梁星

一個(gè)企業(yè)的會(huì)議有效與否不僅能夠反映領(lǐng)導(dǎo)人時(shí)間安排的規(guī)律性，也能從側(cè)面反映出企業(yè)的很多實(shí)際問(wèn)題。

梁星

AMT Consulting 咨詢顧問(wèn)

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戰(zhàn)略會(huì)、預(yù)算目標(biāo)會(huì)、審批會(huì)、經(jīng)營(yíng)例會(huì)、匯報(bào)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)……案例中的楊總被淹沒(méi)在會(huì)議的海洋中。楊總遇到的問(wèn)題，絕對(duì)不是個(gè)案。很多企業(yè)的老總們經(jīng)常碰到類(lèi)似的難題。即使一天24小時(shí)連軸轉(zhuǎn)，仿佛也是有一大堆忙不完的事情。這問(wèn)題的根源到底出在哪里呢？有什么方法可以把自己從雜亂無(wú)章的會(huì)議中解放出來(lái)，做時(shí)間的主人呢？

會(huì)議體系化梳理

據(jù)統(tǒng)計(jì)，企業(yè)高層大約有80％的時(shí)間在開(kāi)會(huì)，老總們覺(jué)得自己整天都陷在無(wú)盡的會(huì)議中，脫不開(kāi)身，留給自己?jiǎn)为?dú)思考的時(shí)間少之又少，自己的行程安排經(jīng)常被一些臨時(shí)性的會(huì)議打亂，真是非常痛苦。

如果這些占用工作時(shí)間80%的會(huì)議，大都是沒(méi)有體系的、臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，那么也就意味著他的工作時(shí)間就是沒(méi)有經(jīng)過(guò)事先計(jì)劃和安排，那么由此而造成的陷入會(huì)議海洋的情況，可以看作是一種必然的現(xiàn)象。只有經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)的時(shí)間安排，才可能讓自己抽身于各種臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議之外，才能作時(shí)間的主人，主宰自己的時(shí)間。

實(shí)際上，由于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)是有節(jié)拍的，所以，企業(yè)的會(huì)議是可以按照企業(yè)的運(yùn)營(yíng)節(jié)拍來(lái)體系化的。體系化的會(huì)議不僅可以讓高層們從雜亂無(wú)章的會(huì)議中解放，更能讓企業(yè)按照既定的節(jié)拍有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

會(huì)議體系的梳理主要是要明確所有經(jīng)理層以上人員參加的會(huì)議，這些會(huì)議之間的邏輯關(guān)系，以及每個(gè)會(huì)議的定位、主要參與人、召開(kāi)時(shí)間、主要議題和會(huì)上需要準(zhǔn)備的資料等，從而梳理出個(gè)人的會(huì)議地圖。

會(huì)議要會(huì)而有議，議而有決

會(huì)而有議。參加會(huì)議的目的是為了協(xié)商解決問(wèn)題的，而不是各抒己見(jiàn)后，爭(zhēng)個(gè)面紅耳赤，也不需要和會(huì)議要解決的問(wèn)題無(wú)關(guān)的人參加。因此，所有參加會(huì)議的人，都應(yīng)該是發(fā)表意見(jiàn)的人，如果從始至終都不發(fā)表意見(jiàn)的人參加會(huì)議，那么說(shuō)明這個(gè)會(huì)議不需要他參加。

一個(gè)會(huì)議是否有效果，很重要的一個(gè)因素是看這個(gè)會(huì)議是否有決議。一個(gè)沒(méi)有決議的會(huì)議，肯定是沒(méi)有效果的，等于白白浪費(fèi)所有與會(huì)者的寶貴時(shí)間。一個(gè)會(huì)議如果以爭(zhēng)論結(jié)束，要么就是關(guān)鍵決策人沒(méi)有參加會(huì)議；要么就是應(yīng)該負(fù)起決策責(zé)任的人，沒(méi)有擔(dān)當(dāng)起應(yīng)有的責(zé)任；要么就是與會(huì)者會(huì)前準(zhǔn)備不足，沒(méi)有給決策人足夠的決策信息支持。

重視會(huì)前準(zhǔn)備，提高會(huì)議效率

參加會(huì)議的目的，是與會(huì)者對(duì)解決某個(gè)問(wèn)題發(fā)表自己的見(jiàn)解，共同協(xié)商來(lái)確定問(wèn)題的解決方法。如果在參加會(huì)議前，與會(huì)者不知道要討論的議題是什么，就沒(méi)有辦法發(fā)表自己的見(jiàn)解，因?yàn)榕c會(huì)者根本無(wú)法在會(huì)前思考和收集能論證自己見(jiàn)解的有效支持信息。會(huì)前準(zhǔn)備通常包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

★ 會(huì)前確定議題。在會(huì)議組織之前，要有專(zhuān)門(mén)的會(huì)議組織者，來(lái)組織議題。

★ 會(huì)前分發(fā)閱讀資料。在會(huì)前，會(huì)議組織者要分發(fā)會(huì)議資料，讓與會(huì)者提前閱讀會(huì)議資料，了解會(huì)議議題，提前做好準(zhǔn)備。

★ 會(huì)議前仔細(xì)閱讀會(huì)議資料。與會(huì)者在會(huì)前收到會(huì)議資料后，要仔細(xì)閱讀會(huì)議資料，明確會(huì)議的目的和議題。準(zhǔn)備會(huì)議討論中支持自己觀點(diǎn)的各種素材，為會(huì)議決策者的決策提供足夠的信息。決策信息準(zhǔn)備不足或者沒(méi)有準(zhǔn)備，那么這種會(huì)議完全是浪費(fèi)與會(huì)者的時(shí)間。

決策權(quán)的下放和明確

在案例中我們可以看到，即使楊總意識(shí)到了會(huì)議需要體系化的梳理，而且也已經(jīng)進(jìn)行了體系化的梳理，但仍然不能把自己很灑脫地從會(huì)議中解放出來(lái)，這就說(shuō)明，在會(huì)議的背后肯定還隱藏著其他問(wèn)題。

深究問(wèn)題的根源，我們可以發(fā)現(xiàn)，會(huì)議背后隱藏的是決策權(quán)的不明晰。當(dāng)一個(gè)企業(yè)規(guī)模很小的時(shí)候，老板可以一個(gè)人或者很小范圍的人一起決策所有的事項(xiàng)。這時(shí)候，老板一個(gè)人拍板可能是最有效率的決策方法。但是，當(dāng)一個(gè)企業(yè)規(guī)模越來(lái)越大的時(shí)候，老板一個(gè)人不可能有那么大的精力來(lái)決策所有事項(xiàng)，非但影響決策的效率，而且也影響決策的準(zhǔn)確性。

決策權(quán)應(yīng)該有層次地下放給各個(gè)副總，要分清楚，每個(gè)人的決策權(quán)到底有哪些，哪些事項(xiàng)是需要楊總決策的，哪些事項(xiàng)是需要副總決策的，哪些事項(xiàng)是需要部門(mén)經(jīng)理決策的。在明確決策權(quán)的前提下，就可以保證不會(huì)出現(xiàn)一個(gè)會(huì)議變成了沒(méi)有結(jié)論的“爭(zhēng)論會(huì)”的情況出現(xiàn)。

企業(yè)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的唯一性

一個(gè)企業(yè)只可能有一套經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)。當(dāng)一個(gè)企業(yè)出現(xiàn)多套經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的時(shí)候，很可能是不同部門(mén)的統(tǒng)計(jì)口徑不一致造成的。使用多套不同的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，肯定會(huì)影響決策的準(zhǔn)備性。為了保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的唯一性，可以從以下幾個(gè)方面來(lái)思考：

★ 明確經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)方法和統(tǒng)計(jì)口徑。當(dāng)企業(yè)所有人員對(duì)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)方法和統(tǒng)計(jì)口徑達(dá)成一致的時(shí)候，出現(xiàn)多套經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的可能性就會(huì)減少很多。

★ 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要做到一處創(chuàng)建，多處引用。企業(yè)各個(gè)部門(mén)在統(tǒng)計(jì)和分析經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的時(shí)候，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來(lái)源必須是一致的，否則即使統(tǒng)計(jì)方法和統(tǒng)計(jì)口徑一致，得出的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)也是不一致的。

只有做到了企業(yè)會(huì)議的體系化梳理，注重會(huì)議效率提高的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確決策權(quán)，做到為決策服務(wù)的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的唯一性等等，老總們才能做到“我的時(shí)間我作主”，否則只能做時(shí)間的“奴隸”，淹沒(méi)在會(huì)議的海洋中。