提升縣級(jí)檔案館生機(jī)和活力的對(duì)策探究

摘 要：在新形勢(shì)下，如何更好地盤(pán)活館藏檔案信息資源，變“死檔案”為“活信息”，發(fā)揮縣級(jí)檔案館的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才優(yōu)勢(shì)，使檔案更好地服務(wù)政治、經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)、科技、生態(tài)文明及人民群眾生活等各領(lǐng)域，提升檔案館的生機(jī)和活力，已成為目前縣級(jí)檔案館工作的重點(diǎn)。館內(nèi)各個(gè)科室如何在實(shí)際工作中發(fā)揮職能作用，提高政治站位，找準(zhǔn)工作的切入點(diǎn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，積極進(jìn)取，加強(qiáng)協(xié)作，提高單位整體工作效率，努力彰顯縣級(jí)檔案館的生機(jī)和活力，使其更好地服務(wù)于社會(huì)和公眾。具體來(lái)說(shuō)，檔案館辦公室推廣文檔一體化工作新辦法；征集管理科發(fā)揮窗口作用，利用好館藏檔案資源；編研科立足館藏，深入挖掘資源，多出編研成果；宣傳教育科解放思想，開(kāi)拓視野，多種形式的開(kāi)展檔案宣傳；信息中心實(shí)時(shí)向社會(huì)公開(kāi)現(xiàn)行文件，讓百姓了解黨和國(guó)家的有關(guān)政策。

關(guān)鍵詞：檔案館；辦公室；管理科；業(yè)務(wù)科；編研科；教育科；信息科

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

圍繞“整合科技創(chuàng)新資源，引領(lǐng)發(fā)展戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)和未來(lái)產(chǎn)業(yè)，加快形成新質(zhì)生產(chǎn)力”這一指示精神，各行各業(yè)都在堅(jiān)定信心，鉚足干勁，狠抓發(fā)展，勇毅前行，經(jīng)濟(jì)形勢(shì)呈現(xiàn)蓬勃向上的良好趨勢(shì)。在這種創(chuàng)新發(fā)展的大環(huán)境下，檔案館理應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，另辟蹊徑，摒棄傳統(tǒng)觀念，做新時(shí)代的弄潮兒。

縣級(jí)檔案館作為集中管理縣級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位綜合檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著維護(hù)黨和國(guó)家檔案的完整與安全，提供利用各類(lèi)檔案為本縣（市）經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政治活動(dòng)、生態(tài)文明、民生工程及科技創(chuàng)新服務(wù)等使命。在新形勢(shì)下，如何更好地盤(pán)活館藏檔案信息資源，發(fā)揮檔案專(zhuān)業(yè)人才優(yōu)勢(shì)，以檔案賦能經(jīng)濟(jì)、生產(chǎn)、科技、生態(tài)文明以及人民群眾生活等方面，努力提升檔案館的生機(jī)和活力，筆者結(jié)合工作實(shí)際談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、檔案館辦公室在全市文檔一體化工作中應(yīng)起到標(biāo)桿作用

在文檔一體化工作中，檔案館辦公室承擔(dān)著重要的職責(zé)，如制定規(guī)范、協(xié)調(diào)工作等。要確保自身的文檔管理工作達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)，包括收發(fā)文處理以及文檔材料的收集、整理、保管和利用等方面。還要具備扎實(shí)的文檔管理知識(shí)與技能，為其他部門(mén)提供專(zhuān)業(yè)的支持和建議。積極探索應(yīng)用新技術(shù)的方法，推動(dòng)文檔一體化工作不斷發(fā)展和完善。與其他部門(mén)保持良好的溝通與協(xié)作，共同推進(jìn)全市文檔一體化工作。通過(guò)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)分享，幫助其他部門(mén)提高文檔管理水平。參與制定并推廣文檔一體化的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保全市的文檔管理工作具有一致性和規(guī)范性。

通過(guò)發(fā)揮標(biāo)桿作用，檔案館辦公室可以引領(lǐng)全市的文檔一體化工作，提高整體的管理水平和工作效率。同時(shí)，也有助于促進(jìn)各部門(mén)之間的協(xié)作與交流，推動(dòng)全市文檔工作的協(xié)同發(fā)展。在日常的文書(shū)處理和文件歸檔工作中自覺(jué)先行，探索一條文書(shū)與檔案工作有機(jī)結(jié)合的新路子。在平時(shí)的文書(shū)處理工作中，注意分類(lèi)設(shè)攤，根據(jù)文件的形成規(guī)律和保管期限，在文件櫥內(nèi)設(shè)好永久、30年或者10年三種文件存儲(chǔ)的檔案盒（夾），每份文件傳閱結(jié)束后及時(shí)歸入相應(yīng)的文件盒（夾）中，為下一步的文件歸檔提供便利，避免第二年在文件歸檔時(shí)，再次對(duì)所有文件分類(lèi)鑒定，造成重復(fù)勞動(dòng)。這種模式可以有效節(jié)省人力、物力和時(shí)間，提高辦公室工作效率。此外，還應(yīng)充分利用一體化辦公平臺(tái)，將下發(fā)的上級(jí)文件分類(lèi)鑒定，并將需要?dú)w檔的文件材料，通過(guò)格式轉(zhuǎn)化，把Word格式或PDF格式轉(zhuǎn)化成歸檔用的OFD格式。省去紙質(zhì)文檔掃描后再歸檔的煩瑣程序，為日后檔案數(shù)字化做好前期工作。

二、征集管理科應(yīng)發(fā)揮窗口單位的作用，最大限度地利用好館藏檔案資源

首先，利用各種宣傳媒體，如公眾號(hào)和一些公開(kāi)網(wǎng)站等，將館藏內(nèi)容、開(kāi)放目錄以及查檔方式宣傳出去，讓更多的單位及個(gè)人了解檔案館的性質(zhì)和職能，館藏有哪些檔案，線(xiàn)上線(xiàn)下怎樣查閱檔案，從而揭去檔案館頭上那層神秘的面紗。不得不讓人深思的是，現(xiàn)在社會(huì)上仍然有很多人認(rèn)為檔案館就是保管個(gè)人檔案的場(chǎng)所，甚至對(duì)檔案館的職能也一知半解。因此，很有必要改變這種現(xiàn)狀，讓越來(lái)越多的人走進(jìn)檔案館，了解蘭臺(tái)世界。

其次，檔案管理人員應(yīng)以高度的責(zé)任心、熱情周到的服務(wù)態(tài)度，盡量滿(mǎn)足社會(huì)各方面的利用需求，使檔案最大限度地服務(wù)于政治活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、民生工程以及科技創(chuàng)新。以銅為鏡，可以正衣冠；以古為鏡，可以知興替。一般涉及機(jī)構(gòu)改革、人事變動(dòng)、城市建設(shè)、編史修志、各類(lèi)糾紛和重大活動(dòng)時(shí)都要來(lái)檔案館查檔，管理人員應(yīng)想利用者所想，急利用者所急，努力滿(mǎn)足利用者的需求。不管是采用準(zhǔn)確檢索還是模糊檢索，盡量將分散的檔案材料提供給查檔者，可以根據(jù)利用者提供的線(xiàn)索，拓展思路，不僅利用查檔系統(tǒng)來(lái)查，還可以根據(jù)當(dāng)時(shí)的歷史背景用模糊檢索方式變換多個(gè)主題詞去查閱，如若查詢(xún)不到，也可以采用手工檢索，查全引目錄、專(zhuān)題目錄、人名索引等。有些發(fā)文底稿手抄件、會(huì)議記錄等查檔系統(tǒng)識(shí)別不出來(lái)的，只能調(diào)出檔案來(lái)查看，這就需要檔案人員具備不厭其煩、任勞任怨的職業(yè)道德，全心全意地為利用者服務(wù)。

青州市檔案館在2000年以后陸續(xù)接收了20世紀(jì)80～90年代比較興盛的20多家國(guó)有大中型企業(yè)的全部檔案，這些企業(yè)隨著改革開(kāi)放，先后實(shí)施了破產(chǎn)、改制、重組，其遺留下來(lái)的大量檔案因無(wú)處保存而接收進(jìn)館，在這些檔案中有原企業(yè)的文書(shū)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、工資表以及職工個(gè)人檔案等，幾十年下來(lái)，其中的個(gè)人檔案和工資表等成為企業(yè)職工辦理提前退休、病退、繳納社保的唯一依據(jù)。近二十年來(lái)，青州市檔案館每年都接待利用者約750人次，9000件次，復(fù)印檔案資料20000多張，在服務(wù)民生方面做出了一定貢獻(xiàn)，受到百姓好評(píng)。

最后，加大征集力度，豐富館藏?？梢酝ㄟ^(guò)印發(fā)征集公告，在本縣市地方網(wǎng)站發(fā)布征集信息等渠道，廣泛征集各門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案資料，如散存于社會(huì)的各個(gè)歷史時(shí)期的檔案資料、革命歷史檔案資料、各種有歷史價(jià)值的家譜、書(shū)畫(huà)作品、日記、照片、畫(huà)像以及非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案材料、知名人士著作、手稿、名勝古跡或者名優(yōu)特產(chǎn)檔案資料。

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，電子技術(shù)被廣泛應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為管理科工作的重要內(nèi)容。在縣級(jí)檔案館館藏檔案基本完成數(shù)字化以后，如何維護(hù)電子檔案的安全，如何更好地利用檔案查閱系統(tǒng)為社會(huì)服務(wù)，也是管理科工作人員需要進(jìn)一步提升的業(yè)務(wù)內(nèi)容。特別應(yīng)該讓公眾周知的是，現(xiàn)在查閱檔案可以不用來(lái)檔案館，只要是經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的檔案資料，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查詢(xún)，不僅能查閱本地的檔案，甚至還可以查閱地級(jí)、省級(jí)檔案館向社會(huì)開(kāi)放的有關(guān)檔案。

三、業(yè)務(wù)科要開(kāi)拓創(chuàng)新，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)出擊

受機(jī)構(gòu)改革的影響，自上而下，檔案館業(yè)務(wù)科的工作職能做了相應(yīng)調(diào)整。目前，大多數(shù)縣級(jí)檔案局隸屬于縣（市）委辦公室，人員配備少，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能欠缺。而檔案館業(yè)務(wù)科人員因從事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)間較長(zhǎng)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)相對(duì)豐富，且大多具有多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。為了配合縣市檔案局的工作，指導(dǎo)科人員不能坐等，要積極為檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作出謀劃策，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，由點(diǎn)到面地開(kāi)展機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理工作。業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)該走出辦公室，主動(dòng)到機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案室去調(diào)研指導(dǎo)，幫助基層文檔人員制定綜合檔案室的分類(lèi)方案、文件材料歸檔范圍和保管期限表，指導(dǎo)他們及時(shí)實(shí)行各類(lèi)文件的收集歸檔，確保應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。只有保證基層檔案室歸檔的完整率和準(zhǔn)確率，才能為日后檔案館接收進(jìn)館工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

對(duì)縣直機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，可以采取集中指導(dǎo)的方式分系統(tǒng)、分時(shí)間，指定專(zhuān)人在檔案館會(huì)議室等場(chǎng)所，召集各個(gè)系統(tǒng)檔案員集中學(xué)習(xí)文件歸檔的有關(guān)知識(shí)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)歸檔工作的講解，邊培訓(xùn)邊實(shí)際操作。根據(jù)檔案工作可操作性比較強(qiáng)的特點(diǎn)，指導(dǎo)人員應(yīng)手把手地教會(huì)他們?cè)鯓臃诸?lèi)鑒別，怎樣蓋檔號(hào)章，怎樣編號(hào)，怎樣編制歸檔文件目錄和裝盒上架。也可以采用以干代訓(xùn)的方式集中時(shí)間教會(huì)檔案員整理檔案的程序。對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道檔案室的指導(dǎo)，可以采取上門(mén)服務(wù)的方式，直接深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道，蹲點(diǎn)指導(dǎo)，幫助專(zhuān)兼職檔案員完成文件材料歸檔工作。

業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員除了加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的指導(dǎo)外，還應(yīng)指導(dǎo)各單位完成電子檔案的歸檔，幫他們安裝統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理軟件，及時(shí)掃描和錄入各類(lèi)檔案，確?；鶎訖n案室紙質(zhì)和電子檔案同步整理歸檔，為推廣館室一體化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、檔案編研科應(yīng)立足館藏，挖掘資源，多出編研成果

以館藏檔案為基礎(chǔ)，深入了解和研究這些資源，發(fā)現(xiàn)其中的價(jià)值和潛在信息。通過(guò)仔細(xì)分析、整理和篩選，從館藏中挖掘出有意義、有價(jià)值的信息，為編研工作提供豐富的素材。努力創(chuàng)造更多高質(zhì)量的編研成果，如編寫(xiě)史書(shū)、撰寫(xiě)研究報(bào)告、制作專(zhuān)題展覽等，以展示和傳播館藏資源的價(jià)值。與征集管理科等部門(mén)密切合作，獲取更多的資源和信息，為編研工作提供有力支持，并不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和研究能力，掌握先進(jìn)的編研方法和技術(shù)，提高工作效率和質(zhì)量。了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，根據(jù)市場(chǎng)需求和用戶(hù)反饋，有針對(duì)性地開(kāi)展編研工作，使成果更具實(shí)用性和針對(duì)性。此外，還應(yīng)勇于嘗試新的編研思路和方法，拓展編研領(lǐng)域，豐富成果形式，以更好地滿(mǎn)足社會(huì)多元化的需求，充分發(fā)揮其在檔案館中的重要作用，為社會(huì)提供更多有價(jià)值的編研成果。

青州市檔案館這幾年充分利用館藏檔案資源，編輯出版了一系列檔案出版物，為各行各業(yè)提供了極大的便利，也提高了檔案館的知名度。例如，《天南地北青州人》（一、二、三、四、五）《青州大事記》《青州五十年詩(shī)選》《青州存墨》《青州是個(gè)好地方》，還與黨史辦合作編輯出版了《中共青州歷史大事記》等，這些編研成果，對(duì)本地政治經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展都起到了不可低估的作用。

五、宣傳教育科應(yīng)解放思想，開(kāi)闊視野，把檔案宣傳工作做到位

每年利用國(guó)際檔案日開(kāi)展豐富的宣傳活動(dòng)，選擇一些人員流動(dòng)性強(qiáng)的場(chǎng)所，如公園、廣場(chǎng)、候車(chē)廳、超市門(mén)口等，向公眾宣傳新頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》和《檔案法實(shí)施條例》等法律法規(guī)，并將館藏情況制作成圖片或視頻向社會(huì)公開(kāi)，還應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，在地方網(wǎng)站、公眾號(hào)上以圖文并茂的形式宣傳檔案知識(shí)，介紹館藏，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)，促使深藏在館內(nèi)的檔案信息資源更好地發(fā)揮作用。例如，某地檔案館將館藏的明清及民國(guó)時(shí)期的房契地契、軍事文書(shū)、買(mǎi)賣(mài)契約等展示出來(lái)，舉辦“歷史檔案”展覽，幫助人們了解那個(gè)時(shí)期的社會(huì)經(jīng)濟(jì)狀況和土地制度變遷。此外，也可以與其他單位合作，共同策劃和組織一些主題性的檔案展覽，提高檔案的社會(huì)影響力。比如可以與組織部、宣傳部、教育局、黨史資料研究中心合作，聯(lián)合舉辦紅色檔案、愛(ài)國(guó)主義教育展覽，讓公眾更好地銘記歷史，珍惜當(dāng)下。

在教育培訓(xùn)方面可以采取多種形式培養(yǎng)專(zhuān)兼職檔案員。受經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地等條件限制，可以舉辦小規(guī)模的培訓(xùn)班，也可以采取以干代訓(xùn)的形式讓檔案員掌握基本實(shí)踐技能，借助各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部的專(zhuān)業(yè)講堂、支書(shū)講堂等平臺(tái)，講授檔案知識(shí)，讓全社會(huì)都了解檔案。

六、信息中心應(yīng)適時(shí)向社會(huì)公開(kāi)本縣市不在保密范圍內(nèi)的現(xiàn)行文件，讓百姓了解黨和國(guó)家的有關(guān)政策

據(jù)筆者了解，有些下崗職工或個(gè)體經(jīng)營(yíng)者因?yàn)橄㈤]塞，對(duì)國(guó)家的政策不甚了解，導(dǎo)致自身的利益不能及時(shí)得到保障，如低保、醫(yī)保、住房、殘疾人以及勞動(dòng)保障等待遇，他們因?yàn)椴涣私庹叨O誤了辦理各種優(yōu)惠待遇的時(shí)機(jī)，給個(gè)人造成一定損失，信息中心作為集中保管全市各機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)行文件的管理基地，在安全保密的前提條件下，為有關(guān)單位和個(gè)人提供查閱文件的場(chǎng)所和資源，成為社會(huì)各階層、各單位了解黨和國(guó)家現(xiàn)行政策的一站式服務(wù)平臺(tái)?？梢酝ㄟ^(guò)公眾號(hào)發(fā)布信息中心的職能和現(xiàn)行文件目錄，也可以隨時(shí)公布國(guó)家實(shí)施調(diào)整的低保、醫(yī)保、養(yǎng)老保險(xiǎn)及殘疾人等涉及百姓切身利益的政策。另外，也可以為各單位查閱市委市政府及其他單位的文件提供便利，避免多跑腿，為市委市政府減輕了查檔的負(fù)擔(dān)。

綜上所述，提高縣級(jí)檔案館的生機(jī)與活力，需要辦公室、征集管理科、業(yè)務(wù)指導(dǎo)科、檔案編研科、宣傳教育科以及信息中心等科室密切配合，共同營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍。各科室之間應(yīng)定期溝通交流，分享工作進(jìn)展、問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)?？梢酝ㄟ^(guò)會(huì)議、郵件、即時(shí)通信等方式展開(kāi)溝通。根據(jù)檔案館的發(fā)展目標(biāo)，各科室共同制訂詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確責(zé)任分工和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。在具體工作中，各科室應(yīng)相互支持、協(xié)作。例如，辦公室可以協(xié)助業(yè)務(wù)指導(dǎo)科開(kāi)展培訓(xùn)工作，宣傳教育科可以與信息中心共同開(kāi)發(fā)線(xiàn)上宣傳資料等。檔案館應(yīng)采取“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方式，組織跨單位的聯(lián)合項(xiàng)目，如與有關(guān)單位聯(lián)合，共同舉辦展覽、開(kāi)展課題研究等，增進(jìn)各單位之間的了解與合作。還應(yīng)對(duì)配合默契、工作出色的科室和個(gè)人給予適當(dāng)?shù)募?lì)和表彰，激發(fā)大家的積極性。定期組織各科室人員參加相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，提升專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)，更好地適應(yīng)工作需求。各科室應(yīng)共同關(guān)注用戶(hù)需求，收集反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整工作策略和服務(wù)內(nèi)容，提高檔案館的滿(mǎn)意度。鼓勵(lì)各科室在工作中勇于創(chuàng)新，嘗試新技術(shù)、新方法，為檔案館的發(fā)展注入新活力。通過(guò)以上措施，各科室可以密切配合，形成工作合力，共同提高縣級(jí)檔案館的生機(jī)與活力，使其更好地服務(wù)于社會(huì)和公眾。

參考文獻(xiàn)：

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[3]耿慶超.如何推動(dòng)縣級(jí)檔案工作向縱深發(fā)展[J].山東檔案，2022（4）：74-75.

作者單位：1.山東省青州市檔案館；2.山東省濰坊市檔案館" " " ""作者簡(jiǎn)介：范莉（1967—），女，漢族，山東青州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理；李君（1970—），女，漢族，山東安丘人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。