１９９９年～２００７年上海市浦東新區(qū)檔案館總體利用情況分析

楊　崇

1檔案已供利用的總體情況分析

對檔案已供利用情況進行分析，主要從兩個指標出發(fā)，一是利用人次與卷次；二是利用率。通過這兩個指標的分析就可以得出館藏檔案的利用情況，更能反映出社會對檔案的需求狀況和檔案館為滿足社會檔案需求的工作狀況。

1.11999年～2007年檔案利用人次與卷次情況分析。浦東新區(qū)檔案館1999～2007年間檔案利用人次與卷次的變化可通過下面圖表反映：

以上圖表的數(shù)據(jù)說明浦東新區(qū)檔案館1999～2007年檔案利用人次與卷次的情況是：

首先，從利用卷次來看，利用卷次逐年增加，并大致呈階梯狀分布。從上表可以看出利用卷次除2003年有小幅度反彈外，從1999到2007一路飆升，尤其是以2002年為分水嶺。前后差距明顯，2004年較前一年增長了86.57％、2005是前一年的2.67倍、2006年較前一年增長94.14％、2007年較前一年增長了42.24％，在2003到2007年的短短5年間，檔案的利用卷次就翻了將近20倍。

其次，從利用人次來看，利用人次以2002年為跳點，呈波浪式分布。從1999年到2007年的9年間浦東新區(qū)檔案館共接待196103人次，每年平均接待21789人次，其中以2005年52312人次為上限，占全部接待人次的28％；2007年38216人次占全部接待人數(shù)的16％，位居第二。

最后，從利用卷次和利用人次之間的關(guān)系來看，兩者時而正相關(guān)，時而反相關(guān)。9年里，共有196103人次利用共1105106卷次的檔案。從上圖表利用人次和利用卷次的分布可以看出，高的利用人次并不意味著高的利用卷次。以2005年為例，平均每人次利用3.25卷次的檔案，利用卷次最多的2007年平均每人次利用12.30卷次的檔案。

1.21999～2007年館藏檔案利用率分析。檔案利用率高低是檔案利用充分與否的一個直觀的數(shù)量指標，因此，要探討檔案的充分利用問題還要從相對數(shù)量指標入手。

以上圖表顯示：1999～2007年浦東新區(qū)檔案館9年間檔案的利用情況發(fā)生了很顯著的變化，其中以2000年1.36％的利用率最低，以2007年28.76％的利用率為制高點。前6年的利用率起伏較大，經(jīng)歷了先降后升再降三次比較大的波動，并且2004年也沒有回升到2002年的水平。以2003年為轉(zhuǎn)折點，通過2004年高于前一年1.36個百分點的小幅度的回升，近三年連續(xù)創(chuàng)下新高，并且從2005年開始連續(xù)三年利用率都超過了兩位數(shù)，這在同類區(qū)縣檔案館的隊伍中是處于領(lǐng)先地位的。

2檔案已供利用總體情況數(shù)據(jù)分布特征的原因分析

以上可以看出，浦東新區(qū)檔案館的利用工作正處于一種前所未有的良好勢頭。其主要原因有：

2.1客觀上受檔案利用需求增加的驅(qū)使。一方面，檔案工作是生產(chǎn)力持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和保障，檔案利用的需求來自經(jīng)濟、行政等各項工作，因此，各項政策和政府中心工作的轉(zhuǎn)變都會提升對檔案的利用需求。另一方面，經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步促進社會群體檔案意識的逐步增強，近年來，廣大人民群眾對關(guān)系切身利益的檔案的重視以及查閱利用也是整個社會檔案利用需求的重要組成。

2.2主觀上受單位機制變革和服務(wù)方式轉(zhuǎn)變的影響。浦東新區(qū)檔案館自2002年實行機構(gòu)合并以來，更新了服務(wù)理念，轉(zhuǎn)變了服務(wù)方式，提高了服務(wù)水平。通過“浦東開發(fā)開放展”、“‘浦東記憶系列展”等各種宣傳活動擴大了浦東新區(qū)檔案館的影響，方便了用戶的利用需求。尤其是2006年3月入駐新館以來適時引進先進的技術(shù)設(shè)備形成了檔案現(xiàn)代化管理的新格局——建立了排隊叫號系統(tǒng)、信息導(dǎo)航系統(tǒng)、利用服務(wù)系統(tǒng)、條形碼系統(tǒng)、檔案傳送運輸系統(tǒng)、細水霧消防滅火系統(tǒng)，這被國際檔案理事會專家贊為“現(xiàn)代化檔案館建設(shè)的范例”，檔案利用率得到空前的提升，平均每天的接待量維持在200人次左右。