覃兆劌　張　斌

覃兆劌：張教授，約你進(jìn)行這個對話是因為我注意到你對企業(yè)檔案管理有持續(xù)深入的研究，我希望你對國有企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)認(rèn)識和國外企業(yè)檔案工作的考察能夠啟發(fā)我們在民營企業(yè)檔案管理方面的思考。

張斌：非常高興與覃教授一起探討民營企業(yè)檔案管理問題。我個人近幾年對企業(yè)檔案管理、信息管理和知識管理研究有較大的興趣，并進(jìn)行了一定的理論和實踐研究，談不上有深入的研究，聽說湖北大學(xué)成立了企業(yè)檔案與知識管理研究中心，覃教授主持該中心的研究工作。首先對貴中心的成立表示熱烈祝賀!希望貴中心能夠在企業(yè)檔案管理研究方面取得突出成績!

覃兆劌：謝謝!對了，關(guān)于什么是“民營企業(yè)”我們還得先有個約定，根據(jù)厲以寧先生對“民營經(jīng)濟(jì)”的界定，廣義的民營企業(yè)是對除國有和國有控股企業(yè)以外的多種所有制企業(yè)的統(tǒng)稱，包括內(nèi)資民營企業(yè)(含私營企業(yè)、集體企業(yè))、港澳臺和外商投資企業(yè)：狹義的民營企業(yè)則不包括港澳臺和外商投資企業(yè)；第三個層次的民營企業(yè)則專指私營企業(yè)。但我按厲先生的廣義民營企業(yè)概念在調(diào)研中卻遇到了困難，有些港澳臺企業(yè)和外資企業(yè)不大樂意將其歸類為民營企業(yè)。既然如此，這里姑且將“民營企業(yè)”只限于狹義的范疇，包括私營和集體企業(yè)兩類。民營企業(yè)檔案則是指對民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中直接形成的有信息價值的記錄的保存。

張斌：對“民營企業(yè)”概念作一個限定，有助于我們下一步的研究和探討。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，民營企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)重要的位置，民營企業(yè)檔案管理問題也成為近十多年檔案界關(guān)注的熱點問題之一。

覃兆劌：其實，上個世紀(jì)90年代對非國有企業(yè)檔案管理的討論就可以視為這個問題的發(fā)端，至2002年前后還一度成為討論的熱點，以“加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理”為主題的紅頭文件和現(xiàn)場會、研討會不斷見諸報道?？陀^地說，這對喚起民營企業(yè)的檔案意識和促使檔案部門關(guān)注民營企業(yè)的檔案問題還是發(fā)揮了不小的作用。此后各地進(jìn)行了相關(guān)的實踐摸索，部分地區(qū)的民營企業(yè)表現(xiàn)出較高的檔案管理熱情，檔案部門也在這一過程中積累了不少經(jīng)驗。從一些論文和關(guān)于民營企業(yè)檔案管理的《意見》、《辦法》、《暫行辦法》、《管理規(guī)定》、《管理意見》和《指引》中，我們可以讀到民營企業(yè)檔案管理的理論與實踐正漸漸走向深入。記得是2002年吧，我還在一個全國性民營企業(yè)檔案管理研討會上有過主題發(fā)言，后又承擔(dān)國家檔案局相關(guān)課題，并參與策劃出版了民營企業(yè)檔案管理方面的書，積累了一點認(rèn)識。但實話說，那時關(guān)于民營企業(yè)檔案管理調(diào)研的面是十分有限的，不過這次經(jīng)歷倒引起了我對民營企業(yè)檔案管理問題的興趣。事隔五六年了，在多數(shù)民營企業(yè)的檔案管理問題上總有一種“有勁使不上”和“隔靴搔癢”的無奈，盡管我們有深切的職業(yè)擔(dān)憂卻無法給予更直接的臨場關(guān)懷，我們似乎只能站在玻璃的隔墻外干著急。在更多調(diào)研的時候，我們的熱情，只能換取民營企業(yè)的“以禮相待”。我們究竟應(yīng)該怎樣認(rèn)識民營企業(yè)的檔案管理問題?我們能夠迅速讓他們自覺地跑上檔案管理的快車道嗎?民營企業(yè)檔案管理究竟應(yīng)該采用何種模式?檔案行政管理部門在這個問題上究竟如何應(yīng)對呢?

張斌：我也和覃教授有同樣的感受。由于教學(xué)研究及主持研究國家社會科學(xué)基金項目《現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案信息管理研究》課題的需要，近幾年我利用各種機(jī)會對我國企業(yè)檔案工作進(jìn)行較廣泛的調(diào)查研究?？缭桨ū本?、黑龍江、遼寧、山東、江蘇、安徽、浙江、廣東、四川、青海等地區(qū)，涉及冶金、石油、化工、航空、航天、釀酒、制藥、金融、IT、咨詢、物流、建筑、房地產(chǎn)等行業(yè)或?qū)I(yè)系統(tǒng)。在調(diào)研的過程中，我走訪了較多的國有企業(yè)，同時也接觸了諸多的民營企業(yè)。

探討民營企業(yè)檔案管理問題，首先要把這個問題放到更廣闊的國家經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展背景中去。近年來，我國民營企業(yè)發(fā)展面臨著全球經(jīng)濟(jì)一體化帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。舉個簡單的例子，這也是現(xiàn)在國家和社會各界比較關(guān)注的，就是我國沿海諸多對外貿(mào)易型的中小民營企業(yè)目前遭遇一些困境。這些企業(yè)過去主要是做加工出口的，覺得掙錢很容易，但隨著國際經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化、人民幣對美元的升值等因素的影響，這些企業(yè)面臨著虧損甚至是倒閉的窘境，這些企業(yè)沒有自主品牌，在國內(nèi)也沒有銷售渠道，它們只做對外加工。許多企業(yè)只顧生產(chǎn)，不重視對文檔等知識的積累，沒有意識到應(yīng)該逐步擁有自己的獨(dú)立品牌，創(chuàng)造自己核心的知識。一旦整個大環(huán)境發(fā)生變化，這種依附性的企業(yè)馬上就會面臨危機(jī)。

在全球經(jīng)濟(jì)一體化、我國建立市場經(jīng)濟(jì)體制的大背景下，做好民營企業(yè)檔案工作具有十分重要的意義。2006年3月23日，國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會、中華全國工商業(yè)聯(lián)合會聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于促進(jìn)民營企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見》。該《意見》明確指出：做好民營企業(yè)檔案工作是檔案工作適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢的必然要求。非公有制經(jīng)濟(jì)是促進(jìn)我國社會生產(chǎn)力發(fā)展的重要力量，積極發(fā)展非公有制經(jīng)濟(jì)，對于全面建設(shè)小康社會和加快社會主義現(xiàn)代化進(jìn)程具有重大的戰(zhàn)略意義。民營企業(yè)是非公有制經(jīng)濟(jì)重要組成部分，做好民營企業(yè)檔案工作將對民營企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生積極的影響，積極鼓勵、支持和引導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作發(fā)展，是檔案部門為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的一項重要內(nèi)容。做好民營企業(yè)檔案工作是民營企業(yè)自身發(fā)展的客觀需要，民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動中直接形成的有保存價值的歷史記錄，它反映了民營企業(yè)成長與發(fā)展的歷程，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源。建立健全檔案工作對民營企業(yè)提升整體管理水平、維護(hù)企業(yè)和職工合法權(quán)益、規(guī)避市場風(fēng)險、提高經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展具有重要作用。做好民營企業(yè)檔案工作是各有關(guān)部門建立和完善非公有制經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)體系的重要措施。社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的完善要求民營經(jīng)濟(jì)向著規(guī)范、制度、誠信發(fā)展；政府有關(guān)部門的管理和服務(wù)也需要依據(jù)企業(yè)真實、可靠的信息和數(shù)據(jù)。各有關(guān)部門和工商聯(lián)要充分認(rèn)識檔案工作在規(guī)范非公有制經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用，加強(qiáng)協(xié)作，引導(dǎo)和促進(jìn)民營企業(yè)經(jīng)營者樹立檔案意識，健全檔案工作，完善基礎(chǔ)管理。

覃兆劌：是的，我們認(rèn)識宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境對檔案管理提出的要求的確十分必要。民營企業(yè)作為我國經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，在很多地區(qū)已成為當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)支柱。我們關(guān)注民營企業(yè)檔案管理問題，是檔案館講社會化服務(wù)，檔案部門講功能拓展，檔案專業(yè)講社會責(zé)任的務(wù)實體現(xiàn)。這種關(guān)注本身是很有意義的。

因為，民營經(jīng)濟(jì)雖然總體形勢值得肯定，但我們仔細(xì)分析也

會發(fā)現(xiàn)，民營企業(yè)總體量的增長，并不代表同一民營企業(yè)類型或個體的持續(xù)做強(qiáng)，有的地區(qū)甚至出現(xiàn)民營經(jīng)濟(jì)滑坡的現(xiàn)象。如以民營企業(yè)集中為特色的溫州，在1978～1997年間，其GDP一直在浙江省名列第一，但到了1998年～2003年，卻變成倒數(shù)第一。為什么會這樣呢?這與檔案有關(guān)嗎?

拿一些相當(dāng)?shù)钠髽I(yè)來比較，目前我國民營企業(yè)的檔案管理水平還很不平衡。大致可分成重視型、補(bǔ)課型、繼承型和隨意型幾種情況。在“重視型”的企業(yè)。檔案管理狀況接近于國有企業(yè)的我們就不說了：在“補(bǔ)課型”的企業(yè)，他們的業(yè)主因為生產(chǎn)經(jīng)營過程中有了遭遇“檔案”的情結(jié)。因而計劃在檔案管理問題上給予一些追補(bǔ)性投入，有了檔案人員崗位和檔案室，強(qiáng)調(diào)檔案實體的收集和相對集中的管理，尤其對涉及企業(yè)經(jīng)營或權(quán)益的檔案能給予高度的重視。他們在檔案業(yè)務(wù)上希望得到行家指導(dǎo)：在“繼承型”的企業(yè)(多是轉(zhuǎn)制企業(yè))情況就比較復(fù)雜了。有過去檔案實體管理的基礎(chǔ)，檔案制度和檔案整理相對規(guī)范，這是有利的方面。有的企業(yè)雖然減少了檔案人員編制卻對檔案崗位有了更加明確的描述，檔案員的效益觀念反而增強(qiáng)了，他們在企業(yè)檔案資源重心和管理方法創(chuàng)新方面表現(xiàn)得較有生氣。有的企業(yè)檔案崗位保留了，卻因失去過去的行政兼職，檔案人在公司的“邊緣化”情況很是嚴(yán)重，一時又難以改變注重規(guī)模和形式的路數(shù)，檔案工作效益不甚明顯。有的企業(yè)則更糟。在“隨意型”的企業(yè)，企業(yè)主和員工檔案意識淡薄，檔案管理基本上處于無序的狀態(tài)。從規(guī)范意義上說，由國營轉(zhuǎn)制的企業(yè)好于長期私人業(yè)主經(jīng)營的企業(yè)，工業(yè)生產(chǎn)型企業(yè)好于商業(yè)服務(wù)型企業(yè)，建筑房產(chǎn)企業(yè)則在所有的民營企業(yè)中情況最好，但我并沒有用“先進(jìn)型”這樣的詞來代替“重視型”，這是因為我覺得目前這種形式的規(guī)范也許并不代表最為“有效”。

張斌：從不同行業(yè)、不同地區(qū)、不同資本構(gòu)成的民營企業(yè)來看，目前檔案管理的水平的確存在很大的差別。

覃兆劌：但就目前我們的考量指標(biāo)來說，民營企業(yè)檔案管理水平總體上無疑是低于國有企業(yè)的。除了不同的基礎(chǔ)這一因素之外，有的學(xué)者從組織行為學(xué)的角度進(jìn)行考察我認(rèn)為比較科學(xué)。首先，民營企業(yè)生命周期相對較短，多數(shù)民營企業(yè)家更關(guān)注眼前的經(jīng)營業(yè)績而不會將注意力放到可能在10年以后才發(fā)生作用的檔案上。其次，在早期的資本積累階段，多數(shù)民營企業(yè)有可能還存在一點不規(guī)范或者違規(guī)的操作，規(guī)范的檔案管理豈不是自找麻煩?再者，民營企業(yè)在人力資源上的強(qiáng)流動性導(dǎo)致員工檔案意識不強(qiáng)，因為對檔案的重視源于一種對過去和未來的時間觀，沒有長期工作下去的計劃，當(dāng)然無心檔案積累的行為，何況，民營企業(yè)主對核心信息心存戒備，總是擔(dān)心重要資料為員工熟悉而留下隱患。那么以保管非核心信息為內(nèi)容的檔案工作必然遠(yuǎn)離企業(yè)利益中心，檔案的信息支撐作用自然不會有“驚人”表現(xiàn)，因此即便是專職檔案員也會顯得弱勢，而多數(shù)民營企業(yè)的檔案管理崗位還屬兼職，民營企業(yè)檔案工作之輕就可以想見了。當(dāng)然，由于國家在民營企業(yè)發(fā)展中的自主原則，也使檔案行政管理部門的影響力受到局限，結(jié)果導(dǎo)致民營企業(yè)檔案管理在外部專業(yè)環(huán)境中再次被“邊緣化”?？梢?，民營企業(yè)檔案管理相對滯后與其組織特征是分不開的。

絕大多數(shù)民營企業(yè)的家族管理，使民營企業(yè)組織具有很強(qiáng)的人格化特征。當(dāng)其完成了初始積累，便會因為自身的組織個性和環(huán)境變化而表現(xiàn)出不適應(yīng)。如規(guī)模變大，企業(yè)管理半徑變寬，管理者個人親歷親為已感到精力不濟(jì)：企業(yè)發(fā)展領(lǐng)域的拓展，管理者學(xué)習(xí)的速度已跟不上：外來人員的引進(jìn)，企業(yè)人事結(jié)構(gòu)復(fù)雜，員工表現(xiàn)出更多自我實現(xiàn)的需要：市場對信息依賴更強(qiáng)，而信息的獲取、積累、分析與運(yùn)用難以完成等?？傊髽I(yè)開始需要更科學(xué)更精細(xì)更理性更著眼于長遠(yuǎn)的管理。檔案管理概念的引入和價值實現(xiàn)則成為人才激勵、精細(xì)管理、財務(wù)控制和技術(shù)創(chuàng)新不可或缺的基礎(chǔ)。作為檔案人，我們此刻向民營企業(yè)家滲透檔案意識的確是很有必要的，

張斌：是的，由于民營企業(yè)的某些自身特征導(dǎo)致其在檔案管理上產(chǎn)生某些誤區(qū)，從而帶來一些管理問題。我接觸的一些民營-&~Ak沒有企業(yè)檔案概念，也沒有建立企業(yè)檔案管理體制和機(jī)制，沒有檔案室或檔案館，沒有檔案管理人員，文件檔案散落在各部門和人員手中，企業(yè)對其所形成的檔案種類和數(shù)量無法知曉，這往往造成了許多管理上的問題，如一家從事技術(shù)開發(fā)的企業(yè)，所有技術(shù)開發(fā)的文件和檔案都在各開發(fā)部門保管，有些文件在個人手中，實際上，一些開發(fā)人員白天為公司工作，晚上則利用公司的技術(shù)幫其他公司工作。某天，一名技術(shù)骨干突然離職，使整個開發(fā)工作陷入困境。另外一家公司出現(xiàn)過這樣的情況：一名被炒魷魚的員工為報復(fù)公司，在臨行前將本部門計算機(jī)里面的所有文件全部刪除。即便公司能將他告上法庭，但是公司的知識損失是無法彌補(bǔ)的。一家國內(nèi)知名的體育用品生產(chǎn)企業(yè)雖然比較重視文件檔案工作，但公司并不知道如何科學(xué)地管理文件和檔案。公司也成立了檔案部門，但是其保管的僅僅是總裁辦公室形成的行政文件，一些產(chǎn)品設(shè)計、營銷文件檔案則在各業(yè)務(wù)部門保存。公司檔案部門沒有制定嚴(yán)格的歸檔制度，而是采取鼓勵自愿向檔案室移交檔案的政策，即向檔案部門主動移交文件檔案的將受到相應(yīng)的獎勵。檔案部門并沒有明確的歸檔范圍，業(yè)務(wù)部門或人員愿意交什么，檔案部門就收什么。國內(nèi)一家著名的咨詢公司也發(fā)現(xiàn)了檔案管理存在的問題。公司仿效國外一些咨詢公司的做法，沒有建立檔案機(jī)構(gòu)，咨詢項目完成所形成的檔案一般是由各業(yè)務(wù)部門自行保管。公司也鼓勵各業(yè)務(wù)部門和人員能夠和他人共享自己的成果經(jīng)驗，但效果甚微，各部門為了自身的利益，往往不愿貢獻(xiàn)他們的知識，這樣就帶來一個問題，一個項目的成功經(jīng)驗很難成為其他部門和人員共享的知識資源，一些新員工加入后不能很快學(xué)習(xí)和借鑒他人特別是經(jīng)驗豐富的咨詢師的知識，致使一些項目的開展都是從頭做起，帶來了時間成本和人力成本的上升，直接影響到企業(yè)的利潤。

覃兆劌：難道民營企業(yè)就沒有適宜檔案工作成長的土壤嗎?事實上，民營企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)雖然比較薄弱，但也內(nèi)藏很多積極的因子。第一，民營企業(yè)中的私營企業(yè)，“家族”文化特征明顯，我國家族管理中不是素有“修譜”的傳統(tǒng)嗎?民營企業(yè)中的“領(lǐng)袖”、“英雄”情結(jié)，就是民營企業(yè)開展建檔的心理榫點(有些地方直接稱民營企業(yè)建檔是為民營企業(yè)“修譜”)。第二，在很多民營企業(yè)，比如在深圳，民營企業(yè)將檔案概念多理解為“文控”，其實這更帖近檔案首先作為“工具”的實質(zhì)。檔案方式就是幫助企業(yè)對文件實現(xiàn)安全有效

的掌控。第三，在對待具體存檔的選擇，他們更注重檔案資源結(jié)構(gòu)與企業(yè)效益的相關(guān)性，他們對檔案工作更具有低成本的取向，看重檔案是否能在生產(chǎn)經(jīng)營中及時得到利用，可以說這是對檔案信息價值更為本質(zhì)的解讀：第四，民營企業(yè)更強(qiáng)調(diào)本企業(yè)的發(fā)家歷史和經(jīng)營特色，他們在檔案管理模式探索中更希望體現(xiàn)“以我為主”：第五，因為和國家檔案行政管理部門有著相對遠(yuǎn)離的關(guān)系，他們在檔案管理創(chuàng)新實踐中會有更多的自主空間。

張斌：覃教授分析得很有道理，民營企業(yè)對于檔案管理無疑是有其潛在需求的。不過我認(rèn)為，盡管國有企業(yè)檔案管理目前也存在著經(jīng)濟(jì)體制改革帶來的一些難題，但是我國國有企業(yè)檔案工作具有較長的歷史，積累了許多好的經(jīng)驗，雖然民營企業(yè)與國有企業(yè)在體制、管理模式等方面具有較大的差異性，但是從一定意義上說，民營企業(yè)檔案工作在起步階段，借鑒、移植國有企業(yè)檔案管理理論、方法是十分有益的。

覃兆劌：國有企業(yè)檔案管理的經(jīng)驗當(dāng)然是可以為民營企業(yè)所借鑒的，問題是民營企業(yè)是不是一定要以國有企業(yè)檔案管理的原則為原則呢?有很多專業(yè)人士認(rèn)為，民營企業(yè)檔案管理同樣要堅持“集中統(tǒng)一”的原則，認(rèn)為“集中統(tǒng)一”同樣是民營企業(yè)檔案管理模式的核心內(nèi)容。也有不少學(xué)者持不同的意見。對此張教授你怎么看?

張斌：對“集中統(tǒng)一管理”原則。我覺得應(yīng)該辯證地看待。在企業(yè)管理微觀體制上，通常有“統(tǒng)”與“分”兩種觀點，對于到底是“統(tǒng)”好還是“分”好的理論和實踐爭論一直不斷。贊成前者的人認(rèn)為，企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理優(yōu)勢明顯，有利于完整地保存和利用檔案，有利于整合企業(yè)所有檔案信息資源。而贊成后者的人認(rèn)為，“分”更加靈活和方便，集中統(tǒng)一管理是計劃經(jīng)濟(jì)體制下的管理模式，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，應(yīng)該仿效國外企業(yè)的管理經(jīng)驗，建立更加靈活的、分級(分散)的檔案管理模式。從理論上講，國外企業(yè)檔案分散管理并沒有影響到其成為世界一流的企業(yè)，這種看法聽起來似乎也不無道理。那么問題出在什么地方?

我認(rèn)為，我們對“統(tǒng)”和“分”的理解還需要進(jìn)一步探討。“統(tǒng)”和“分”是一對既相互對立又相互聯(lián)系的矛盾體，“統(tǒng)”和“分”不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念。在進(jìn)行中外企業(yè)檔案管理體制的比較研究時，我們可能更多地關(guān)注形式上的“統(tǒng)”和“分”，而沒有進(jìn)一步探究其背后的管理實質(zhì)。

覃兆劌：我很贊成張教授的看法，在檔案管理的很多方面。我們似乎太多關(guān)注表面形式，而不太追問真實的需要。

張斌：我國企業(yè)所理解的“統(tǒng)”更多的是強(qiáng)調(diào)集中統(tǒng)一管理原則、綜合管理思想，但在企業(yè)檔案工作的實踐中。對“統(tǒng)”的應(yīng)用往往有兩種不同的形式：一是完全的集中管理。企業(yè)建立統(tǒng)一的檔案機(jī)構(gòu)，將企業(yè)形成的全部檔案放在這個檔案機(jī)構(gòu)保存，二是集中管理與分級管理相結(jié)合。即企業(yè)設(shè)置檔案館(或綜合檔案室)和檔案分室。檔案館(或綜合檔案室)主要保存企業(yè)總部的反映企業(yè)管理總體情況、全面情況的檔案，而檔案分室主要保存分公司、分支機(jī)構(gòu)、職能部門自身形成的檔案。在計劃經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)檔案管理更多地依賴于檔案行政管理部門和上級專業(yè)主管機(jī)關(guān)，包括檔案管理組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置也是如此。很多企業(yè)并沒有特別去思考，到底哪一種管理形式對本企業(yè)的發(fā)展更適合。我認(rèn)為，中國企業(yè)過去對“統(tǒng)”的理解和認(rèn)識，更多的是從形式的角度來看待的即強(qiáng)調(diào)檔案實體的物理集中，這與計劃經(jīng)濟(jì)時代政府、企業(yè)的計劃管理理念是分不開的。同時，也和我們當(dāng)時所管理的檔案對象有著很大的關(guān)聯(lián)，即企業(yè)管理的是紙質(zhì)檔案。如果不實行實體集中管理。我們就無法控制和管理檔案信息。

覃兆劌：那我可不可以認(rèn)為在美國這樣的國家之所以采用“分”的形式是因為他們在我們之前進(jìn)入了電子文件管理狀態(tài)?

張斌：是有這個因素。外國特別是美國企業(yè)檔案管理所采取的“分”的形式，我們只是看到了其檔案的分散管理體制和形式，卻沒有看到其管理背景。首先，美國是一個市場經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)的國家，企業(yè)完全可以自主決定其組織架構(gòu)和管理模式，具有很強(qiáng)的靈活性和適應(yīng)性。實際上，也并不是所有的美國企業(yè)都選擇了“分”的管理體制，許多公司也建立了檔案館或圖書館，來管理其形成的檔案，其次，美國企業(yè)檔案管理的“分”，主要是指對檔案實體的管理不再要求一定集中到一個機(jī)構(gòu)，所以有些企業(yè)就沒有單獨(dú)設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)。但是，美國企業(yè)對檔案信息的管理是非常重視的。美國比我國較早地進(jìn)入了電子文件管理時代，眾所周知，電子文件管理的主要內(nèi)容是對檔案的信息管理和知識管理，因此，從上個世紀(jì)90年代以來，美國企業(yè)對文件、檔案的管理出現(xiàn)了向知識管理發(fā)展的趨勢，架構(gòu)知識管理平臺，實施包括文件檔案管理在內(nèi)的知識管理成為許多企業(yè)的一種選擇。

由此看來，從是“統(tǒng)”好還是“分”好的問題本身來說，我們很難做出理想的回答，因為這實際上是一個管理問題，如何選擇和做出價值判斷，完全是由企業(yè)主體來決定的。同樣的管理體制、模式或方法在美國能用，到中國來就不能直接套用：此企業(yè)的檔案管理體制、模式也不一定對彼企業(yè)有效，

覃兆劌：我們這里所談的管理模式顯然既包括社會與民營企業(yè)檔案管理之間的關(guān)系架構(gòu)，也包括民營企業(yè)內(nèi)部檔案管理的形式，張教授關(guān)于“統(tǒng)”和“分”的論述讓我很受啟發(fā)。記得黃世喆先生曾在一篇文章中就外部關(guān)系的改善提出過一些意見，這里我想先就民營企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式也談一點想法。

我想檔案管理對民營企業(yè)來說同樣是一種上層建筑，上層建筑就需要與經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)相適應(yīng)，這個經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)就是民營企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營及其過程。因此針對不同類型的民營企業(yè)，我們應(yīng)該思考不同的檔案管理方案，與企業(yè)的“協(xié)調(diào)發(fā)展”才是選擇檔案管理模式的唯一要件。我們不應(yīng)該在民營企業(yè)檔案管理問題上固守“集中統(tǒng)一”這一把尺子，這也基于下面的考慮。

我認(rèn)為在民營企業(yè)檔案管理問題上要尊重兩個規(guī)律，心懷一種“生態(tài)觀”才行。

一是要尊重經(jīng)濟(jì)規(guī)律。民營企業(yè)是經(jīng)濟(jì)組織，“效益”當(dāng)先，好的檔案管理無疑是其經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中的一個增效元素，但因為民營企業(yè)的所有制特征，檔案工作作用的時機(jī)和作用方式都是企業(yè)內(nèi)部的自我組配，我們無法用機(jī)關(guān)檔案管理的那些條條去框范和衡量企業(yè)的檔案管理：民營企業(yè)是特殊的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，其生長和運(yùn)行都有其自身的生態(tài)特征，所以也不能照搬國有企業(yè)檔案管理的那些成法：民營企業(yè)有不同的類型，其中包含了成長的階段性、市場運(yùn)作的不同模式和管理重心、管理文化的多樣性和面臨的不同環(huán)境等，所以也不能用一

兩個試點作模具去搞批發(fā)。

張斌：民營企業(yè)檔案管理當(dāng)然不能無視企業(yè)本身的個性，的確要有的放矢才行，

覃兆劌：民營企業(yè)對檔案管理的認(rèn)知水平和現(xiàn)實需求有一個自然生長的過程，總體上與經(jīng)濟(jì)水平的成長成正比。企業(yè)初期，重要的經(jīng)濟(jì)活動都在老板腦子里裝著，營銷——技術(shù)——后勤構(gòu)成這一階段的管理三角，反映企業(yè)資質(zhì)、市場和財務(wù)的記錄都被老板或老板的貼心人士掌管，這個時候的檔案管理或許幾個文件夾或者幾個抽屜一個柜子就夠了。認(rèn)為可能用得上的記錄保存下來，用不上的銷毀，這就夠了。到了規(guī)模較大的時候，資本運(yùn)營——信息——人才成了這一時期的管理三角，企業(yè)各方面的文件增多，老板已無法靠原來的方式保證這些記錄的完整和有效使用，這個時候，檔案保管、整理、分類和提供利用的需求自然產(chǎn)生了，再加上幾次查不到文件的經(jīng)歷，老板就會考慮成立機(jī)構(gòu)、指定專人或兼職人員負(fù)責(zé)文件管控的任務(wù)。再后來，企業(yè)做得更大了，形象體系——營銷——資本運(yùn)營成了管理三角，老板多了在國營企業(yè)和明星企業(yè)的見識，多了在質(zhì)量認(rèn)證、項目招標(biāo)、企業(yè)融資和企業(yè)文化建設(shè)方面關(guān)于檔案作用的認(rèn)識，知道企業(yè)形象建設(shè)可以為之帶來可觀利潤的時候，他便會成立專門的機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)檔案管理并考慮建立與企業(yè)相宜的檔案管理體系，我的意思是說，我們不能搞揠苗助長的事情。拔起來的苗，當(dāng)時好看，但因為沒有與其自然的生態(tài)相關(guān)聯(lián)，枯萎是必然的。所以我們要允許民營企業(yè)有一個檔案意識的自我覺醒、不斷深化的過程，哪怕在市場上因為檔案問題受一點損失，也毋須大驚小怪，因為這是生態(tài)的一個合理部分，算是交了學(xué)費(fèi)，長了記性，但卻因此有了更理性的檔案管理行為而長期受益。所以我認(rèn)為，過于強(qiáng)勢的(口號式的、高壓式的、直接的)檔案宣傳會讓剛剛起步的民營企業(yè)形成心理逆反，所以我們對待民營企業(yè)的檔案管理問題要有一點“無為而治”的思想，要有“時機(jī)”意識，要講引導(dǎo)策略。我們能夠作為的是那些萌生了檔案意識甚至表達(dá)了檔案關(guān)懷渴望的企業(yè)。比如，湖南三一重工集團(tuán)、湖北九洲通等民營企業(yè)，在企業(yè)發(fā)展中意識到檔案規(guī)范管理很有必要，這個時候，我們便可以給他們談一些建議性的方案供他們選擇，但絕不是將種種制度、大量表單和分類著錄標(biāo)準(zhǔn)照搬到企業(yè)中去。滿墻的檔案制度絕不能促成體現(xiàn)“效益”的民營企業(yè)檔案管理模式誕生。

二是要尊重檔案價值規(guī)律。我在不同的表述中強(qiáng)調(diào)過檔案事業(yè)要體現(xiàn)“雙元價值”的追求，至今我仍然堅持這一點。首先檔案只是一種管理工具，這是從邏輯、結(jié)構(gòu)和社會意義上說的。既然是工具，那么它是可以因為不同的對象個體和需要有所變型的。只要是出于“合目的控制”的需要(很多公司以“文控”代稱“檔案管理”)，如果一個民營企業(yè)在長期的摸索中形成了有效的檔案管理方法，我們不要因為它不合我們印象中的“規(guī)范”而大加否定，唯一重要的態(tài)度是去研究它。同時，企業(yè)檔案又是企業(yè)信息的載體，既然是載體，那么裝什么怎么裝也應(yīng)該由民營企業(yè)自身來決定。這是一個信息選擇問題，反映的是企業(yè)對檔案與效益相關(guān)度的認(rèn)識。能夠?qū)n案的“工具價值”和“信息價值”綜合理解到什么程度，決定了民營企業(yè)檔案管理所必然呈現(xiàn)的邏輯架構(gòu)和實際效用。

張斌：我知道覃教授指的“邏輯架構(gòu)”就是民營企業(yè)內(nèi)部的檔案管理形式，如果用“模式”來概括，目前學(xué)術(shù)界似乎還沒有一個比較公認(rèn)的說法。

覃兆劌：目前還沒有一個統(tǒng)一的說法，但感到欣慰的是，很多學(xué)者在民營企業(yè)檔案管理問題上表現(xiàn)出相當(dāng)?shù)睦硇裕瑥?qiáng)調(diào)“因企制宜”、“自主選擇”、“務(wù)實高效”等為民營企業(yè)檔案管理原則。陳兆欞、劉忠貴先生為代表的一種觀點，即是在民營企業(yè)檔案管理問題上要堅持走“自主發(fā)展”的道路，這種務(wù)實的態(tài)度，其實就是基于對經(jīng)濟(jì)規(guī)律和檔案價值規(guī)律的尊重，就是基于一種民營企業(yè)組織特征的把握和深層的社會生態(tài)觀，檔案管理只能與民營企業(yè)總體水平協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理要尊重民營企業(yè)不同管理文化、不同發(fā)展階段、不同規(guī)模、不同行業(yè)特征所決定的檔案管理個性化需求。那些大家習(xí)慣了的分類方案、保管期限表、編號方法、組卷排列方式，都不要拿去作為民營企業(yè)檔案管理的統(tǒng)一硬性規(guī)定。譬如合同歸檔過去通常都是放在基建、設(shè)備、財務(wù)類等職能部門文件集中的類別，但隨著市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步成熟，合同已真正成為民營企業(yè)經(jīng)營活動的核心，針對其特殊的經(jīng)濟(jì)意義、形成和履行的延時性、查考利用的高頻率，難道企業(yè)就不能有別的管理思路嗎?

宗培嶺等先生曾較為系統(tǒng)地論述了民營企業(yè)檔案管理模式的多樣性，很值得我們重視。我主張民營企業(yè)檔案管理應(yīng)該自主選擇體現(xiàn)社會責(zé)任和效益中心的動態(tài)管理模式，這種模式以體現(xiàn)社會責(zé)任為邊界，以服務(wù)企業(yè)“效益”為目標(biāo)，以協(xié)調(diào)發(fā)展為量度，自主選擇統(tǒng)一或分層的領(lǐng)導(dǎo)體制，集中、分散或委托的實體保管，在企業(yè)發(fā)展過程中注意適時進(jìn)行必要的調(diào)整。

張教授，我的認(rèn)識只局限于國內(nèi)同行的研究基礎(chǔ)和本人的相關(guān)調(diào)研，而且也只局限于民營企業(yè)內(nèi)部。國外企業(yè)私營比重高。歷史久，企業(yè)檔案管理的宏觀社會環(huán)境和內(nèi)部管理機(jī)制理應(yīng)更加成熟，你有在國外企業(yè)檔案方面的考察，很想聽聽你在這方面的見聞。

張斌：2005年10月～2006年4月，我在美國加州大學(xué)洛杉磯分校進(jìn)行了為期半年的學(xué)術(shù)訪問，其間對美國企業(yè)檔案工作進(jìn)行了一些調(diào)查研究。美國很多企業(yè)實際上就是民營或私營企業(yè)，美國的私有制決定了凡歸屬于集團(tuán)和私人的檔案，均屬于私有財產(chǎn)，擁有者有權(quán)自行處理。張永慧、尚真認(rèn)為，“美國的企業(yè)檔案工作沒有統(tǒng)一管理體系、管理要求和標(biāo)準(zhǔn)，各個企業(yè)根據(jù)實際需要自行設(shè)立檔案部門，配備管理人員，制定文件分類表，檔案工作自發(fā)性比較強(qiáng)，業(yè)務(wù)管理活動靈活性很大”。西方許多企業(yè)往往會根據(jù)本企業(yè)的特點來確立企業(yè)檔案管理模式和機(jī)構(gòu)設(shè)置，以美國為例，一些企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置是不盡相同的，美國電信公司檔案館設(shè)在公共關(guān)系部，摩托羅拉公司檔案館隸屬于人力資源部，IBM公司檔案館則附屬于秘書室。

美國企業(yè)檔案除了保存在企業(yè)本身檔案館、國家檔案館之外，很多企業(yè)檔案由托管機(jī)構(gòu)保管，或者個人收藏和保管，或者大量地保存在大學(xué)圖書館、檔案館。如哈佛大學(xué)商學(xué)院的貝克圖書館就收藏了大量的企業(yè)文件檔案，這些企業(yè)檔案最早都是由貝克私人收藏的，最后捐贈給哈佛大學(xué)。其保存的企業(yè)報告收藏品主要包括從1820年以來的企業(yè)文件原件，有年度報告，企業(yè)創(chuàng)立計劃書，委托書，注冊報表以及其他如房產(chǎn)經(jīng)紀(jì)報告，圖表，未公開出版的企業(yè)歷史等文件材料，這些收藏品來源于大約2萬

家企業(yè)。貝克圖書館廣博的收藏折射和反映了企業(yè)年度報告的演變和發(fā)展。收藏品中有首席執(zhí)行官寫給股東的親筆倌，也有反映19世紀(jì)中葉企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況的冗長的財務(wù)報告，企業(yè)年度報告中最有價值的文件，可以幫助我們研究和了解企業(yè)的財務(wù)狀況、組織結(jié)構(gòu)，以及企業(yè)是如何重視它的股東、員工和客戶的。目前，貝克圖書館是世界上保存企業(yè)歷史收藏物最多的機(jī)構(gòu)之一?？赡芷浔９艿某杀竞艽?。但是現(xiàn)在世界各國研究經(jīng)濟(jì)史和企業(yè)管理的機(jī)構(gòu)和人員要利用貝克圖書館的企業(yè)歷史檔案，是需要付費(fèi)的，其收入也是可觀的。我們是否可以考慮，如果國家檔案館或一些企業(yè)無法接納這些檔案，那么能否引入一些其他研究機(jī)構(gòu)、個人收藏者來購買、接收這些企業(yè)檔案?從完整地保存我們的社會記憶的角度看，至少是沒有壞處的。

覃兆劌：我同意這樣的看法，既然民營企業(yè)的人事檔案可以由社會公共機(jī)構(gòu)代管，民營企業(yè)的其他檔案為什么不可以按照相應(yīng)的方式來運(yùn)作?事實上，檔案托管模式在國內(nèi)已處生長期，目前主要有三種情況：一是由各級檔案館掛牌設(shè)立的檔案寄存中心，作為面向社會特別是企業(yè)的一個代管和服務(wù)窗口，是國家綜合檔案館功能拓展的一種愿景表達(dá)，如武漢市斫口區(qū)檔案寄存中心。二是在工商局設(shè)立的檔案寄存或服務(wù)中心，收存民營企業(yè)的檔案，作為工商聯(lián)機(jī)關(guān)檔案室的一個門類，通過保存檔案和提供檔案信息服務(wù)收取一定的費(fèi)用，這種情況如“濟(jì)南市非公有制企業(yè)檔案服務(wù)中心”。三是以民營企業(yè)為對象專門成立的完全商業(yè)化的檔案托管公司，其不同于前兩種情形的主要特征是作為市場競爭主體的出現(xiàn)。這種公司更類似于美國私人開辦的倫德納檔案公司和美國GUARANTEE(信安達(dá))文檔保管公司。正如卞昭玲女士所設(shè)想的那樣：這種托管機(jī)構(gòu)是一個獨(dú)立的市場主體，與企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)完全不同，通過提供服務(wù)、收取費(fèi)用來維護(hù)自身的生存與發(fā)展，是獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的社會服務(wù)機(jī)構(gòu)。如武漢的檔存網(wǎng)絡(luò)有限公司，既可以為民營企業(yè)提供檔案的實體整理、代管服務(wù)，還能借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為民營企業(yè)提供對應(yīng)的數(shù)字信息遠(yuǎn)程訪問。從理論上講，這比提供原件和檔案證明服務(wù)的寄存中心模式，功能已大為增強(qiáng)。由于借助了網(wǎng)絡(luò)的力量，不但拓展了運(yùn)營空間，還能解決客戶“存”與“用”之間的矛盾。

張斌：在這三種模式中，我比較傾向于公司化運(yùn)作模式。

覃兆劌：我也是。因為如果檔案行政部門在其中的影響成份過高，市場的因素就會“縮水”，形式便會高于實際的內(nèi)容。只有完全的公司制托管模式的成長，才能促進(jìn)健康的企業(yè)檔案托管消費(fèi)并建立起良性的社會評價機(jī)制，在當(dāng)前情況下，由于缺少相應(yīng)的制度環(huán)境和市場培育，檔案托管公司運(yùn)作顯然還有一些困難，公司可以通過與檔案館之間較為松散的合作來彌補(bǔ)這種社會信譽(yù)，但這只能作為一種“過渡時期”的策略。上海信安達(dá)就是這種思路下策劃起來的公司。和在美國的公司本部相比，上海信安達(dá)公司的背后有個上海市檔案館，但我相信。真正持續(xù)有效的形式是更加遠(yuǎn)離檔案局的純粹的哪怕是出自于搬家公司業(yè)務(wù)延伸的商業(yè)性檔案托管公司。當(dāng)然這種典型公司在中國的出現(xiàn)還需要時間。而且，針對民營企業(yè)檔案的托管公司，公司業(yè)務(wù)還可能與美國的商業(yè)文檔管理公司有所區(qū)別，我們不能滿足于公司像管包裹式的只管到箱子這個程度，也不局限于只有保管、備份、銷毀和數(shù)字化，新時期生長起來的本土商業(yè)文檔管理公司有可能還需要從檔案的整理階段介入，并借助網(wǎng)絡(luò)提供更加便捷的檔案信息傳遞。我特別喜歡美國GUAR-ANTEE公司的中文譯名——“信安達(dá)”。我想如果我們建立商業(yè)性的檔案托管公司，客戶對公司的要求不外乎以誠信的態(tài)度、以可以保證安全的專業(yè)技術(shù)和環(huán)境，以客戶至上的反映速度滿足利用的需要，雖然我們可以有不同的表達(dá)，但我想，構(gòu)成檔案托管公司企業(yè)文化的內(nèi)核應(yīng)該是“信”、“安”、“達(dá)”。

但是，假如目前是我來開辦一家檔案托管公司，一方面我多少還會想到與檔案部門和工商部門聯(lián)手，因為檔案部門擁有專業(yè)信譽(yù)度，工商聯(lián)具有客戶號召力，這樣我就可以省去大量的運(yùn)營成本：但另一方面我又從檔案托管的公司化因素考慮，希望檔案館不要介入得太多，也就是說，我們需要理智地回到一種關(guān)系的約定，即在民營企業(yè)檔案管理的問題上，檔案局館究竟應(yīng)該保持一種什么角色呢?檔案行政管理部門作為民營企業(yè)檔案管理重要的環(huán)境要素，如何在這一問題上發(fā)揮作用呢?

張斌：民營企業(yè)檔案工作要想搞好，除了自身加強(qiáng)管理之外，也離不開外部因素的影響。國家檔案行政管理部門對民營企業(yè)檔案工作具有監(jiān)督、指導(dǎo)、服務(wù)的職責(zé)。關(guān)于這個問題，我不想多談，因為我們看到國家檔案局多年來一直十分重視民營企業(yè)檔案管理問題。2006年，國家檔案局與國家發(fā)展和改革委員會、中華全國工商業(yè)聯(lián)合會聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于促進(jìn)民營企業(yè)檔案工作發(fā)展的意見》明確要求：各級檔案行政管理部門、中小企業(yè)管理部門和工商聯(lián)要貫徹落實黨和國家關(guān)于促進(jìn)非公有制經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針政策，把推動民營企業(yè)建立健全檔案工作列入議事日程，為民營企業(yè)創(chuàng)造平等競爭的法律環(huán)境、政策環(huán)境和市場環(huán)境，促進(jìn)民營企業(yè)提升檔案管理水平。各級檔案行政管理部門要利用多種形式，向民營企業(yè)廣泛宣傳國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，遵循指導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作的原則，誠心誠意、一視同仁地為民營企業(yè)服務(wù)，推動民營企業(yè)檔案工作實現(xiàn)制度化、規(guī)范化管理。各級檔案行政管理部門要加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，拓寬服務(wù)渠道，突出服務(wù)主題，主動為民營企業(yè)提供檔案業(yè)務(wù)咨詢、檔案整理和代存、檔案技術(shù)服務(wù)及檔案人員推薦、培訓(xùn)等服務(wù)；適時引導(dǎo)建立檔案業(yè)務(wù)協(xié)作組織，提供互相交流和學(xué)習(xí)的機(jī)會：逐步建立適應(yīng)民營企業(yè)檔案工作特點的社會化服務(wù)體系，滿足民營企業(yè)對檔案工作的需求。各級檔案行政管理部門對民營企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)，要堅持自主管理、因企制宜的原則，樹立和培養(yǎng)典型，宣傳和推廣典型經(jīng)驗，啟發(fā)民營企業(yè)對檔案工作的內(nèi)在需求，引導(dǎo)民營企業(yè)做好檔案工作。要從實際出發(fā)，對不同行業(yè)、不同規(guī)模的民營企業(yè)檔案工作實行分類指導(dǎo)。檔案行政管理部門要加強(qiáng)對民營企業(yè)中關(guān)系國家利益和安全、涉及公共利益、記錄社會重大事件和活動，以及企業(yè)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)社會責(zé)任等方面檔案的監(jiān)管，這些意見都是非常重要和及時的。

覃兆劌：我想無論怎么說。檔案行政管理部門在民營企業(yè)檔案管理問題上不可能變得更直接，這甚至可以說是一個趨勢，民營企業(yè)檔案管理問題將更多地依靠自主發(fā)展和社會聯(lián)動?！俺珜?dǎo)”、“服務(wù)”、“側(cè)應(yīng)”是檔案行政管理部門應(yīng)該具有的理性。在《物權(quán)法》頒布之后，民營企

業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)屬性變得更加明確，檔案行政管理部門在民營企業(yè)檔案管理問題上的“監(jiān)管”、“指導(dǎo)”、“加強(qiáng)”和“規(guī)定”這些字眼已變得更加沒有可操作性了。國家已經(jīng)出臺停收個體工商戶和私營企業(yè)管理費(fèi)的政策。這說明什么?這說明國家對民營企業(yè)的自主發(fā)展會給以更寬松的環(huán)境。

難道檔案部門真的在民營企業(yè)檔案管理問題上這么被動其實我們明白，提升民營企業(yè)檔案管理水平首先需要的是一種氛圍，需要的是一個著力點。這個著力點就是民營企業(yè)家的檔案觀，我們對民營企業(yè)家的影響應(yīng)該是溫和而不是功利的，是朋友而不是官樣的。就像賣豆?jié){機(jī)的老板，他不需要一開始就說豆?jié){機(jī)有多么好，而是讓人們先建立起豆?jié){是極有益于健康的概念。當(dāng)人們意識到豆?jié){的好處，豆?jié){機(jī)的銷路就打開了。我們也可以將對民營企業(yè)檔案管理的影響看成是一種檔案概念的營銷。在此過程中，我們可能更需要傳播一些檔案管理失當(dāng)而導(dǎo)致企業(yè)效益損失的案例。在宣傳渠道上可能更需要突破檔案雜志的圈子，要注意通過民營企業(yè)家方便接觸的信息渠道。前幾天我和《中國企業(yè)家》雜志的策劃人士談到民營企業(yè)檔案管理問題，對方表現(xiàn)出濃厚的興趣，這至少說明有關(guān)“檔案”的話題在企業(yè)家關(guān)注的雜志上還鮮有出現(xiàn)，在中國民營企業(yè)網(wǎng)站上，我們也很難讀到相關(guān)信息，我們宣傳的方式要有針對性，不能局限于自說自話。實地培訓(xùn)班的解說效果也是有限的，因為民營企業(yè)家直接參與這種培訓(xùn)活動實在不多，而參加者對企業(yè)主的影響又十分有限。對于民營企業(yè)家來說，只有當(dāng)他在閱讀、視聽和經(jīng)歷中體會到忽視檔案因素的潛在危機(jī)，重視企業(yè)檔案管理才能成為他真實的思想。這樣的企業(yè)家多了，我們的作為空間就大了，對于操作層面的檔案問題，我們可以借助網(wǎng)絡(luò)的廣泛輻射和良好互動，展開遠(yuǎn)程的檔案知識解答供他們參考，以探討的方式解決民營企業(yè)檔案崗位的專業(yè)困惑，這有利于形成民營企業(yè)檔案人的全國聯(lián)動和整體氛圍提升。

張斌：但這樣的宣傳也有問題，因為多數(shù)民營企業(yè)從中得不到應(yīng)有的壓力，

覃兆劌：這就需要一個更加上位的觀念導(dǎo)人，即國家要有民營企業(yè)檔案管理的“法”。法和知識層面的檔案意識相結(jié)合，這種氛圍的作用就能轉(zhuǎn)化為建檔與規(guī)范管理的動力。民營企業(yè)作為社會組織，其社會責(zé)任還是需要承擔(dān)的，國家雖然對其有很多“自主”的優(yōu)待，但必要的社會監(jiān)控還是要接受的，民營企業(yè)檔案管理就是一種客觀、持續(xù)、間接的監(jiān)控措施。因而我們需要告訴民營企業(yè)家，其檔案自主管理的方式只是針對檔案資源結(jié)構(gòu)、組織方式和管理模式的，這并不等于他們可以在檔案管理問題上隨心所欲，我同意很多學(xué)者的觀點，民營企業(yè)檔案管理的“自主”是以合法為范圍的。我們擔(dān)心“自主”會導(dǎo)致民營企業(yè)檔案管理失控，也正是由于當(dāng)前民營企業(yè)檔案管理還沒有建立起良好的法律秩序。當(dāng)下，《刑法》條文只保護(hù)國有企業(yè)檔案而對民營企業(yè)檔案無能為力，《檔案法》關(guān)于民營企業(yè)檔案管理問題的表述又相當(dāng)模糊，檔案行政管理部門的“規(guī)定”又少有約束力。推進(jìn)民營企業(yè)檔案管理法制環(huán)境的改善就是檔案行政管理部門當(dāng)前最可用力之處。如果民營企業(yè)檔案管理成為民營企業(yè)家守法經(jīng)營的標(biāo)志之一，民營企業(yè)檔案的“自主”管理就更能建立在“自覺”的基礎(chǔ)上。

顯然，就一個具體的民營企業(yè)來說，其檔案管理模式可以因一定的差異而表現(xiàn)出多樣性，但民營企業(yè)作為一類事物，在較為高級的階段會呈現(xiàn)出什么景象呢?記得去年張教授出版了《新經(jīng)濟(jì)時代的企業(yè)檔案管理》專著，我覺得這本書視角不錯，其中很多想法對討論民營企業(yè)檔案管理都是很有價值的，

張斌：這本書主要是探討在知識經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇以及我們的應(yīng)對之策。我認(rèn)為，從上世紀(jì)90年代起，企業(yè)的管理開始由工業(yè)化時代注重對物質(zhì)資源的管理轉(zhuǎn)向注重對信息資源、知識的管理，從而演化為知識管理。民營企業(yè)也不能例外。我覺得知識管理才是適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的一種新的管理模式、思想和方法。知識管理是企業(yè)適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展而做出的戰(zhàn)略性的反映，知識管理是運(yùn)用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑，從一定意義上講，知識管理就是企業(yè)科學(xué)管理其所擁有的知識和運(yùn)用知識進(jìn)行科學(xué)管理的過程。

什么是知識?在我看來，大致有兩類。一類是顯性知識，它們可以用文字符號直接表達(dá)、傳播，如企業(yè)形成的文件檔案、從外界獲得的情報等。對顯性知識的管理，國有大中型企業(yè)做得比較好，而民營企業(yè)比較薄弱。另一類就是隱性知識，它們難以用語言文字進(jìn)行表達(dá)、傳播，比如說員工的經(jīng)驗，企業(yè)歷史上形成的企業(yè)精神、價值觀等，它企業(yè)發(fā)展具有非常重要的意義，但是對這類知識，過去比較忽視。需要指出的是，過去企業(yè)看重的是人力資源、財務(wù)、市場營銷、企業(yè)戰(zhàn)略等方面的管理，而知識管理并沒有被放到企業(yè)的核心管理層，老覺得它只是一種工具。實際上，管理學(xué)大師德魯克已經(jīng)說過，企業(yè)最核心的資源是知識，而不是物質(zhì)資源。

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的真實的歷史記錄，不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，而且記載了企業(yè)所形成和積累的知識，是企業(yè)重要的知識資源，企業(yè)檔案管理工作，包括對企業(yè)文件形成、積累、整理和歸檔的監(jiān)督、協(xié)助和控制，以及對檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索和開發(fā)利用等工作。這一管理過程，實際上是對企業(yè)文件檔案這種顯性知識的獲取、積累、儲存、保護(hù)、控制和開發(fā)。民營企業(yè)檔案管理對于積累和保存企業(yè)知識，維護(hù)企業(yè)發(fā)展真實的歷史面貌，保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益不受侵犯，保持企業(yè)核心競爭力等，都將具有十分重要的戰(zhàn)略價值。民營企業(yè)檔案管理將向知識管理方向邁進(jìn)。