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      如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理工作

      2016-10-19 11:01:30李愛(ài)明
      中國(guó)科技博覽 2016年18期
      關(guān)鍵詞:計(jì)劃生育檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)

      李愛(ài)明

      [摘 要]改革開放以來(lái),經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展,人口也逐漸增多,政府對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)計(jì)劃生育工作的實(shí)施也逐漸重視。計(jì)劃生育檔案管理工作在計(jì)劃生育工作實(shí)施中占據(jù)著重要的地位,是計(jì)劃生育工作深化改革、完善內(nèi)部機(jī)制、實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化管理的客觀要求。本文闡述了計(jì)劃生育檔案管理的重要性,分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理工作中存在的問(wèn)題,并提出了一些加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案工作的建議。

      [關(guān)鍵詞]鄉(xiāng)鎮(zhèn);計(jì)劃生育;檔案

      中圖分類號(hào):G279.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-914X(2016)18-0352-01

      鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分,管好、用好計(jì)生檔案是每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生工作者必須履行的重要職責(zé)和任務(wù)。雖然現(xiàn)在計(jì)劃生育工作實(shí)施順利,但是仍有很多問(wèn)題有待進(jìn)一步改善。只有做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理工作,才能保證計(jì)劃生育的工作的順利進(jìn)行。

      一、 計(jì)劃生育檔案管理的重要性

      1、人口計(jì)生檔案可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

      人口計(jì)生檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來(lái)源。通過(guò)對(duì)人口檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析,可以幫助計(jì)劃生育工作者量化人口和計(jì)劃生育工作目標(biāo),為統(tǒng)計(jì)計(jì)生工作、明確工作重點(diǎn)提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

      2、能有效的對(duì)流動(dòng)人口進(jìn)行管理

      通過(guò)有效利用人口計(jì)生檔案能隨時(shí)幫助有關(guān)部門掌握流動(dòng)人口動(dòng)向,及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息。利用流動(dòng)人口檔案建立流動(dòng)人口計(jì)劃生育信息交換平臺(tái),互通信息,既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施,促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收,又可防止出現(xiàn)工作疏漏。

      3、人口計(jì)生檔案可為人口計(jì)劃生育工作政務(wù)公開和民主管理服務(wù)

      人口計(jì)劃生育工作總的要求是既要控制人口增長(zhǎng),又要密切黨群、干群關(guān)系,讓人民群眾滿意。為此,要定期搞好人口計(jì)劃生育政務(wù)公開,以公開促公正,維護(hù)群眾合法權(quán)益,促進(jìn)他們自覺(jué)實(shí)行計(jì)劃生育,推進(jìn)計(jì)劃生育民主管理和民主監(jiān)督。人口檔案管理可以在計(jì)劃生育工作中建立群眾需求信息檔案,通過(guò)幫助群眾解決避孕節(jié)育、生殖保健、優(yōu)生優(yōu)育、政策法規(guī)等方面的疑問(wèn)來(lái)促進(jìn)計(jì)劃生育工作在群眾中的開展。

      二、 鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案管理工作中存在的問(wèn)題

      1、 檔案工作意識(shí)淡薄

      有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒(méi)有把計(jì)生檔案管理工作放到重要位置,缺乏對(duì)計(jì)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),沒(méi)有把檔案工作提到議事日程上來(lái),也沒(méi)有把檔案工作納入計(jì)生的考核體系中。檔案人員兼職過(guò)多,缺乏資金投入,疏于用制度管檔,沒(méi)有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)計(jì)生事業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作,從而影響了計(jì)生檔案管理工作的健康發(fā)展。

      2、 檔案管理力量薄弱

      檔案人員素質(zhì)偏低,鄉(xiāng)鎮(zhèn)大部分單位計(jì)生檔案管理人員由老與弱的女同志承擔(dān),或辦公室勤雜人員兼任,文化素質(zhì)不高,檔案專業(yè)知識(shí)缺乏,實(shí)際操作能力差。有的檔案員對(duì)立卷歸檔的基本知識(shí)不了解,對(duì)檔案的全宗、類別、保管期限混淆不清,常出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章的現(xiàn)象,工作上被動(dòng)的多、主動(dòng)的少,影響檔案管理水平的提高。加之檔案人員變動(dòng)頻繁,也造成了檔案資料的散失。

      3、 檔案管理手段落后

      當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理工作以手工管理為主,檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式,較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段,致使檔案管理質(zhì)量較低,查找速度慢,使用效率低;資金保障不到位,基層計(jì)生辦公經(jīng)費(fèi)不足,用于檔案收集、整理和保管的資金投入少,在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

      4、檔案服務(wù)現(xiàn)實(shí)能力差

      鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案門類不夠豐富,有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)只注重文書、報(bào)表檔案的收集,忽視聲像以及與計(jì)生業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集,影響了計(jì)生檔案的系統(tǒng)性和完整性;計(jì)生檔案資源流失嚴(yán)重,由于歷史的或保管不善等原因,計(jì)生檔案存在整年丟失的現(xiàn)象,部分人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作,不愿上交集中管理,導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

      三、 加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)劃生育檔案工作的建議

      1.提高認(rèn)識(shí),增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

      要充分認(rèn)識(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案工作的重要性,把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈,真正列入議事日程,做到定期研究、定期分析、定期檢查;要增強(qiáng)責(zé)任感,檔案主管部門要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難,增加必要的投入,創(chuàng)造良好的環(huán)境,切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任;要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),樹立檔案工作的責(zé)任感,提高做好檔案工作的自覺(jué)性。

      2、 強(qiáng)化培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

      要選好用好檔案管理人員,將那些較細(xì)心勤快、熱愛(ài)檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來(lái),鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生領(lǐng)導(dǎo)要從政治上、生活上關(guān)心他們,充分發(fā)揮他們的潛能和熱情。強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí),并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障,提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。

      3、 規(guī)范管理,提高檔案質(zhì)量

      要制訂和健全收集歸檔材料制度,嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集,要?jiǎng)?chuàng)新收集手段,做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合,遵循各類檔案的形成規(guī)律,適時(shí)收集。同時(shí)還要積極改善檔案保管環(huán)境和條件,配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護(hù)設(shè)備。要積極應(yīng)用檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化。要編撰好大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料。

      4、鼓勵(lì)檔案人員自我成才

      檔案人員應(yīng)積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí),掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力,注重學(xué)習(xí)過(guò)程中的積累與探索,把理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合起來(lái)。各級(jí)檔案部門要為檔案人員提高自身素質(zhì)營(yíng)造良好環(huán)境,為他們學(xué)習(xí)、應(yīng)用新技術(shù)創(chuàng)造條件,并積極引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,注入拼搏活力, 使其通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)增強(qiáng)危機(jī)感和使命感,激發(fā)檔案人員充分發(fā)揮潛能, 營(yíng)造創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先的良好氛圍。

      四、 結(jié)束語(yǔ)

      人口檔案管理是做好計(jì)劃生育工作的基礎(chǔ),是計(jì)劃生育工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展的必然前提,因此要把檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規(guī)、科技服務(wù)、計(jì)劃生育協(xié)會(huì)等人口計(jì)劃生育業(yè)務(wù)工作同等重要的位置,只有這樣才能從整體上提高人口檔案的管理水平。

      參考文獻(xiàn):

      [1] 楊冰.電子檔案長(zhǎng)期保存的對(duì)策與措施[J].蘭臺(tái)世界,2006(8).

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      [3] 杜紹敏.淺談如何加強(qiáng)人口和計(jì)劃生育檔案管理[J].科技視界,2012(5).

      [4] 孫建菲.談加強(qiáng)人口計(jì)劃生育檔案工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].科技視界,2011(5).

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