方　敏

摘要 從高校圖書館檔案管理的重要意義出發(fā),針對(duì)目前高校圖書館檔案工作中存在的主要問題,提出了具體的改革措施,目的在實(shí)現(xiàn)高校圖書館檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化,適應(yīng)信息化社會(huì)的需要?

關(guān)鍵詞 圖書館 檔案 檔案管理 檔案建設(shè)オ

教育部教學(xué)水平評(píng)估對(duì)高校檔案工作提出了更高要求?高校圖書館檔案是高校檔案工作的重要組成部分,其管理是否科學(xué)?規(guī)范直接反映了圖書館的管理水平?高校圖書館許多工作的開展都離不開檔案工作的支持,檔案工作已成為圖書館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)代圖書館評(píng)估考核的一個(gè)重要方面?オ

1 加強(qiáng)高校圖書館檔案建設(shè)與管理的現(xiàn)實(shí)意義

圖書館是高校的窗口部門,是高校學(xué)術(shù)研究的服務(wù)中心,具有獨(dú)特的文化特點(diǎn)?同時(shí)又是相對(duì)獨(dú)立的行政機(jī)構(gòu),工作中形成了大量具有保存價(jià)值的文件材料,特別是在合校擴(kuò)招等新形勢(shì)下,留下了大量檔案信息資料,已成為領(lǐng)導(dǎo)決策?業(yè)務(wù)工作和學(xué)術(shù)研究的重要信息資源?做好高校圖書館檔案的建設(shè)與管理,對(duì)高校圖書館的現(xiàn)實(shí)發(fā)展和長(zhǎng)期建設(shè)有重要意義?

1.1 為高校圖書館發(fā)展提供依據(jù)和參考

信息是決策的基礎(chǔ),檔案是圖書館活動(dòng)的原始記錄,是圖書館各項(xiàng)工作最真實(shí)最可靠的信息?圖書館領(lǐng)導(dǎo)的決策?政策的制定?未來的規(guī)劃是以這些及時(shí)?全面?準(zhǔn)確反映圖書館發(fā)展概貌?活動(dòng)規(guī)律檔案信息資料為依據(jù);圖書館人力資源建設(shè)是圖書館發(fā)展建設(shè)的決定因素,而系統(tǒng)?翔實(shí)的檔案信息資料,是圖書館領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人才規(guī)劃?人員培訓(xùn)?圖書館內(nèi)部職務(wù)認(rèn)定?專業(yè)職稱考評(píng)的重要參考;圖書館信息資源建設(shè)和讀者服務(wù)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,只有在不斷總結(jié)的基礎(chǔ)上才能不斷提高,圖書館業(yè)務(wù)檔案收集歸納了日常管理和業(yè)務(wù)流程中各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表,客觀真實(shí)地再現(xiàn)了圖書館業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)際情況,是隨時(shí)作為分析總結(jié)業(yè)務(wù)工作必不可少的一手資料?

1.2 是高校圖書館科學(xué)管理的中介和載體

檔案建設(shè)水平是高校圖書館管理水平的重要標(biāo)志,沒有完善健全的檔案體系,不可能有良好的管理?高校圖書館檔案是在工作中形成的,直接反映工作中的成果和教訓(xùn),能夠體現(xiàn)圖書館的工作特點(diǎn)和活動(dòng)規(guī)律,由此成為管理活動(dòng)的中介和載體,為高校圖書館的科學(xué)管理提供了一個(gè)平臺(tái)?高校圖書館檔案的歸檔范圍涵蓋圖書館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng),通過這些資料,可以全面了解圖書館工作的全貌,及時(shí)迅速地發(fā)現(xiàn)問題,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),提出最優(yōu)決策,達(dá)到改進(jìn)工作?實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目的?同時(shí)檔案工作又是圖書館科學(xué)管理的重要內(nèi)容,是圖書館自身科學(xué)管理的重要手段?管理者也可以通過檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化?規(guī)范化工作,實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書館各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化?規(guī)范化管理,從而發(fā)揮檔案對(duì)各項(xiàng)工作的促進(jìn)作用,提高了圖書館的實(shí)際工作水平?

1.3 是國(guó)家和民族文化建設(shè)的需要

檔案是我們國(guó)家和民族文化建設(shè)的歷史記憶,是傳承文明的重要載體?圖書館作為高校三大支柱之一,作為學(xué)校的文化窗口,是知識(shí)和信息的集散地?其檔案建設(shè)具有重要的文化價(jià)值,是國(guó)家和民族文化建設(shè)的重要組成部分?1.4 是圖書情報(bào)理論和圖書館建設(shè)的研究資料保障

高校圖書館的檔案信息資料,是高校圖書館自身發(fā)展建設(shè)的第一手資料,翔實(shí)可靠?在知識(shí)經(jīng)濟(jì)?網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和教育全球化的新形勢(shì)下,它對(duì)圖書情報(bào)學(xué)?圖書情報(bào)事業(yè)以及高校圖書館自身的發(fā)展和建設(shè)的基礎(chǔ)理論研究和應(yīng)用研究都十分重要?高校圖書館的檔案信息資源憑借其豐富的現(xiàn)實(shí)資料?數(shù)據(jù)以及新的知識(shí),能為圖書情報(bào)事業(yè)和高校圖書館自身的發(fā)展研究提供可靠的信息資源保障?オ

2 目前圖書館檔案工作中存在的主要問題

盡管高校圖書館檔案工作是高校圖書館管理工作的重要組成部分,但是由于各種原因,目前我國(guó)高校圖書館檔案工作仍存在一些問題?

2.1 檔案缺乏集中統(tǒng)一管理

圖書館業(yè)務(wù)檔案與其他部門檔案一樣,是國(guó)家的財(cái)富和寶貴的文獻(xiàn)資源,應(yīng)歸國(guó)家所有,但在實(shí)際工作中,上級(jí)檔案行政管理部門對(duì)圖書館的檔案工作往往缺乏監(jiān)督和指導(dǎo),圖書館的一些重要的需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的檔案也沒有按照規(guī)定報(bào)送專業(yè)檔案館保存?

2.2 館藏檔案結(jié)構(gòu)不合理

從檔案門類結(jié)構(gòu)看,許多圖書館的館藏文書檔案比重較大,以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案亟待豐富;從檔案載體看,紙質(zhì)檔案比重較大,其他載體檔案的種類和數(shù)量相對(duì)較小,這樣的館藏檔案結(jié)構(gòu)和內(nèi)容不能適應(yīng)圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化社會(huì)的需要?

2.3 館藏檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性

一方面檔案殘缺不全,圖書館檔案一般來自上級(jí)有關(guān)部門和圖書館業(yè)務(wù)工作,有許多檔案不是斷檔就是缺檔,或者是應(yīng)當(dāng)立卷的而沒有立卷,另一方面對(duì)收集?呈繳的許多案卷既沒有進(jìn)行案目登記,也未進(jìn)行分類?標(biāo)引?編目?排列,更沒有進(jìn)行二?三次檔案文獻(xiàn)的加工,使檔案資源不成體系,難以得到有效利用?

2.4 檔案保管不善

表現(xiàn)為:一沒有專人負(fù)責(zé)管理,二沒有固定的存放環(huán)境,三缺乏保護(hù)措施,四沒有嚴(yán)格的管理制度,結(jié)果造成圖書館檔案的嚴(yán)重丟失?損壞?紊亂?

2.5 檔案價(jià)值缺乏鑒定

無論檔案的詳實(shí)?真?zhèn)纬潭群蛢r(jià)值大小,所有圖書館檔案文獻(xiàn)長(zhǎng)期存放在一起,沒有通過必要的價(jià)值鑒定來確定圖書館現(xiàn)有檔案資源的準(zhǔn)確性和保管期限,導(dǎo)致圖書館檔案文獻(xiàn)的不斷膨脹,給管理和利用帶來不便?

2.6 檔案資源開發(fā)利用薄弱

重管理?輕利用,重保管?輕開發(fā)的問題制約著檔案為高校圖書館建設(shè)服務(wù)功能的發(fā)揮,造成圖書館檔案資源的閑置和浪費(fèi)?

2.7 檔案資源的數(shù)字化建設(shè)緩慢

許多館的檔案資源還是單一的紙型文獻(xiàn)和傳統(tǒng)的管理模式,在信息化網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代,已無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻(xiàn)資源的需求,特別是在已實(shí)現(xiàn)館藏文獻(xiàn)資源服務(wù)自動(dòng)化的圖書館,其自身的檔案文獻(xiàn)管理和利用手段沒有與圖書文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化開發(fā)同步?オ

3 加強(qiáng)高校圖書館檔案建設(shè)的具體措施

要解決高校圖書館檔案工作中存在的問題,充分發(fā)揮高校圖書館檔案的優(yōu)勢(shì)與潛能,當(dāng)務(wù)之急是在管理模式上進(jìn)行改革,使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化?規(guī)范化的科學(xué)軌道,使檔案工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化?信息化的現(xiàn)代化管理水平?

3.1 科學(xué)分類,建立系統(tǒng)的檔案體系?

檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序,使檔案實(shí)體有序化?條理化,為整個(gè)檔案管理工作創(chuàng)建秩序化的管理對(duì)象基礎(chǔ)?檔案管理工作要遵循檔案的本質(zhì)特性,保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系?為更好地體現(xiàn)檔案文件之間的歷史聯(lián)系,需要對(duì)處于無序狀態(tài)的文件進(jìn)行分類,按文件的來源?內(nèi)容?時(shí)間或其他形式特征,劃分為若干類別,分類工作也是檔案管理諸環(huán)節(jié)中最難把握的程序?根據(jù)《高校檔案實(shí)體分類法和高校檔案管理規(guī)范》的要求,以高校圖書館全部檔案實(shí)體為分類對(duì)象,依據(jù)圖書館工作職能,結(jié)合檔案構(gòu)成的內(nèi)容特點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一分類,一般劃分為六類?(1)黨群工作類;(2)文書檔案類;(3)行政管理類;(4)業(yè)務(wù)工作類;(5)實(shí)物聲像類;(6)人事科研類?此六類恰當(dāng)?shù)貏澏烁咝D書館的檔案歸檔范圍,對(duì)高校圖書館工作產(chǎn)生文件材料的梳理起到了指導(dǎo)性作用,是編制圖書館檔案分類表的基礎(chǔ)?但只有進(jìn)一步明確高校圖書館的二級(jí)類目和三級(jí)類目才能形成明確的檔案表,才能夠系統(tǒng)地揭示出檔案之間的聯(lián)系和規(guī)律,有條理地反映立檔單位的歷史全貌,保證具有查考利用價(jià)值的文件的完整性和系統(tǒng)性?根據(jù)《高校檔案實(shí)體分類法》和檔案管理工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn),筆者研究編制出如下高校圖書館檔案分類表(表中分類號(hào),采用漢語(yǔ)拼音和數(shù)字相結(jié)合的方式)?

表1 高等學(xué)校圖書館檔案分類表

DQ11黨群工作

DQ11.1黨務(wù)工作

DQ11.2宣傳統(tǒng)戰(zhàn)

1統(tǒng)戰(zhàn)工作材料

2板報(bào)?館刊等宣傳材料

DQ11.3工會(huì)工作

DQ11.4共青團(tuán)工作

SX聲像實(shí)物

1錄音?錄像?照片

2獎(jiǎng)狀?錦旗?證書?獎(jiǎng)杯?重要題詞等實(shí)物

XZ16.1文書檔案

XZ16.1.1檔案管理

XZ16.1.2文件材料

1上級(jí)機(jī)關(guān)及學(xué)校有關(guān)圖書館的文件

2行業(yè)文件

XZ16.1.3涉外活動(dòng)

1合同?協(xié)議

2外事活動(dòng)文件材料

XZ16.1.4歷史材料

1會(huì)議記錄

2館史?機(jī)構(gòu)沿革?大事記

3部室會(huì)議記錄?大事記

4部室及圖書館分時(shí)期情況綜述

XZ16.2行政管理

XZ16.2.1行政工作

1圖書館工作計(jì)劃?總結(jié)?規(guī)劃?報(bào)告

2圖書館規(guī)章制度?崗位職責(zé)

3行政管理工作

4考核材料

XZ16.2.2財(cái)務(wù)工作

XZ16.2.3安全衛(wèi)生

XZ16.2.4固定資產(chǎn)

XZ16.3業(yè)務(wù)檔案

XZ16.3.1業(yè)務(wù)工作

1業(yè)務(wù)部門工作規(guī)范

2業(yè)務(wù)工作記錄及評(píng)證

3業(yè)務(wù)培訓(xùn)?業(yè)務(wù)考核記錄

XZ16.3.2館藏資源

XZ16.3.3讀者服務(wù)

XZ16.3.4自動(dòng)化

XZ16.4人事科研

XZ16.4.1人事工作

XZ16.4.2科研檔案

3.2 以分級(jí)管理,保證檔案體系的完整性?

高校圖書館檔案建設(shè)的重點(diǎn)是保證圖書館各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料的齊全完整,真正體現(xiàn)高校圖書館工作的歷程和改革發(fā)展的成就?高校圖書館的業(yè)務(wù)檔案產(chǎn)生于圖書館業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié),針對(duì)業(yè)務(wù)檔案的來源特點(diǎn),應(yīng)實(shí)行分工負(fù)責(zé),分級(jí)管理模式,即由各業(yè)務(wù)部門分別管理各自的業(yè)務(wù)檔案,并指定專人負(fù)責(zé)?如文獻(xiàn)采購(gòu)檔案和文獻(xiàn)典藏檔案由采編部管理,讀者借閱?讀者服務(wù)檔案由流通部?期刊部和信息咨詢部管理,實(shí)行分級(jí)管理使檔案管理成為各部門工作的一部分,這樣便于工作人員日常管理和使用?同時(shí)更能充分發(fā)揮檔案的作用,使檔案資料得到充分利用?這種管理模式必須建立一種有效監(jiān)督機(jī)制,定期按照檔案收集范圍對(duì)各部檔案工作進(jìn)行驗(yàn)收和檢查,從而保證高校圖書館檔案收集工作的順利進(jìn)行?

3.3 以形式多樣化豐富檔案內(nèi)容,優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)?

各類檔案資料有其不同的形成特點(diǎn)和規(guī)律,做好檔案材料的收集與積累,必須掌握各種材料的形成特點(diǎn)和規(guī)律,有的放矢做好前瞻性工作?一方面高校圖書館應(yīng)重視歷史性材料的收集與整理,歷史性材料是以文字形式直接反應(yīng)和記錄高校圖書館重大事件?重要活動(dòng)的文字材料,包括大事記?重要會(huì)議記錄?機(jī)構(gòu)沿革等?這部分材料由于分散?零碎,是最難收集和最易被忽視的?由于業(yè)務(wù)部門只重視業(yè)務(wù)材料,而易忽視歷史性材料的重要性,所以為了更好地收集這類材料,高校圖書館應(yīng)針對(duì)這類檔案的特點(diǎn),作出具體的規(guī)定和要求,例如:為了保證全面記錄圖書館發(fā)展和概述各部室每一時(shí)期的工作成果,要求每屆館領(lǐng)導(dǎo)?部(室)主任要對(duì)自已任職期間的工作進(jìn)行全面總結(jié),形成圖書館及各部(室)工作的綜述性材料,然后記錄存檔,這對(duì)今后館史和年鑒的編纂工作準(zhǔn)備了翔實(shí)可靠的基礎(chǔ)材料?另一方面檔案工作應(yīng)重視非文字材料,如音像?實(shí)物?數(shù)字檔案的收集與整理,根據(jù)當(dāng)前載體多樣化和形式多樣化的特點(diǎn),以音像?照片?光盤?獎(jiǎng)杯?獎(jiǎng)狀等多種形式歸檔,應(yīng)成為檔案工作的重點(diǎn),這類檔案使記錄更生動(dòng)?更具體?更真實(shí),是最難得?最有價(jià)值的佐證資料?這部分檔案是高校圖書館檔案完整性?系統(tǒng)性的重要保證?實(shí)際工作中,這類檔案的收集存在許多問題,大量珍貴的照片?音像等實(shí)物資料都散失在個(gè)人手中,在利用時(shí)難以收集?高校圖書館的檔案工作者應(yīng)對(duì)此類檔案采取有效的管理措施,使此類資料在形成后及時(shí)規(guī)范地歸檔保存?從而有效保證高校圖書館的檔案形成文字?圖表?音像?實(shí)物?數(shù)字文件等一體化的完整的檔案體系?

3.4 采用文檔一體化的操作管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化?現(xiàn)代化建設(shè)?

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì),檔案信息化建設(shè)是一個(gè)由檔案管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變的過程?其目標(biāo)是最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命,最廣泛?最快捷地提供檔案信息?在高校圖書館檔案信息化建設(shè)工作中,首先應(yīng)將檔案管理與文件處理兩個(gè)過程結(jié)合起來,納入到一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)文檔一體化的操作模式,這種模式的作用有兩個(gè)方面:一是避免重復(fù)勞動(dòng),提高工作效率;二是提高檔案管理水平,使大量的文件輸入工作在文件處理過程中一次性完成,更有利于信息資源的共享?隨著計(jì)算機(jī)的大量普及,高校圖書館的紙質(zhì)文件與數(shù)字化文件同時(shí)大量并存,極大地拓展了高校圖書館檔案管理的工作內(nèi)容,為高校圖書館檔案資料的收集?整理?存儲(chǔ)?使用帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),使文檔一體化的管理模式成為可能?同時(shí)由于電子文件傳遞與處理是通過標(biāo)準(zhǔn)化文件格式完成的,這有助于解決紙質(zhì)文件的弊端,也為高校圖書館檔案管理工作帶來了實(shí)質(zhì)性進(jìn)步,為各級(jí)檔案工作者提供了一個(gè)真實(shí)的操作平臺(tái),使檔案管理工作變得更為具體?直接,使檔案查考利用變得更為方便快捷,對(duì)于工作效率的提高具有極大作用,也對(duì)高校圖書館的檔案管理工作走向科學(xué)化規(guī)范化軌道起到了關(guān)鍵作用?

3.5 完善管理制度,保證檔案工作健康有序地發(fā)展?

由于檔案資料具有產(chǎn)生和形成分散的特點(diǎn),給文件的收集和積累的準(zhǔn)確性?完整性帶來了一定難度,因此我們必須以制度管人管事,建立健全相應(yīng)的管理制度和工作規(guī)范,使大家能夠按要求做好各自的分內(nèi)工作,為檔案資料的收集提供有效保證?要通過大力宣傳檔案工作的重要性,提高領(lǐng)導(dǎo)和各部門對(duì)檔案工作的重視,增強(qiáng)他們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí),提高他們對(duì)檔案工作的關(guān)注,使他們將檔案工作列入到他們的職責(zé)中去,確定專人管理,明確職責(zé)劃分,實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作與文件材料歸檔工作同步進(jìn)行,從而全面體現(xiàn)檔案工作在各部門的重要地位?

3.6 做好檔案信息資料編研工作?

高校圖書館應(yīng)對(duì)其檔案信息有目的?有計(jì)劃地篩選?分析?研究,編制出具有典型性?規(guī)律性,具有使用價(jià)值的各類檔案信息?如根據(jù)某項(xiàng)專題或某項(xiàng)實(shí)際需求,編制文獻(xiàn)匯編?資料文集?專題調(diào)研?大事記?簡(jiǎn)介等?高校圖書館也可將本館歷年的重要活動(dòng)記錄分析整理,編制出圖書館年鑒?圖書館館史等重要資料?還可根據(jù)圖書館的館藏變化?基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?服務(wù)功能創(chuàng)新等有關(guān)檔案存儲(chǔ)信息,編制出《圖書館使用手冊(cè)》?《高校圖書館入館指南》等對(duì)讀者進(jìn)行宣傳教育或作為文獻(xiàn)檢索課教學(xué)使用教材?另外,隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,辦學(xué)層次不斷提高,圖書館研究職能的不斷強(qiáng)化,高校圖書館也可將本館的科研?學(xué)術(shù)活動(dòng)情況,編制出圖書館科研工作實(shí)錄?圖書館專業(yè)論文匯編?科研成果文集等,在館內(nèi)外宣傳?介紹?交流,提升檔案信息資源的傳播效果及影響力?オ

參考文獻(xiàn)

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2 張國(guó)華.高校圖書館檔案信息資源的整合與開發(fā)利用.大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊,2004(4):17-18

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作者單位:哈爾濱師范大學(xué)圖書館,150080

收稿日期:2007年5月21日

The Study on the University Library Archives Construction and Management

Fang Min

Abstract:The Archive is an important part of the university library management. This paper first describes the meaning of the university library archives construction and management. It then elaborates on the concrete problems of university library archives management and the way of computerized archive management under the current situation. The paper will be of great value in terms of the achieve management and construction in the university library.

Keywords:Library; Archives; Archives Construction; Archives Management