對(duì)基于合同與采辦管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目降本增效的思考

［摘 要］合同與采辦管理對(duì)于提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力有重要影響，在拓展企業(yè)發(fā)展前景方面有著不容忽視的作用，且與企業(yè)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)目的降本增效目標(biāo)相關(guān)聯(lián)。企業(yè)優(yōu)化合同與采辦管理工作，可以有效提高企業(yè)項(xiàng)目完成效率，避免成本浪費(fèi)，在一定程度上提高企業(yè)利潤(rùn)率，有助于企業(yè)突破當(dāng)前行業(yè)發(fā)展的限制。對(duì)此，本文從企業(yè)發(fā)展需求著手，分析合同與采辦管理的主要工作內(nèi)容，討論企業(yè)合同與采辦管理的特點(diǎn)以及管理工作中存在問(wèn)題，探究如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目降本增效目標(biāo)，并提出建議以供參考。

［關(guān)鍵詞］合同與采辦管理；企業(yè)項(xiàng)目；降本增效

［中圖分類號(hào)］F27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度背景下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目降本增效的重點(diǎn)在于對(duì)合同與采辦管理工作優(yōu)化，建立合理的合同與采辦管理機(jī)制。對(duì)于一個(gè)長(zhǎng)期的項(xiàng)目，企業(yè)若對(duì)企業(yè)項(xiàng)目效益重視不足，則會(huì)對(duì)利潤(rùn)產(chǎn)生較大的負(fù)面影響，不利于企業(yè)盈利和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，有效的合同與采辦管理直接關(guān)系企業(yè)項(xiàng)目降本增效，是企業(yè)盈利、快速發(fā)展的核心內(nèi)容之一，對(duì)于企業(yè)控制風(fēng)險(xiǎn)和提升效率有較為重要的影響。為實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，企業(yè)需要加強(qiáng)合同與采辦管理，制定合理的工作流程，把控好日常合同與采辦管理工作重點(diǎn)，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和發(fā)展?jié)摿Α?/p>

1 企業(yè)項(xiàng)目合同與采辦管理的主要內(nèi)容

企業(yè)項(xiàng)目中的合同與采辦管理工作主要包括幾個(gè)方面的內(nèi)容：第一，按照項(xiàng)目需求擬訂采購(gòu)合同，明確各種物品的采購(gòu)流程，確保項(xiàng)目需要的各種資源充足；第二，做好各種采購(gòu)清單物品的具體規(guī)格、數(shù)量和價(jià)格的審閱，明確物品采購(gòu)價(jià)格；第三，比價(jià)、議價(jià)，對(duì)合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行總體分析，得出更加符合經(jīng)濟(jì)效益的價(jià)格，然后做好比價(jià)匯總，逐一審核敲定；第四，在合同簽訂和付款過(guò)程中，嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，確保企業(yè)項(xiàng)目能夠穩(wěn)定開展。以上五個(gè)方面的內(nèi)容是企業(yè)項(xiàng)目的合同與采辦管理的主要職責(zé)，此外還有入庫(kù)與檢驗(yàn)等工作流程，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要加以重視，全方位把控好合同與采辦管理工作。

2 企業(yè)項(xiàng)目合同與采辦管理的具體特點(diǎn)和管理工作問(wèn)題

2.1 合同周期不確定性和合同管理系統(tǒng)性

因?yàn)槠髽I(yè)工程項(xiàng)目合作方較多，所以多方協(xié)調(diào)和聯(lián)系是非常重要的工作內(nèi)容。若企業(yè)不能針對(duì)性地好工程項(xiàng)目規(guī)劃以及項(xiàng)目合同計(jì)劃內(nèi)容，容易導(dǎo)致部分環(huán)節(jié)不能嚴(yán)格按照施工流程開展，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)延后情況。而且在多種因素的影響下，可能會(huì)延長(zhǎng)工程項(xiàng)目施工周期，增加項(xiàng)目的人工成本，減少企業(yè)的周期性利潤(rùn)。整個(gè)項(xiàng)目中，企業(yè)采辦管理又會(huì)影響材料成本等支出，如果項(xiàng)目合同周期延長(zhǎng)，可能會(huì)增加工作時(shí)間，無(wú)形中對(duì)企業(yè)發(fā)展造成較大壓力。其次，采辦管理涉及多個(gè)部門，工作中需要擁有較高的統(tǒng)一性，高效信息共享有利于統(tǒng)一進(jìn)行采辦管理，從而進(jìn)一步簡(jiǎn)化工作流程［1］。

2.2 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)需要進(jìn)一步加強(qiáng)

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，我國(guó)一大批新生企業(yè)登上舞臺(tái)，部分企業(yè)存在受限于行業(yè)深耕時(shí)間不久、積累經(jīng)驗(yàn)相對(duì)不足等問(wèn)題，使得企業(yè)合同與采辦管理工作缺乏相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。一些企業(yè)在簽訂采購(gòu)合同和項(xiàng)目合同的過(guò)程中，由于工作量繁重，管理層容易產(chǎn)生工作疏忽，導(dǎo)致項(xiàng)目出現(xiàn)各種問(wèn)題。同時(shí)，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)的缺乏，致使個(gè)別采辦管理人員未能嚴(yán)格審查，沒(méi)有嚴(yán)格按照合同進(jìn)行采辦管理，不利于企業(yè)保持利潤(rùn)，影響企業(yè)今后的發(fā)展和核心競(jìng)爭(zhēng)力。針對(duì)此種情況，企業(yè)需要加強(qiáng)重視，建立更加合理的審查制度，確保企業(yè)自身穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 合同與采辦管理信息化水平不能支撐部門協(xié)同

對(duì)比許多先進(jìn)企業(yè)，我國(guó)部分企業(yè)在合同與采辦管理工作方面還存在各種各樣的問(wèn)題。其一，信息化水平相對(duì)不高，各個(gè)部門無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效協(xié)同，企業(yè)凝聚力有待增強(qiáng)；其二，部門之間配合缺乏制度支撐，人員之間交流較少，不利于提升企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益。為實(shí)現(xiàn)高效合同與采辦管理工作，推進(jìn)項(xiàng)目降本增效，減少各種資源的浪費(fèi)，企業(yè)需要從信息技術(shù)融合方面著手，積極構(gòu)建信息化的管理模式［2］。對(duì)此，有必要加強(qiáng)企業(yè)部門之間的信息共享，以提高合同與采辦管理的工作效率，從而讓企業(yè)各部門緊密配合，推動(dòng)企業(yè)項(xiàng)目的進(jìn)度，使企業(yè)擁有更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。

3 以合同與采辦管理的優(yōu)化實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目降本增效的策略

3.1 根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目需求，細(xì)致審查合同內(nèi)容

為保障企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，企業(yè)應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)施的情況，充分利用合同與采辦管理方面擁有的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目降本增效。企業(yè)需要關(guān)注合同審查，做到精準(zhǔn)按照項(xiàng)目需求，優(yōu)化和改進(jìn)合同方案，并審定實(shí)際的實(shí)施、采辦等流程，使合同內(nèi)容更加具體、明確。同時(shí)，按照合同管理制度制定具體的合同審定、管理流程，對(duì)企業(yè)采辦作出嚴(yán)格規(guī)定，要求流程規(guī)范，有效避免部門之間的糾紛。對(duì)于實(shí)際審定過(guò)程，可以作出針對(duì)性的優(yōu)化，以項(xiàng)目周期為參考，結(jié)合物料采購(gòu)流程、審批、部門關(guān)系職責(zé)和價(jià)格審查等方面的要求列出三個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)。此外，通過(guò)法律條文審核合同的審查方式，避免合同出現(xiàn)不符合法律條文的內(nèi)容，保障合同的合法性，減少項(xiàng)目過(guò)程面臨法律風(fēng)險(xiǎn)的概率。此外，從語(yǔ)言邏輯等角度審查合同內(nèi)容，要求合同以文字形式對(duì)權(quán)利和義務(wù)加以明確，增強(qiáng)合同的嚴(yán)謹(jǐn)性和合理性，使合同中語(yǔ)言文字表述清晰，避免文字陷阱等，減少部門之間推脫責(zé)任的問(wèn)題。由此，充分優(yōu)化合同審查，保證合同符合企業(yè)項(xiàng)目需求，提升合同與采辦管理效益，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目降本增效的目的，為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做好鋪墊。

3.2 落實(shí)采辦全流程管理，保障合同穩(wěn)定執(zhí)行

對(duì)于企業(yè)實(shí)際合同的執(zhí)行流程，為確保項(xiàng)目合同的有效實(shí)施和推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，企業(yè)需要提高合同與采辦管理的工作效率，落實(shí)好項(xiàng)目降本增效目標(biāo)。因此，企業(yè)要提升風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)，對(duì)采辦實(shí)行全流程管理，使合同內(nèi)容可以穩(wěn)定、高效執(zhí)行。對(duì)此，應(yīng)從實(shí)際角度出發(fā)，根據(jù)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各種政策，結(jié)合法律條文要求，從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和營(yíng)業(yè)范圍方面加以改進(jìn)，基于前期管理、合同執(zhí)行管理及后期管理三個(gè)層次，實(shí)行全流程管理。按照實(shí)際情況起草合同文本，制訂明晰的項(xiàng)目計(jì)劃和采辦細(xì)則，要求企業(yè)自身、物料供應(yīng)方、項(xiàng)目甲方等總體評(píng)測(cè)項(xiàng)目合同，統(tǒng)一管理和定期審查［3］。

基于此，企業(yè)需要根據(jù)項(xiàng)目合同制定采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)采辦管理人員與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)，采用ABC分類控制法，對(duì)合同中的各種物料實(shí)行嚴(yán)格管控，尋找優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。同時(shí)，從減少物料消耗、庫(kù)存積壓角度分析，制訂不同的采購(gòu)方案，采取目標(biāo)成本管理方法，進(jìn)一步優(yōu)化采辦管理工作，讓采購(gòu)合同、項(xiàng)目合同等都能得到貫徹執(zhí)行，強(qiáng)化合同與采辦管理的工作效益。基于此，使企業(yè)能夠從項(xiàng)目降本增效方面持續(xù)優(yōu)化，確保每個(gè)項(xiàng)目都可以按照需求推進(jìn)，讓企業(yè)以更少的資金消耗和投入，獲取更加良好的項(xiàng)目回報(bào)。

3.3 建立合理制度，提升工作人員態(tài)度

企業(yè)項(xiàng)目的合同與采辦管理，重點(diǎn)還在管理模式和工作人員態(tài)度。企業(yè)管理層應(yīng)重視改進(jìn)合同與采辦管理制度，制定更加合理、高效的合同與采辦管理制度。部門乃至采辦管理工作人員應(yīng)樹立認(rèn)真嚴(yán)格的工作態(tài)度，在工作中認(rèn)真審核各個(gè)項(xiàng)目文件內(nèi)容，確保項(xiàng)目合同準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，以企業(yè)自身文化為基礎(chǔ)，全面建立良好的工作環(huán)境，要求工作人員保持嚴(yán)格、負(fù)責(zé)任的作風(fēng)。由此，從根本上改進(jìn)企業(yè)項(xiàng)目合同與采辦管理工作的具體流程，增強(qiáng)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)，進(jìn)一步降低企業(yè)項(xiàng)目成本，避免各種因?yàn)楹贤瑔?wèn)題導(dǎo)致的成本增加問(wèn)題。

基于合同與采辦管理制度優(yōu)化，企業(yè)可針對(duì)性實(shí)施全局勞動(dòng)管理?xiàng)l例，要求每個(gè)部門根據(jù)自身需求，結(jié)合項(xiàng)目方案實(shí)施情況，上報(bào)物料采購(gòu)數(shù)量、提出資金申請(qǐng)。然后通過(guò)采辦管理部門核實(shí)匯總，查詢各種物料的實(shí)際市場(chǎng)價(jià)格，制訂好采購(gòu)資金預(yù)期方案。在此過(guò)程中，采辦管理部門每敲定一項(xiàng)數(shù)據(jù)，都要上報(bào)決策層審核措施，形成嚴(yán)格的項(xiàng)目審批模式，確認(rèn)無(wú)誤后與供應(yīng)商談判，雙方協(xié)商出符合雙方心理預(yù)期的方案。此外，企業(yè)部門要從項(xiàng)目資金回報(bào)和進(jìn)度計(jì)劃等方面合理規(guī)劃，以數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的方式，向決策層遞交風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，由決策層決定是否實(shí)施。與此同時(shí)，劃分好每個(gè)部門的職責(zé)，精準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)合同與采辦管理優(yōu)化，推動(dòng)企業(yè)項(xiàng)目降本增效。

3.4 精準(zhǔn)培養(yǎng)隊(duì)伍，強(qiáng)化法律和技能培訓(xùn)

人才隊(duì)伍是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的基本，企業(yè)吸收優(yōu)秀人才可以為企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力，并將企業(yè)項(xiàng)目的降本增效進(jìn)一步落實(shí)。為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)力和拓寬發(fā)展前景，企業(yè)應(yīng)該關(guān)注人才隊(duì)伍培養(yǎng)，強(qiáng)化法律知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)。為確保合同與采辦管理工作穩(wěn)定、高效開展，需要以優(yōu)秀人才隊(duì)伍建設(shè)為基礎(chǔ)，不斷推進(jìn)合同與采辦管理的精細(xì)化，提高企業(yè)抗風(fēng)險(xiǎn)能力，建立風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)［4］。然后從企業(yè)員工中挑選積極分子大力培養(yǎng)，讓企業(yè)保持活力，使每個(gè)工作人員都秉承積極向上、認(rèn)真工作的態(tài)度，以促進(jìn)企業(yè)降本增效目標(biāo)的快速實(shí)現(xiàn)。

為實(shí)現(xiàn)降本增效的基本目標(biāo)要求，企業(yè)可以按照自身的發(fā)展計(jì)劃，積極招聘合同與采辦管理相關(guān)人才，以豐厚的薪資待遇，吸收各種能夠帶動(dòng)企業(yè)各個(gè)部門煥發(fā)活力的人員。一方面，企業(yè)要重視開展《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》和《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)建設(shè)運(yùn)營(yíng)的通知》等文件學(xué)習(xí)的培訓(xùn)工作，要求全員參與，有效強(qiáng)化人才隊(duì)伍的法律意識(shí)。另一方面，組織開展“老帶新”、公司經(jīng)驗(yàn)交流等活動(dòng)，逐漸提升整體工作人員素養(yǎng)，使人才隊(duì)伍建設(shè)得到進(jìn)一步加強(qiáng)，不斷提高工作人員的采辦技能等。

3.5 建立健全監(jiān)督體系，減少錯(cuò)誤概率

企業(yè)為滿足自身發(fā)展需求，不僅要關(guān)注人才隊(duì)伍建設(shè)以及管理制度制定，還要重視建立健全監(jiān)督模式。與此同時(shí)，積極利用規(guī)范化監(jiān)督、嚴(yán)格監(jiān)管等措施，減少合同與采辦管理工作紕漏出現(xiàn)的概率。此外，企業(yè)要發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)管部門職能，執(zhí)行嚴(yán)格的監(jiān)管制度，形成良好的工作作風(fēng)，全面提高企業(yè)項(xiàng)目的實(shí)施效率，實(shí)現(xiàn)降本增效。

企業(yè)可以定期進(jìn)行業(yè)務(wù)部門的調(diào)查研究，編制企業(yè)項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，總結(jié)企業(yè)面臨的問(wèn)題與挑戰(zhàn)。然后配合監(jiān)督部門與采辦管理部門的工作，讓決策層直接管理監(jiān)督部門，從項(xiàng)目采購(gòu)議價(jià)、采購(gòu)合同擬訂、項(xiàng)目物料采購(gòu)等方面作出改進(jìn)與監(jiān)督。由此強(qiáng)化企業(yè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管控能力，進(jìn)一步降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)［5］。

3.6 加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高工作效率

傳統(tǒng)的管理模式具有一定的局限性，不利于新時(shí)代企業(yè)的發(fā)展。若企業(yè)依舊實(shí)行傳統(tǒng)的管理模式，忽視信息化建設(shè)，則不能充分挖掘企業(yè)的價(jià)值和提高企業(yè)的發(fā)展?jié)摿?，不利于企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。所以，企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，要優(yōu)化管理模式，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)建設(shè)的重視，大力推行信息化建設(shè)，提高合同與采辦管理工作效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)項(xiàng)目的降本增效［6］。由此，企業(yè)可以基于大數(shù)據(jù)和信息化辦公等方式，改善以往企業(yè)單一形式辦公效率低的情況。

企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)，能夠積極按照降本增效的目標(biāo)，讓業(yè)務(wù)流程更加規(guī)范化，同時(shí)制訂ERP計(jì)劃，控制合同與采辦管理的付款程序，監(jiān)督項(xiàng)目資金流通情況。以大數(shù)據(jù)收集合同管理數(shù)據(jù)資料的方式，對(duì)項(xiàng)目合同風(fēng)險(xiǎn)作出審查和評(píng)估，降低人為干預(yù)的風(fēng)險(xiǎn)，有效提高合同與采辦管理的工作效率，使企業(yè)項(xiàng)目的資金得到合理管控。基于信息化辦公流程，嚴(yán)格審查合同與采辦管理工作中的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，避免因?yàn)楣ぷ魅藛T疏忽而出現(xiàn)不可控風(fēng)險(xiǎn)［7］。

4 結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度下，企業(yè)需要優(yōu)化項(xiàng)目的合同與采辦管理工作模式，以精準(zhǔn)核算、精細(xì)化管理等方式，推進(jìn)企業(yè)項(xiàng)目降本增效。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合項(xiàng)目需求，對(duì)合同內(nèi)容嚴(yán)格審查，核對(duì)好項(xiàng)目投入成本，運(yùn)用采辦全流程管理，建立合理的項(xiàng)目管理制度，加強(qiáng)企業(yè)各團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)，做好監(jiān)督和推進(jìn)信息化建設(shè)，從而使企業(yè)的合同與采辦管理工作過(guò)程透明、高效，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目運(yùn)行降本增效的目標(biāo)。

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［作者簡(jiǎn)介］王海珠，女，河南滎陽(yáng)人，陽(yáng)光國(guó)際商務(wù)有限公司，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，碩士研究生，研究方向：房產(chǎn)管理、合同與采辦管理。