中小企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)探討

在科技快速發(fā)展的今天，人工智能技術(shù)的應用，已經(jīng)成為當今社會發(fā)展的重要驅(qū)動力。尤其是在財務(wù)管理領(lǐng)域，人工智能技術(shù)不僅可以提升財務(wù)部門的工作效率，減少人為錯誤，優(yōu)化資源分配，同時還能通過數(shù)據(jù)分析預測未來趨勢，幫助中小企業(yè)做出更加精準的決策。基于此，本文探討了中小企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)中存在的一系列問題和挑戰(zhàn)，以及相應的優(yōu)化策略，以期推動中小企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)進程，從而最大化發(fā)揮財務(wù)管理職能，進而推動中小企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

一、中小企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)的必要性

（一）提升財務(wù)部門工作效率與決策精準度

中小企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)至關(guān)重要，其能夠提升財務(wù)部門工作效率和決策精準度。首先，借助信息化工具，可以實現(xiàn)財務(wù)信息的自動化處理，降低人為干預的程度，從而極大地提升財務(wù)部門的工作效率。

其次，運用數(shù)據(jù)解析技術(shù)，可以從財務(wù)信息中提取出深層次的洞察，從而為中小企業(yè)決策提供堅實依據(jù)。準確的數(shù)據(jù)分析有助于中小企業(yè)捕捉市場發(fā)展方向，設(shè)計出更加合理有效的經(jīng)營方針，從而提升中小企業(yè)在決策上的精確性和市場競爭優(yōu)勢。

（二）優(yōu)化資源配置，降低成本

在中小企業(yè)中，財務(wù)管理信息化建設(shè)對于優(yōu)化資源配置及削減成本具有至關(guān)重要的作用。首先，通過信息化技術(shù)，中小企業(yè)可以實時監(jiān)控并解析自身的財務(wù)狀態(tài)與運營數(shù)據(jù)，幫助管理層精確地辨識資源利用效率及存在的瓶頸，從而制定出更加科學的資源配置方案，以確保資源流向那些效益更高、增長潛力更大的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，從而提升中小企業(yè)的整體運營效率。

其次，財務(wù)管理信息化系統(tǒng)可自動化處理大量繁瑣且重復性強的財務(wù)任務(wù)（如賬目處理、報告編制等），這不僅減少了人力資源的需求，也避免了由于人工失誤帶來的錯誤，進一步節(jié)省了中小企業(yè)的人力和時間成本。

最后，信息技術(shù)的應用還能提升財務(wù)管理流程效率，縮短資金回籠時間，從而減輕中小企業(yè)的財務(wù)負擔。

（三）提高財務(wù)透明度與風險管理能力

財務(wù)管理信息化建設(shè)是提高中小企業(yè)財務(wù)透明度的重要方式。首先，借助數(shù)字化的財務(wù)管理系統(tǒng)，中小企業(yè)可以實時記錄、處理并發(fā)布財務(wù)信息，以保證數(shù)據(jù)的精確性和時效性。這不僅促進了中小企業(yè)內(nèi)部不同部門間的信息傳遞與資源共享，同時也提高了與外部利益相關(guān)方（如投資者、供應商、顧客等）的交流效率。

其次，信息技術(shù)的應用可以幫助中小企業(yè)迅速識別潛在的財務(wù)風險，諸如資金不足或應收賬款延遲等，并據(jù)此采取相應的防范和管理措施。通過建立風險預警系統(tǒng)、強化內(nèi)部控制，中小企業(yè)能夠更有效地面對各類不確定性，從而保障財務(wù)狀況的穩(wěn)定性。

二、目前中小企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）對財務(wù)管理信息化建設(shè)不夠重視

當前，部分中小企業(yè)管理者對財務(wù)管理信息化建設(shè)缺少正確認知，認為其作用就是幫助相關(guān)工作人員減輕工作壓力，因此對財務(wù)管理信息化建設(shè)不夠重視，大多精力都用于開拓市場。此外，部分中小企業(yè)內(nèi)部人員也缺少財務(wù)管理信息化意識，部門之間協(xié)調(diào)差，缺乏部門合作溝通。由于信息溝通不到位，導致財務(wù)管理難以為業(yè)務(wù)拓展提供支撐。

（二）數(shù)字平臺建設(shè)有缺陷

1.數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一標準，數(shù)據(jù)收集困難

首先，許多中小企業(yè)財務(wù)管理信息混亂，數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一標準。表格作為最常用的一種數(shù)據(jù)整理的組件，其重要性不用過多贅述。但很多中小企業(yè)管理者并不重視如何規(guī)范設(shè)計出統(tǒng)一的表格樣式，只在乎數(shù)據(jù)統(tǒng)計結(jié)果。這導致表格登記模板會因為登記者喜好習慣生成不同樣式的版本，不利于相關(guān)人員快速審核匯總數(shù)據(jù)以及及人員變動交接工作。同時導致數(shù)據(jù)難以查找、分析和管理，進而影響中小企業(yè)的財務(wù)管理效率。

其次，合作商數(shù)據(jù)收集不全，收集困難。在許多中小企業(yè)成立早期，由于對合作商管理不規(guī)范，并沒有完整地登記合作商基本信息，而下游合作商數(shù)量多，因此造成數(shù)據(jù)收集費時且收集不全。

2.缺少數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，增加了數(shù)據(jù)核對工作量

很多中小企業(yè)沒有自己的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，需要從其他合作企業(yè)的原始數(shù)據(jù)取值參考，作為結(jié)算給下游客戶費用的標準。由于數(shù)據(jù)庫的格式不同，造成了統(tǒng)計工作的困難。比如從事服務(wù)行業(yè)的推廣企業(yè)，需要統(tǒng)計某個產(chǎn)品在市場的流通情況。由于取值來源于不同企業(yè)的數(shù)據(jù)庫，每家企業(yè)的數(shù)據(jù)格式不同，每月分析各產(chǎn)品采購銷售庫存，各個產(chǎn)品不同的結(jié)算邏輯、結(jié)算表格以及數(shù)據(jù)分析，增加了大量數(shù)據(jù)核對工作。

（三）財務(wù)人員素質(zhì)有待提高

中小企業(yè)由于自身規(guī)模和資金特點，缺少財務(wù)信息化管理人才。首先，許多中小企業(yè)員工缺乏創(chuàng)新能力，安于現(xiàn)狀，不愿改變現(xiàn)有工作模式，對于新鮮事物的接受能力有限。

其次，許多中小企業(yè)忽視對在職員工的培訓教育，即使有些中小企業(yè)定期安排員工參加培訓，但沒有針對財務(wù)管理信息化進行專題培訓，因此達不到預期效果。

三、對策建議

（一）提升對財務(wù)管理信息化建設(shè)的重視度

1.提升管理者對財務(wù)管理信息化建設(shè)的重視度

中小企業(yè)的管理者作為決策者與領(lǐng)導者，他們的認知水平及重視程度直接影響著企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)的步伐與成果。因此，首先需要通過培訓與教育，讓管理者深刻理解財務(wù)管理信息化建設(shè)的重要性與緊迫感，并認識到其在提高中小企業(yè)管理能力及市場競爭力方面所起的核心作用。

其次，管理者應積極投身于財務(wù)管理信息化建設(shè)之中，加強與各個部門以及員工之間的協(xié)作，共同促進信息化項目的發(fā)展與落實。

最后，建立并且完善財務(wù)管理信息化建設(shè)的評估與激勵制度，把信息化建設(shè)的成效納入到管理者的績效評估體系中，以此來調(diào)動管理者的積極性與責任感，以確保財務(wù)管理信息化建設(shè)能夠產(chǎn)生實際效果。

2.組織專題培訓，提升全員信息化意識

組織專門的培訓是提升中小企業(yè)全員財務(wù)管理信息化意識的一種有效方式。通過持續(xù)定期地舉辦這種專業(yè)培訓，邀請來自財務(wù)管理信息化領(lǐng)域的專家或者有豐富經(jīng)驗的專業(yè)人士來進行講解，深入探討信息化建設(shè)的重要性、實際應用案例及其未來發(fā)展走向。培訓內(nèi)容需覆蓋信息化技術(shù)的基礎(chǔ)知識、財務(wù)管理軟件的操作方法、數(shù)據(jù)安全維護等多方面，以確保每一位參與者都能全面理解和掌握所需知識。此外，激勵員工分享自己的學習體會和實踐經(jīng)驗，營造出一種積極向上的學習環(huán)境，從而有效提升全體員工的信息化意識與信息技術(shù)運用能力。

3.建立激勵機制，激發(fā)員工參與信息化建設(shè)的積極性

在促進中小企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)的過程中，構(gòu)建有效的激勵機制至關(guān)重要。首先，中小企業(yè)應當制定清晰的表彰措施，為那些在信息化進程中表現(xiàn)優(yōu)異的員工提供物質(zhì)與精神獎勵，如現(xiàn)金獎勵、職業(yè)發(fā)展機會、表彰狀等。

其次，組織開展周期性的數(shù)字技術(shù)培訓、技能比拼等活動，加深員工對企業(yè)數(shù)字化必要性的理解，激發(fā)他們自發(fā)地學習和運用新技術(shù)、新信息的積極性。

最后，創(chuàng)建開放的信息交流平臺，接納員工關(guān)于信息化建設(shè)進程的想法和提議，使員工意識到自己是企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)不可或缺的一分子，從而增強其認同感與使命感，協(xié)力加速企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)步伐。

（二）建設(shè)專業(yè)的數(shù)字平臺

1.建立各個數(shù)據(jù)表單模塊，統(tǒng)一標準

首先，建立統(tǒng)一的在線表單標準，明確應收賬款、應付賬款以及企業(yè)各種基礎(chǔ)信息等表格的字段名稱、格式和內(nèi)容要求，例如客戶名稱、賬單日期、金額、到期日、收款狀態(tài)等關(guān)鍵信息，并確保所有表格均按照這一標準在線填寫，從而規(guī)范數(shù)據(jù)錄入。

其次，利用引入的系統(tǒng)自帶的功能，設(shè)計表單關(guān)聯(lián)性，使用函數(shù)更新另一關(guān)聯(lián)表單數(shù)據(jù)。如保證金管理系統(tǒng)，有保證金付款表單，也需要設(shè)計保證金追回表單，在付了保證金后，設(shè)置提醒相關(guān)責任人要追回保證金，并將追回時間和追回金額回寫到原來的保證金付款表單，使保證金付款回款形成一個閉環(huán)。

最后，全面梳理現(xiàn)有的混亂數(shù)據(jù)，將不符合新系統(tǒng)新標準的數(shù)據(jù)進行清洗、轉(zhuǎn)換，使其符合新的統(tǒng)一標準。

2.選擇適合企業(yè)的數(shù)字信息系統(tǒng)

首先，根據(jù)中小企業(yè)業(yè)務(wù)特點，打造符合企業(yè)的個性表單模塊，不能一味追求成本最低原則統(tǒng)一使用市場已有工具。目前，國內(nèi)大多數(shù)的企業(yè)使用的都是比較基礎(chǔ)的財務(wù)管理軟件，如用友、金蝶等，這些軟件只適用于企業(yè)的日常會計處理和簡單的財務(wù)管理，而對于那些有特殊需求的中小企業(yè)來說，基礎(chǔ)的軟件并不能很好地滿足企業(yè)需求。

目前國內(nèi)有幾款不錯的低代碼應用搭建平臺，無需專業(yè)的信息技術(shù)開發(fā)人員，只需要通過圖形化界面和拖拽式操作，企業(yè)內(nèi)部人員對企業(yè)業(yè)務(wù)特性進行規(guī)劃指導，就能搭建一個適合該企業(yè)的定制化的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和移動應用。開發(fā)成本低、開發(fā)時間短、能夠靈活滿足不同的企業(yè)需求，如某云系統(tǒng)充分利用了釘釘?shù)慕M織與協(xié)同能力，深度融入釘釘體系，實現(xiàn)了企業(yè)業(yè)務(wù)的移動化、在線化、數(shù)據(jù)化、智能化，從而幫助企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提升運營效率。企業(yè)能夠隨時隨地移動辦公、無紙化辦公，同時隨時隨地審批流程，提高了審批時效，并采用嚴格的權(quán)限控制體系，確保審批信息安全，防止非法篡改或泄露，解決了中小企業(yè)內(nèi)部管理存在的諸多問題。

其次，通過系統(tǒng)平臺打通上下游數(shù)據(jù)，降低核對工作量，最大化降低錯誤率。銜接打通的上下游數(shù)據(jù)后，由專人再復核校對一次系統(tǒng)數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)最少失誤。同時設(shè)定固定的周期（如每周、每月等），要求各負責人提交其負責部分的成本報表，并由專門的財務(wù)人員整合與審核這些數(shù)據(jù)，以及時發(fā)現(xiàn)并修正遺漏或錯誤信息。利用系統(tǒng)自帶的數(shù)據(jù)分析工具來自動抓取、整理和匯總分散在各表格中的數(shù)據(jù)，減少人工操作帶來的誤差，做好季度年度分析及預算。

最后，設(shè)置定期的數(shù)據(jù)審計機制，核查各個表格是否按照既定標準執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。從制度層面保障數(shù)據(jù)的準確性和完整性，包括但不限于數(shù)據(jù)更新維護、權(quán)限分配、備份恢復等方面的規(guī)定。

（三）加大財務(wù)信息技術(shù)人員的學習和培訓力度

首先，根據(jù)最新的財務(wù)管理信息化系統(tǒng)、法律法規(guī)和行業(yè)標準，不定期舉行財務(wù)技術(shù)分享會，鼓勵內(nèi)部經(jīng)驗交流和案例分享，促進團隊成員之間的信息溝通。同時結(jié)合中小企業(yè)內(nèi)部實際需求，對新技術(shù)（如云計算、人工智能等）在財務(wù)管理中的應用以及信息安全與風險管理進行培訓。

其次，鼓勵員工自主持續(xù)學習，并鼓勵其參加各類專業(yè)認證考試，如CPA（注冊會計師）、會計師資格證、云技術(shù)認證考試等，對取得相關(guān)證書的員工給予獎勵或補貼，對于表現(xiàn)優(yōu)秀、技能提升顯著的員工，在晉升通道、薪資調(diào)整等方面給予優(yōu)先考慮。

最后，建立跨部門的合作機制。讓財務(wù)信息技術(shù)人員有機會參與到不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的項目中，熟悉企業(yè)各個業(yè)務(wù)模式，從而推動業(yè)財融合，以拓寬視野，提升其解決問題的綜合能力。

結(jié)語：

一個有效的適合中小企業(yè)的財務(wù)管理信息化系統(tǒng)，能夠節(jié)約人力物力資源，讓中小企業(yè)將更多精力投入到核心業(yè)務(wù)活動中。同時，數(shù)字化管理也為中小企業(yè)數(shù)據(jù)分析和智能化運營提供了精準的數(shù)據(jù)支持，實現(xiàn)了科學決策和智能管理。這不僅提高了工作效率，降低了人工干涉所帶來的數(shù)據(jù)錯誤率，也加強了部門溝通協(xié)調(diào)，將上下游數(shù)據(jù)無縫銜接，對企業(yè)整體經(jīng)營情況一目了然。數(shù)據(jù)自動化及更新也有利于管理者根據(jù)中小企業(yè)不同時間不同經(jīng)營狀況做出不同決策，以確保經(jīng)營行為合法合規(guī)，并有效防止內(nèi)部舞弊及外部欺詐。