人員無法熟練操作，影響了科學(xué)化、現(xiàn)代化地開展檔案管理。因此，改變管理方式是檔案館發(fā)展的必然途徑和趨勢(shì)，檔案管理人員應(yīng)不斷引進(jìn)和學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，促進(jìn)現(xiàn)代化管理水平的提高。

二、新時(shí)期提高檔案館檔案管理工作水平的策略

1.提升管理觀念

管理理念是管理實(shí)踐的基礎(chǔ)和方向，檔案館應(yīng)根據(jù)管理流程，不斷轉(zhuǎn)變和完善管理理念，提升管理的大局觀念，創(chuàng)新發(fā)展，提高管理水平和質(zhì)量。

首先，應(yīng)明確檔案館的服務(wù)核心，以服務(wù)人民群眾、黨和政府為檔案管理的核心，明確檔案管理的責(zé)任和具體內(nèi)容，不斷加強(qiáng)檔案管理建設(shè)。在實(shí)際管理過程中，管理者應(yīng)學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下的管理模式，跟隨時(shí)代步伐，適應(yīng)我國(guó)科技發(fā)展和改革的發(fā)展速度，根據(jù)全面貫徹、規(guī)范執(zhí)行的要求，形成正確的檔案管理認(rèn)知，并不斷優(yōu)化檔案館的檔案管理工作機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理工作，促進(jìn)管理工作的持續(xù)健康開展。在此過程中，檔案館應(yīng)深入理解和學(xué)習(xí)新時(shí)代的社會(huì)建設(shè)思想，探析相關(guān)部署和決策的內(nèi)在含義，落實(shí)相關(guān)部門對(duì)于檔案管理工作提出的要求和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，始終秉承為人民服務(wù)的工作核心和原則，履行檔案管理的使命和職責(zé)，推動(dòng)新時(shí)期檔案館的發(fā)展。

其次，要建立管理大局觀，創(chuàng)新管理理念，不斷提升管理人員對(duì)新時(shí)期管理任務(wù)、管理特點(diǎn)和管理形勢(shì)的認(rèn)識(shí)，做好各類檔案的收集和整理工作，提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。同時(shí)，管理人員要了解新時(shí)期的管理服務(wù)工作進(jìn)展和新局面，積極拓展檔案管理領(lǐng)域，提高公共服務(wù)能力和水平，探索以為人民服務(wù)為核心的服務(wù)制度和舉措，建立健全檔案館管理的科學(xué)機(jī)制。

最后，應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視，充分發(fā)揮檔案管理和信息共享的作用，持續(xù)完善檔案管理設(shè)備設(shè)施和技術(shù)，以更好地滿足檔案使用者對(duì)檔案館公共服務(wù)和檔案管理的需求。檔案管理者應(yīng)結(jié)合新時(shí)期的管理政策和目標(biāo)，在管理過程中普及現(xiàn)代化管理制度，為檔案使用者提供便民服務(wù)，切實(shí)發(fā)揮檔案館的公共服務(wù)作用。同時(shí)，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高管理能力和水平。

2.提高服務(wù)能力

檔案管理的本質(zhì)是通過高水平的管理工作為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而提高服務(wù)能力是保證管理水平提高的關(guān)鍵因素之一。檔案館應(yīng)貫徹和堅(jiān)持高質(zhì)量的檔案管理要求，不斷完善和優(yōu)化軟硬件設(shè)備設(shè)施，提高檔案館的現(xiàn)代化管理實(shí)力和信息化應(yīng)用能力以及管理人員的服務(wù)能力。

第一，全面提高檔案管理者的服務(wù)能力和素養(yǎng)，建立高水平的服務(wù)團(tuán)隊(duì)。任何單位要想實(shí)現(xiàn)管理水平的提高，都要從人才建設(shè)方面提高重視，二者是息息相關(guān)的，關(guān)系到檔案館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，檔案館應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)管理者的干部作風(fēng)建設(shè)、檔案管理人員專業(yè)能力建設(shè)，創(chuàng)新人才培育機(jī)制，為檔案館創(chuàng)建一支作風(fēng)優(yōu)良、業(yè)務(wù)能力優(yōu)秀、具有服務(wù)意識(shí)、全面發(fā)展的檔案管理人才隊(duì)伍，從而提高管理水平?？梢栽诠芾砣藛T中選出業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的工作人員，發(fā)揮骨干作用，針對(duì)工作中存在的問題及時(shí)解答和優(yōu)化，提高整體業(yè)務(wù)人員的能力，為管理工作提供助力。此外，還可以針對(duì)檔案整理不規(guī)范、收集不完整以及儲(chǔ)存分散等管理混亂問題，鼓勵(lì)管理人員互相學(xué)習(xí)指導(dǎo)，有經(jīng)驗(yàn)的管理人員可以傳授工作經(jīng)驗(yàn)和答疑解惑，全面推動(dòng)檔案館管理工作的規(guī)范化實(shí)施，保證檔案的可靠性和安全性。

第二，在提高服務(wù)能力的同時(shí)，還應(yīng)保證檔案的安全性。檔案安全是檔案館工作的基本要求，檔案館要加強(qiáng)信息安全建設(shè)，保證檔案實(shí)體的安全，落實(shí)安全職責(zé)，建立安全防線。對(duì)此，應(yīng)建立能力優(yōu)秀、業(yè)務(wù)強(qiáng)大的管理隊(duì)伍。檔案館要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全防護(hù)有針對(duì)性地培訓(xùn)，提升其服務(wù)素養(yǎng)和檔案管理意識(shí)，以此提高檔案館的整體安全管理水平和能力?？梢詫⒐芾砣藛T分組定期培訓(xùn)，并在培訓(xùn)后實(shí)施嚴(yán)格的檢查，針對(duì)檔案歸檔、裝訂、整理和收集等環(huán)節(jié)全面開展培訓(xùn)和檢驗(yàn)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)管理恒溫恒濕設(shè)備、電線電路、柜架庫房等設(shè)備設(shè)施，定期展開安全檢查，確保檔案管理工作順利開展，保證檔案的完整和安全。

3.建立健全管理制度

健全的管理制度具有一定的約束力，在檔案館的管理工作中，能夠形成獨(dú)立的運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)，規(guī)范管理工作的落實(shí)。因此，檔案館要建立科學(xué)的管理制度，規(guī)范管理，為檔案管理工作提供制度支持。檔案管理者要根據(jù)檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略和方向，明確檔案管理職責(zé)，促進(jìn)不同部門之間的配合和協(xié)作，提高管理水平和效率。檔案管理人員要嚴(yán)格遵守管理制度，促進(jìn)檔案館健康發(fā)展。

首先，檔案館的管理者要從頂層設(shè)計(jì)入手，針對(duì)檔案管理中存在的問題和需求，建立完善的管理制度和工作機(jī)制，提出管理建議，在已有的管理制度上調(diào)整，明確管理人員的管理職責(zé)，提升管理措施和政策的適用程度，建立可操作與科學(xué)的管理制度。在此過程中，應(yīng)根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，完善管理體系，建立職責(zé)明確、管理方法科學(xué)以及管理監(jiān)督完善的可以長(zhǎng)期實(shí)施的管理制度，并落實(shí)管理制度的宣傳工作，保證管理制度的規(guī)范化、科學(xué)化和法治化。

其次，在制度建立過程中，應(yīng)及時(shí)深入了解和分析檔案管理的情況和規(guī)定，積極吸納工作人員的意見和建議，了解人們對(duì)檔案的需求，幫助群眾解決生產(chǎn)、生活等問題和困難。同時(shí)，檔案管理者還應(yīng)提高對(duì)熱點(diǎn)問題以及檔案難點(diǎn)的關(guān)注，根據(jù)相關(guān)管理規(guī)章制度，采納基層管理者的意見和建議，建立更有效、更科學(xué)的管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案的收集、使用和保存等制度建設(shè)，讓檔案管理工作有法可依，有章可循，推動(dòng)檔案館的發(fā)展。此外，檔案館還應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的差距和優(yōu)勢(shì)，在服務(wù)水平、檔案利用等方面及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出有效的解決措施，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

最后，建立完善的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警制度，做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和管理，保證檔案管理安全責(zé)任的落實(shí)，健全管理風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng)，制定檔案管理信息網(wǎng)站、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、信息利用等不同角度的安全管理制度。根據(jù)《檔案應(yīng)急預(yù)案》《檔案管理辦法》等相應(yīng)的管理準(zhǔn)則，結(jié)合我國(guó)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理系統(tǒng)，落實(shí)每個(gè)管理人員的責(zé)任，保證檔案管理工作的順利開展。

4.引進(jìn)信息化管理技術(shù)

在新時(shí)期的發(fā)展中，檔案館的管理要對(duì)接時(shí)代的新要求，不斷進(jìn)步發(fā)展，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在檔案管理和信息技術(shù)中找到合適的融合點(diǎn)，提高檔案管理水平，保證管理效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

其一，檔案館管理者應(yīng)提高對(duì)信息化管理的重視。了解現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)和應(yīng)用特點(diǎn)，嘗試將檔案管理工作和信息技術(shù)相融合，促進(jìn)電子檔案的建設(shè)和發(fā)展。突破傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理的限制，更好地滿足檔案管理的需求，延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間，提升檔案完整性。但是，在實(shí)現(xiàn)檔案電子管理時(shí)，應(yīng)注意避免信息技術(shù)帶來的弊端和風(fēng)險(xiǎn)，高度共享和便捷管理的信息必然面臨著較高的信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的特性，網(wǎng)絡(luò)容易受到攻擊，導(dǎo)致檔案信息被破壞、竊取等，檔案館應(yīng)在信息管理系統(tǒng)中建立安全管理系統(tǒng)，提前制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施和方案，避免對(duì)檔案管理造成不良影響。

其二，檔案館管理者應(yīng)提高對(duì)信息化建設(shè)的支持力度。根據(jù)檔案館的發(fā)展需求，增加信息化設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)數(shù)量，擴(kuò)大基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)模，為新時(shí)期的信息化檔案管理提供基礎(chǔ)設(shè)施保證。還要在人員管理方面提高要求，有意識(shí)地宣傳電子檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，革新管理觀念和工作方式，積極針對(duì)檔案信息化管理開展培訓(xùn)，完善信息化管理系統(tǒng)，充分引進(jìn)信息技術(shù)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

其三，檔案館應(yīng)積極探索信息化管理的新模式與新方法，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善信息化管理體系。一方面，加強(qiáng)與其他單位的交流合作，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理理念與技術(shù)，借鑒優(yōu)秀的管理案例，結(jié)合本館實(shí)際情況展開創(chuàng)新應(yīng)用。另一方面，重視信息化管理的實(shí)際效果，定期評(píng)估信息化管理的成果與不足，及時(shí)調(diào)整優(yōu)化管理策略，保證信息化管理始終符合檔案館的發(fā)展需求。此外，還要加強(qiáng)信息化管理的安全防護(hù)，建立健全的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，提高信息系統(tǒng)的抗干擾能力和數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，為檔案信息化管理提供可靠的安全保障。

三、結(jié)語

綜上，提高檔案館的檔案管理水平并不是一蹴而就的，而是一項(xiàng)系統(tǒng)、長(zhǎng)期的工作，需要檔案管理人員在管理理念、管理制度等方面全方位地加強(qiáng)和改進(jìn)，基于當(dāng)前的管理制度，持續(xù)提高管理水平。通過管理理念和管理方法的不斷強(qiáng)化，創(chuàng)建新時(shí)期與時(shí)俱進(jìn)的管理系統(tǒng)，在管理制度、管理理念、人才培養(yǎng)等方面全面改革，推進(jìn)檔案館的科學(xué)化管理，促進(jìn)檔案館長(zhǎng)久健康發(fā)展。

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作者單位：貴州省晴隆縣檔案館